关键词：电力企业；档案数字化；质量和安全保障
引言
档案管理作为电力企业的一项重要且基础的工作，近年来取得了显著进步。随着数字化时代的到来，电力企业需要构建新型管理模式，以提高档案数字化质量。然而，进程中诸多因素影响了档案管理的工作质量和安全保障。
1电力企业档案管理工作的岗位职责
电力企业档案管理工作的岗位职责，既有档案管理工作岗位的一般要求，也有其行业的特定职责，主要职责包括十个方面。一是负责综合档案室日常业务管理工作，根据要求制定档案工作重点工作任务及计划。二是负责公司档案库房及档案安全管理工作。三是负责公司科技档案收集、检查、保管、统计、提供利用、鉴定销毁工作，负责小型基建工程竣工档案的管理工作。四是负责项目档案工作交底，参加档案中间检查、竣工档案内部验收。五是负责收集、整理档案利用典型实例。六是负责做好全宗卷编制及管理工作。七是负责开展档案信息资源的开发利用及编研工作。八是负责公司各职能部门档案工作指导、监督、检查、培训等。九是负责公司档案评价迎检及各部门、各单位档案评估工作。十是统筹、协调相关工作。由此可见，对原始信息的收集、检查、保管、统计是档案管理工作的基本要求，而负责科技档案、电力建设工程等档案的管理工作是电力企业档案管理工作的特定职责。
2电力企业档案数字化质量保障
2.1电力企业档案管理的人员管控
为了更好开展档案数字化管理工作，企业应致力于不断提高档案管理人员的意识和技能，利用数字化平台更好地进行管理工作。首先，重视数字化平台建设。认识到数字化档案管理的重要性和必要性，实现各项资料全部录入数字化平台进行运作。通过完善制度，例如要求在提交纸质版文件时必须一起交付文件的电子版等方法，做好电力企业档案的输入和移交工作。其次，为每名档案员配置系统专用编号。约束档案管理人员的职位权限和岗位职责，对每位管理者进行编号，进入数字化平台时必须通过验证才能进行编辑和查询等工作。电力企业还需要设置专职的电子档案管理人员对电子档案进行上传、收集、查询等，保证电子档案的有效管理和顺利开展。同时，对于电子文件需要进行分类和判别，保证录入的数据准确性和真实性。最后，加强人员培训。进一步提高档案管理人员的综合知识水平和数字化知识架构。企业可以定期组织员工进行计算机培训，或者开设一些技术型的教学讲座，加强档案管理人员的培训教育，更好地了解新技术。
2.2 优化数字化方案
数字化方案制定直接影响档案数字化的质量，档案数字化方案主要包括档案数字化策略与原则、技术路线与支持、流程重组与再造、操作方法与步骤等，优化数字化方案是档案管理数字化质量控制的重要环节。
2.3数字化软件的选择
数字化软件种类多样，且功能各异，在选择前要对软件功能进行查询， 结合电力企业自身的发展模式和特点来选择软件。合格的软件是档案数字化水平提升的基础，同时也能为管理工作提供有效的技术保障，起到节约成本、提升工作效率的作用。
2.4制定标准、确定参数
档案数字化质量控制过程中的关键环节，是制定标准和确定参数。目前，国家已经制定出了档案数字化的国家标准，电力企业可根据自身特点制定出适用的标准。
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2.5评估与验收工作
评估与验收工作是质量控制的最终阶段，也是最关键的阶段。对于电力企业来说，数字化档案管理需要有数据库的支持，建设数据库的质量就和评估验收工作有着密切联系。评估的内容包括设备运行状态、人员和操作流程等方面，在评估的过程中发现问题并解决问题。如果问题无法解决，则应该告知上级主管部门，分别对每个项目的完整性和质量进行测试与评价，做好验收工作。
3电力企业档案数字化安全管理工作
3.1建立严格保密管理制度
进行数字化处理的档案中包含涉密程度较高的信息。要保证这项工作能安全高效地进行，必须有一套行之有效的安全保密管理制度，通常包括：档案数字化系统及设备使用的安全保密规定，数字化加工涉密人员选择和管理办法，数字化加工场所安全保密方案，档案数字化设备的安全管理制度，参与人员身份识别管理制度，访问控制规则设置的规定，密码密钥的保密管理规定，扫描员、系统维护员、扫描质检员、系统安全员、档案保管员、值勤警卫工作职责等。
3.2提高档案管理人员工作能力，加强安防系统建设
提高电力企业档案管理数字化的安全保障力度的第二步就是提高档案管理人员的工作能力，加强安防系统的建设。对于任何一项工作而言，在开展过程中都需要人员的参与。换言之，参与其中的工作人员能力的发挥在很大程度上影响着此项工作的开展质量。因此，为了实现电力企业档案管理数字化安全保障这一目标，可以采取以下几方面措施。一是在对外的人才招聘环节中，要提高人才招聘的门槛，应充分考量应聘人员的专业素质和责任意识；另外，还要拓宽对外招聘的渠道，争取在这一环节招聘到符合条件的档案管理人员。二是在对内人员管理环节中，应定期开展培训活动来丰富员工知识、锻炼员工技能、培养员工的安全意识，并在此基础上全面提升员工工作能力。除此之外，安防系统建设的加强，需要充分结合信息技术的发展，在此基础上建设防火墙系统、身份认证系统等，以在最大程度上保障安全性。
3.3建立安全的网络环境
数字化档案虽然相对于传统纸质档案来说，具有一定的安全性，但是网络瘫痪、病毒等问题也会影响着数字化档案的使用安全，所以，在数字化档案管理和使用中，应建立安全网络环境。首先，数字化档案应多地存储，以防丢失。计算机安全会受到外界的因素影响，如果只在一台设备上进行档案的储存，会增加档案安全风险，一旦出现断电、死机等情况，档案便不能读取，影响办公。第二，档案的所有操作都需要在一个封闭的网络中进行，以防网络风险。数字档案要与外网隔离，安装杀毒软件和防火墙并定期升级，避免计算机病毒的侵入的和传播。第三，计算机以及服务器要放置在安全的环境中，做好防护。做到防火、防电、防破坏以及防偷盗，保证计算机的存放安全。最后，建立风险预警机制并编制应急方案以防紧急风险。风险预警能够有效的预防风险发生，并且能够减低风险所带来的损失。储备相关的专业人才，及时应对设备故障等问题，迅速响应，减少损失。
结语
伴随着时代的发展，电力企业管理不断提升，档案管理能力亟待提升。传统电力企业档案管理模式难以跟上高效率、智能化时代的步伐。与时俱进地采用新的档案管理模式，档案管理数字化将是电力企业档案管理工作的必然选择。档案数字化管理过程中加强人员管控、软件选择、安全管理等，保证档案工作平稳高效运行。
参考文献
[1]陈燕莹.浅析电力企业档案数字化质量及安全保障[J].中国管理信息化，2017（20）.
[2]章丽群.电力企业档案数字化质量及安全保障探析[J].通讯世界,2018(3).
[3]覃艳宜.电力企业档案数字化管理[J].中国管理信息化,2015(8).
论文作者:黎想
论文发表刊物:《科学与技术》2019年13期
论文发表时间:2019/12/5
标签：档案论文; 电力企业论文; 工作论文; 档案管理论文; 管理工作论文; 管理人员论文; 质量论文; 《科学与技术》2019年13期论文;