东莞市公路管理局
摘要：工程档案是项目管理等管理活动直接形成的历史记录，是按照项目档案组卷要求，经系统整理并归档的工程项目文件材料，是自项目立项审批至竣工验收全过程的真实体现。为了提高项目管理水平，必须结合项目档案精细化管理的理念，保证文件的终身质量，充分反映项目建设的全过程。一旦工程质量存在问题，就可以从工程档案中找到事故原因，并迅速确定，为项目实施终身问责制奠定了基础。在现今建设项目持续开展的背景下，精细化管理的实施有助于建设项目档案管理工作有序进行。总体而言，进行工程档案精细化管理的研究具有必要性。
关键词：工程档案；精细化；管理
1工程档案管理的重要性
1.1工程档案是工程项目质量的直接反映
在定量分析和精细化管理的推动下，从适用性、安全性、经济性、可靠性等方面建立了一系列准确的工程质量评价体系。工程档案是工程质量综合评价的基础。例如，项目竣工后，对隐蔽工程的评价，必须依靠隐蔽工程施工前及施工中的图纸、照片、视频和现场记录等档案信息来进行。
1.2工程档案管理是质量控制的重要环节
工程档案管理作为一个项目的动态过程，其目的是记录项目的全过程，确保信息资源的及时跟踪，控制项目的质量。工程档案一般包括人员、机械、材料、环境、技术五个方面的相关信息。工程档案中详细记录了工程师是否经过专业培训，施工机械是否满足施工需要，建筑材料是否合格，施工人员反映的现场环境变化。提取和完成图像。通过管理和查询工程档案，可以锁定工程质量建设过程当中的各个环节，找出质量弊病的源头。
2工程档案精细化管理中存在的问题
2.1精细化档案管理意识较为薄弱
在工程档案管理过程中，一些工程建设单位还仍旧处于粗放式的档案管理意识之下，存在重建设轻档案管理的意识和错误观点，导致工程建设项目的档案资料难以及时、完整地进行记录和整理，大多是采用突击式档案补录的方式，这就使工程档案资料难以达到完整性、有序性的要求，存在档案管理杂乱无章的现象和问题，容易造成工程档案资料的散失和遗漏，使工程档案丧失自身的利用价值，无法为工程建设项目管理和服务提供有利的支撑。
2.2管理人才缺乏导致档案管理水平不高
目前，档案管理人员不仅缺乏工程技术知识，而且缺乏档案管理知识，不能真正满足工程档案管理的要求。有些单位没有设置专职档案管理人员，不能保证档案归档质量。
2.3档案管理制度不健全导致档案管理不规范
档案管理制度的不完善，在一定程度上导致了工程档案管理的混乱。在大多数企业中，对工程档案的记录、收集、整理、归档、保管等方面没有完善的制度要求。在无制度要求的条件下，加上工程建设的周期相对较长，资料比较分散，在单位中收集资料不够齐全，整理不规范，档案编制的质量便参差不齐，这都给以后的档案的归档、保管以及利用带来不少的问题。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
3如何全面提高工程档案精细化管理水平
3.1增强工程档案精细化管理的组织建设
加强工程档案精细化管理的组织建设，明确档案业务的管理权限，形成由项目主要领导、档案分管领导、各职能部门主要负责人及各参加单位主要领导组成的档案工作领导小组，成为精细化档案管理的组织前提和保障，并将精细化档案管理工作纳入到单位年度计划中，作为年终绩效考核评价的构成部分，使工程档案收集、立卷归档、交接、保管等内容成为考核的依据和要素。同时，要强化各单位的档案管理责任，与各参建单位签订合同时，应对项目档案工作责任和完成质量、时间等列明要求，明确奖惩办法，并把档案完成进度要求列入合同支付条件，形成人人重视档案、严格管理档案的氛围，树立档案精细化管理的意识和观念，使档案精细化管理工作成为工作常态。
3.2明确工程参建单位档案管理职责
工程档案管理的发展离不开完善的档案管理制度，使档案管理的责任得以有效落实，并保证对人民负责、对历史负责。工程档案编制过程中的责任范围需要得到项目参与方的充分认可，以确保具有较高的可操作性和实用性。同时，参与组织的职责、运作环节和流程应保持合理。首先，对建设单位而言，需要负责做好本单位形成的文件材料的收集、整理和归档，承担各个参建单位项目档案工作的强化协调、监督与指导，将项目建设文件档案全面纳入项目管理范畴，保证项目建设与档案管理处于同一步伐，促使档案项目的收集、整理与归档工作都实现及时性、全面性与准确性。
3.3强化档案管理人员技能与知识的培训
鉴于项目的特殊性，项目档案管理的范围较广，对档案管理人员的专业能力要求较高。因此，必须加强人员技能培训，组织人员学习档案管理知识，促进他们掌握现代档案管理模式，积极转变思想，理清新时期档案的存储、管理等理论。同时，要重视考核。另外，要与行业发展相结合，积极开展内部培训，使档案管理人员能够明确档案材料编制要求，准确把握资料移交时间，在根本上明确建设工程各个环节档案管理的内容与方向。
3.4提升档案管理人员的素质与能力
第一，认真选派专职档案管理人员，保证其专业技能和工作业绩，热爱和敬业精神，具备优秀的工程档案管理能力。第二，加强培训。在工程资料收集阶段，要对档案工作人员进行定期培训，逐步、分级进行培训。第三，要确保人员稳定。档案管理人员往往流动性大，这样对档案的收集及归档都是非常不利的，设立奖励机制，确保人员稳定显得尤为重要。第四，要加强工作协调和业务交流，档案管理工作涉及到的业务范围比较广，需要其他部门做好辅助和配合工作，在相关制度的支持下，协调与各个部门的关系。
3.5信息化和数字化技术的应用
工程档案涉及内容很多。利用信息和数字技术可以有效提高档案管理的效率，同时提高档案管理的准确性和有效性。推进信息化档案管理，符合互联网技术快速发展和的总体趋势。信息平台和软件的使用，保证了工程档案的精细管理，有利于更广泛范围的档案信息的收集和汇总。数字化档案收集和整理也是精细化档案管理的有效途径之一，大量的现场视频材料和图纸被制成CD-ROM存档，这种存档方式更高效，可以满足大容量存档的实际需要。一般来说，通过积极利用信息化技术，加强工程档案管理的专业水平，使信息技术和数字化的作用更加突出，从而促进工程档案管理实现新的突破。随着智能智造产业的迅猛发展，电子档案管理工作作为一种新型的档案管理手段也将逐渐出现在档案管理工作日常。
结束语
综上所述，对工程档案而言，精细化管理十分关键，能够强化建设项目档案价值的实现，有效提升档案使用效率。鉴于工程项目文件范围的广泛性及文件类型的多样性，精细化管理势在必行，以期维护档案自身的完整性与准确性，保障档案的安全性。与此同时，档案管理职责得到全面落实，管理行为更显标准化与程序化。面对飞速发展的信息时代，工程档案精细化管理与信息技术积极融合，对工程档案管理水平的提升意义重大。基于此，应全方位、多角度地将工程档案精细化管理落到实处。
参考文献
[1]王蔚绮.关于进一步加强档案管理的思考[J].中国管理信息化.2016(12).
[2]邓丽菊.对建设工程档案形成单位指导方法的探讨[J].科技风.2017(19).
[3]李源.建筑工程档案的阶段管理初探[J].中华民居(下旬刊).2018(7).
论文作者:李艺超
论文发表刊物:《建筑实践》2019年第9期
论文发表时间:2019/9/2
标签：档案论文; 档案管理论文; 工程论文; 精细化论文; 项目论文; 管理人员论文; 单位论文; 《建筑实践》2019年第9期论文;