大型国际工程文档管理现状及其优化建议
于江强1杜红云2
（1.中国电建集团山东电力建设有限公司，山东 济南 250101；2.山东协和学院，山东 济南 250109）
摘 要： 在习近平主席“新时代”理念的指引下，国企改革重组，产业结构调整，企业主动面对市场、适应市场，积极尝试商业模式创新，助力转型升级，信息技术快速发展，文档管理也要与时俱进，更新理念，与国际接轨。特别是对于大型国际项目，文档管理要朝着现代化、网络化、信息化的方向转变，以适应云时代大数据的发展要求。本文阐述了国际大型工程的文档管理的现状、存在的问题，并对未来发展提出了设想。
关键词： 文件；档案管理；控制
一、文档管理的现状
文档管理是文件管理和档案管理的合称。对于国际项目来说，文件管理主要发生在国外，档案管理因受项目所在国地域的分散性和项目周期的短暂性限制，一般由企业的国内机构和人员管理，这就在某种程度上造成了文件管理和档案管理的脱节，不利于文档的整体和一体化管理，文件管理和档案管理的难度更大。
1.文件管理的方式及现状
文件控制与管理，是一个单位或组织，对其内部的文件进行储存、管理、控制和追踪。近几年来，一些大的国际性公司，对文件管理的要求越来越高，越来越多的公司开始采用文件管理系统来进行文件的控制与管理，大大提高了文件管理的效率。
目前较为流行的文控管理系统主要分为自托管文控管理系统和云托管文控管理系统。自托管文控管理系统现在应用比较普遍，一般安装在公司或者项目的服务器上，所以其最大优点在于使用者能够完全控制系统，不需要依靠他人来保持启动和运行，也不受网络的限制和制约，即使网络中断，文件管理也不会受到任何影响，其存储容量受服务器大小的限制；使用自托管文控管理系统必须要做好文件备份，因为自托管文控管理系统不会自动云备份。
随着信息技术的发展，大数据和云计算给文控管理软件带来了革命性变化，云托管文控管理系统就是在此基础上发展起来的。基于云托管，文件管理和查阅不会受地点和时间的限制，只要有网络，随时随地都能进行文件管理和查阅。云托管文控管理系统性价比和效率都比较高，让信息和文件的传递超越了时间和空间的限制，使得工程各参与方，包括业主、分包商、设计单位、供应商等之间的信息交流和文件传递的速度和质量有了质的飞跃。
活性炭吸附能力检测是活性炭经再生工艺处理后出厂前的最后一道工序，也是检验其再生合格率的必须流程。一般的检验方式包括苯酚吸附法、碘吸附法和亚甲基蓝吸附检验法等。其中碘吸附测试是较为常用的一种测试手段。由于活性炭具有非常强的碘吸附能力，因此用吸碘值来评估活性炭性能的方法是相对科学的检测方法。对碘的吸附效果越明显，则活性炭的比表面积越大，吸附能力越强。通过观察再生产过后活性炭对碘吸附效果的检验，测试再生活性炭的活化效果，能够相对客观的评估再生产效果。经系统吸附测试检验，在本文再生工艺下的活性炭活化效果基本能够实现较好的吸附效果，具备恢复上市条件。
2.档案管理的方式及现状
（1）对文件管理的重要性认识不足。项目部对文件控制管理不够重视，普遍认为文控工作技术含量低，项目部人员对文件管理的程序和标准不重视，甚至为了其他目的而忽视文件管理要求，导致文件号、版本号等出现重码重号、跳码跳号以及编码方式不统一等问题，不利于后期文件查询及档案保管。
此外，不管是文件管理还是档案管理，应该基于规范化的文档管理标准，以此来全面提升文档管理的标准化和规范化，从而全面优化文档管理的整体水平。实际执行过程中，相关文件档案管理标准和程序没有得到较好地应用，甚至某些标准缺失，不能从源头上根本解决文档管理过程中以及后期档案整理中出现的遗漏与不符合等问题。
微流控电泳仪检测出标记荧光蛋白信号满足高斯分布，检测出信号的波峰属于高斯峰，用matlab软件模拟出高斯峰进行分析.微流控电泳仪检测标记荧光蛋白信号时，需要进行样品进样、样品分离、样品检测等操作.在这一系列操作过程中，微流控电泳仪信号采集系统将在检测点处采集大量信号，为了提高系统资源利用率，将在标记荧光蛋白信号的前后分别加上起始峰和结束峰，系统检测到起始峰后，对信号进行进一步处理，直到遇到结束峰时，标志荧光蛋白信号采集完毕.
二、文档管理存在的问题
（1）项目档案归档范围不明确。缺乏统一的项目档案归档范围和保管期限标准，现阶段国际工程也只是机械地依照国内工程档案归档范围进行档案的整理、转移和保存，忽略了国际工程与国内工程在文件内容和类别上的差别，导致国际项目在档案管理的实际工作中生搬硬套，不能真实反映项目实际情况。
1.文件管理存在的问题
档案管理是文件管理的延伸和发展。根据文件的流动规律和性质，文件从产生、流通最后到作为档案保存。对于国际项目来说，能够作为档案保存的文件，只是文件管理的一部分，因受地域条件的限制，根据项目档案归档范围和保管期限表，大部分需要存档的文件只保留电子版形式。只有少数文件如商务合同、投招标文件、变更索赔记录以及财务资金文件等，需要纸质版原件和电子版同时存档，这类文件的保存期限一般为永久保存。需要永久保存的纸质版原件，一般情况下在项目结束后半年之内，由项目所在国运回企业国内的档案室或文件中心进行保管。
图3和图4表示两个液压缸在输送臂的升起过程中压力变化曲线，图5和图6表示两个输送臂的旋转角度变化情况。
（3）项目档案不完整，缺少过程性支撑资料。由于项目执行过程中过于注重项目进度而忽视文件的制作和留存，导致一些重要的过程性资料缺失，不能真实反映项目的实际。
（4）文控团队不够稳定，文件控制过程中由于工作交接以及不同人员对同一工作的认识和理解不同而出现文件管理的不一致，且文控人员工作繁重且待遇不高。
2.档案管理存在的问题
文档管理工作是一项规范化、专业化的工作，如何将工程过程中产生的文件进行统一、科学、有效地管理和存档是项目执行过程中一个非常棘手且关键的问题，因此，在工程建设项目中采用文档一体化的管理模式，具有重要的实践价值和现实意义。然而在实际项目文件控制和管理的过程中，文件管理与档案管理存在严重的脱节现象，一体化管理模式没有得到充分的应用。
（2）文件管理系统没有得到充分应用。不管是自托管文件管理系统还是云托管文件系统，在项目执行过程中，都没有得到充分利用，甚至有的部门和人员拒绝使用，而将本应该共享至文件管理系统的文件存放到个人电脑。文件管理系统是为整个项目服务的，项目部的每一个人都应该熟悉并熟练使用该系统，才能有效地促进工作。
（2）项目档案归属和保存责任不明确。国际工程的文件，特别是合同文件和商务文件，很大一部分是属地化文件，以企业在当地的子公司为法人实体，是企业上级部门对企业在当地的子公司审计检查的重点内容，对于这部分档案的保存和管理，是该划归企业国内总部，还是划归当地子公司，没有明确的责任划分，如果划归当地子公司，谁来保管、如何保管也尚不明确。
（3）总承包方对文件的参与不够。对于EPC总承包方来说，必须要深入参与到工程管理的每个环节，才能更好地促进项目的进展。实际工作中，EPC总包方对文件的审阅特别是设计文件和供应商文件的审批参与度不够，过分依赖设计院，尤其是在设计院为第三方分包单位的情况下，尤为明显。
其中：news_id是新闻编号(设置为自动编号auto_incre⁃ment，主键)，news_date是新闻发布时间，news_type是新闻类型，news_title是新闻标题，news_editor是新闻编辑者，news_content是新闻内容。
与文件管理相同，随着信息技术的发展，档案管理也逐步采用云托管的形式，针对企业在档案业务过程中的收集、管理、保存和利用提供必要的自动化、智能化管理手段，为企业档案规范管理提供支持。
三、优化文档管理的建议
1.提高对文档管理重要性的认识和全员参与意识
文档控制是国际工程项目管理中不可或缺的重要内容，文档管理的优劣直接影响着项目的建设效率和进度，文档管理主责在文控人员，但离不开项目部全体人员的参与和支持，项目部全体人员都应认识到文档管理的重要性和参与的必要性，主动了解掌握文档管理标准，并将文档管理标准和要求运用到实际工作中，同时，进一步加强对文档系统共享功能的认识和使用，避免因为人员撤离工作交接带来的文档丢失信息缺失。
2.制定完善的文档管理标准并严格执行、灵活运用
文档管理要做到有法可依、有章可循。规范、完善相关文档管理标准是文档管理工作能够良性运作的前提，文档管理标准不仅要符合相关法律法规和行业标准，也要结合项目所在国的实际情况以及业主的规范及程序，标准一旦建立，要在项目部范围内进行宣贯、培训，随着项目部人员的不断加入，相关文件制度的培训也要及时跟上。
教育者必先受教育，不但要学业务知识、科学文化知识，还要学政治知识、实践知识、学生所学专业的课程知识等等，不断地丰富和提高自身水平。在医学院校，至少我们要懂基本的医学常识，要了解学生专业的基础和发展方向，这样才能做好学生的指导者和引路人。学习最好的方法就是进课堂和学生一起学习、相互探讨，只有这样辅导员才能消除学生对专业知识的困惑，才能回答出学生对医学方面提出的问题。这可以增强学生对辅导员的信赖感，同样也是全面了解观察学生的有效途径。
3.策划前期文档工作，文档标准前端化，实现档案管理一体化
前端控制是项目文档控制一体化管理思想实现的根本所在，通常指文档人员提前介入到文件管理工作中，将档案工作的相关内容提前植入到文件控制环节，根据项目类型、合同模式和归档要求进行周密的项目文档控制策划，提前定制文档工作标准。文档一体化强调文件全过程管理的连续性和信息记录的完整性。
4.强化文控队伍建设，提高团队整体素质
文控中心作为项目文档的主管部门，是项目文档的直接参与者和管理者，其团队的整体素质影响着文档管理的水平。一方面注重文控管理人员的专业、年龄、学缘、经验等方面的搭配，另一方面加强团队的技术培训和一体化管理培训，提高其纵向参与和横向拓展的业务能力。此外，提高队伍的稳定性也是文控队伍建设的重要内容，切实做好项目执行不同阶段的文控人员的交替和衔接，保证文档管理的流畅性和一致性。
1.2 方 法 以问卷方式收集受调查者人口学信息，高血压、糖尿病、高脂血症、高尿酸血症和痛风、肾脏病等慢性疾病史和家族史，是否自愿行尿液检查，参加健康体格检查频率，最关注的慢性疾病，以及获得肾脏健康知识的途径。其中，肾脏病患病情况分为“少见”“一般”“常见”。
5.提高文档管理的信息化和现代化水平
加快办公自动化进程，要实现文档管理的一体化，就应该充分利用信息化和网络技术，借助计算机强大的计算功能，利用云计算和大数据的优势，对文档进行管理和分析。另外，要保持云系统的选择和使用的一致性，注重系统的人性化，提高工作效率的同时，降低成本，减员增效。
参考文献
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[2] 谢利娜.工程项目文档一体化管理的实现机制[J].兰台世界，2017，22（10）：49-51.
[3] 范艳秋.核电工程项目中的文档管理与控制[J].价值工程，2015，（26）：16-17.
立项名称： 海外工程项目文控管理软件的应用与探索，立项编号为：TP201611
标签：文件论文; 档案管理论文; 控制论文; 中国电建集团山东电力建设有限公司论文; 山东协和学院论文;