电子文件管理元数据规范（续完），本文主要内容关键词为：文件管理论文,数据论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
3.5.3 元数据信息来源模型
根据上述文件运动过程模型，对各个过程产生的信息进行相应分析，又可以形成元数据信息来源模型，如下图所示：
图4 元数据信息来源模型
3.6 电子文件元数据信息模型
根据元数据信息来源模型、功能需求和设计原则，我们对信息来源模型进行重新划分组合，形成了电子文件管理元数据标准信息模型，该信息模型由二个层次和6个模块构成，如下图所示：
图5 元数据标准模型
3.6.1 内容信息元数据层次
内容信息包括数据对象本身和数字对象内容相关联的表述信息，所谓数据对象即保存原始电子文件的比特流；所谓表述信息实际上就是关于数据对象的描述信息，包括电子文件的结构信息和语义信息。
3.6.2 保护描述信息元数据层次
保护描述信息元数据主要是对电子文件自身最基本特征的描述，因而能用于认证(identify)和确保电子文件的真实性及凭证价值，同时为电子文件的发现提供检索人口。对于电子文件档案化管理而言，必须认识到纳入其管理体系的具体对象并非只是单一的电子文件自身，而是包含了保护描述信息元数据的电子文件。由于确保电子文件的真实性、凭证价值和长久有效性（可读性、可理解性）是电子文件管理的首要目标，因此保护描述信息元数据实际上就是电子文件管理的核心，它主要由四个模块组成：内容特征、背景信息、保护信息和固化信息。
(1)内容特征，是与电子文件内容相关的内部和外部特征信息的综合，如题名、责任者、发文编号、发文时间等，它既提供了关于电子文件内容的描述信息，也提供了关于电子文件内容的、可供检索的款目（条目）以便组成相关的检索工具。
(2)背景信息：指形成文件的环境。主要包括：使文件得以形成的（文件形成者的）具体职能活动和文件的形成过程；法律和行政环境以及文件之间的历史联系。这些信息对文件的证据价值十分重要，因为同样一句话由不同的人在不同的环境情况下讲，其所具有的意义就会有所不同。把上述信息著录在元数据中，将有助于说明电子文件的价值，尤其是证据价值。背景中可以划分为：法律与行政背景，来源信息和文件形成／处理过程。
法律／行政背景：是文件形成时所处的法律体系及组织体系，具体指的是有关的法律法规和制度，规范工作流程的规章制度，行政管理过程的规范及分工方案等等，有助于了解文件生成时的法律和行为环境。
来源信息：背景信息中，最重要的是电子文件广义的来源信息，即文件来源于什么职能活动，或者产生于哪一项具体的社会活动过程。具体可以通过文件之间的有机联系：狭义的来源联系、狭义的事由联系和狭义的时间联系等加以表达。由于社会活动过程自身可以从主体和客体两个角度进行划分，故来源信息也可以从两个角度反映，具体采用什么角度可以因文件管理的情况不同而不同。
文件形成／处理过程。表达文件形成、登记、处理，即文书（包括技术文件）处理过程的元数据，有助于了解和证明文件在法律上生效的过程以及文件自身的真实性和证据价值。这种元数据在办公自动化系统和电子政务系统中是非常必要的；在数字档案馆则可以选择收藏，并非必需。
(3)保护信息
保护信息主要描述电子文件的电子特征、鉴定信息、权限信息、维护和利用史志等。
电子文档特征，指电子文件作为计算机文件应具有的基本特征，是保障电子文件可用性和长期可读性的基本要素。每个电子文档特征都包含一组用于描述电子文件属性的元数据信息，例如类型、格式、打开方式、计算机软硬件环境等等。
资源鉴定，指对电子文件的鉴定，既包括对文件内容价值的鉴定，也包括对电子文件真实性的鉴定和技术状况的鉴定，资源评价元数据记录了对电子文件的历次鉴定信息。
维护史志，主要记录在整个电子文件生命周期中对电子文件所做的维护历史情况。
利用史志，该元数据模块主要用于记录电子文件的利用历史情况，主要包括：使用类型（如查看、复制、编辑、归档、编索引、分类、处理等）、使用时间、用户标识及使用影响等信息。随着电子政务、数字档案馆门户网站的兴起，不仅从根本上改变了档案信息服务的模式，而且打破了公众获取档案信息的时空限制，从而极大拓展了档案信息的利用类型。利用史志元数据模块除了记录传统利用和电子文件管理部门出于管理和编研需求对文件的利用历史之外，还必须记录电子文件的网络利用历史。
权限管理，电子文件管理的目标除了维护电子文件真实性之外，最重要的是将适当的文件在恰当的时间传递给恰当的用户，而这必须依赖于权限管理元数据的设计。权限管理元数据主要由文件权限和用户使用控制组成。其中用户使用控制包括身份认证、使用授权以及使用审计等功能，是分布式用户环境下信息资源系统管理的核心之一。
(4)固化信息
描述用以确认电子文件及其元数据信息完整性和可信性的信息，例如可以描述数字签名或计算机封包内容值。
4.电子文件元数据分层索引
5.电子文件元数据定义方法
本规范对元数据的定义采用国际标准ISO11179和国际上元数据开发应用的最佳实践来完成。ISO11179规定了定义元数据元素的10个属性：
——名称(Name)：元素名称
——标识(Identifier)：元素的唯一标识
——版本(Version)：该元素所属的元数据版本
——注册机构(Registration Authority)：注册元素的授权机构
——语种(Language)：元素说明的语种
——定义(Definition)：对元素概念与内涵的说明
——必备性(Obligation)：说明元素是必备的还是可选的
——数据类型(Datatype)：元素值中所表现的数据类型
——最大使用频率(Maximum Occurrence)：元素的最大使用次数
——注释(Comment)：元素应用注释
其中所定义的三个属性是相同的：
——版本：1.0
——注册机构：浙江大学人文学院信息资源管理研究所
——语种：中文
6.电子文件元数据核心元素定义（略）
7.相关编码体系
根据电子文件元数据标准核心元素的定义，为实现著录内容的一致性和完整性，必须引用或建立相关的编码体系，本规范所涉及的编码表或编码规则详见下表：
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