摘要：本文主要从建筑施工企业工程项目合同管理工作的现状入手，对工程项目合同管理工作中普遍存在的问题及这些问题产生的原因进行了分析，指出当前建筑施工企业工程项目合同管理工作在合同相对人选择阶段、合同签订阶段、合同履约阶段、合同归档阶段存在的主要问题，以及存在这些问题的原因，并结合工程项目实际，提出解决此类问题的具体措施。目的主要是提醒建筑施工企业深刻认识合同管理工作的重要性，加强合同管理工作，提高风险防范意识，切实维护建筑施工企业的合法权益。
关键词：工程项目；合同管理；问题；措施
建筑施工企业在项目施工生产管理过程中，合同管理具有十分重要的地位。一个工程项目的成败，成本控制是否到位，除需要考虑安全、质量、进度等因素以外，合同签订和合同管理对此也起着密不可分的作用，并且最终都通过合同的形式予以体现。因此，建筑施工企业必须高度重视工程项目合同管理工作。
一、工程项目合同管理现状
工程项目合同管理是指对工程项目合同的评审、订立、变更、实施控制、解除、终止以及考核评价等全过程的综合管理。工程项目合同管理贯穿于合同签订、履行、变更、终止及归档的全过程。虽然近些年建筑施工企业针对合同管理普遍采取了一定的措施，如制定了《合同管理标准》、《合同管理办法》及实施细则等，对合同相对人的选择、合同评审、合同签订、合同交底、合同履行及归档备案等均规定了明确的程序，并且也加大了对合同执行过程的监管力度，使合同管理逐步得到规范，但在具体执行过程中，仍然存在一些细节上的问题。
二、工程项目合同管理中普遍存在的问题
（一）合同相对人选择不当的问题
合同相对人的选择是建设工程项目合同管理的第一步，合同相对人选择是否恰当，对建筑施工企业而言，直接关系到合同能否全面、圆满履行的问题，若选择不当则会引发一系列的问题，而合同相对人选择不当，主要表现在以下三个方面：
1.合同相对人主体不适格。合同当事人主体适格，是合同得以有效成立的前提条件之一。合同相对人主体不适格一般表现为其不具备相应的民事行为能力，如合同相对人提供的资质证照不齐全、存在冒用、借用资质、超越资质等级承揽工程、分包内容与资质证书记载内容不匹配等情况。若建筑施工企业与不具备相应资质的相对人签订《劳务分包合同》及《专业分包合同》等，一旦发生纠纷，该类合同可能会被法院认定为无效合同，且该类合同所涉金额一般较大，一旦发生涉及第三人的纠纷，因建筑施工企业本身具有过错，将可能面临承担连带责任或被行政机关处以停业整顿、降低资质等级、吊销资质证书的行政处罚的严重法律后果。
2.合同相对人无履约能力。此类风险较为隐蔽，一般在双方谈判初期难以及时发现，尤其是企业注册资本金由实缴资本变更为认缴资本以后，企业注册资本金不再能够直接反应该企业的资金和实力状况。因此，在进行劳务分包或者专业分包时，需要建筑施工企业对合同相对人近几年的资信情况和施工生产能力进行综合考察，防止合同相对人履约能力不足，造成总承包人对建设单位的工期违约、质量违约等情况的出现。
3.合同相对人资信材料不真实。选择合同相对人应当调查、了解合同相对人的资质和社会信用情况，对合同相对人进行综合评价后确定。实践中，往往存在合同相对人提供的资质证照不齐全、委托授权手续不规范、业绩证明材料不真实等问题。
（二）合同签订阶段的问题
合同签订在合同管理过程中处于绝对重要的地位，作用不可小觑。此阶段通常存在以下问题，主要表现为“三个不到位”：
1.谈判时主要条款协商不到位。一份合同的签订包括意向沟通阶段和谈判签约两个阶段。在意向沟通阶段，双方经过几轮的相互揣测、摸底，对要达成协议的目标，如标的、数量、质量、价款、履行期限、地点及方式、违约责任、争议解决方式等内容有了较为清楚的了解；在谈判签约阶段，双方主要就以上合同主要条款进行进一步协商，明确签约的具体注意事项。而建筑施工企业往往忽略了谈判阶段的重要性，在谈判时，对合同部分主要条款未进行协商，或虽然有协商，但不具体、不明确、不全面，操作性不强。
2.起草时主要条款把关不到位。实践中，建筑施工企业一些重大合同谈判往往都是企业负责人亲自参与，合同管理人员很少能有机会直接参与到合同谈判过程中去，缺乏对合同整体签约目的的掌握，加之合同起草时合同管理人员缺乏预见性，缺少对合同文本的分析，在起草合同时对主要条款很难做到准确审核把关，导致合同签订后在工程施工过程中常常出现某些重要事项在合同条款约定不明，或双方对有关条款的理解有差异，以及对合同风险预估不足等问题，从而引发争议。
3.评审时评审制度贯彻不到位。目前，诸多建筑施工企业根据本企业合同管理需要，通过制定合同评审制度来加强对合同签订前的管理，防范合同管理风险。通过多部门不同人员的参与评审，各职能部门的工作人员在其职责范围内做到对合同相关内容的审核把关，促进了合同内容的公开透明，杜绝了暗箱操作带来的不确定性潜在风险。然而，日常工作中，一些工程项目管理人员往往因某些特定的原因或为了图省事，参与评审部门的工作人员存在着刻意规避评审流程的情况。
（三）合同履约阶段的问题
合同履约管理是个动态的管理过程，作为建筑施工企业具体承担施工生产一线任务的项目经理和合同管理主责部门的主要负责人，虽然应做到随时掌握工程进度，对各类合同的履约进展情况做到全面、准确、充分掌握，但在实践中，合同履约阶段仍然存在以下问题：
1.合同变更不及时。合同变更的目的是通过对原合同的修改，保障合同更好地履行和一定合同目的的实现，其主要包括对合同内容的变更和合同主体的变更两种情形。如针对建设单位的变更索赔就属于合同内容的变更，针对协作队伍和材料供应商的合同变更则既有可能是合同主体变更也有可能是合同内容的变更。在履约过程中合同变更是很常见的事，问题是作为建筑施工企业代为履行《建设工程施工合同》的项目部，负责合同履约的管理人员缺乏及时变更的意识，发生不可抗力或因建设单位征地拆迁不到位需大规模停工等情形时，该变更的合同未变更，该终止的合同未及时终止，造成企业效益的流失。
2.合同签证不规范。在合同履约过程中，签证是一种普遍存在的现象。但有些建筑施工企业项目现场管理人员对此并不重视，该签证的不签证，如未对现场实际发生的施工情况交由业主代表或监理进行签字确认；或者由未经授权的无权签证人员进行签证。当建设工程施工结束后，双方发生纠纷时，在无其他证据材料佐证的情况下，施工方常因无法举证而败诉。
3.履行不能不通知。在合同的履行过程中，往往会出现一些意想不到的情况，如发生自然灾害或因建设单位征地拆迁或资金不到位等原因发生长期停工，往往会造成建筑施工企业对外签订的各类分包合同、采购合同、租赁合同的履行发生困难或出现履行不能的情况。在这种情况下，合同相对人并不一定能在第一时间了解真实情况，出于对合同效力和合同相对人的信赖，他们可能正眼巴巴地等着合同的实际履行和全面履行，并且正在为合同的履行进行充分的准备。此时，若建筑施工企业存在未进行通知、未及时和合同相对人进行沟通、未采取有效的补救措施的情况，则可能造成损失的进一步扩大。
4.证据资料不重视。在司法实践中，并不是所有的书面证据都具有法律效力。有效的证据必须是与事实有关、有盖章（签名）、有明确内容、未超过期限的原件，或能与其他证据能相互佐证、能够形成证据链条的复印件。而部分建筑施工企业在施工过程中，往往存在对证据作用的认识不足或不注重证据资料原件的收集工作，发生纠纷后，往往因无法提供有效的证据材料证实自己所主张的观点而导致败诉的情况出现。
（四）合同归档阶段的问题
部分建筑施工企业的现场管理人员存在着工程项目施工完毕，即各类合同的使命业已完成，合同已没有实际作用的想法。工程项目一经完工，则会将施工期间签订的各类合同和形成的资料随意丢弃，没有对相关合同、资料进行保存和归档的意识，造成工程项目结束后，一旦发生纠纷，相关合同原件及资料无从查找的问题。
三、项目合同管理存在问题的主要原因
建筑施工企业工程项目合同管理之所以存在以上问题，究其原因，主要有以下三个方面：
（一）管理人员不到位
目前各建筑施工企业中专业技术能力强、知识面广和责任心强的的复合型人才极度匮乏，人才储备严重不足，极大地影响了建筑施工企业工程项目合同管理整体水平的提高。主要原因为：一是随着国家投资基础设施建设的步伐逐步加大和近几年建筑领域施工生产经营规模的不断扩大，人力资源匮乏带来的工程项目管理跟不上的问题逐渐显现；二是近几年各建筑施工企业普遍实行“减员增效”的策略，普遍采取了压缩机构和精减人员的措施，施工现场管理人员大幅减少；三是建筑施工企业与合同相对人签订的各类合同涉及类别广泛，内容庞杂，又极具专业性、技术性的特点，对建筑施工企业合同管理人员的素质要求越来越高。
（二）合同意识不到位
主要是工程项目合同管理人员，特别是项目主要领导和合同管理人员对合同的重要性及如何有效地开展合同管理工作缺乏足够认识。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆另外，部分工程项目合同管理人员责任意识不到位，对待合同想当然，仅凭个人工作热情考虑问题，合同风险防范意识严重不足。有的工程项目经理甚至在主观上习惯于不按合同约定办事，出现问题不是先查找合同依据，按照合同约定按照正当程序解决，而是习惯于找关系协调，或者通过请客送礼来解决相关问题。
（三）制度执行不到位
虽然各建筑施工企业针对工程项目合同管理均制定了一系列的制度和管理办法，但各建筑施工企业中具体负责工程项目的管理人员在执行各类管理制度的过程中，却并未真正将各项制度和管理办法落在实处；或已经制定的管理制度和管理办法因缺乏可操作性和实践指导意义，难以对工程项目进行及时的跟踪和对合同进行有效的动态管控。
四、工程项目合同管理存在问题的主要解决措施
针对建筑施工企业在合同管理各阶段存在的普遍问题，笔者认为，可以通过下面几个方面来解决：
（一）做好合同签订前的准备工作
工程项目在分包相关工程前，合同管理工作主要是做好合同相对人的筛选，选用优秀的施工队伍或质优价廉的材料供应商、租赁方。其主要措施为：
1.做好合同相对人主体资格合法性的审查。包括对分包方、材料供应商及租赁方提供的营业执照、资质证书、安全生产许可证，授权委托手续等资料的审查，主要审查其主体真实性、签约资格、委托授权等相关情况。对合同相对人提交的各项资料的真实性，必要时可以通过网络查询系统核实其真伪。
2.做好合同相对人资信情况和履约能力的调查。重点审查以下几个方面：对拟分包方提供的业绩证明材料，可以采取向其以前施工的业绩单位了解其是否存在挂靠、借用质证的情况、履约能力如何，所施工的工程是否存在施工质量问题，有无恶意聚众闹事等情况；对材料供应商必要时可以到其公司注册地去实地调查，走访，了解合同相对人的营业执照、资质证书是否齐全，安全生产许可证是否过期，以及其履约能力、社会信誉、售后服务等各种信息；对机械设备出租方重点审查其设备所有权情况是否有瑕疵、机械设备运转情况是否良好及维修服务情况。
3.优先选用合格名录里的分包方和材料供应商。各建筑施工企业应根据本企业实际情况，在选用分包队伍和选择供应商、租赁方时，在企业定期公布的《合格分包方名录》及《合格供应商名录》里优先选用，发现分包方或供应商不能满足项目需求时应以妥善的方式及时更换。
（二）重视合同文本的拟定工作
合同文本的拟定至关重要，在合同的起草过程中，应做好以下几个方面的工作：
1.优先选用合同示范文本。在选取合同文本时，应该尽量采用国家有关部门公布的合同示范文本或企业根据自己实际情况制定的合同示范文本。特殊情况下，合同相对人要求使用其提供的合同文本时，应加强合同的内部评审工作，对权利义务不对等、内容严重不合理的合同条款要据理力争，切实避免格式合同中对我方不利的条款。
2.明确约定合同分包范围。在商谈合同内容时，应该明确合同分包范围，避免与合同相对人在结算时发生分歧。如有些工程项目包含一些附属工程或施工所需的前期准备工作，则应当在合同单价中明确约定该内容是否予以计量，若已包含在合同单价中，则应予以注明；或对超合同范围施工的项目，约定应及时签订补充协议，避免结算时发生分歧。
3.确保合同条款齐全完备。在拟定合同文本时，合同管理人员必须对工程整体情况进行深入调研，并对拟签订合同的主要内容进行细致分析，确保合同名称与合同内容一致、合同条款齐全、用词准确、避免拟定的条款出现歧义。
4.重视合同文本两级评审。在履行评审程序时，工程项目合同管理人员应将拟定的合同文本分送项目各职能部门及项目负责人进行初评，根据各部门的评审意见修改后，及时上报上级主管部门进行复评，并将复评情况及反馈意见及时与合同相对人进行沟通，确保项目的合法权益不受侵害。
5.确保合同签字合法有效。在签订合同文本时，要认真审核合同相对人的签字人员是否为法定代表人或经其委托授权的代理人，确保委托授权手续合法，签字时要做到逐页签字，并加盖骑缝章，不得在空白合同上盖章并交给对方，亦不得在无正文的合同末页盖章。
（三）做好合同的履约管理工作
合同的履约管理至关重要，合同一经签订，合同价款和结算方式等即已确定，工程项目所能创造的经济效益的大小，很大程度上取决于对合同的履约监管是否到位。在合同的履约监管过程中，应充分调动工程项目部全体管理人员的积极性和主动性，群策群力，实现动态监管。主要应做好以下几个方面的工作：
1.注重合同交底工作。合同交底的目的是使工程项目一线管理人员和技术人员掌握合同、深入理解合同的每一个条款，切实加强日常管理，使管理行为正规化、规范化，避免项目管理人员因不熟悉合同的条款约定而给项目造成损失的情况出现。合同签订后，签约承办部门应及时下发交底通知书，并准备好交底资料，及时组织项目领导班子、工程部、工经部、财务部、物机部、安质部及综合办公室等相关部门召开交底会。交底时，采用书面形式明确交底的主责部门、交底的人员范围、交底的内容及交底的程序，并按照合同类别逐份交底，由交底人和接受交底人员签字确认交底事项。
2.严控合同结算程序。严格控制结算程序，定期进行项目成本核算和经济活动分析，杜绝超设计数量结算等违规行为，减少项目效益流失，使成本管控真正落实到位，切实提高项目经济效益。应做到：在工程项目施工过程中，工程技术人员要及时对合同相对人已完工程量进行现场收方、物资管理人员要及时进行物资材料盘点和扣款、安质人员将制作的违法安全生产程序的处罚单等资料，并将以上资料每月按时交项目工经部，由工经部按照各类合同约定及时办理月结算；工程完工、物资材料供应完毕、机械设备租赁结束后，应及时与合同相对人办理末次结算，并签订《末次结算单》和《封账协议》，相关资料由合同相对人授权的有权办理结算的人员签字确认后，移交项目财务部门作为支付相关款项的依据。
3.强化合同归档意识。合同归档是合同履约管理的最后一环，也是重要的一环，是合同履约过程中或履约完毕后寻找合同原件的最有效方法，应给与高度重视。在合同签订后，项目合同管理人员要树立归档意识，定期将已签订的各类合同报送至上级单位主管部门备案保存，切实防范项目结束后合同原件等资料无从查找的风险。
（四）注重合同管理人员的储备
在重视工程项目合同管理的同时，还应重视对工程项目合同进行管理的管理人员的储备与培养。目前，在建筑施工企业中，既懂企业管理又懂施工现场管理、既精通业务技能又具有极大发展潜能的“一专多能”复合型人才是建筑施工企业最宝贵的财富，是推动企业管理迈上新台阶的基石，而人才储备的关键是对人的教育和培养。在工程项目管理中，提高合同管理人员素质不仅是项目合同管理的首要任务，也是当前的迫切需要。
1.建立好岗位责任制。对工程项目合同管理人员必须实行岗位责任制，明确其职责权限，具体分工，按照其职责权限定期进行考核。
2.选拔好优秀合同人员。依照工程项目合同管理人员应具备的素质条件，选择优秀人才担任项目合同管理人员，也可以通过公开考评和竞争招聘方式选拔所需的相关人员。在选拔过程中坚持优胜劣汰的原则，把最优秀人才放在最需要的岗位上。
3.执行好奖励惩处机制。选拔优秀的管理人员进入项目领导层，在项目内部营造重视合同管理、尊重合同管理人才的良好氛围，为合同管理人员的培育提供良好的环境。做到奖惩分明，对表现优异的合同管理人员给予适当奖励；对违反企业规章制度，给企业造成重大经济损失的管理人员，根据相关管理制度进行严厉责任追究；构成犯罪的，依法移送司法机关处理。
4.组织好员工在职培训。在企业整体的教育培训计划外，工程项目部应针对项目管理人员定期组织学习《合同法》、《建筑法》、《招标投标法》等涉及建设工程的法律、法规。同时，加强对企业各类合同管理制度和管理办法的学习，使工程项目全体员工能够熟练掌握这些法律、法规及企业的规章制度，并运用到现实的项目施工生产中去，指导项目的施工生产。
结语
工程项目合同管理是建筑施工企业进行工程项目管理的重中之重，工程项目从开工至竣工验收，各方面工作都围绕着合同履行这个重心来开展。项目的合同管理要实现动态的管理过程，在管理过程中要讲求方式、方法和技巧。因此，要在高度重视工程项目合同管理的重要性、深刻了解其重要地位的基础上，要求建筑施工企业合同管理人员及企业有关职能部门，在当前竞争日益激烈的市场环境下，针对合同管理过程中存在的问题，不断加强专业知识学习、提高合同意识，提升自身业务素质，在实践中探索及归纳工程项目合同管理的技巧，寻找新方法，解决新问题，促使合同各方积极维护权利、自觉履行合同约定的义务，最终达到双赢的效果。
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[3]刘占锋.浅论工程项目管理中的合同管理问题及其对策.《丝路视野》2017 年第36期。
论文作者:曹占东
论文发表刊物:《基层建设》2019年第9期
论文发表时间:2019/6/20
标签：合同论文; 工程项目论文; 管理人员论文; 合同管理论文; 建筑施工企业论文; 项目论文; 情况论文; 《基层建设》2019年第9期论文;