论档案业务监督指导工作，本文主要内容关键词为：业务论文,档案论文,工作论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
在《档案法》中规定，各级档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。因此，档案业务监督指导工作，是档案法赋予各地档案行政管理部门的一项重要职责，也是档案行政管理的一个重要手段和必不可少的环节。它对推动档案事业发展规划的完成，档案工作法规建设、组织协调和监督工作的开展，都有重要的作用。我们应当在档案业务监督指导工作中充分认识和明确其地位、主要内容、作用、特点、原则与方法。
一、进一步明确档案业务监督指导工作的地位与主要内容
1、档案业务监督指导工作是一种法定的档案行政管理活动， 包括由国家权力机关、国家行政机关、国家档案行政管理部门、中央专业主管部门、省、自治区、直辖市及较大市人大及其常委会、政府所制定有关档案工作的法规。各级档案行政管理部门和有下属单位的机关、团体、企业事业单位及其他组织的档案部门或档案工作人员是由这些法规授权执行档案业务监督指导任务的。对于这些单位来说，档案业务监督指导工作既是一种权力，也是一种职责，各有关单位应该积极配合、支持，接受其监督、指导。
2、档案业务监督指导工作必须以党的路线、方针、 政策和国家档案工作法规为依据。
3、档案业务监督指导工作需在指定的范围内进行， 监督指导者非经授权，一般不能超越自己所辖的范围进行监督指导。
4、档案业务监督指导工作是以档案事务与法规为内容的， 一般说主要包括：（1）机关、团体、 企业事业单位及其他组织内档案业务建设进行情况对各种门类文件材料的形成、积累、立卷、归档工作和档案、档案工作的管理；（2）档案馆基础建设、业务建设与利用工作； （3）档案行政管理部门的工作；（4）档案学会、协会、协作组织的工作；（5）档案理论与科学技术研究、档案教育、档案宣传出版、 档案专业技术职务评聘、档案对外交往工作；（6）档案执法工作， 以及为中心工作服务等等。
5、正确认识档案业务监督指导工作的基本问题， 主要有以下几点：
第一，如何在档案工作中贯彻执行党的路线、方针、政策。监督指导目的是帮助有关单位及其工作人员端正档案工作的指导思想，使档案工作能服从和服务于党和国家各个时期的工作重心，紧密围绕党和国家的工作重心来开展业务建设。指导重点是，服务中心工作，保证党和国家各个时期各项工作活动形成的文件材料能完整、准确、系统地保存下来，积极主动地提供档案、资料为领导和各有关方面人员做好服务工作，配合党和国家的工作，利用档案、资料积极稳妥地开展社会宣传与教育工作，发挥档案、资料在“两个文明”建设中的作用。
第二，如何贯彻执行党和国家关于档案工作的法规监督。监督指导目的是帮助有关单位及有关部门和人员正确理解和认真执行这些法规，结合自己的实际，努力解决档案工作的领导和管理体制、机构设置、干部队伍建设、业务建设、馆库基本建设以及将档案事业列入各项规划（计划）的问题。
第三，如何组织实施档案事业发展规划。监督指导目的是帮助有关单位及其档案工作人员明确不同时期档案工作的发展方向、奋斗目的、工作重点与措施，结合自己的实际部署和安排好本行政区域、本系统或本单位的档案工作，以促进档案事业整体规划的实现。
第四，如何掌握和运用档案和档案工作管理的技术、方法。监督指导目的是帮助有关单位及其档案工作人员掌握和运用下述各方面的专业知识、科学方法与操作技能：各类文件材料的形成、积累与归档；档案的收集、整理、鉴定、编目、保管、统计，档案史料编纂与利用；档案和档案工作管理的现代化设备、技术与方法的引进、移植、应用等。以科技进步推动档案工作更有成效。
二、档案业务监督指导工作的作用
1、积极引导作用。在档案事业建设和发展过程中，各单位， 特别是基层单位，普遍存在的问题是，当一个阶段的工作任务完成后，不明确下一个阶段朝哪个方向走，档案工作的任务与要求是什么。针对这些问题，档案业务监督指导工作人员运用档案工作规划所提出的方针与目标，档案工作法规所规定的行为规范，先进单位的典型示范等手段和方法，及时地向他们指出方向、交待任务、提出要求，这就在无形中起到了引导与推动的作用。
2、宣传教育作用。档案业务监督指导工作的教育作用， 是通过宣传动员、言传身教工作和集中培训等形式来实现的。其内容包括两方面：一是思想政治教育，即帮助被监督指导区域或单位的广大干部职工提高对档案和档案工作的认识，增强档案意识，重视和支持档案工作，帮助档案工作人员树立牢固的专业思想，热爱本职工作，养成良好的职业道德和艰苦奋斗、乐于奉献的革命精神。二是业务教育，即向接受监督指导的各方面人员普及档案和档案工作基本知识，帮助档案工作人员掌握和运用管理档案的知识、技术、方法，以提高其分析问题和解决问题的能力。
3、耐心疏导作用。 档案业务监督指导工作的疏导作用从两个方面体现出来。一是档案业务监督指导人员是代表档案法规授权机关进行监督指导的，具有一定的权威性。在业务监督指导中指出的问题或提出的建议，容易引起有关单位领导和有关部门的重视，监督指导工作本身就具有疏导的作用。二是对于一些影响档案工作开展的难度比较大的问题，业务监督指导人员依据档案工作法规和被监督指导单位的情况，有重点地做一些疏导工作，以帮助档案部门克服困难。
4、监督检查作用。监督检查档案工作方针、政策、法规、 标准规范和规划、计划的实施。
三、档案业务监督指导工作的特点
1、法定性与示导性。档案业务监督指导的法定性，早在1954 年11月国家档案局成立时就已明确，以后又在国务院《关于加强国家档案工作的决定》等一系列法规性文件中予以重申，《档案法》进一步以正式的法律条文固定下来。档案业务监督指导的示导性，是指它的工作方式及其所起的作用具有引导、示范、辅导的性质。它要求档案业务监督指导人员树立为人民服务的精神，本着诚恳协商的态度，采用循循善诱、言传身教的方法，帮助被监督指导者依据档案行政管理部门所制定的规划和制度，运用档案管理的技术和方法，把本地区或本单位的档案工作做好。
2、社会性与层次性。档案业务监督指导的社会性， 是指它已成为一种社会现象，成为人们社会活动的一个组成部分。
3、管理性与技术性。档案业务监督指导的管理性， 是指档案工作业务监督指导不仅本身是档案行政管理部门的一种职能，而且是社会主义各项事业管理工作必不可少的一部分。
然而，档案工作业务监督指导与一般事务性管理活动不同，它还具有鲜明的技术性。这种技术性是由档案制成材料的多样性和工艺技术性、记录内容的多学科性和文化信息性、档案管理的专业技术性等因素决定的。它要求档案业务监督指导人员具备比较广博的科学、文化知识和档案专业知识与技能，并运用科学的方法和程序将这些知识与技能传授给被监督指导者，使其增长管理档案和档案工作的才干，以解决其本职工作内的各种问题，使档案工作预定计划和行动规范走上正常的轨道。
4、持久性与阶段性。 档案业务监督指导的持久性是由档案产生的持续性和档案工作的久远性所决定的。它依循一定的程序，呈现出一定的阶段性。
5、反复性与渐进性。档案业务监督指导的反复性， 主要表现在对机关、团体、企业事业单位及其他组织各类文件的形成、积累、立卷、归档工作的监督指导和基层中小型单位档案室工作的监督指导上。因为各类文件材料的处理人员和基层单位档案工作人员调动频繁、兼职多，档案意识相对淡薄，专业思想不牢固，有的文化程度偏低，再加上归档制度和档案管理的其他制度不完善，这就不得不迫使档案工作业务监督指导人员反复地对其进行内容大体相同的监督指导。这种反复性也给它的发展开辟了一个新的途径。因为档案工作业务监督指导的反复决不会停留在一个水平上，而是会随着社会的进步和档案事业的发展而逐步发展的。这就构成了档案工作业务监督指导在反复中渐进的特点。
四、档案业务监督指导工作的一般原则
1、统一监督指导原则。 统一监督指导原则的提出是由我国社会主义制度及我国档案工作的领导体制和基本原则所决定的。遵循这一原则，是保证我国档案事业自身协调发展及其与国民经济和社会协调发展的重要措施。因而，它是档案工作业务监督指导的首要原则。
统一监督指导原则的具体内容是，全国各级各类单位的档案工作要接受国家档案局的统一监督指导，要在国家档案局的统筹规划、统一制度、组织协调下开展档案工作。
2、总揽全局原则。 总揽全局原则是系统整体思想在档案工作业务监督指导上的体现。所谓总揽全局，就是要求档案工作业务监督指导部门及其工作人员用系统的观念考虑和处理问题，正确处理全局与局部、局部与部门之间的关系，把监督指导工作的各个方面有机地结合起来，从全局或整体上提高监督指导工作的效率。
3、分级监督指导原则。分级监督指导原则的提出， 是由两个因素决定的。一是由监督指导的宽度所决定的。即在一个监督指导系统中，监督指导者能够直接监督指导的部门和单位在数量上总是有限的。下属部门和单位数量过多，监督指导精力有限，无法兼顾，并且不易协调。二是由档案工作的基本原则决定的。我国档案工作的基本原则是“统一领导、分级管理”，档案业务分级监督指导的原则正是“分级管理”的体现。
4、分类监督指导原则。它是指在档案业务监督指导中， 要区别不同情况提出不同要求，采取不同的措施和方法，不搞“一刀切”，以增强其针对性。档案工作的分类监督指导，是由档案和档案工作的差异性与不平衡性所决定的，是遵循一切从实际出发，实事求是，具体问题具体分析的思想路线的具体体现。
5、重点监督指导原则。 这是抓主要矛盾和矛盾的主要方面的观点在档案工作业务监督指导中的具体运用。所谓重点监督指导，是指档案业务监督指导部门及其工作人员在一定时期内，围绕党和国家的中心工作或档案事业发展中的基本问题、关键环节而开展业务监督指导工作，以带动档案事业其他方面工作的发展。
6、调动工作人员的积极性，深入监督指导的原则。 档案业务监督指导的双方都是人。调动人的积极性，包括两方面。一方面是档案行政管理部门要调动业务监督指导人员的积极性；另一方面是档案工作业务监督指导人员要调动被监督指导人员的积极性。
五、档案业务监督指导工作的主要方法
1、宏观监督与微观指导。宏观与微观是相对的两个概念。 档案工作的宏观指导与微观指导是就其着眼点而言的，在监督指导方法和内容上有所区别。对各级档案行政管理部门和专业主管机关的档案部门来说，这两种监督指导都是必要的。但相对说来，市（地）以上档案行政管理部门和专业主管机关档案部门，则应侧重抓好宏观监督。
档案工作的宏观监督，是指把某一个地方、某一个系统的档案工作作为一个整体，从大处着眼，主要进行方针目标和行动规范的监督指导。它所要解决的主要问题是提出任务，指明方向，明确要求。具体来说，主要是监督指导解决一些带全局性和战略性的问题。
档案工作的微观指导，是指对某个单位的档案工作以及档案工作的某个方面进行具体的指导，主要是技术、方法的指导。所要解决的问题主要是如何使被指导的工作符合计划与标准、规范的要求。如对某机关档案工作的指导，对收集、分类、立卷、归档、保管工作的指导等，有的对这些指导抓得过细，有的又较放松，对如何开发利用又过问不多。
2、会议指导与文献指导。召开会议与印发文件、书刊， 是档案行政管理部门经常采用的两种方式。会议指导，就是运用档案工作会议的形式来开展业务指导。这种方法具有较强的时效性、直观性、沟通性和集益性。文献指导，是指通过制发文件（包括规划、条例、办法、规定、标准、规范等）和编发简报、书报杂志等方式，来进行档案工作的业务指导。这种方法具有较强的依据性、全面性、长效性、广泛性和方便性。
3、咨询指导与示范指导。咨询与示范， 这是档案工作业务指导经常运用的又一种重要方法。所谓咨询，就是跟别人商议，征询别人的意见。它是有问有答的，重在“说”。所谓示范，就是演示和提供样板，重在“做”。两者也是既有联系又有区别，相辅相成的。
4、集中监督指导与个别监督指导。 集中监督指导与个别监督指导也是相对的两个概念，它是就档案工作业务监督指导的规模而言的。两种监督指导方法各有其适用范围，也各有其特点，在档案业务监督指导工作中应结合进行。
5、整体指导与专项指导。这是各地各系统常见的、 有效的档案业务监督指导工作方法。
此外，还有普遍监督指导与重点监督指导、直接监督指导与间接监督指导、理论监督指导与实际监督指导、原则监督指导与具体监督指导、考评指导与检查指导等。这些都是针对不同情况而产生的不同方法，需要我们在档案业务监督指导工作中灵活掌握、结合运用。
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