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摘要：大数据，是互联网和信息技术的应用和发展背景下产生的，各行各业通过互联网和信息技术的应用，每天都会产生大量的数据需要整理收集和管理。通过大数据技术的处理，这些复杂的信息在管理过程中，不仅工作效率得到了提高，还有利于信息的储存和保管。档案管理，作为一个具有复杂而又需要认真的工作，在日常的管理工作中，传统的档案管理模式已经不能适应当前发展和需要，本文就通过对于大数据的介绍，分析在大数据下档案管理工作的新思路。本文笔者根据工作实践经验对大数据背景下的档案管理进行了分析探讨。
关键词：大数据背景，档案，管理
1大数据的概述
大数据，又称为巨量数据集合。大数据，是指在当前主流的常规软件无法进行信息的捕捉、管理和处理，是需要一种新的处理模式才能具有决策力、洞察发现力和流程优化能力的大量、高效和多样的信息资产。大数据具有“5V”特点，即Volume（大量）、Velocity（高校）、Variety（多样）、Value（低价值密度）、Veracity（真实），大数据的主要价值在于能够对大量消费者提供产品或服务的企业进行精准营销；能够帮助中小型企业进行服务转型；传统企业可以利用大数据进行互联网背景下的转型。
2传统模式档案管理存在的问题
2.1管理理念落后，流程复杂
档案之所以用于管理，是为了方便紧进行档案的查找和使用，传统的档案管理模式，知识注重于档案的收集和管理，在档案的应用方面存在技术不完善，管理混乱，影响到了档案的使用价值。另一方面，传统的档案管理流程过于复杂，并且每一环节的工作量很大，在进行管理的过程中不仅耗时、耗力，还容易出现错误，这主要是人工管理中不可避免出现一些失误。这都影响到了在大数据时代档案管理的发展。
2.2保存形式不符合当代要求
传统的档案管理，主要保存形式是纸质档案，由于档案中具有图片、文字，在进行整理的过程需要大量的人工劳动进行分类整理，并且传统档案管理中，对于影响视频资料的管理技术存在欠缺。在传统的档案管理保存形式中，纸质档案不具备永久保存的优点，对于一些有价值的资料保存不能适应时代的要求。
2.3 管理人员综合素质有待提高
传统的档案管理人员，由于不需要进行一些先进技术设备的操作和相关软件的使用，在档案管理发展过程中，不能够适应新档案管理模式对于档案管理人员的综合素质要求。传统的档案管理中，档案管理人员只要了解档案管理的基本概念，并熟悉档案管理流程，就可以进行档案管理工作，随着档案管理模式的创新和发展，对于档案管理人员有了新的要求。
3 大数据时代背景下档案管理的建议
3.1 完善档案管理制度，优化管理流程
在大数据时代背景下，档案管理制度更加的严明，对于档案管理的流程更加的优化。在大数据时代背景下，人们对于档案的传递和使用大都是利用互联网进行，这就严要在进行档案管理具有随用随查的特点，其管理和使用流程更加的优化。例如某公司，在进行档案管理工作时候，采用互联网技术进行管理，要求公司日常所涉及的文件都以电子文档的形式在各个部门进行传递，最终有各个部门将信息进行归总，将需要进行存档的进行分类，并以文件名的形式发送至企业专门负责档案管理部门，档案管理人员在通过专业的软件进行信息的加密和保存，并存放置检索资源库，便于企业的随时使用。
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3.2 加强档案管理保存方式的改革
传统的档案保存形式主要是纸质档案，这种保存方式已经不能满足当下对于档案使用要求，档案管理的保存形式要在基于纸质档案的基础上进行电子档案的发展。例如，在某企业，针对于日常会议、公司信息传递以及各部门的业务报表等信息，一方面要求进行电子形式的保存，并做备份，另一方面进行档案信息的加密。这样不仅保证了档案管理的全面性，还有利于保证档案的真实性和不易被修改性。另外，传统的档案保存空间主要是在档案室，在大数据时代背景下，档案的保存地点主要云端，不仅省去了空间位置，还具有不被破坏的特点。因此，在大数据时代背景下，档案管理保存的方式要积极的采取先进的互联网技术进行保存。
3.3 提高档案管理人员的综合素质
在大数据时代背景下，档案管理人员的综合素质要求更好，不仅要求档案管理人员具有专业的档案管理知识，还要求档案管理人员具有先进互联网操作技术，能够熟练的操作和使用先进的档案管理软件。这就要求档案管理部门积极的进行管理人员的综合素质培训，一方面进行计算机的操作技术培训；另一方面加强对档案管理人员的业务处理能力的提高。例如，组织管理人员进行计算机二级证书的考试，让管理人员具备国家所要求掌握的技能，另外邀请档案管理专家，进行大数据时代背景下档案管理人员需要掌握的技术培训，还可以进行高素质档案管理人员的招聘，通过不同的方式来提高档案管理人员的综合素质。
3.4 创新服务方式，实现档案大数据服务
一方面，大数据时代，大众的信息利用需求呈现出多样化的特点，相对于网络上冗余杂乱的信息资源而言，档案馆（室）所保管的档案数据信息具备其他资源无法企及的真实性、可靠性，具有更高的公信力，因而，在档案的特性和大众需求的引导下，档案利用者将更加广泛，这就要求档案管理部门要转变工作思路，改变过去“有什么就利用什么、我编研你利用”的被动思维，树立“数据即是服务”的理念，重视特色档案的收集编研、提供更为便捷的检索工具、扩大档案开放的范围、借助网络等多元形式主动地提供优质高效的利用服务。另一方面，大数据时代的档案数据最重要最直观的应用是基于“全数据”的数据对比分析，也就是用档案数据说话；利用知识挖掘技术，对有较高价值的数据进行专业化处理和深度挖掘，即通过“数据加工”实现数据“增值”的能力是档案管理部门所应追求的。
3.5 构建大数据档案信息安全体系
大数据时代给档案信息安全带来了新的风险和挑战，档案部门应主动提供档案数据安全保障。一是档案数据采集安全，主要包括电子文档的收集和纸质档案数字化两部分，要确保收集过程中的档案实体和信息安全，且收集内容有效、可用，则需要建立完善的管理制度，加强全过程安全监控，以及后期安全性有效性检测。二是档案信息系统管理安全，这在很大程度上决定了档案信息的安全。档案大数据系统应具备档案收管用全流程的档案管理功能以及权限审核、系统维护等技术功能，应该能够快速准确地为不同层次和需求的用户提供不同的内容和展现界面。三是档案数据利用安全。大数据时代，必将会对档案信息的查找利用带来颠覆性的变革，而为用户提供越丰富的档案数据资源，则意味着有更多的档案利用安全风险，隐私保护、核心技术的保密、利用权限等都成为档案利用风险的重要方面。
3.6 创新档案数据保存策略，实现档案备份和归档的良性互补
数字档案备份和归档之间的联系较为紧密，如果业务部门能够在业务活动过程中更加注重和保障数据的有效性、有序性，那么就可以借由网络实现同步备份和归档。具体而言，可以根据完整备份或增量备份等方式的不同，在过去完整归档模式基础上，开展增量归档，例如，对于周期短、关联性强的项目，可以在项目结项后进行完整归档；对于周期长、有序性好、数据采集量大的项目，可以在增量备份的同时也增量归档，实现备份和归档同步，既降低成本又便于统一保管，更重要的是降低档案产生与收集之间的时间差，提高归档保存的及时性和有效性。
综上所述，大数据时代背景下，档案管理面临的是机遇更是挑战，档案管理人员要积极的利用大数据时代背景下一些先进的档案管理技术，来提高档案管理的模式创新，同时档案管理人员也要积极的提高自己的专业技能和新模式下业务操作技能，实现档案管理的不断发展。
参考文献：
[1]刘影，陈松嶂.浅谈大数据时代的档案管理工作[J].科技视界，2015（22）：203
[2]田朋波.浅谈大数据时代背景下的档案管理[J].工程技术：全文版，2016（10）：00277
论文作者:胡昊
论文发表刊物:《基层建设》2017年第31期
论文发表时间:2018/2/3
标签：档案论文; 数据论文; 档案管理论文; 管理人员论文; 时代论文; 背景下论文; 传统论文; 《基层建设》2017年第31期论文;