关于档案管理现代化问题研究的一些补充，本文主要内容关键词为：档案管理论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
最近几年，我国的档案事业管理部门和学术组织分别进行了多次关于我国档案管理现代化的经验总结、规划论证和学术研究，取得了引人注目的成果，我们试图在这个基础上再作些探讨。
一、对档案管理现代化工作的认识
关于档案管理现代化的工作范围，现在有两种认识。一种认为：档案工作主要是档案管理工作，档案的收集、整理、鉴定、编目、编研、贮藏保护、运输、利用、对外交流等工作就是档案工作的主要工作，是主体。档案行政管理工作也属于档案管理这个范畴，它是对档案工作行业的管理；这种管理是从属于档案的收集、整理这一套“物”的管理的，没有对“物”的管理，档案行政管理也就没有基础了。从这个意义上说，档案管理工作和档案工作是同义语，档案管理现代化与档案工作现代化也是一个意思。还有一种认识，认为档案管理现代化，是指在档案的收集、整理、保护、利用等具体工作中使用现代技术，它不涉及档案工作中的其他多工作。
对这个问题究竟如何认识，我们也没有想清楚。但是我们认为，不管是广义的延伸，还是狭义的限制，他们之间是密切关连的，不可分割的，而在实际工作中，技术发展是实现现代化的关键。我们还认为：档案工作现代化包括两个方面内容，即对档案这个“物”的管理所采用的现代管理原理与现代技术设备，和按照现代化的思路处理档案与社会的关系。这两者也是不可分割的，是有机地联系在一起的，而其中，现代技术设备、技术方法在其中起着重要作用。于是，我们研究档案管理现代化问题，应该着重技术方面。当然，由于他们之间不可分割的关系，也必然联系到整个档案工作。根据这种认识，我们认为：档案管理现代化，就是应用现代管理学原理，采用现代管理方法和现代管理手段即应用先进技术和先进设备，对档案进行科学管理，不断提高工作质量和工作效率，使档案的基础工作、贮藏保护、提供利用等达到现代化水平，符合现代化社会要求，有效地为国家建设服务。
“现代化”是个动态概念，它是发展的，在不同时期有不同的内容。我们现在进行的，并在今后相当长一段时间里要实现的现代化，大体内容包括下列五项：
（一）在档案管理工作方面要有适应现代化要求的有应用现代化管理原理制订的档案管理原则、管理办法，使档案充分发挥作用，为本国政治、经济、科学技术和文化发展服务，并积极参与国际上档案管理的学术研究和互利的业务合作，以促进世界档案事业的发展。
（二）在档案的收集、整理、鉴定、编目、统计、编研等一系列工作中，普遍应用科学方法，采用新的技术手段，以提高工作效率与工作质量，适应现代化社会对档案工作的要求。
（三）在档案的保护工作中，广义地说指档案的贮藏、运输、取存、复制、档案信息的检索、传输及档案害虫的防治等一系列工作中，普遍采用先进技术和设备，使档案处于可靠的安全状态之中。
（四）在新档案及其载体的收集、贮藏、利用和维护工作方面，配备熟练的技术人员，建立科学的管理制度，购置适用的配套设备，达到高质量、高速度的服务要求。
（五）在确保国家秘密、社会安定和档案安全的条件下，充分开放档案、简化利用手续，为利用者提供良好的利用条件和方便的技术服务。
这五项工作，是一般性的要求，而且没有具体的数量质量要求，根据我国的情况，经过一定时期的工作是可以达到的。但是也要看到另一方面，达到所提的定性要求（即采用现代化管理原则、新的技术手段、先进设备、达到高质量高速度的服务要求等）也是比较难的，是要经过一番艰苦努力的。
其所以比较难，是因为实现档案管理现代化需要有一过程。档案管理现代化，一般说是社会上层建筑履行其职能的一种手段，这种手段的强或弱、发展速度快或慢，是与上层建筑机构的认识有关。不仅如此，更重要的是它还与社会经济发展程度和人民文化素质有关。所以在实践中理顺这些关系，需要做很多工作，所以就难。所谓“档案管理现代化有它自己的发展规律”，“并非单凭愿望就能做好”就是这个道理。
其所以比较难，还因为它是一项系统工程。它不是只是某个档案机关、某个档案馆做到了，就算实现了现代化，它要求我国相当多数的档案机构，至少要使主要领导机构、影响经济发展的主要部门和其他一些密切有关的系统的档案管理实现现代化，才能称得上是现代化，而要做到这点，就是一项比较复杂的系统工程。
其所以比较难，又因为我们要搞的是中国特色的档案管理现代化。什么是中国特色的档案管理现代化呢？我们似乎又明白，又不明白。说明白，是说我们在道理上，在大方向上，都认为要这么做，也谈到一些具体内容；说不明白，如果从主要工作要求上说，究竟如何“中国特色”法，没有一个比较系统的、比较完整的、比较明白的说法。这就需要进一步研究，而且要在今后工作中不断地加以充实，使之正确、完整。
我们说难，是说了一方面的道理。强调难，对我们有好处，使我们考虑周到一些，工作谨慎一些，失误减少一些。但是我们也不应当把这工作看得太难，难得缩手缩脚，过于谨慎，反复研究那些在发展中一时还不易搞清楚的问题。那样也会误事。我们认为，只要按照我们过去工作中已经证明是比较妥当的认识去办，我们会做好工作的。这些认识是：一是解放思想、拓宽视野，瞄准先进水平，大胆采用国内外一切对我们确实有用的科学技术。二是把档案管理现代化的工作重点放在有效保护档案原件，准确地提供档案信息和有效地为社会服务这一档案工作的根本目的上来。三是采用现代化设备和技术时应保证机要档案的绝对安全。四是要根据档案的特点，在采用现代化技术管理档案时，必须充分利用原有工作基础。五是在实现档案管理现代化的过程中应先打好基础，循序渐进，逐步提高这一有效做法。六是坚持实事实是的原则，依据国家和各个地方的实际情况量力而行。
二、近几年的主要技术进展和存在问题的一些解决办法
主要技术进展：
(1)新设备有较大幅度的增长。例如1990年到1993年间，档案部门拥有的计算机增加了9倍，约为7000台；其中光盘计算机系统从零增至100余台。需要说明的是：技术进展是指设备增加后发挥其作用的工作效益，在这方面我们还存在缺点，这个问题我们下面要说到。
(2)非纸载体档案增长较快。例如缩微胶卷最近4年增长了2.5倍，已超过200万米；声像、影片档案增长近3倍，已超过40万盘。
(3)在档案保护技术方面：库房增加了温湿度调控设备，研制出了新载体档案装具、纸张耐久处理技术、字迹恢复与加固处理技术、防虫防霉新技术、档案修裱机械、图纸恢复处理技术等。
(4)在档案管理中应用现代化企业生产管理方法（如TQC质量循环控制管理方法等），有效地提高了档案管理水平。
(5)档案法规和有关标准进一步配套。
(6)加强了档案管理工作的规划制订和科学论证工作。有的单位运用系统工程方法设计和实施现代化规划，取得了较好效果。如航天工业总公司的档案、图书、情报、资料一体化信息网络。
总之，随着国家经济建设的发展，国力的增强，促进了我们的工作。由于国家科学技术的发展，使我们技术装备大大加强，管理水平也得到提高。这种状况，使我们能在较好的物质条件和提高管理水平基础上实现档案管理现代化。
解决一些问题的办法：
我国档案管理工作向现代化方向发展虽有了可喜的进步，但仍存在不少问题，需要研究解决。其中有些问题相互牵扯，需要采取综合性的措施。还有些问题没有引起足够重视，有的问题虽然已经认识到，但一时还没有找到适当的解决办法。就比较重要的问题，谈谈我们的想法。
1.研究制定总体规划和措施办法。
人们对档案工作现代化的含义基本摆脱了仅着眼于个别设备和部分工作的局限性，而具有更多的整体概念，但并不意味着就可以自然而然地做好整体规划。我国档案事业总体上的计划性较好，但是涉及现代化发展工作就显得相对薄弱，因此，现代化工作总体目标和阶段目标都不够明确，定性分析多，定量分析少。对以往情况的统计比较细致全面，但对未来情况的预测分析不够，尤其是对一些新技术的发展情况的研究显得更为不足。因为现代化总体规划不明确，宏观控制也就无法把握，就会产生某种盲目，资金投向不尽妥当。技术发展也可能发生超前或滞后，甚至互相牵扯。对一些新技术设备的采用，有的任其自然发展，造成“要么大家只看不用，要么大家争配置”，“你有我也必须有”，而不顾条件和效益。可喜的是国家档案局的《档案管理现代化规划纲要》可能不久出台，这是很有意义的一件事，将促进我国档案管理现代化迅速实现。
2.加强档案管理现代化的意识和增强技术能力。
现代化意识来源于现实需要，而要实现这种需要，就要提高认识，了解现代管理知识，懂得采用现代新技术和新方法的必要性和具体步骤。应当说，多数档案工作者的现代化意识已有了较大的提高，因此，工作就很有成绩。但仍有一些人认识不足，知识不多，工作被动，决心不大，措施还不得力。
至于技术能力，可分两方面说。在技术人才方面，从总体上看，比较薄弱。在技术设备方面，除了效益较好资金充足的企业单位和一些档案机构外，多数档案部门感到技术设备不足。但是也有一些档案机构设备潜力不能充分发挥作用。各级领导应当在提高认识、充分研究，细抓落实，使技术能力与工作需要尽可能适应。
3.加强科研和科研成果的推广工作。
我国档案管理科研工作发展很快，成果显著，但也存在一些问题。如计算机应用课题重复研究较多，同水平重复开发造成浪费，与一些发达国家多个单位使用同一种标准化软件的做法正相反。其原因，与我国的标准化工作不完善，与档案部门相对封闭，缺少引进动力等因素有关，也与科研奖励制度力度不够有关。科研成果推广应用方面的问题更突出一些。有些科研成果只起到展示和宣传作用，除了获奖之外再无其它反响。原因是有一些成果本身不成熟，未达到推广应用要求，有一些成果缺少推广活动经费；有的基础准备工作跟不上，不具备推广条件；还有一些成果设计目标不实际，自然难以推广。所以如此，从根本上说，是科研与实际需要联系不密切。重视科研投入，忽视了科研的产出，从理论上说，未能充分发挥科学技术是生产力这一原理的作用。为此，必须加强科研工作的领导，并使科研成果发挥作用。
4.适当控制技术人才流失，持续提高技术人员素质。
目前，一些急需的技术力量不足，却又遇到外部人才吸引，流失过多。主要问题是待遇较低，专业知识不能充分发挥，缺少调动积极性的措施。解决的办法是作为事业性单位的档案部门，应采取技术部门的做法，可以在这方面搞得开放一些，更活一些。在市场经济飞速发展的形势下，在困难的同时也存在着机遇，关键是观念的转变和措施的得力。
5.改变重设备轻管理的观念。
长期以来有一种误解，以为实现现代化就是多配置先进设备，而忽视了科学管理的重要性。我们必须认识到：科学管理是现代化的主导方面，而技术设备是工具和手段。科学管理就是做到信息灵、决策准、工作规程合理、工作运转高效、内外职能协调，使档案管理工作能够在社会生活中发挥更积极的作用。而要做到一点，首先是先进的管理思想、科学的管理原理和适合实际的严密的管理制度；技术设备是实现现代化管理的条件、武器。虽然有些管理方法是有了先进设备而产生的，但作为实际掌握科学管理来说，我们必须明确它们之间的正确关系。关于这点，我们与世界上管理先进的国家有相当大的差距，它拖了我们档案管理现代化的后腿。例如在标准化、规范化管理方面，我们虽然起步晚，工作薄弱、还未形成体系，但也与标准化是科学管理的必要一环认识不足有关。又如，我国计算机管理档案软件大同小异，有数百个，却很难通用，而美国这样的发达国家只有几个微机档案管理软件，而且通用性很强。原因就在于他们管理思想明确。
6.要充分发挥人、财、物的作用，处理好传统技术与高新技术的关系。
我国档案部门拥有的计算机约80%工作任务不饱满，其中约20%几乎完全闲置。据统计，我国拥有计算机的档案馆，平均配备了2至3名计算机专业人员，这个数字甚至超过了许多发达国家。另外我们还拥有不少保护技术、缩微复制等方面的技术人才和设备，这些技术力量非常宝贵，但有不少没有发挥应有的作用。为了发挥其作用，首先要搞好工作安排，其次要加强思想领导和业务领导，同时要建立完善的奖惩机制。对取得成就的要及时奖励，及时推广成果；对造成失误的，要根据情况进行必要的批评教育，甚至处罚。还可以引进竞争机制，优胜劣汰。同时用新技术的开发收益来促进进一步的技术发展，使档案科研工作形成开放模式，形成良性循环。这样，档案部门可以不更多地添置设备和增加人员，而依靠广泛发展的技术市场，用上最好的人才和最好的技术，花费少而获得更好的效果。
在采用新技术的同时，要注意继承和发展传统技术，不可盲目地“喜新厌旧”。一切传统的技术和方法，在没有可靠的新技术替代之前，仍然是有用的，不能废弃。不仅不应废弃，还应加以发展，使之适应工作需要。
7.加强学术交流，发扬学术民主。我国档案工作方面学术组织比较完善，专门刊物较多，论文和专著的交流园地也不少。但是在档案管理问题的学术研究上分工过细，这不利于从现代化整体方面和技术发展总趋势方面来把握我们的工作。未来技术往往是多学科综合研究的结果，所以我们本学科的研究分工不宜太细，而且要加强交流。同时还要与其他有关学科进行学术交流，使我们档案管理科学提高到一个新的水平。
三、今后发展构想
1.关于计算机应用。
计算机设备配置：微机计算机将普及到基层单位和一般工作人员，小型机或高档微机工作站和计算机局域网络将普及到省、市级档案馆，较大型的计算机网络将普及到一些大型档案馆。90年代末期，全国档案部门的计算机总量将会翻翻。
计算机信息存贮：县级和一般企业的档案的机读目录平均建库量将达到几万条，省市级中型以上档案馆的机读目录平均建库量将达到10万条以上。档案原文（图形）信息存贮将从实验进入实用，平均每个光盘系统的原文图象装入量将达数十万页。随着多媒体计算机的普及，文字、图形、图象、声音等形式的档案信息将在计算机中统一存贮管理。三个国家级的档案目录中心将实现机读目录的脱机采集，并开始原文自动检索的尝试。
计算机应用模式：档案部门的最终使用者将从专职操作人员的手中扩展至一般档案业务人员。计算机的应用方式将从单系统的集中式向多机网络化的分布式发展。计算机所起的作用将以解决一般业务性问题向包括支持领导决策在内的综合性管理发展。90年代，档案部门的领导和业务人员将比较普遍地使用终端设备。
计算机应用项目：从主要用于档案机读目录数据库的管理，发展到事实数据库和知识库的管理。还将进一步扩展到用于档案字迹增强处理、照片的清晰度增强以及保管环境的综合性安全监控等方面。
计算机档案管理的软件将实现标准化、通用化。将出现质量高、通用性强，分别适合于各级各类档案管理部门的标准化、系统化软件商品。随着我国正在筹建的“信息高速公路”，不久的将来会出现全国性的计算机数据通讯网。如果档案部门现在就开始针对这种情况制定规划，统一标准，可以预见档案信息管理现代化将很快发生重大变化。
2.关于缩微复制技术应用。
档案的缩微设备将有一部分从小而全的单位配套方式转变为集中经营。少数技术中心的商业化经营为众多档案管理部门服务，其工作质量和工作效率将接近世界先进水平。
档案缩微复制工作将由大、中型档案馆向一般档案馆（室）普及。一些较早采用缩微复制技术的档案馆可基本实现借阅利用中普遍使用缩微品，并将错助计算机技术，在一些有条件的单位实现缩微品自动检索。
部分档案缩微品将以商品形式参加社会信息流通。
少量建筑质量高、保管条件好的专用档案缩微片洞库将会出现，重要缩微品及缩微母片，将得到可靠的保护。
3.关于计算机多媒体技术应用。
许多计算机将配备各种形式的光盘存贮器，并可以处理声音、图形、图象等多种媒体信息。光盘将成为多媒体计算机的主要存贮设备，多媒体计算机系统将以网络化形式向社会扩展，并与“信息高速公路”相联。
4.关于档案保护技术。
规范化的档案库房逐渐普及，有温湿度调节设备的库房建筑将实现自动空调，即使原来条件差的，也将有很大改进。由于库房条件的改善，档案虫害和微生物侵袭将大为减少，条件好的库房，使其不能为害。
对酸性档案制成材料加强检测保护，对少量极重要档案根据必要程度进行去酸处理。
档案修复水平将进一步提高，技术更加完善，甚至研制出手工难于做到的精密自动、甚至是智能型的修复设备。
5.关于建立和完善适应现代化管理要求的各种标准。
实现档案管理现代化就是要使从档案的产生到进馆保存，都要达到标准要求。这种标准，凡是没有的，必须建立；凡是有够完备的，加以完善。
根据社会发展趋势与工作需要，有必要将档案标准化工作进一步扩展，向“前”扩展到文书工作，向“后”扩展到作为档案信息资源参与社会交流活动的各个工作环节，使之形成一个开放式的档案标准化体系。
最后，我们要说明：这种构想虽是根据一般技术发展规律和工作发展需要设想出来的，然而由于对现实基础的了解不够、对发展中各种因素可能发生的影响估计不确切，因此一定有很多错误。我们是抱着“有设想比没有设想好”这种想法提出来的，因为错误的设想常常是正确的先导。