摘要：与电子档案相比，纸质档案最大的优势是便于长久保存和利用，便于对其进行原始性鉴别。纸质档案自其产生至今已经形成了科学合理的体系，仍然是当今社会档案储存的主要形式，具有很强的生命力。而电子档案作为社会信息化的产物，具有信息储存量大、传递利用方便等优势，必将随着信息化的日益发展成为档案信息存储和管理的主要对象。在当前的技术与环境下，两者将长期共存，处于优势互补、相辅相成的阶段。
关键词：电子档案；纸质档案；整合；利用；共存发展
引言：
信息时代的重要特征是建立以电子档案为主的信息资源库，这是社会信息化发展到一定阶段的必然要求。电子档案是由电子文件转换而来的，它代表着单位现代化管理、建设和发展的必然趋势，在现代化管理工作中有重要的作用。纸质档案，就是以纸张为信息记录载体的档案，自然有其不可替代的作用，而电子档案是指利用计算机技术形成的，以代码形式储存于特定介质上的档案。纸质档案具有的特点是：稳定、永久、静态、不积极、固定的，而电子档案则是不稳定、非永久性、动态、积极，流动的档案显得淋漓尽致，其区别也就显而易见。电子档案有它的优势，同时也有它的局限性，电子档案与纸质档案“并存”必然是未来的发展趋势。
1电子档案的优势与不足
1.1优势
（1）节约人力与时间
在大数据发展时代中，电子系统的应用使档案管理有了翻天覆地的变化与更新，借助网络技术、计算机技术、信息技术，为庞大的信息资源提供了无限的存储空间，这就意味着节省了更多的实际空间占用面积，某种程度上也保护了生活环境；在电子信息技术的作用下，档案信息的传递不需要由人员搬送，而是通过网络传输，很大程度上节约了人力与时间，并且提高了档案信息处理速度；同时信息技术的应用下，使得档案信息具备信息共享特点，对于查阅等方面的工作显而易见简单化了。
（2）信息可以共享并可以掌控
电子档案可以直接用计算机处理，省去了传统档案工作中的诸多环节，又能节省时间。电子档案的可操作性可以把获得的信息变活，让它们为自己的各种需求服务，利用者可以要求计算机对文件中的信息进行分类，打印等，将信息转换为自己所需要的形式。电子档案可以人在异地，在同一时间，多人不受空间的限制，同时共享同一信息，这是纸质档案所不能具备的。在不远的将来，我们也可能实现在办公室、家中就可以利用档案信息了。
（3）信息的共存性和无原件概念
传统档案学理论强调：档案文件必须具有原始性，以确保档案文件的历史凭据价值。当电子档案服务用户时，只要在计算机上输入检索词，就能快速、准确查阅到档案文件，相比传统纸质档案要简单、快捷得多，在提高查阅速度的同时，该档案文件可供多用户同时使用。电子档案供所有需要它的人能够共享，打破了纸质档案利用排它的局限，实现了信息共享。纸质档案是以符合证据性要求而产生并保存的，存在的唯一性使纸质档案的原始性容易被确定，这也是其作为凭证作用的根本原因所在，对于这一点，我们曾亲临所见。电子文件，其载体与内容的可分离性，可通过一定方法及时进行无损、全息复制，最后留有的电子文件往往已经过多次载体的迁移，无法做到内容、载体原始性的统一。同时，电子文件具有非直读性，其二进制编码内容只有经过处理并显示到屏幕或打印输出后，才能为大家所识读，而这显然已不是传统意义上的“原件”。
（4）电子档案的利用性
电子档案可以通过计算机网络进行远距离传输，使异地利用成为可能。电子档案在现代信息条件下，在任何一台联网的计算机上，都可以利用档案部门的开放档案，提高了利用率，既节省了往返里程的费用，又节约了能源、还保护了我们的环境，可谓一举三得。
1.2不足
信息技术功能的应用实现档案信息资源的可共享性，这是一大优点的同时也存在缺点，这使档案信息资源的安全性没有得到相应的保证。电子档案对计算机系统依赖性较强，它以一定的格式存储在一定的介质上，其可读性和所依赖的计算机系统密切相关，当生成一份文件的软、硬件环境更新换代或改变时，电子文件可能出现打不开、不可读的现象。环境依赖导致其利用不如纸质方便，维护其可用性比维护纸质档案要付出更高的代价。随着知识的发展与研究深入，人们不断对网络技术钻研，在研发新技术的同时，网络黑客也随之诞生，黑客采用高超的手段，可以对档案信息资源进行盗取、破坏等行为；随着电子档案的发展，很多机关事业单位对电子档案的应用过于依赖，相关设备已经成为档案管理的主要应用对象，一旦设备出现故障便无法继续进行档案管理工作；电子档案在操作过程中若是遇到违规更改的情况很难被发现，相应的更改证据较少，如果存在恶意破坏性质，很难追究起责任，所以说电子档案的法律效应相对较低。
2纸质档案的优势与不足
2.1优势
档案管理是从很古老的年代流传至今的一个具有历史记载、事物还原、个人信息记录等功能的工作，可见档案管理工作的作用非常大。传统的纸质档案历史悠久，其阅读方式易于被用户接受，人们已经习惯了将纸质档案捧在手中那种亲切实在的感觉。现今社会中，各单位对档案管理的重视度也越来越高，而在电子档案发展的时代里，大部分取代了纸质档案，很多人和机关事业单位已经认定纸质档案将随着时间推移以及科学技术的发展逐渐被遗忘，这样的一种观念，使得纸质档案的优缺点已经成为不再重要的事情。而实际上，纸质档案的优点有很多，它具备直观性、明显性；档案信息的书写也相对简单些，阅读方便，清晰明了；纸质档案中已产生的信息资源稳定性强，不宜更改；还有一个特别重要的优点则是纸质档案信息在当事人签字后即生成法律效应，可接受法律保护，传统纸质档案的存储不需要依赖技术环境，工作环境要求比较低，只要有场地、有装具就可以，对工作人员的知识结构要求也相对较低。这些优点是电子档案无法比拟的。
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2.2不足
与电子档案相比较，纸质档案的缺点非常明显，例如：档案处理与保存所需要的实际空间较大；档案文件的保存容易受潮或者鼠虫破坏导致信息残缺；工作量大，需要更多的人力资源，分析、处理、存档等程序比较繁琐；传统纸质档案在服务于用户时需要经过目录检索、现场调档等程序，由于受原件的约束，所查阅档案在利用的时间点上，只能供一个用户使用。在同一时间只能有一个用户利用一卷档案，且要利用者亲自来到档案部门查找、阅读，免不了奔波和时间浪费，传递麻烦，不方便；查阅相对困难等。
3 电子档案、纸质档案的相互联系与依赖
电子档案中的一部分内容是由传统意义上的档案经过数字化转化而来的。电子档案与纸质档案的形成环境、产生“机理”、归档方式以及管理方式均不同。电子文件从形成到归档过程中的每一个环节，都需要遵循档案学的原则，他们相互作用、相互结合、形成自己的定义、术语和概念，完成了电子文件从形成到电子档案的过程。电子档案的存储载体为软件、硬件，而纸质档案的只以纸为载体。传统的纸质档案如当事人的亲笔手稿、亲笔签署等，都表现出真实的原始性，也正是档案的原始记录性，才使得档案区别于图书、资料等其他信息，而具有法律凭证的作用。电子档案的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性要求很高。
从档案管理的原则、方法和技术来看，档案工作的基本原则对电子档案的管理也具有生命力，纸质档案工作的基本原则是确保档案的完整和安全，同样在电子档案管理中也一样必须遵循完整性原则。从档案的保管来看，电子文件的载体脆弱，寿命不长，库房温湿度要求严格，而要长期或永久保存就有必要将电子文件的信息内容存在纸上，现在许多档案部门鉴于电子文件的很多技术，管理方法和手段不成熟的阶段，决定对永久和长期保存的档案存有一份纸质档案，以防不测，对于这一点，我们始终遵循。同时，电子档案也存在许多方面的不足，而纸质档案的保管有悠久的历史，已形成了一套完整的管理体系，其保管技术也很成熟，这一点，电子档案的保管技术在一定程度上必须依赖和借鉴纸质档案保管技术和经验。
4 纸质档案与电子档案的共存管理
4.1管理工作实行“双轨制”
纸质档案与电子档案共存，在档案管理工作上实行“双轨制”。所谓双轨制，就是指在档案管理过程中要同时注重电子档案与纸质档案的存储、管理，使电子档案与纸质档案在归档时就建立一一对应的关系。从目前实际工作来看，对于具有长久保存价值的室藏纸质档案，可通过扫描、拍照等方式进行数字化处理，形成数字档案，并对其实行“双轨制”保存管理。对于电子文件，在形成时就采取“双套制”归档的方式，确保所有的重要电子文件都能形成内容相同的纸质档案。归档时应使用不同的编目方法和存贮装具，档案管理部门分别在纸质档案和电子档案的目录“备注”项注明相对应的文件档号及存址，以便利用时参照互补。
4.2发挥双套制管理的优势
要实现纸质档案与电子档案的长期共存管理，必须发挥各自优势，把传统管理手段和现代科技手段结合起来，灵活选择切实可行的工作方法和工作手段。在收集整理上，逐步建立以电子档案为主、纸质档案为辅的管理模式，简化纸质档案的分类整理工作。纸质档案管理过程中要组卷、归档、分类，其管理需要大量人力，无疑造成管理成本大大增加；而电子档案收集、整理可由计算机处理，档案信息处理具有高效、简捷的特点，能节省时间和劳力。在利用服务上，要充分发挥电子档案的优势。电子档案的可操作性使得使用者可以把获得的档案信息变活，让他们为自己的各种需要服务，使用者可以利用计算机对档案文件中的信息进行分类、统计、汇总、打印、复制或拷贝，将这些信息转换为自己需要的形式。通过充分发挥电子档案在管理、利用方面的优势，可以逐步将档案管理人员从烦琐、枯燥的日常档案工作中解脱出来，投入到更具有智力内涵的档案服务中去。
4.3加强复合型人才的培养
电子档案信息化，首先要有现代化的管理人才，管理人员要有较丰富的知识储备和先进的技术水平。在电子档案广泛应用的情况下，档案人员只懂纸质档案管理知识是远远不够的，必须学习电子文件和电子档案管理等相关知识，才能跟上时代步伐，确保电子档案的安全管理。一方面要注重引进熟悉档案知识和信息技术的复合型人才，充实档案人才队伍。另一方面要加强现有工作人员的业务培训和交流，尽快地使档案工作人员掌握档案信息化的基本知识和技能，提高档案工作人员的业务素质。
5 电子档案与纸质档案之间的整合利用和共同发展
电子档案、纸质档案本质属性相同，在档案管理总的思想基础上，两者档案管理思想是共生的，完全可以和谐共存。纸质档案以自己独特的魅力与电子档案并肩前行，电子档案也并非完美，与纸质档案相比，存在着局限性。既然纸质档案与电子档案各有优劣，从其发展趋势上来看，两者呈现给我们的是互补、共存的关系。可以说，在现阶段档案管理模式中，电子档案弥补了纸质档案不足，纸质档案也为电子档案形成提供了有效的原始依据。发展电子档案同时，做好纸质档案管理工作是十分必要的。电子档案未来难以代替纸质档案。但是，我们的档案部门在发展建设中，不能因为纸质档案的无法替代性就降低对电子档案发展的重视。我们还要与时俱进，紧跟科技发展步伐，在电子档案发展和利用上下功夫，只有这样，才能使纸质与电子档案于发展中相互促进，从而使档案工作发挥应有的价值。
结束语：
我们要根据所在单位独有的特点，遵照国家、档案管理标准，收集、整理、利用、保管好我们的纸质档案、电子档案，两者缺一不可。并将它们灵活运用。无论哪一种形式，目的都是为利用者提供准确信息，只要两者相互配合，还会收到更好的效果，挖掘出更多的财富。保证电子档案的档案学价值是社会科学的使命，而保证电子档案的存在是科学技术的使命，体现了新兴跨科学的宏观走向。在高科技不断发展的影响下，电子档案与纸质档案之间并行不悖，相互依赖，相互促进，电子档案必将与纸质档案长期共存。
参考文献：
[1]刘晓菲.电子档案和纸质档案的整合利用与共存发展[J].办公室业务，2015（13）.
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[3]徐艳玲.信息时代电子档案与纸质档案的共存与发展[J].兰台世界，2008（s2）：65-65.
论文作者:陈欣
论文发表刊物:《基层建设》2017年第30期
论文发表时间:2018/1/7
标签：档案论文; 纸质论文; 电子论文; 信息论文; 档案管理论文; 文件论文; 工作论文; 《基层建设》2017年第30期论文;