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摘要：随着社会的不断发展与进步，办公室文书档案的管理工作逐渐受到人们的重视。随着我国对档案管理工作的愈发重视，加强对档案的归档保管是十分有必要的。文书档案的收集和归档是档案管理的重要内容，文书档案管理的归档文件是在进行归档的过程中，经过一系列的活动最终形成的文件，并且采用纸质的形式进行保存。
关键词：档案；归档；文件整理
引言：
档案整理，是通过一系列手段，将收集来的档案科学地组织，使之条理化和系统化。一般情况下，收集来的档案处于相对零乱、无组织状态，加上档案数量日益增加，成分越来越复杂，如果不加以整理，就会给日常管理和实际利用档案带来很大的困难。
1 文书档案管理基本概念
文书档案的收集和归档是档案管理的重要内容，在对文书档案进行管理的过程。掌握档案的管理技巧，往往可以让档案管理取得事半功倍的效果。在对档案进行管理的过程中，主要分为几个必要的程序。先是要将档案进行收集，然后装订成册，紧接着对档案的归档方向进行判断，再加以分类以及有序的排列，最后进行编目以及装盒的活动。在经过上述的几个环节以后，档案才算是最终整理完成。而在对文书档案进行分类的过程中，主要是根据问题或者是机构的不同进行分类的，这样做的主要目的是为了保证档案可以变得更加有序，这样在后续查找的过程中也可以变得更加简便。在档案管理的过程中，要想将这项工作做好，就必须要坚持按照相关规定的要求进行管理，在档案进行基本分类时，这是一个十分重要的环节，是对档案管理进行明确区分的首要前提，所以应该引起档案管理人员的重视，但是现阶段的工作中，主要存在的问题是没有合理的公文立卷以及档案管理加以明确的区分，二者经常是相互混淆的，这样就会为后续的工作带来一定的难度，在相关规定中，对于档案文件整理提出了更加清晰的规定，也就是要求将文件之间紧密的联系在一起，这样不但可以将自身所具有的价值区分开来，同时还能便于保管。
2 档案整理工作的原则解析
2.1 统一领导，分级管理
该项原则是我国档案工作的组织原则与管理体制。在国家的发展中，其实际上行是由不同的主体所组成，每个主体的责任与义务不同，其发展历史也会存在差异，自然，形成的档案也有明显的区别。国家档案实际上囊括了各个领域的档案，因此，其不可能实现统一管理。再者，就单位而言，不同的部门档案也会存在差异，在管理上自然要加以区分。就如同我单位，将档案管理根据部门加以划分，可以分为党支部、办公室、业务科、防雷管理科四个主体。每个主体的档案特点不同，在整理上也会存在差异。分级管理能够有效地提高管理效率，促进档案整理工作的发展。
2.2 确保档案的完整与安全
该项原则是档案工作的基本要求，也是保证档案工作顺利进行与合理运用的基础。通常来说，在确保档案的完整时，需要从两个方面表述，第一，确保档案数量的齐全，也就是档案中所包含的资料不可缺少或者遗漏；第二，在质量上确保档案的完整，不可存在人为的分割或者零乱的堆砌。而在维护档案安全时，也需要从两个方面表述，第一，档案的保密措施。部分档案对于单位或者企业而言，具有十分重要的作用，如果泄露，将会直接影响单位的发展；第二，档案的寿命延长。尽量降低人为因素的档案破坏，使得其使用价值最大化，使用年限最长化。就档案的寿命而言，在我单位的档案管理中，针对不同部门的不同文件都将其寿命具体化，其以永久、30年、10年作为界限，来对其档案管理进行引导。
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2.3 便于档案的利用与保存
该项原则实际上就是档案工作开展的出发点与根本目的，也是检验档案工作效果的主要标准。在我单位的档案保管期限表中，明显可以看出，对于一些利用价值较高或者具有较长使用时限的材料，其保管的期限也会相对较长。例如，在党支部的党支部年度工作总结、计划、干部任免、换届选举材料，会议记录等文件保存时，其要求年限是永久。这类型文件会影响单位的发展方向与具体运行，价值较高。自然需要长久保存。
3 档案整理工作的程序和内容
首先，日常档案室的工作中，需要接收文书和业务部门所递交上来的案卷，这样就需要档案室在更大范围内对所接收到的档案进行系统的整理，通过对全宗和案卷进行排列、对案卷目录进行加工等，从而做好档案的整理工作。其次，一些档案已被档案室进行入室保存，但由于在具体实践工作中或是在质量检查工作中发现一些档案与规定的要求不相符，在这种情况下，需要对档案进一步进行加工，对不合理的档案进行局部调整，从而更好的提高档案整理的质量。同时一些档案由于保存时间较长，对于这些档案需要对其进行重新调整，使其自身和档案整理体系更加完善。最后，档案室在日常工作中也会接收到一些较为零散的文件，这就需要对档案进行全过程的整理。目前在我国大部分档案室档案整理工作中，最为常见的形式为第一种情况，后两种情况偶尔也会出现，所以作为档案工作人员也需要对整个整理程序进行有效的掌握。
4 档案日常管理优化对策
4.1 加强档案收集和归档工作的宣传力度
加强档案工作宣传力度，可以利用办公室自身优势，宣传《档案法》和各项规章制度实施细则，使医院行政工作人员和医务人员提高档案意识，在医院营造一种人人重视档案、人人参与档案的良好氛围。另外，档案应由专门人员科学管理，并提供有利的保管条件，将档案存放在专门的档案室，配备相适应的硬件和软件。每年按规定做好文件的收集、整理、归档和保管工作。
4.2 细化档案管理流程
在构建档案归档、保管、保密、借阅等制度的同时，做好精细化管理，细分每项岗位工作环节、步骤和程序，注重积累工作经验，可绘制档案工作流程图、编写档案管理工作手册，将档案借阅、收集、归档等工作需要注意的事项、工作步骤、经验方法进行细化，明确岗位工作标准和职责，保证工作质量进一步提升。同时，为每项工作制定具体可行的管理表格，确定工作范围、内容以及标准；学习并整理汇编有关档案管理、工程建设、电子档案等行业法律法规，方便档案员学习和业务查询。采取看板管理的方式规划和布置档案库房，用不同色标反映档案的类别，将档号编制规则、图纸叠放方法、档案整理步骤等工作中的关键点粘帖上墙，方便档案员工作，初步实现了档案管理工作的流程化、标准化、可视化。
4.3 培养档案管理复合型人才
档案队伍的团体建设决定档案工作的发展前景，新形势下复合型档案员既要精通档案管理又要具有较为广博的知识，并能适应外部环境变化，胜任多方位工作。为此，制定了档案员职业培训计划和系统性培训内容，定期组织档案员学习档案业务知识、工程项目建设标准、计算机应用新技能和档案数字化新技术。通过开展经验分享、邮件沟通、工作总结、岗位AB角等多种形式，通过工作考核、定期岗位轮换、工作技能排名、工作量分析、业务大练兵、工作积分等方式，不断丰富档案员的知识框架，提高档案员的综合业务技能，培养档案员的责任意识。
结束语：
对于档案方面的管理人员来说，在实际的工作过程当中，应当要立足于单位的实际情况，并且要不断学习以及借鉴较为先进的管理方面的经验，适应当前档案方面的管理工作的最新形势。在这过程当中需要具有较强的保密意识以及具有高度的法制观念以及意识，促进事业单位的档案方面的整理工作走向科学、规范以及法制的道路。
参考文献：
[1]徐冬梅.企业文书档案管理滞后性探讨[J].办公室业务.2018(24)
[2]余洁萍.试论企业文书档案管理中存在的问题及对策[J].经贸实践.2018(13)
[3]张晓.办公自动化时代文书档案归档整理问题研究[J].办公室业务.2017(16)
论文作者:管妍妍
论文发表刊物:《防护工程》2019年第1期
论文发表时间:2019/5/22
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