摘要：优化企业办公室机要秘书工作是适应新形势发展的要点，以现阶段新形势发展情况为基础，结合近年来企业办公室中机要秘书工作特点，分析新形势下企业办公室机要秘书工作情况，并结合新形势发展特点，提出正确的工作方案。
关键词：新形势；企业办公室；机要秘书
对于机要秘书而言，日常工作具有一定的特殊性。要想提高机要秘书工作质量，就要对机要秘书的工作内容和工作制度以及工作程序有较为深入的了解和认识。结合机要秘书工作实际，机要秘书在工作中应严格按照规定程序工作，保证每一个工作行为都能够符合工作流程要求。同时，还要在工作中严格遵守保密规定，不能泄露任何的工作机密。除此之外，还应当加强对机要文件的管理，保证机要文件按照规定程序使用和保管，避免机要文件泄露造成泄密事故。
1企业办公室机要秘书工作的特点
对于机要秘书而言，在工作中严格按照规定程序工作是十分必要的。考虑到机要秘书工作的特殊性，其主要分为以下几点：
1.1政治性
机要工作是企业党政工作的重要组成部分，其承担着传达其深处贯彻党和国家大政方针政策、监督落实企业重大决策和工作部署的重要职责，作为企业办公室的机要秘书，需要具备正确的政治思想和坚定不移的政治理念，擅长在政治上分析和解决问题，整合自身的工作内容。
1.2保密性
保密是机要秘书的工作重点和生命，是要时刻铭记的一项内容。不能说的机密是绝对不可以说的，不能问的机密是绝对不能问的，不能看的机密也是绝对不可以看的，不可以记录的机密更是绝对不能记录的。机要秘书处于党政机关的重要工作岗位，其需要接触大量重要文件，若是出现失密的问题，将会为工作带来严重的影响。由此可见，机要秘书需要构建强烈的保密观念。
1.3标准性
文件的类型名称、体式构成以及用纸等和文件的管理、查阅、储存等工作都有明确的规定，不可以随意处理，规定统一处理这些文件，有助于保护文件的权威性，保障公文工作的科学化。
1.4实效性
机要秘书的工作内容较多，并且存在期限要求。各项规定和信息的沟通，对企业的发展有一定的引导作用，高速传递上级文件的精神、及时报告下级工作情况，确保上下级的信息沟通没有阻碍，才能提升实际工作效率，保障工作内容和信息的实际意义。若是领导工作较为繁忙，机要秘书有责任和义务提醒和催促。若是遇到紧急问题，需要随时加班。
2新形势下如何做好企业办公室机要秘书工作
2.1机要秘书应清楚机要文件管理制度及规定
机要秘书作为机要文件管理的主要责任人，应当对机要文件的管理制度及规定有全面正确的认识，并能够根据机要文件的涉密等级以及文件内容选择正确的管理程序。所以，清楚机要文件管理制度和规定，是机要秘书的重要职责。
2.2责任至上，构建保密观点，提升自身的政治修养
强烈的责任感对工作的要求越来越高，促使工作提出了“机要工作无大小”的原则。机要工作在旁人看来是一件非常简单而容易的事，需要动脑也不需要消耗精力，不管是谁都可以做好的一件事，其实就是每天面对不同的文件和信息资源，重复做某些事，但却需要通过好几个步骤才能完成，同时办公室工作人员在一件事没有做完的情况下，另一件事就会随之而来，若是没有高度的责任感，工作者会在工作中出现问题。此之外，机要秘书通常情况下都是身兼数职，除了一般文件的收发管理工作之外，还有一些保管工作，重要会议的记录和机要内容的整合。
2.3效率第一，培育无私奉献的精神，提升自主服务的观念。
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效率观念的明确可以突破传统意义上企业发展观念的约束，促使新观念的不断强化。机要秘书需要培育效率观念，注重划分事态紧急缓慢，结合急事急办、特事特办的特点，在日常琐事复杂的工作中，明确分析问题的所在，以此明确正确的工作方案。因为文秘工作者自身的工作特点，促使其在遇到紧急问题时，经常需要加班，同时又因为其工作的特殊性，促使其即便工作再繁忙，也不能找其他工作人员取代，这就要求机要秘书工作者具备强烈的工作心和责任感，在面对困难时永不言败，乐于奉献，勇于坚持。并且，在实际工作中，要展现自主性，对上级领导要给予尊重和支持，及时完成领导者提出的工作，做到事事有回应，件件都落实，确保领导可以获取反馈的信息，从而为领导群体的决策提供依据。这就要求工作中不能出现遗漏、马虎等问题。在面对下属职能部门、工作者的情况下，需要具备亲和力，平等对待每一个人，自主为下属提供服务，同时也要构建一定的权威性，促使下属职能部门在支持自身工作的同时，也为机要秘书未来工作的实施奠定基础。
2.4做好档案管理
档案中分门别类的存放着重要的信息，对其进行有效的管理，能够从整体上提升管理的效果，维护档案管理的安全与可靠。对于档案的管理不只是存放之一方面，还包括一些重要手段的处理与档案的传递等不同的功能。使得相应的档案能够根据要求进行相应的归档处理，并生成相应的查询目录，使用者可以通过自动的检索系统来进行档案的查询与调用。在减轻秘书人员在档案管理方面的工作强度的同时，对于主体的整体档案管理都是非常有利的，促进档案的使用与其管理模式的改善。
2.5严以律己，优化秘书的工作水平
机要秘书一定要具备承担这一职位的责任和工作，拥有强大的工作能力，并在实际工作中展现自身的作用。其中主要分为以下几点：
①需要具备写作能力
企业发展中，领导者经常要组织进行一些会议，企业机要秘书的基础工作就是文件审查、会议记录的整合。因为与领导者的日常接触较多，机要秘书经常要为领导群体撰写文件或者是稿件，这就要求工作者具备强大的写作能力。由于，文字上的功夫并不是天资获取的，写作的功底需要多加练习，依据累积素材、模仿借鉴、自主总结和创新等形式不断提升自身的写作水平。
②需要具备研究能力
在科技技术和网络平台不断发展的背景下，网络技术的推广和应用已经成为秘书工作的一大影响因素，办公自动化也在逐渐取代传统意义上的文件传递形式，促使企业办公室逐渐向着“无纸化办公”推广。在这一背景下，企业机要秘书更需要符合时代发展的需求，不断研究和学习相关办公软件，深入了解和分析信息技术的基础原理、知识以及操作技能，明确信息科学技术在信息安全工作中的特点和应用方向，以此熟练应用计算机解决问题和操作工作等技能。同时，还要不断提升自身学习的强度，构建“终身学习”的观念，经常参与一些专业技能的培训工作。
结语
在新形势的背景下，企业办公室秘书需要结合实际工作的不同情况，在坚持原则的基础上，随机应变，依据自身的协调能力和沟通能力灵活处理，这样不但可以解决现阶段企业发展存在的问题，也可以为现代化企业的发展奠定基础。对于一些非原则性的问题和不影响发展的分歧，可以淡化处理，从而保障新形势下企业办公室机要秘书工作的科学性和标准性，促使企业依据可持续发展的观念不断前进。
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论文作者:郭新
论文发表刊物:《电力设备》2020年第1期
论文发表时间:2020/4/22
标签：机要论文; 工作论文; 秘书论文; 文件论文; 企业论文; 秘书工作论文; 办公室论文; 《电力设备》2020年第1期论文;