摘要：在信息化时代，档案的电子化管理变的尤为重要，本文首先分析总结了电子档案的特点，其次关于电子档案的用途做了详细分析，最后就如何提高电子档案管理的方法做了阐述，希望通过本文对电子的档案管理的分析，对档案管理起到借鉴作用。
关键词：档案管理；信息化；电子档案
引言
电子档案的出现，彻底改变了传统档案管理的流程，在内容、时间及顺序等诸多方面发生了巨大的变化。只有通过规范的管理制度使电子档案的形成、归档、保管和利用等环节得到有效约束，并在每个环节上采用制度与技术相结合的方式，切实避免信息失真的隐患，这样既可以保证电子档案的规范管理，又能维护电子档案信息的真实性与原始性。
一、信息化档案的特点
1.管理对象数字化。存储于计算机中的集图、文、声于一体的多媒体信息化对象为主。
2.档案信息存贮与传递数字化。
3.档案信息服务模式用户中心化。用户通过网络在办公室或家里的终端前，就可对远程数据库进行实时浏览、检索等访问。
二、关于电子档案的优势
电子档案使用起来更加方便、快捷，电子档案相对于纸质档案的几点优势：
1.电子档案的利用，主要体现在电子档案的复制的功能，电子档案的复制，主要是档案的管理部门向档案的使用者提供原始档案的复制品，这种复制的过程既不会使档案的管理部门失去档案，还可以使档案的使用者获得原始的数据。档案的管理部门在向档案的使用者提供档案的时候应该使得档案的模式可以使用者可以充分的利用。
2.电子档案可充分节省时间，靠通讯传输。电子档案的通信传输是指电子档案的使用者无需到达电子档案的管理部门去复制需要的电子档案，可以通过网络在网上进行电子档案的传输工作，可以促进电子档案在不同的部门之间的利用效率。
3.电子档案应用快捷方便，主要体现在档案管理上。档案的使用者可以直接登录档案管理部门的网站，在网上直接找到要用的档案，这样就可以对档案进行直接的利用，这样做不但可以电子档案的安全性得到保证，还可以使得电子档案的使用者在使用电子档案的时候，更加的方便，节省了去档案管理部门的时间和档案的传输时间。
三、如何加强电子档案管理
1.建立数据查询制度
采用科技档案管理软件，运用光学扫描复制、文字图像压缩、计算机高智能检索、通信网络、远程信息传输等先进技术，建立科技档案数据库和查询系统。计算机对科技档案信息资源进行辅助管理，可以使科技档案信息更准确及时地为科研事业服务。
2.做好信息收集、信息整理工作
电子档案信息的收集是档案管理部门将具有查考利用价值的文件转化为电子文件或者收集具有保存价值的电子信息。在信息收集工作结束后，将磁性载体的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使电子文件处于一种有序状态，并对电子文件进行了分类和编号，组织建立数据库。需注意的是，在收集过程中应当保存备份，并在“电子文件登记表”中登记，并留存纸张打印件。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆在电子档案的整理过程中，可以从任何角度进行分类、组合、检索，充分表现文件之间在来源、内容、时间、形式等方面的历史联系，总之，电子档案信息整理就是将第一步收集到的信息进行组盘，按一定规律，将相关文件通过拷贝组合到同一磁盘、光盘或磁带等载体上，也就是整理接收来的软盘、磁带和光盘。
3.做好档案保管工作
电子档案的保管分为两个方面，第一，保持电子档案载体的安全。要注意的问题有：保持环境的温度为16～20℃和湿度为35～45%，以免发生化学反应；注意密封防止灰尘，避免信息丢失；注意避光，防止紫外线对光盘等的破坏；④远离磁场和电场，以免发生磁化和消磁，破坏信息；第二，维护所载信息的安全。电子档案保管工作的另一个重要方面是防止信息被窃，维护信息安全，一是密切关注计算机技术的发展方向，及时进行软件升级和更新，适时对电子档案的格式进行转换；二是加强对电子文件利用活动的管理，保证电子档案的信息安全，严格禁止使用封存盘来提供档案利用，电子档案入库载体不得外借，只能以拷贝的形式提供利用，防止利用过程中的泄密和损伤信息。
4.规范电子档案的利用制度
在电子档案利用阶段，相关的管理工作主要包括对提供利用过程的管理和对人员的管理两方面。要制定完善的电子档案利用制度与规则就必须对上述两个要素加以明确。在利用制度中对利用过程和人都应做出较为明确的要求。一是对利用过程的制度管理。档案部门应当以自己的信息安全技术条件为依据，采取适宜的利用方式。在确保提供电子档案信息完整、真实的基础上，以电子档案的密级为根据，进行有效地分层次管理；二是对人员的制度管理。电子档案利用所涉及到的人员众多，有利用者、数据系统管理者和电子档案保管人员等。应以他们各自的分工为依据，对其使用权限进行合理的限制，可根据各种人员的身份、级别、层次及利用目的的差异判断其可利用档案信息的内容，决定对其授权的范围。
5.提升档案管理人员素质和技术水平
随着当今世界信息且爆炸式地增长，档案管理也由过去的劳动密集型转为现在的以现代化的办公设备为依托的知识密集型工作。这一方面要求管理者具有很强的分析能力，对一些专业性强的档案要做到精确把握；另一方面，要根据利用者要求提供大且的数据档案信息。这些都要求具有高素质、高技能的现代化信息管理人员才能胜任，因此有关部门应加大档案人员的培训力度，学习电子文件管理知识，提高电子文件管理意识，尽快做好传统档案管理向数字化管理转型的工作，努力提高电子文件管理水平。
信息时代，数字化的档案管理对科技档案管理人员无论是在政治素质、能力素质、业务素质都提出了更高要求，要选拔复合人才，提高档案管理人员的敬业精神和业务素质。全面系统地学习有关档案管理的新知识，使得科技档案管理工作得心应手。
6.强化计算机软、硬件设施管理
软件管理上，要积极开辟电子档案存储的新途径，档案管理部门需要配备必要的电脑刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料使用通用格式的光盘进行存储。及时修补管理软件的中出现的安全漏洞。在硬件管理上，改善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，注重防磁设施的完善和维护，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。
四、结束语
档案信息数字化管理是科技发展的必然趋势，也是档案管理的现代化进步的必经之路，单位必须要对档案信息管理部门做好档案建设的管理，在创新的大环境中不断提高。坚持整理与利用相结合，利用与开发相结合，开发与效益相结合，环环相扣，推进档案管理建设，充分发挥档案服务全市经济社会的作用。电子档案利用的方式方法与纸质档案有着明显不同，在许多情况下，人们可不必将电子档案汇集在集中化的库房里就可以进行利用和管理，也可通过网络满足异地利用的需求。同纸质档案的利用相比，将会更快捷、更方便。只有不断的学习档案管理才能跟上时代的步伐。
参考文献：
[1]冯惠玲，赵国俊.中国电子文件管理：问题与对策[M].北京：中国人民大学出版社，2009.
[2]马莉.对电子档案管理工作的几点思考[J].兰台内外，2012年03期
[3]闫艳.电子档案信息安全管理问题刍议[J].科技传播，2010，（9）.
论文作者:禤慧姬
论文发表刊物:《基层建设》2016年17期
论文发表时间:2016/11/16
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