高职院校档案管理探析
杨晓帆
达州职业技术学院 四川达州 635000
[摘 要] 高职院校档案是学校广大教职员工在教育教学工作、学校管理及其他各项工作和学习等活动中形成的，具有保存、查考、利用价值的文字、图表和声像等多种形式、各类载体的原始记录，是全体师生员工智慧的结晶，是历史凭证，是学校的财富。学校档案工作是各项工作的重要组成部分。因此，加强学校档案管理和利用工作是学校教育教学的需要，学校应该在抓好教学管理的同时抓好档案管理和利用工作。
[关键词] 学校；档案管理；利用
随着高职院校的不断发展，学校的各项资料和档案的数量和种类呈现井喷式发展，过去传统的档案管理理念和工作已经严重制约着档案管理工作的发展，同时也制约着高职院校各项工作的进行。与时俱进的提高档案管理的意识，改进工作方式，已经成为趋势。
公路施工中产生严重的水土流失，直接导致原有土壤肥力降低，破坏现有植被生态系统，降低公路沿线植被覆盖率，进而影响公路周边的气候环境，例如温室效应、沙尘暴灾害天气等。公路建设破坏了原有的植物生态系统，植物生存环境恶化，使得植被生态系统固定CO2能力大幅降低，增加了CO2排放量，降低周边生态系统多样性，引发温室效应。植被生态系统对公路周边的污染气体具有吸收净化作用，植被生态系统遭受破坏，直接导致公路周边的生态系统出现较严重的空气污染现象。公路建设引起的植被覆盖率降低，削弱了公路周边原有植被生态屏障的功能，使得沙尘暴等灾害天气频发。
1 高职院校教学档案管理过程中存在问题分析
1.1 教学档案管理制度不够系统
高职院校发展时间相对较短，教学档案来源不一，原有管理体系不同，档案管理人员调动频繁，致使学校的教学档案管理制度松散，缺乏准确的分类与系统的整合，使得部分档案成为遗失，这给教学档案的管理带来极大的不便[1]。
昨天，我们进行了一年一度的队委竞选。开始，我的心里并不紧张，因为我并没有交自荐表，所以估计不能参加竞选。可进行到中间，看到同学们都积极发言的时候，我开始想竞选了，想到自己没有资格参加，我很失落……
1.2 信息技术应用程度不高
信息管理档案能够节约大量的人力和物力，能够将陈年档案迅速走进现代人视野，不过，还有很多高职院校教学档案管理仍沿用原始的管理方法，没有及时应用计算机教学档案管理系统，给教学工作带来很大的不便。
1.3 不能及时收集并存储档案
新时代背景下，档案管理信息化是必然趋势，也是当前学校学生档案的必然方向，为了满足管理要求，档案管理人员必须具备一定的计算机基础知识，又具备专业的档案管理知识，并且具备高度的责任感和信心、耐心。所以，学校应积极引进具有学生档案管理方面才能和工作经验的高素质的综合人才，对现有的档案管理人员进行定期或不定期的职业技能、职业道德的培训，提高学校学生档案管理人员的专业素质和职业素质，更好地促进学校的学生档案管理工作[2]。
将每个平板均分成4个区域，编号，每个区域滴三滴样液，每滴10μL。重复三次（4DP法）。所有平板均在37℃恒温箱中培养，48 h后观察结果。试验重复3次，计算各组的活菌浓度（cfu/mL）。其杀菌率由以下公式计算：
1.4 宣传力度不够，重视程度不足
纸质档案是档案管理工作必不可少的对象，然而在今天，信息化技术正在给越来越多的行业带来不可忽视的影响，因而高等职业院校管理人员务必须要认识到电子档案和纸质档案结合的必要性。在收集资料、归档入库等步骤中，同时进行电子信息和纸质信息的处理，不能让二者割裂开来。除此之外，在提交纸质档案的时候需要核对电子化档案信息，从而确保电子信息化建设与纸质档案的同步。另外，还需要尽快引入电子信息化档案管理系统，以管理系统为依托提升档案管理的稳定性。
1.5 教学档案管理人员的业务素质亟待提升
苏轼在《杭州乞度牒开西湖状》和《申三省起请开湖六条状》中集中阐述了水土系统综合治理思想，并请求中央财政支援加速地方基础设施建设，仍然是他税赋实践的重要组成部分。
2 高职院校档案管理改进措施
2.1 提高档案管理人员的综合素质
高职院校普遍不能及时进行档案收集及存储工作，这对学校的教学发展难以进行准确把握，给以后的资料查询工作带来诸多不便。
2.2 实物档案与电子档案一体化
很多高职院校对教学档案的重视不足，片面地认为在上面花费大量的人力、物力及财力不够划算，某些高职院校只是将教学档案进行简单地装订，不利于教学档案管理工作的有序开展。
从事高职院校教学档案管理的工作人员普遍存在业务不精，且相当一部分档案管理人员责任心不强，工作热情不高，档案归档时的随意性较大。同时，各高职院校考核教学档案管理工作时缺乏科学的考核机制，致使某些教学档案管理人员工作效率不高，服务意识不强，此外，对现有员工的在在职培训缺乏应有的重视。
2.3 提高档案管理质量
保障档案管理质量是档案管理的根本所在，只有完备的、科学的、准确的档案才能最大限度地发挥档案的价值，为档案的整理工作发挥作用。所以，学校必须高度重视学生的档案管理工作质量，强化监督，积极防止和减少档案的错、漏、缺、假、更新不及时等情况，为学校的学生档案管理建立统一的规范，合理归档分类保存，做好信息档案备份，确保档案管理质量的提高。
2.4 提高档案管理员的沟通和组织协调能力
档案管理人员在工作时，要对所有基本工作有组织协调的能力。首先，在档案查阅者对档案信息进行查阅时，档案管理员要及时与查阅者进行沟通，根据档案管理的規章制度，查阅者在翻阅档案过程中需要注意的问题，以及档案的归还方法等等需要查阅者注意的地方，档案管理者都要对其进行耐心的解说和告知。其次，在查阅者查阅档案的时候，档案管理员应该在旁守候，当查阅者遇到问题时，可以及时地给予帮助，从而大大地提高管理员的工作效率。最后，在查阅者查阅档案完毕之后，档案管理员要询问查阅者的感受和情况，在检查被查阅过的档案保存完好的情况下，更应该注重查阅者的感受，并将每一个问题记录下来，登记在册，对于查阅者指出的不足加以反思和改正[3]。
2.5 硬件建设与软件建设一体化
高等职业院校的档案管理工作想要真正取得发展，还需要强化管理人员工作能力和整体素质，尽快调整档案管理人员的组织结构，采取新的管理措施和手段进行统一化管理，注重他们的职业道德培养，确保每个工作人员都能充分认识到自己工作的重要性。除此之外，还需要积极投入更多的资金作为档案管理工作发展的支撑，购入档案管理所需的一系列硬件设备的同时，设立工作人员奖励专项资金，对工作态度及工作质量优异的工作人员以足够的奖励，让他们在工作中能够发挥出自己的光和热[4]。
3 结语
总而言之，高等职业院校的档案管理工作质量关系到学校的整体管理水平，因而我们需要改变目前存在的诸多不足之处，调整工作方法、改变工作思路，为建設更加高质量的档案管理工作体系而努力。
参考文献：
[1]王晓辉．浅析高职院校档案管理的现状及发展对策[J]．科技创新与应用 ,2012(18)：318-318．
[2]任伟燕．高职院校档案管理队伍建设若干问题的思考[J]．黑龙江史志 ,2015(3)：197．
[3]杨尔霞．高职院校档案管理中的问题及对策[J]．内蒙古水利,2009(1)：128-129．
[4]刘永贵．高职院校档案管理规范化措施分析[J]．低碳世界,2018(4)：323-324．
[中图分类号] G271
[文献标识码] A
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