摘要：OA公文流转系统作为国华公司力推的信息化建设项目，OA也称为办公自动化（Office Automation），是一门综合性的科学技术，兴于上个世纪70年代后的美国和日本。其在国华宝电的成功实施和应用成为国华电力信息化建设的一个亮点，同时与紫光档案系统、书生电子印章系统的接口，尤其是在使用过程中对OA的流程进行了优化及再造。其成功的经验和失败的教训都是一笔宝贵的财富，值得我们去学习和借鉴。
关键词：OA；流程；优化；接口；经验；教训；探索
1 公文流转需求分析
1.1 应用需求分析
(1)开发公文流转系统是提高办事效率的需要。随着业务量的不断增加,工作量日趋繁重,而且实时性要求越来越高,要求必须提高工作效率。此外,由于单位日常业务繁多,每天都产生大量的纸介和磁介公文,修改、分发、存档浪费很大,也急需网上公文流转系统来节约资源和运营成本。
(2)开发公文流转系统是提高企业服务水平的需要。要想准确、快速地实现信息发布、信息咨询等业务,也需要有一套能够随时在线的业务处理和资源共享的网上办公系统来实现。
1.2 总体技术需求
根据办公业务实际,本文所设计的公务流转系统在总体上要满足一般企业的正常公文处理功能,应具有高度的可伸缩性以适应不同用户的个性化需求。界面风格要友好实用,要有上下文相关的帮助信息。系统本身必须能够避免由于单点故障或系统升级而影响正常运行。归纳起来,本文设计的公文流转系统在技术上要满足以下几方面的原则。
(1)实用性和易用性。系统要有良好的人机界面和运行维护界面,易于使用,便于管理人员进行系统管理和维护,提高系统的可用性。
(2)先进性和成熟性。系统在技术路线的选择上要具有一定的前瞻性,要充分考虑未来应用发展的趋势,选择成熟的开发技术、平台、产品和模式,要保证系统具有一定的先进性,使其具有较强的生命力,短期内不致被淘汰。
(3)集成性和可扩展性。系统要实现应用菜单集成、管理菜单集成以及用户和权限集成,采用的系统应用结构模式要可以非常方便地纳入系统的统一管理体系。系统必须考虑未来对数据的集成和处理能力,提供有效的数据分析,提供数据接口工具,可以实现与其它业务系统的数据交换。
(4)安全性和可靠性。系统要采用成熟的安全手段和防护措施,提高信息流转过程中的安全,以应用系统安全为主。要采用开放式体系结构,模块要独立实现,为系统升级、扩展预留标准接口。要带有符合公安部要求的电子印章,实现电子印章专人管理,与现有实际公章管理方式相同。
(5)基于工具定制开发。系统要基于成熟的平台工具定制开发,以缩短开发周期,减少开发费用和便于二次开发。
1.3 功能需求分析
(1)用户管理功能:用户管理是面向系统管理员使用的管理功能。系统管理员能够根据自己的权限进行部门、用户以及公文办理流程和模板的添加、删除、查询等操作,能够对各个用户的权限进行设置和分配。
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(2)发文管理功能:系统能够根据公文的种类,自动完成公文起草、审批和存取过程,要完全满足各种格式公文的需要;根据公文的类别,按照预选定义好的“文号”生成方式,自动添加生成文号;根据发文管理程序,灵活控制公文的传递流向;根据发文的拟稿、审批、签发、文号、打印的不同域,自动进行不同操作类型的不同操作权限控制;系统能够在公文流转过程中自动进行所有修改记录的登记和痕迹保留,能够根据权限不同定制拟稿者或某一管理者全程查看公文状态、记录;可以根据发文管理自动存档作为永久备份;能够进行权限范围内的公文检索和查阅,支持全文搜索。
(3)收文管理功能:系统能够根据公文的密级,自动完成存取登记;根据公文的收文、拟办、批阅、阅办、归档、查询的不同域自动进行操作权限的读取控制;根据公文不同处理的收文程序,灵活控制和定制公文传递流向和流转时限;能够实现收文拟办、批阅、主办、阅办等一系列操作中的自动流转时间控制,到期可以自动按预先定义好的提醒方式提示催办;收文归档后的数据库能够进行多种结构、不同方式的查询;可以通过网络进行权限范围内的公文检索和查阅,支持全文检索。
(4)签报管理功能:系统能够根据请示、报告等签报公文的种类自动完成公文起草、审核、批示、承办、存档等过程;能够根据签报程序,灵活控制公文的传递流向和流转时限;可以自动进行所有修改记录的登记和痕迹保留;可以根据不同权限定制拟稿者或某一管理者全程查看公文状态、记录等。
(5)文书档案管理功能:通过系统,使用该系统的公司及部门能够对确需存档的公文进行管理、分类、组卷、封卷、存档、检索、借阅、归还、销毁等。
公文流转系统涉及的办公流程比较复杂,在开发的过程中受到诸多因素的制约,其成功与否主要受到身份验证技术、数字签名与传输加密技术、工作流技术、审批应用技术、电子签章和痕迹跟踪技术等一些关键技术的影响。
2 技术方案
2.1 身份验证技术
由于公文处理工作具有保密性、严肃性的特点,因此在公文流转系统开发中必须使用与之相适应的身份验证技术,并基于此形成完备的用户权限体系。身份验证技术主要有简单用户密码匹配、物理地址识别、智能卡识别、生物识别等,它们的安全程度不同,开发和应用成本也有很大差异。目前的公文流转系统大多采用直接的用户名和密码的身份控制机制,另外的一些系统也使用智能卡的身份验证体系。
2.2 工作流技术
工作流是指为完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交(交互)过程。公文流转的一个重要特征就是流程复杂,难以用标准的程序化语言解释,几乎所有的业务都是工作流,因此公文流转系统必须有与之相适应的工作流定义系统,使操作人员能够自主地设定公文流转的流程和流向。目前工作流定义和实现有基于邮件、基于共享数据库和基于“群件”(即邮件和共享数据库结合模式)三种模式。
2.3 电子签章技术
传统的公文是否有效与其是否具有公章直接相关,这种“红头+公章”的公文处理模式仍会延续到公文处理系统中。在一些公文管理系统中,使用模拟化的电子签章,在公文上直接加盖,再由高精度打印设备,或作为二次加盖传统公章的凭据。目前,在企事业机关还未形成大范围的无纸化办公的前提下,电子签章技术的发展趋势程序以数字化的虚拟签章使用、公文在系统中生效,一旦需要出现纸介质公文时,在输出后对公文的合法性进行数字与人工的混合验证,并加盖传统的公章。
3 结语
随着Intemet技术的普及、网络技术的不断发展,企事业单位网上办公是必然的趋势。本文所设计的公文流转模型适应现代办公跨地域、跨部门的办公业务流程管理的需要,具有流程定制灵活、各办理过程的协同工作、事务的跟踪处理、用户操作简便易行等特点,能在很大程序上提高办公效率,有着广泛的应用前景。
参考文献
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[4]巫娜燕.论推进企业OA信息化建设的经济效益[J].中国新技术新产品，2011（21）：35-36.
论文作者:杨化冰
论文发表刊物:《信息技术时代》2018年10期
论文发表时间:2019/5/22
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