摘要：办公室档案管理工作作为事业单位发展运行的重要组成部分，对事业单位未来的发展有着重要的推动作用。尤其是在信息爆炸的时代，档案管理工作的模式和机制都需要向时代靠拢。在方法创新中打造一个现代化的档案管理模式。
关键词：事业单位；办公室档案管理；方法
1提高办公室档案管理工作规范性的重要意义
关于提高办公室档案管理工作规范性的意义，其具体体现在以下几个方面：
（1）提高办公室档案管理工作的规范性，也是提高单位工作的整体品质与效率，办公室档案管理工作规范性的提升是单位整体工作规范性高低的重要体现。
（2）档案是保存历史和还原真相的最重要载体，办公室档案管理工作规范性得到提高，档案便可以得到更长久的保存，单位的成长历史和发展成就会具有更高的价值与意义。
（3）档案是单位领导掌握整体发展情况的重要凭证，办公室档案管理工作实现规范性，有助于领导作出更正确的决策。
（4）很长时间以来，办公室档案管理工作并未得到足够的重视，在实际管理工作中更是暴露出工作人员责任感低的问题。提高办公室档案管理工作的规范化也对工作人员提出更高的要求，让他们的工作得到更多的认可与肯定。
2事业单位办公室档案管理工作问题分析
2.1对于档案管理缺乏足够的重视
事业单位往往对于办公室的档案管理缺乏足够的重视，认为档案管理工作的技术含量较低，只是非常简单的资料整理，对于事业单位发展并无帮助。因此很容易导致事业单位对于档案管理的疏忽，一旦出现问题则非常容易影响事业单位的有序运行。在服务方面，档案管理工作的作用不容忽视。虽然事业单位各项工作都在逐步调整中，但档案管理却被忽略，不能发挥有效作用促进事业单位发展。
2.2办公室档案管理制度不健全
制度建设是打基础、利长远的工作。要想使档案管理工作高效进行，首先必须要建立健全档案管理制度，严格按照制度管理利用。档案管理制度主要包括档案收集、整理、分类、利用等步骤，需要做好存储介质分类、收集整理规范、保管期限界定、查阅借阅规定等工作。但是在实际工作中，部分事业单位没有针对办公室档案管理设立相关的管理制度以及管理体系，由于制度的混乱导致了管理人员在实际操作当中缺乏足够的执行力，因此办公室的档案管理很难发挥出真正的作用。与此同时，混乱的管理体系还非常容易导致档案出现丢失现象。另外，事业单位的档案利用、借用制度不完善，并无相关规范以及流程，因此非常容易出现档案有借无还的现象。
2.3档案管理人员素质不足
调查发现，现如今的事业单位从事档案管理的人员普遍素质还有待提升，大部分没有档案管理专业的学习经历。办公室的档案管理具有一定的专业性以及技术含量，档案管理人员应了解档案分类的原则以及档案保存的相关方法。但实际工作中，部门档案分类不合理，保密工作不严谨；有的年龄偏大，不能熟练利用计算机进行操作，这些造成了档案信息无法有效的利用，难以发挥真正价值。
3事业单位办公室档案管理的有效方法
3.1在思想上高度重视
思想是行动的先导，思想到位方能行动迅速。首先要抓住“关键少数”，即全面提高单位领导人员对档案管理工作的认识，把档案管理工作提上议事日程，摈弃“说起来重要、忙起来不要”的错误做法，加强对单位的档案综合管理，做好谋划、实施阶段全过程管理。其次要强化激励机制。强化“主人翁”意识，加强业务考核，适时予以奖惩，增强对档案管理工作的重视程度，激发工作人员的积极性、主动性、创造性，促进工作效率提高。
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3.2完善更新档案管理制度
档案管理制度是档案管理工作的基准，良好的制度才能规范工作人员的行为，保证整个的管理流程的科学性。事业单位应制定符合发展需求的规章制度来规范工作人员的行为，新制度要结合本单位的工作特征和实际情况制定。对于制定的规范、条例等，要贯彻落实，严格执行。在执行过程中，不能流于表面，可以通过建立相应的奖罚制度，监管制度促进档案管理工作的顺利进行。在办公室档案管理制度建立中，要规范立卷归档制度、档案借阅制度、档案利用和保密制度以及档案鉴定销毁制度。比如以归档范围、时间、要求、手续等进行规范，确保单位内部的归档统一，及时整理保证其完整性。
3.3提升档案管理人员素质
在当前的社会环境和科技水平下，档案管理工作对档案管理人员提出了较高的能力要求，需要管理人员不仅严格遵守各项档案管理的规章制度，还要具备一定的管理知识、计算机知识和信息分析能力。档案管理信息化需要大量专业现代信息技术人才，专业的人才对团队任务的完成有显著帮助，所以培训锻炼一批专业技术人才是目前的当务之急，一支具有优秀能力和高度团队配合的队伍，会让信息管理工作如虎添翼。
提升档案管理人员素质主要有两种途径，一是从学历教育着手，对档案管理专业的学生要设置合理的课程和培养计划，确保档案管理的后备人才可以胜任这一工作；二是从职业教育入手，加强对现有档案管理人员的岗位培训和教育学习，从而总体上提升档案管理人员的素质和能力。
3.4加强档案资源建设
档案的资源管理建设是档案管理工作中的重中之重，档案的资源建设以档案信息化为前提。加强档案的资源建设可以着手如下方面：
第一，档案电子化。将现有的纸质文献以及档案通过整理后，利用现代化技术（扫描或录入）将纸质文件变成数字化档案。在此过程当中一定要注意纸质文档以及数字文档的统一性，以便后期查阅以及使用。
第二，建立档案数据库。档案电子化只是档案资源建设的初级阶段，档案数据库应根据档案的各自类别、作用、时间等各个要素进行分类成库。才能真正实现一体化、全网络的档案管理。
第三，建设网络平台，摒弃手工编辑存档不方便查阅调取的缺点，使查阅文件更加快捷，不必安排过多工作人员，节省人才资源和大量财力物力，提高工作效率。可以实现随时随地查阅文件、上传文件。
第四，采用双套制管理模式，让实物档案管理和计算机档案管理相辅相成、相得益彰。积极推进档案信息化管理的进程，将档案信息资源利用更加科学化、规范化、便捷化。同时积极运用大数据、云技术等新一代技术手段做好信息资源开发利用，充分进行数据分析和认真研究，找出内在规律性和联系性，进行资料汇编和深度开发，提高档案管理工作在全局工作中的重要性和话语权。
第五，加强档案资料的保密工作。由于档案管理信息化运用了信息技术，不仅有信息技术带来的便利，也带来了现代信息技术的安全隐患，电子文档很容易被黑客或病毒攻击，造成数据丢失和泄露，所以要对保密工作加强重视。
结语
综上所述，良好的档案管理工作为事业单位内部工作效率的提升保驾护航，为事业单位发展提供坚实的信息基础。然而从目前的档案管理工作现状分析，无论是档案管理意识、档案管理机制还是档案管理水平都不能满足现代经济发展的需求。事业单位的办公室档案管理工作迫切需要从意识、机制和管理水平上进行改革创新，为适应现代化的事业单位发展道路，做出新的尝试。事业单位要提高办公室档案管理工作的重视，完善更新档案管理制度，提升档案管理人员素质，加强档案资源建设，从而更好地推进事业单位办公室档案管理工作以及促进事业单位快速发展。
参考文献：
[1]李唐华.办公室档案管理规范化分析[J].办公室业务，2019（15）：185.
[2]孟洋.加强办公室档案管理的创新思路[J].办公室业务，2019（15）：186.
[3]齐晓磊.新时期档案资料收集工作初探[J].兰台内外，2019（21）：45-46.
论文作者:邵芳
论文发表刊物:《基层建设》2019年第23期
论文发表时间:2019/11/6
标签：档案论文; 档案管理论文; 管理工作论文; 事业单位论文; 办公室论文; 规范性论文; 制度论文; 《基层建设》2019年第23期论文;