档案目录的情报功能及意义，本文主要内容关键词为：情报论文,意义论文,功能论文,档案论文,目录论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
档案目录作为一种信息源，是在揭示文献所蕴藏的情报的过程中产生和发展的。可以说，目录的情报职能是与生俱来的。通过档案目录，可以某种程度上疏通文献浩瀚无序与用户特定需求间的障碍，达到信息快速查找、检索和利用效果。探讨档案目录的情报功能有其现实意义。
一、档案目录的情报揭示功能
档案目录的情报揭示功能是指档案目录的著录项目及其编排法则蕴藏情报信息。
档案目录本身具有信息存贮、浓缩、有序化等功能。编制档案目录即是“通过建立一系列档案‘替代品’揭示出档案的内容、形式、整理顺序、存放位置、数量等全面信息。”从而消除人们查找档案的不确定性。“如果不知道文件内包含了什么情报，那又何必保存文件呢？”保存文件必然要求发挥档案目录的情报揭示功能。
档案目录是一批相关文献的著录，按一定的次序编排，由著录项目、条目及其编排法则组成的完整系统。
档案著录项目是指用以提示档案内容和形式特征所需要的记录事项。如题名、文件编号、载体类型、责任者、文本、密级、保管期限、文件形成时间、数量、主题词、提要等。每个著录项目都分别揭示文件不同的内容或形式特征。如文件编号揭示制发机关、团体或个人发文顺序号；时间项揭示文件形成时间或起止时间；提要项简明扼要地解释题意，介绍作者生平事迹，提示文献内容，评价学术得失的方法。档案著录项目组成要素之一的标识符号也有情报揭示功能。如“／”之后表示第一作者；“？”代表不能确定的著录内容；“□”用于表示每一个残缺文字和未考证出时间的每一个数字。读者通过查阅这些著录项目即可识别文献的相关信息，做出“需要”或“不需要”的判断。这种快速判断效果是通过档案目录著录项目揭示的情报信息取得。正如美国芝加哥大学教授麦克说：“在大学图书馆，参考部门所遇到的咨询问题有50%以上非利用书目不能答复，在学识丰富的人所询问的问题中，有80%-90%需用书目加以解答。”也“有人统计，文摘报导中的45%的文献，读者不需要再去阅读原文”档案目录的情报揭示功能方便了用户查找文献，某种程度上甚至可以代替档案文献。
档案条目是由反映文件或案卷内容和形式特征的著录项目合理组合而成，是对文件或案卷所作的一条记录。它系统揭示了单份文件或某份案卷的情报信息。条目的不同组合表示不同的情报信息。表现在：一方面，同一条目内不同著录项目的排列或增删包含不同的情报信息或强调某个著录项。如著录项目有必须著录项目和选择著录项目之分，在选择著录项目中，著录的部分即有强调这方面信息的意义，没著录部分说明该项对该份文件不重要或价值不高。他们组成的档案条目自然揭示不等量的情报信息。另一方面，条目的编排法则反映作者档案目录的编排意图，同样拥有丰富的情报信息。如我们经常采用的分类编排法、主题编排法、编年编排法、地区编排法、字顺编排法等，就是从不同角度揭示档案文献整体的情报信息。编年编排法是按文献形成、出版的时间为标识来组织文献的方法，着重从时间项上揭示有关文献内容发展的轨迹；地区编排法按地区编排文献，反映某地文化学术发展状况；字顺编排法可按字顺查找相应情报信息。
二、档案目录的情报传递功能
档案目录具有情报揭示功能，揭示情报是为了在恰当时间供人们查找利用，达到传递信息的效果。档案目录具有鲜明的情报传递功能。
按情报的传递对象分，档案目录有主要供档案管理人员使用与主要供利用者两种。前者如记录档案收集与接收情况，反映档案内容和形式特征的工作记录单、接收清单、初步档案目录、登记册、注释简单、卡片目录、索引等。这类目录主要用于工作人员管理档案，熟悉馆藏，进行档案实体控制和智能控制。所以其内部性强，不适于出版发行，信息传递面窄，情报传递功能不显著。后者如：文件级目录、案卷级目录、全宗级目录等，这类目录反映了文件原始整理秩序，严格遵照来源原则编制，便于人们从不等的详细级别查找某立档单位系统的档案信息，但专指性不强，一定程度上影响其传递效果；相反的情况是如人名目录、地名目录、人物目录等，这类目录是用户查找专题信息的钥匙；此外还有诸如馆藏目录，分类目录、主题目录等，各以其独特之处发挥着档案信息的情报传递功能。作为主要供利用者查找利用的档案目录，由于其编制初衷即是为广大用户检索信息，编制的档案也多为开放档案，所以受众面广；又能按不同标准灵活编制，也可以满足不同用户不同的信息查找需求，从而实现了传递效果个性化、最大化；同时通过档案目录的检索利用效果能反馈档案前期整理工作及目录工具编制情况，是继续优化档案目录情报传递功能的手段。档案部门在认清两种目录优与劣同时，应本着档案目录情报传递功能实现最大化的目的，既要合理编制主要供档案管理人员使用的内部目录，更要以传递效果为标准，编制用户欢迎的多功能目录。
档案目录情报传递功能的实现，首先即如上所列举，要编制档案目录，还需借助其它方式或媒介。在手工劳动模式下，其情报传递功能实现的途径大致有：在阅览室接待用户，工作人员指导利用检索工具查找档案信息；举办档案展览，陈列档案目录编研成果；接受咨询，利用书本或卡片式目录进行定题服务；利用期刊、杂志通报档案著作出版信息等。在这种模式下，由于没有统一的领导机构，档案目录编制标准不同一；档案部门合作意识淡薄，各级各类档案机构在编制档案目录时，仅从自身利益出发，各自为战、重复建设严重；档案部门效益意识淡薄，编制的档案目录缺乏用户针对性。从而使档案目录情报传递功能处于分散、无序状态，不能发挥合力作用。如各个档案馆都编制“大而全”，“小而全”的全引目录，特色馆藏信息的整理却不那么明显，造成了资源的极大浪费。但随着现代信息产业进一步规范化发展，档案目录情报传递功能建立在标准化、联合化，手段日趋多样化和现代化基础上，一定程度改变了传统模式的不足。表现为：国家甚至国际组织以法律、法规、条例或公约的形式公布档案目录编制标准，推动了著录格式的统一化和档案目录情报信息传递的顺畅化。如我国出台了《档案著录规则》，国际组织推荐电子文件著录标准“都柏林核心元素集”等；运用电子计算机、通讯技术、网络技术建立档案目录联合数据库，实现了跨时空无限制联接。如建立了联机公共检索目录(OPAC)，“全国报刊索引数据库”，“高等学校论文数据库”，“中文现刊目次库”，“全国报刊索引数据库”，“复印报刊资料系列光盘”等，使用户足不出户即可查到更广范围的档案情报信息；在各级档案管理部门创建的档案网站上公布开放档案目录，供用户免费查询；尤其是近年来建立的几个档案目录中心，真正实现了档案目录情报传递效果最大化，这就是我国分别于1991年3月，1992年4月， 1994年4月，依托于第一历史档案馆，第二历史档案馆，中央档案馆先后建立了全国明清档案资料目录中心，全国民国档案资料目录中心和全国革命历史档案资料目录中心3个国家级历史档案目录中心，各地（县级、市级、省级、国家级甚至国际联合）也在信息资源共享思想指导下建立目录中心。档案目录情报传递功能在现代技术、标准及组织的统一协调下极大的推动着信息的共享和交流，也进一步推动着人们思索新形势下档案目录情报传递功能的更佳实现途径和方法。
三、档案目录的情报挖掘功能
档案目录蕴藏丰富的情报信息。信息具有可加工性，能从冗余、分散、无序状态变为精炼、集中、有序状态，从而达到活化知识，生产新知识的目的。即档案目录具有情报挖掘功能。
首先，档案目录是目录学研究的一个对象，考察档案目录的发展史能从一个侧面挖掘中国目录学 （包括档案目录学）的优良传统。目录并非从来就有，而是在文字和文献出现以后才产生和发展起来的。“书目是可供传递利用的文献发展到一定阶段的产物。”“是在文献交流过程中逐步产生的”。最初的档案目录表现为某些泥板文书中所附的著者或抄写者名单和甲骨文书尾部或背上的符号。再后来有了书名。发展到汉代，“刘向每校一书，即列出它的篇目，摘出它的内容提要，写成一篇叙录，最后‘别集众录’”，是为我国目录学之祖。随后，中国目录学形成了“辨章学术”，“考镜源流”的优良传统。“他们广搜众本，校雠异同来确立定本；勘定篇次，分类立目以分析和辨明学术流派；评论图书，指示门径来表达学术观点，指导后学。他们把单纯的编目工作提高到了学术研究的高度，使编制群书目录的过程成为建立学科的过程，为后学创建了规制。”发展到今天，档案目录种类和编目形式日趋多样化。从以上对中国档案目录发展史的粗略梳理，可以发现：1、目录是社会发展的产物，是文献的浩繁与用户特定需求间矛盾激化的结果。在今天“信息爆炸”的时代，应充分认识到目录在人们信息需求中的重大价值；2、目录的编制规则在历史发展中一直处于不断变化中，总体趋势是日益科学化、复杂化和深加工化，如从以前简单的摘抄著者项到后来的“辨章学术”、“考镜源流”，著录事项日益增多，著录内容越来越丰富。发展到今天电子文件时代，需要重新审视其编制规则，是增加或改变或调整某些著录事项值得进一步研究。3、编制目录从来就不是简单的摘抄工作，历史上也从来就是把目录当成“治学”的工具，当成一门严肃的学科。它给我们的启示是：对档案目录在档案学学科体系中的地位应予以尊重。
档案目录的情报挖掘功能另一方面的表现是对信息的抽象和推理，从而产生新认识。这是现代学科纵深化发展，学科知识体系越来越复杂形势下的必然结果。因为对任何研究者来讲，他不可能从直接阅读浩瀚的原始文献中概观整个学科的发展情况。只能通过二次文献，从系统化、有序化目录信息中发现事物本质和趋势。这源于目录具有编制简单，传递速度快，知识概括能力强，信息高度浓缩化等优点，可以及时报道学科最新发展动向和整体态势。如我国学者从对近五年档案学著作及论文发表情况的统计中发现出档案学研究的学术方向呈现出领域新颖，主题多样的格局。指出档案学学科发展的几大亮点：文件运动与文件生命周期理论的研究进一步深化；电子文件管理理论与方法研究上逐步系统化；有关档案信息化建设的研究全面启动；有关档案价值与鉴定理论研究有了新的开拓；有关档案学科发展历史和特点的研究取得了重大进展等。这是利用档案目录统计数据挖掘出的结论，是档案目录情报挖掘功能的典型例举。再如我们从明代李时珍编纂的医药方面档案文献汇编《本草纲目》中。可以看出他在类目排列次序上，先是无生物，后为有生物；先植物，后动物；先低级生物，后高级生物；先低等动物，后高等动物。可以得出他的编排思想体现自然界万物进化发展的规律性。也反映出当时医学已经发展到相当高水平。这是从目录编排层次结构上挖掘出的本质信息。充分认识和利用档案目录的情报挖掘功能，可以加深对事物认识，探讨事物发展规律及趋势。
四、探讨档案目录情报功能的意义
探讨档案目录的情报功能，可以增强目录编制紧迫感，为档案信息提前开放利用提供可能。这源于情报是一种时效性较强的信息，而档案是“回溯性”情报，具有滞后性，两者矛盾要求强调档案目录的情报功能。现实也印证这一点，因为根据我国《档案法》规定：我国国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年才能向社会开发，经济、科学、技术、文化等档案向社会开放的期限，可以少于三十年。这部分可以缩短开放期限的档案，其提前开放利用要以档案目录的编制完成为前提。强调档案目录的情报功能，必须增强档案目录编制紧迫感，提高档案信息开发利用时效性。
同时，探讨档案目录的情报功能，可以扩充对档案目录功能的认识。过去，人们仅把档案目录作为一种检索手段，一种辅助性工具，其实，它本质上更应是一种加工过的情报检索信息源。因为，情报蕴藏丰富内容信息，强调档案目录的情报功能，就不会把档案目录简单看作是某些著录事项的堆砌，而是档案内容和形式特征准确、及时、有效的记录和揭示，是一种用来查找相关文章线索的有用信息源。尤其在当今信息时代，人们对信息，特别是情报的需求剧增。情报源于对大量信息的提炼、加工和选择。档案作为一种量大质杂信息源，需要档案目录对其进行系统、有序、精炼的揭示和报道。强调档案目录的情报功能，肯定了档案目录情报检索信息源的定位，成为大众了解档案情报信息的必要手段。