摘 要：在信息全球化时代，机要文书档案管理工作面临着新的机遇与挑战，管理人员要顺应新形势，开拓新思路，利用信息化方式将机要文书档案管理工作做细做实，以便更好地服务学校教学、科研、外事等活动的开展。在分析机要文书档案管理工作的特点和工作流程的基础上，结合实际工作经验，对日常工作中发现的问题进行分析，并提出相应的建议和对策。
关键词：机要文件 文书档案 档案管理
在当今国际形势复杂的环境下，特别是进入信息全球化时代以来，西方敌对势力借助新媒体的传播便利，通过多种途径窃取我国重要情报。高校机要文件是高校传达和落实党和国家相关政策的重要依据，如果保管不慎，可能会影响到国家的安全和利益。机要文书档案的管理作为高校机要工作和保密工作的重要组成部分，如何科学管理机要文件，在有效利用的同时确保安全就显得格外重要。
一、新形势下高校机要文书档案管理工作
高校机要文件，由于涉及国家安全和利益，加之其本身的政治性、保密性、规范性、复杂性等重要特点，因此在接收、登记、传阅、归档等每个环节都必须科学化管理，确保传达文件精神的同时，也要做好整个流程中的管理工作。
1.高校机要文书档案管理的特点。
（1）政治性。机要文书档案涉及国家重要秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。高校作为人才教育的聚集地，承担着思想政治教育、教学科学研究等重要活动，因而涉及的国家秘密比较集中。因此要求高校机要文书档案的管理人员必须要有高度的政治敏锐性和责任感，工作之余要加强政治理论学习，把握最新的政治动态，增强自身保密意识。在日常工作中，严格按照文件抄送范围来执行传阅范围，不能私自扩大文件的知悉范围。
（2）保密性。机要文件是指标有密级的文件、简报、讲话材料，各种资料、报表、刊物等。高校机要文书档案是国家重要机密的一部分，因此机要文书档案的管理过程中要严格遵守各项保密规定和相关工作制度，确保不失密泄密，使机要文件高效运转。
（3）规范性。机要文书在签收、登记、传阅、转发、督办、调阅、归档、清退和销毁等管理过程中，要按照文件密级要求，做好各个环节文件的扭转和保管工作，以防文件丢失，或没有及时按照领导批示转交部门办理等。机要文书档案在管理过程中，要按照保密文件管理办法，由指定人员负责，执行相关的审批程序并登记备案，同时要采取必要的安全措施。
（4）复杂性。由于高等学校承担着师生的思想教育工作、专业指导、科学研究、外事访问等一系列重要活动，所以会接收到来自上级各个部门的重要文件，文件涉及范围广、类别多，因此管理过程繁琐杂碎，做好机要文书档案的分类整理和合理利用，是机要文书档案管理的根本。
2.高校机要文书档案管理的重要性。鉴于高校机要文书档案管理的诸多特点，机要文件对高校来说意义重大。重要性体现在以下两个方面：
（1）机要文件对高校领导而言，能够从中及时了解国家的发展动向、方针政策、重大决定等等，因此管理好高校机要文书档案并有效利用，对学校的建设和发展有指导性意义。
（2）对于高校教师来说，机要文书档案涉及国家重要机密、高校内部重要会议或文书、教学科研人员重要科研成果等，因此有效管理，既是保证高校信息安全的前提，又是保护相关学者和科研人员知识产权的重要途径。
3.高校机要文书档案管理工作流程。高校机要文书档案管理工作通常有接收、分类、整理、归档、借阅、销毁等流程，每个步骤管理都要精益求精。
（1）接收。机要文件往往来自学校各个部门，主要是通过机要途径接收的上级来文，另外就是学校其他部门形成的重要会议记录、文书、科学研究成果等。在学校档案室接收这类机要文件时，要严格按照“档案移交登记表”进行登记，特别是标有密级和保密期限的机要文件，移交部门和档案接收部门负责人签字确认，并人手一份。
（2）分类。在接收到各部门机要文件之后，首先要对上级来文和学校部门文件分开整理，上级来文按照来文单位再次进行分类，学校部门文件按照部门、或者按照文件类型进行分类；其次区分标有密级、保密期限的文件。
（3）整理。在前期分类的基础上，首先对每份文件编制页码并装订，然后按照顺序进行加盖归档章，最后录入档案系统，录入的信息尽可能地详细准确。由于秘密文件不能接入互联网，因此在录入时，不著录标题、日期等相关信息，统一标注“密件”管理。对于上级来文中和本校密切相关的机要文件，要自拟标题，并作为本校行政类文件整理，这样也有利于今后查找与利用。
（4）归档。按照类别分类整理后，装盒按照类别、件号依次上架，并按照文件顺序打印文件目录和备考表。其中，秘密文件归档时，由专门的保密电脑单独打印文件目录和备考表，以便今后查阅，并单独存放在指定的保密文件柜里。
（5）借阅。借阅机要文书档案，根据机要文件借阅制度，需要书面报告分管校领导，说明利用目的，做好登记手续，档案管理人员才可调阅。要求在独立的机要文件阅文室阅读，阅读过程中禁止随意摘抄、拍照等可能导致文件内容外泄的一切行为，如有需要借出的，必须部门负责人签字确定，并且在当天下班前归还档案室。
二、新形势下机要文书档案管理工作存在的问题
1.机要工作人员和档案管理人员匮乏。机要文书档案的管理人员保障是做好机要保密工作的前提。很多高校没有专职的机要工作人员，由秘书或者其他行政人员代替，部分高校仅有一名专职人员负责机要工作，人员紧张，而且流动性大；目前高校机要文书档案都由学校档案室或者档案馆保管，档案部门工作繁杂，档案种类繁多，档案管理工作不受重视，人员也极其匮乏，而且档案管理岗位人员招聘条件低（大专或者本科以上学历，非党员即可），对党性要求不严，流动性大，专业不一，对档案管理工作没有专业的学习和指导。
2.缺少业务培训。机要文件档案的保密工作，不单是机要管理人员和档案管理人员的职责，也是高校所有部门、单位的共同职责。定期开展机要保密业务培训和宣传活动，是增强全校师生保密意识的重要途径。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆但是，高校机要保密工作人员业务学习基本都是靠自学相关法律法规，或他人经验的传承与积累，或与兄弟院校交流与沟通，并没有专门的业务培训机构提供培训学习机会，日常工作中，遇到相关业务问题，只能请教他人或者咨询市保密局。
3.机要文件利用率不高。机要文件是传达和落实国家重要政策方针和实施方案的指导性文件，一般都标有密级和时间期限，一般接收之后经领导传阅批示，转交部门办理，最后归档。但由于机要文件不能上网，因此在归档时，只能按照传统的手工检索法归档，导致查阅不便。另外，很多机要文件达到定密的期限之后，档案管理人员没有及时解密，导致利用率不高。
4.整理过程中保密性不强。机要文件的接收、登记、传阅、转发、督办、调阅、归档、清退、销毁的每一个环节，都要严格遵守保密工作管理规定，处理过程中如果管理人员保密意识不强，容易造成泄密。由于档案室文件材料较多，归档文件整理繁琐，因此很多高校档案室都招有勤工俭学学生来帮忙整理档案，档案室业务繁忙，人员进出频繁，机要文件没有单独保管和处理，存在泄密隐患。此外，很多高校将保密文件和普通文件按照序号放在一起，没有设立独立的保密文件柜，同样存在泄密隐患。
5.机要文件借阅制度不全，档案委员会和保密委员会没有起到监管和指导的作用。机要文件的科学管理离不开健全的管理制度。目前很多高校没有制定明确的机要文件借阅制度，导致机要文件的利用存在很多弊端，一是“重保轻用”，一律不外借，导致利用率不高；二是文件借阅手续不完善，使机要文件存在很大的泄密隐患。很多高校逐渐意识到机要保密工作的重要性，成立了相应的档案委员会和保密委员会，但是在日常工作中，并没有起到监管和指导的作用。
三、新形势下机要文书档案管理工作问题的对策
1.领导重视，人员保证。高校主要以教学、科研为主，机要文书档案管理工作平时做得好，也很少有领导注意，一旦引起领导注意了那一定是出了问题。这个工作岗位需要很强的耐心和责任感，需要有无私奉献的精神，而且文书档案管理工作重在经验积累，工作时间越长，对各类机要文件，特别是和本校有密切关系的文件了解更多，在学校相关工作中能发挥重要作用。但是很多青年教师进入这个岗位之后，日复一日从事着分类、整理、归档的工作，比较枯燥乏味，相比教学科研人员，成就感低。因此这个岗位人员流动性大，加上领导重视不够，很难长时间留住人。
因此，要想高校机要文书档案管理工作长期稳定并且有效开展，高校领导必须加强重视，在资金、培训、职称、奖励等方面综合考虑，选拔有责任心和事业心、能吃苦耐劳的的同志加入机要文书档案管理的干部队伍，增强机要文书管理人员工作获得感，逐步完善人员队伍建设，使高校机要管理工作长效发展。
2.增强业务培训，创新工作方式。信息时代，档案管理已趋向于数字化管理，一是有利于文件的高效利用，二是对纸质档案的保护。机要文书档案由于其机要性、保密性特点，在使用过程中不能上网传输，给查阅和利用带来很多阻碍，当前信息化管理时代，如何充分利用信息技术加强对机要文书档案的管理也是值得思考的问题。高校机要文书档案管理工作缺少相关业务培训，工作方式方法还停留在传统的手工检索和查阅，管理人员每天接触的文件较多，日常查阅过程就靠记忆管理，当领导述说文件内容或者标题不全时，检索起来就很困难，因此新形势新技术背景下，增强业务指导，创新工作方式方法就显得尤为重要。
3.完善制度，确保安全。俗话说“无规矩，不成方圆”，机要文书档案管理工作需要有较强的政治性、责任心和耐心。完善的管理制度，无疑是确保机要文件安全的重要保障之一。首先要有详细的文件登记制度，确保每一份文件的走向都很清楚，有记录可供查阅并寻找。其次，要制定相关《机要文书归档制度》、《机要文书档案借阅制度》并装框上墙，促使机要文件归档流程规范，归档过程保密性强，文件借阅制度完善，以防文件丢失。再次，建立日常的监督检查机制，虽然平时严格遵守各项规章制度，按照流程处理机要文件，但也难免会存在遗漏的地方，因此可以每个月检查一次文件借阅登记本，以防有没及时归还的文件，及早发现问题，就能及时解决问题。最后，健全责任考核与奖惩制度，在日常监督和检查工作中对机要管理工作进行考核，对于表现突出的可以适当给与奖励，按照有关政策规定落实机要工作人员的岗位津贴，以调动机要管理人员的工作积极性。
4.完善机要文书档案保密、防护措施。机要文书档案的存放环境是其安全性、保密性的重要保障。首先，存放地点环境要符合档案存放的“九防”标准，即“防火、防盗、防高温、防潮湿、防霉菌、防光、防尘、防虫、防鼠”；其次，纸质机要文书档案要单独存放在特定的保密柜中，按照年份和类别存放，便于查找；再次，配备独立不联网的保密电脑，并定期对电脑的安全性、保密性进行检测。配备专门的“机要文件借阅室”，方便机要文件的查阅。
5.开展保密宣传教育，增强全校师生保密意识。高校保密委员会要切实起到监督和指导的作用，定期指导机要文件管理人员做好全校的保密宣传教育工作，增强全校师生的保密意识。机要文件在扭转过程中，涉及部门人员较多，保密意识参差不齐，在执行文件借阅制度时，有的部门人员对于机要文件的管理制度并不是很了解，认为机要文件管理人员工作方式死板、不灵活变通。通过保密宣传教育活动的开展，一是能提高全校教师对机要管理工作的认识和理解；二是能增强学生的保密意识，从而保护好学生个人利益、学校集体利益，乃至国家利益。
四、总结
总而言之，在当前信息技术飞速发展的信息全球化时代，机要文书档案管理工作也顺应时代发展，逐步朝着科学化、信息化发展，但同时也增加了机要文件泄密的风险。机要文书档案管理人员也需要不断学习和探索新时代背景下机要文书档案管理工作的新方法，促使高校机要文书档案管理工作高效有序开展。
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论文作者:严玲
论文发表刊物:《素质教育》2020年4月总第341期
论文发表时间:2020/3/3
标签：机要论文; 文件论文; 文书论文; 档案论文; 高校论文; 管理工作论文; 管理人员论文; 《素质教育》2020年4月总第341期论文;