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档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存，备查的文字、图象、声音及其它各种形式的原始记录。这主要是说：（1）档案文件是人们在特定的时间，特定的地点、特定的活动中形成的原始记录、不是随意编写出来的，也不是事后复印、抄写的。（2）档案文件是其作者或立档单位行为的一种依据或证明，不能因为内容有错，或因不合自己的口味，随意涂改或批注、加注，使档案失真。这是绝对不允许的。
一、对档案真实性的辩证认识
档案是历史的原始记录，档案同时兼备原始性和记录性这两个方面的性质，是它区别于其它图书文献资料的重要之处。
档案是历史的原始记录，是历史的真迹，与其它的史料相比，具有较大的可靠性，这是因为档案的形成具有客观性，即档案的自然形成的过程。具体而言：（1）档案是一定历史时期自然形成的，它不以日后的意志为转移。（2）档案是立档单位社会活动过程的历史真迹。档案文件的形式和内容，不容许后人按照自己的观点和需要去改迹。这是历史唯物主义的起码要求。（3）文件的归宿为档案，是经过选择整理而实现的。选择整理，要揭示和遵循档案自然形成规律，使文件达到更不便于保管、便于利用的目的，不可任意、毁坏或篡改。通过对档案形成的客观分析，我们得出：档案的真实性是相对于一般史料和文件而言的。因为档案是由文件转化而来，相对原文件而言，存在真伪关系；在转化过程中，除复制件的戴体改变外，并不存在失真现象，然而在归档后的使用过程中，却存在有意篡改或无意失真的可能，甚至在档案馆内混入伪件或赝品的可能。
档案是历史的产物，是代表一定阶级利益的，因此档案文件的记述内容，除受到一定历史条件局限，还会受到一定的阶级立场、观点和方法的影响，因而往往导致人们在档案文件的内容记述中，对于当时社会历史事实及其真相的认识和反映的程度，或者是正确的，或者是错误的，或者是歪曲的。总体而言，档案记述的内容是真实可靠的，因为：（1）档案能够记录立档单位在本身职能范围内的历史活动全过程，尤其是立档单位处理事务的具体内幕情况。（2）能够反映出立档单位本身及其工作人员对客观事物的立场、观点和方法。（3）较准确地记载同立档单位有关的历史事件诸因素。但就具体而言，并不是每一份档案所记述的内容都能够映历史的真实。档案失常不外乎“档案内容失实”和“档案赝品”。档案记述的内容不能够准确如实地反映文件形式或立档单位的真实历史活动，即档案内容反映的历史事实同发生的历史事实，或有出入，或完全不符合，有这种问题的档案称作“档案内容失实”。档案是伪造的，不是当时文件形成者或立档单位形成，称之为“档案赝品”。档案内容失实表示档案本身是真品，是有文档单位可查的只是内容不能够真实地反映档案形成者的思想和历史活动或历史所发生的事情。而档案赝品则是当时伪造的，或日后伪造的，它本身是虚假的。
档案赝品现象的出现和存在，主要是某些人出于政治或经济方面的原因，或政治上要达到某种目的，或经济上图谋钱财。前者如《史记》中记载着赵高与李斯伪造秦始皇的遗诏亥夺得“二世皇帝”的权立。后者如1983年轰动世界的《希特勒日记》的伪造者们，为了获得巨额美金是其伪造的主要原因之一。
二、档案失实的原因：
档案内容和事实不符的原因，是非常复杂的，除档案赝品外，具体总结以下几个方面的原因来分析。
1.首先是产生形成在一定历史时期的文件材料，它是人们历史活动的产物，因此档案产生形成要受到历史条件局限。特定的历史条件、特定的社会存在决定着人类的特定社会实践和认识水平，作为记录这种人类特定实践的档案，不可能不带有它所形成的那个历史时期的痕迹。
因此，不同历史时期，人们的主客观意识对子客观历史的认识总是会存在着这样或那样的差异。这种差异具体表现为：被事物表面现象所迷惑而不能正确认识事物的本质或站在局部地位而不能真正全面准确地把握事物全貌。结果作为真实记录这种认识差异的档案，其内容的记述则不能够完整准确地再现客观历史某阶段或某事物的发展过程。
一般说，档案内容的历史局限并非是档案形成者有意所为，它是历史发展和人们认识逐渐进化的客观规律，但是在一定的历史阶段，由于某些社会原因，也有一些档案形成者有意夸大事实。比如：“大跃进”时期，在“左”的气候和压力影响下，全国各地各行业都刮起了浮夸风。当时形成的档案相当大一部分是浮夸的。在广东，有所谓的亩产30218公斤的“水稻卫星”，亩产50万公斤的“甘蔗卫星”，亩产75万公斤“蔬菜卫星”，日产为铁87.7万吨的“钢铁卫星”等，今天看来这些近乎荒唐可笑的事情，但在当时的档案材料中却屡见不鲜。
2.立档者的阶级性所致档案内容失实。
到目前为止，有文字记载的历史，都是阶级斗争的历史。档案产生于人类社会实践活动过程中，立档者属于一定的阶级范畴，档案也必然要受到一定阶级集团立场、观点和方法的影响，同时阶级社会中各种事物的复杂关系必然表现在档案内容之中，使档案内容不可避免地存在着阶级的局限性，从而导致不同阶级集团形成的档案对于同一事情的记载往往大相径庭，出现了档案反映历史真实方面有着程度差别。出自历代剥削阶级之手的档案史料中，有的存在歪曲捏造等现象。
有的为维护自己的统治地位，对劳动人民革命势力，进步力量进行污蔑，如在民国档案中，把共产党称为“共匪”、“赤匪”，有的材料还捏造事实，污蔑共产党“共产共妻”、“杀人放火”。
有的出于某种政治目的，歪曲事实。如震惊中外的皖南事变的档案材料，事发后，国民党政府军事委员会发言人随即发表讲话“新四军之遭受处分，为其违反军纪、不遵调遣，且袭击前方抗战各部队，实行叛变之结果。”国民党中宣部也发出《关于皖南事变的宣传要点代电》，把事变的起因说成新四军“不遵命令，攻击友军”，国民党军队进攻新四军是执行纪律而采取的行动，“绝不含政治和党派斗争”的色彩。与下面的档案材料联系考察便会清楚地认识到国民党政府制造皖南事变后欺骗宣传的实质。1940年12月3日何应钦亲自拟定《关于解决江南新四军办法》的函件，1940年12月4日国民党政府军令部长徐永昌拟定《关于规定北移路线及解决江南新四军致蒋介石的鉴呈》，1940年12月10日，蒋介石给顾祝同《关于解决新四军的密电》。
3.立档单位为私利造成档案内容失实。
一些人为达升官发财，或追名逐利，对档案内容夸张粉饰，以致鱼目混珠。一般来说，档案记述内容涉及档案形成者个人的切身利益，往往掺有水分。旧政权档案中的土地册籍，其内容以多报少，其原因很简单，多报就要多缴赋税，少报就可以少缴赋税。
在“大跃进”时期，普遍存在着虚报值产量的现象；而这几年，有许多地方，为了局部利益，存在着少报产值、利润、财政收入的现象，为的是自己多得款项少交税款。比如某地1987年的水果产量，推测算有200万担，在上报统计数字前，上级发了一个征收特产税的规定，为了地方的局部利益，水果产量被修正为150万担。这类事情并非个别。
又如灾情，以前为了炫耀成绩报灾情报少，现在较多数地方为了多领救济款或争取更多减免税收，将实情报大些。
截止1989年12月底“全国税收、物价、财务”大检查通过自查和重点检查（注：重点检查面为37%），共查出应交财政金额88.2亿元。从这一资料说明这一情况是相当普遍的。
4.事物复杂未深入调查致档案内容失实。
客观外界事物不断发展变化案极其复杂，人们有时很难通过事物的现象把握事物的规律和本质，加之档案形成者所处的地位不同，视野范围也受到不同程度地限制，难以将客观事物的各个角度和侧面完全准确地了解，这样在描述事情经过时不可避免地会出现错误。有时档案反映的内容并不是档案形成者直接参加，而是间接获得的，又没有仔细调查核实，得出的结论自然不正确，从而造成档案内容失实。
例如：在《左右江革命史料汇编》中，关于广西农民运动领袖韦拨群的入党时间，只是根据一位用韦拨群介绍入党的同志的回忆录，便肯定韦拨群1928年入党的。但是根据恽代军（当时两广区党委负责人）和黄日蔡（当时中共广西省临时委员会筹备小组负责人）在1927年分别给党中央的报告记载，韦拨群早在1926年就是共产党员了。
5.公文实施不利所致档案内容失实。
公文发出后，由于某种原因，文件所述内容没有得到真正贯彻执行，或在执行中没有完全按照文件的精神去办，所以它记载的内容同历史实际还有一定的距离。
另外，公文执行中的不平衡问题，也是应当予以注意的，对于某项规定，可能有的地区执行的好些，有的地区执行的差些，虽然档案内容反映的是全面内容，但实际并非如此。
例如，朱镕基副总理1993年3月13～16日在湖南洞庭湖考察时再次强调：当前各级政府各个部门，都要切实把农业摆在首位，一是农产品订购，订购资金要落实，一是农民负担要减轻。在这以前，国务院及其各省府三令五申，严禁向农民乱打白条、乱收费乱摊派。据来自农村的调查报告可知：去年向农民收购棉花的款项有的地方还没有落实各部门向农民要钱的借口，可谓名目繁多，五花八门，某地农民提出摊派多达182项，款项大大超出当年农民土地纯收入的5%，多数在10%以上，有的甚至20%，如果考虑17.1%（1984年2月1日至1993年2月1日）通货膨胀率故84年农民的负担反而加重了。如果把文件当作现实那就相差甚远了。
有时文件发出后，接受文件的机关或个人，由于某种原因，或变动或调离而没有收到此文件，加之信息沟通不灵，没有及时反馈信息，那么文件所述内容实际尚未办理实行。
如，有人曾根据1928年10月9日《中共中央致东京市委信》中的内容：“杨虎臣（指杨虎城）中央已见其加入，交由你们执行加入手续，加入手续如下：须三个同志介绍，候补期为“半年”。认为杨已加入中国共产党。张魁堂根据有关当事人回忆查实，此信的收信人当时都不在东京，信无法送到，中共中央批准成立的中共东京市委也未成立。由于文件接受机关变动的原因，该信函中的内容并未办理实行，所以杨虎城在东京并不知中共中央已批准他入党一事，更没有履行入党手续。
6.文件由别人AI写作或形成者笔误所致档案内容失实。
文件的形成者很多是秘书草拟的，有的经作者同意认定，代了作者的思想观点，有的则不一定准确代表当事人的思想，有的则完全不能代表作者的思想观点。
文件形成者笔误造成大部分失实文件内容包括日期、人物、官职、地点、数字等等专用名词方面，也有的个别史实记述失误。
例如：《陈云文件》P[，224]有“最近宾县、北安被蒋匪攻占”的记载，黑龙江省档案馆的同志根据有关档案资料对其进行考证，结果证明宾县于1949年12月24日被土匪攻占但北安却未被攻占，文件中的北安系泰安之误。
综上所述，从档案失实几个原因的具体分析，力图准确地反映档案失实现象，但由于事物的复杂性，档案失实的原因不止上面所谈的几个方面。
从这几方面原因的探讨，我们可以得出这样一个结论：档案内容失实，从程度来看，有部分失实的，也有完全失实的，从档案形成者主观意识方面看，有无意义的，也有有意的；从失实原因方面看，有普遍的，也有特殊的，总之，多种多样，千姿百态。
档案失实，不仅过去，现在有，将来还会出现。因为首先作为社会实践活动的主体——人来说，难免有这样那样的失误，甚至错误，反映在档案文件上也就难免失实。因此人们要不断努力减少失误，少走弯路，使档案文件真实记录社会活动。同时，也要注意外部环境对档案真实性的影响。所以，这要求档案工作必须具备档案行业的职业道德还应具有深厚扎实的知识功底和良好的专业素质。
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