摘要：随着社会的发展，档案信息化越来越普遍，是现代档案管理的主要形式之一。代表了未来档案管理的发展趋势，档案信息化具有显著的优势，不仅有利于内部档案资料的长期保存，还能够实现档案资源的融合与共享。由此可见，档案信息化建设与档案管理至关重要，影响着档案管理的水平。但目前档案信息化建设与档案管理还存在一些问题，阻碍了档案信息化建设与档案管理的发展。因此，分析档案信息化建设与档案管理存在的问题，提出应对策略，具有重要的意义。
关键词：档案信息化；建设；档案管理
引言：
随着经济的发展，迎来了信息化时代的来临，信息化的时代是掌握最新的信息，有利于社会活动的发展。信息的重要传递方式就是通过档案，来保留传送新的知识，科技的进步，也会促进档案信息化建设与发展的科学管理化，为了更好的促进社会发展，同时为社会提供便捷的服务，需要对传统的档案管理进行创新，提高档案管理信息化水平已经是历史的潮流，是适应现代化的档案信息发展要求。
1.档案信息化的建设和档案管理的内容
1.1档案信息化建设的内容
档案信息化就是档案管理部门在统一的规划下，利用信息技术开展档案管理工作，对档案信息的信息资源进行管理与处置，进而提升档案管理工作服务水平。档案信息化建设就是将档案实体保管工作作为重点內容，在一定程度上，可以从多角度分析档案资源管理情况。具体包括以下几点：首先，对档案信息接收与储存进行管理，使其更加和谐化与统一化。其次，保证档案管理模式根据信息化建设需求进行改革。最后，保证档案信息向着网络化与数字化的方向发展，提升档案信息资源的共享效率。
1.2档案信息化建设的要求
对于档案信息化建设主要是由五个部分来组成的，其中包括对基础设施的建设，基础设施是用来将档案信息进行传输和交换以及对资源进行共享的一个最基础的条件，只有对先进档案信息的网络进行建设，才能充分的将档案信息化的整体效益进行发挥。
2.影响档案信息化建设与档案管理效率的因素分析
2.1对档案信息化建设缺乏正确认识
档案信息化建设改变了传统档案管理方式，是对档案管理服务理念的变革，但部分管理人员对此缺乏正确的认识，未认识到信息技术对档案管理的影响，信息技术对档案管理的影响主要体现在三方面：一是利用信息技术实现档案管理的信息化能够提高单个部门的职能效率；二是实现档案信息化的建设能够方便档案的管理与查阅，有效提高个人的工作效率，并为民众提供方便；三是有利于实现档案资源的共享，提升组织效率。但部分人员由于未认识到档案信息化建设的优势，阻碍了档案管理的变革，降低了档案管理能力，影响了档案管理的效率。因此，对档案信息化建设缺乏正确认识是影响档案管理效率的因素之一。
2.2数据分散严重
档案信息数据的分散性较为严重，例如：在对建设局与税务局的财务报表进行移交处理期间，会出现较多复杂的信息，数据管理部门在制作财务会计报表或是其他文件的过程中，只能对其进行分散性管理，难以提升档案信息化建设工作效率与质量。
2.3对档案信息化的建设缺乏相关的认识
对信息的技术进行普及，可以对工作效率进行不断的提高，比较完整的信息框架和信息的处理模式也可以加快对信息进行加工和处理。因此在信息化建设的过程当中，应该树立以人为本的理念，让他们对思想进行转变，通过对自身的技术水平不断的提高，也能对工作的效率进行提高。
2.4档案部门信息化水平存在差异
由于各地的经济水平不同，档案部门的信息化施设以及管理人员的专业能力都会存在一定的差距，导致了档案部门信息化水平也存在较大的差距，这已经严重影响了档案管理的效率。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆有些部门较早使用计算机辅助管理档案，档案管理的信息化水平较高，但有些部门却仍旧使用单机操作，无法实现资源共享，档案管理的信息化水平较低，由此导致网络技术的优势未被发挥，档案信息化管理水平参差不齐等问题，从而影响了档案信息化建设与档案管理效率，致使档案管理能力较低，无法合理利用档案资源。
3.加强档案信息化建设与档案管理的几点思考
3.1对档案信息化工作的体系进行完善
对档案信息化的建设进行完善，就要对其中的管理体系和监管体系以及绩效评价的体系进行完善，并且从多个方面来保证档案管理的工作能够科学的进行，从而能够形成网络状的立体管理，全方位的对档案的管理实行信息化，在绩效评价的体系当中，也要对员工的日常表现进行详细的记录，并且要制定相关的激励机制，从而促进员工的工作的积极性，来对传统管理工作当中的疏忽进行弥补，从而对管理的办法进行创新，最终对现代化的需求进行适应。
3.2加强电子文件的管理
随着计算机档案网络的建立，越来越多的重要文件被传输到网络上，致使电子文件的档案管理至关重要。实践表明，通过电子文件的管理能够保存重要信息，使档案信息的价值最大化，具有重要意义。因此，加强电子文件的管理十分重要，需要做到以下几点：一是建立管理电子信息与维护档案资源网络的技术部门，保证电子文件归档制度化、专业化，从而增强电子文件的管理能力；二是做好电子文件的相关处理工作，在电子文件管理过程中，管理人员需要及时进行电子档案的接收、处理、保存以及文件格式的更改等工作，保证电子文件管理的有效性；三是解决好电子文件的保存问题，电子文件的形成时间短，能否长期储存缺乏验证，因此在电子文件管理过程中需要解决好电子文件的保存问题，对于长期储存的文件需要定期复制，避免出现档案信息丢失的情况。
3.3建立网络档案
建立网络档案能够有效提高档案管理的效率，具有较好的效果，建立网络档案需要做到以下两点：一是建立档案网站，发挥网站的优势，通过建立内部服务网站以及公众服务平台，提高档案管理的服务功能，使网络档案成为档案信息服务的平台，大力宣传网络档案信息，实现档案信息的合理利用；二是采购必要的硬件设备，硬件设备是提高档案管理能力的基础，信息化的档案管理离不开计算机设备的支持，必要的硬件设备是保证网络档案信息交换，共享的基础条件。研究表明建立网络档案有助于提高档案管理的安全性与可靠性，具有重要的价值。
3.4提高档案信息化管理水平
当今信息科技的发展迅速，高新技术的应用会推动电子档案应用到档案管理的机制当中。计算机网络对推动社会进步变革一直有着重要的作用，在对计算机管理系统的开发起着不可磨灭的作用，档案管理信息化的产业升级，产品转变提升也相应的要提升档案管理的水平与信息化产业相匹配。档案信息的网络搜索，把有关的信息，推广到网络平台，人们可以快捷查询想要的信息。加大了普通民众对信息的需求，潜在的促进了社会经济文化的提升。
3.5培养人才，提高档案队伍素质
人员工作素质创造良好环境。一是档案部门在进行培训前，应做好需求调研，按需设计内容，将培训课程内容与工作相结合，也就是说，培训应该是因需产生的。二是制定科学系统的培训计划，注重提高教学者层次，注重教学、自学、研讨和实践的有机结合。三是增加档案工作者之间、相关专业工作者之间的交流，为他们提供学习进修的机会，使其拓宽知识面，借鉴优秀经验，掌握和运用现代技术的方法，更新知识储备。
4.结语
探析档案信息化建设与档案管理具有重要的意义，有助于转变传统的档案管理方式，使档案资源得到充分的利用，提高档案的管理能力。因此，本文主要研究了档案信息化建设与档案管理存在的问题以及提高档案管理效率的策略，通过研究档案管理的相关内容，加深对档案信息化建设与档案管理的了解，提高信息化建设与档案管理的能力。总之，对档案信息化建设与档案管理的几点思考是具有重要价值的。
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论文作者:范秦娟
论文发表刊物:《基层建设》2017年第20期
论文发表时间:2017/10/30
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