高达建设管理发展有限责任公司 河南省 455000
摘要：在城市建设发展过程中城建档案所发挥的作用不容忽视。社会的迅猛发展导致城建档案信息量迅速增加，所以借助计算机技术、通信传播技术和网络技术等推动城建档案管理信息化建设顺利开展是必然趋势。对此，文章主要阐述了城建档案信息化建设的必要性，并对加强城建档案管理信息化建设的有效策略进行了探讨，以期推动城建档案现代化的顺利实现。
关键词：城建档案；信息化建设；策略
引言
现阶段，城市建设步伐的加快促进了城建档案管理工作量的加大。相应的，调用、处理和分析这些城市建设基本信息难度日益加大，这就需要更准确、全面的城市建设档案进行维护、管理、建设和规划。在信息化技术不断发展下，信息化技术快捷、准确、方便的特点逐渐被城建档案管理部门认可，促进了城建档案信息化管理的良好发展。
1信息化视角下的档案管理工作要点
信息化视角下的档案外在表现形式是一种数字形式，为了适应信息技术时代对档案管理的要求，各个单位开始利用数字化技术对档案信息进行加工、采集和利用，开始建设档案管理集成系统。
与传统的档案管理机制相比，信息化视角下的档案管理具有以下特点：第一，档案管理科技化。将信息技术融入档案管理环节后，部分手工管理环节被档案管理系统所替代，减少了工作人员的负担。第二，档案传输网络化。传统档案管理的传输以手工传输为模式。信息化视角下，档案传输模式发生了改变。不仅可以通过互联网进行档案传输，也可以通过物联网、点对点技术以内部网络来传输档案资源，档案传输效率得以提升。第三，档案利用共享化。信息化视角下，档案资源被转化为相应的数字格式后，能够在自由的网络环境中进行传输，给档案利用共享化带来了新契机。各单位通过搭建相关的共享平台后，可以自由的在平台上下载档案资源，满足自身的多元化需求。第四，档案管理高效化。信息技术明显提升了档案管理的生产力，提高了档案采集、整合和检索的效率。
2城建档案管理信息化建设的几大核心要素
2.1安全意识不足
长期以来，档案界普遍存在“重收集、轻管理”的现象。相对档案的安全管理来说，更重视档案的日常管理，也就是更重视城建档案信息的收集、整理、归纳和保存，将城建档案收集到位后就认为完成工作，不重视档案进馆后的安全管理工作。对于个别城建档案馆来说，缺乏对档案安全管理的系统性规划，导致档案管理工作比较琐碎，整体布局不完善，对可能危及档案安全的种种问题心存侥幸、预估不足、重视不够。
2.2档案信息安全存在隐患
信息化技术在档案管理中的大范围应用，带来一定的信息安全隐患。一是对档案内容进行数字化加工，存在一定的安全风险，这主要是因为数字化加工人员来源复杂、流动性大、良莠不齐，批量档案带出库房去数字化加工场地，安全保密措施存在漏洞。二是信息技术的日新月异，给城建档案的信息安全带来新的挑战。因为网络的互通性和共享性等特征，很容易被入侵或者攻击造成信息风险，加之相应的信息安全措施不足，安全手段的更新滞后于信息技术的发展。三是存储介质的局限性，数字存储和网络存储设备有很大的局限性，电子档案的长期保存有很大的制约性。四是数据异地异质备份未开展或不能及时开展，导致城建档案数据无法实现异地共享，或者保存方式单一化，一旦发生意外事故，档案安全性不能很好得到保障。
2.3数字化档案馆（室）建设给档案安全又添新课题
积极开展馆藏存量档案数字化，大力促进增量档案电子化，加快推进数字档案馆（室）建设进程，全面实现档案数据管理存储数字化、利用服务网络化是城建档案事业发展的趋势。但在推进城建档案数字化过程中如何加强档案信息与数据的安全监督与管理却需要小心翼翼、谨小慎微，特别是购买档案数字化社会化服务与项目的不断推进，也给城建档案安全管理增加了新的课题。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
3加强城建档案管理信息化建设策略
3.1提升档案管理的正规化水平
档案管理的基础工作就是对档案进行分类、归档，然后进行有序的管理。但在现实环境中，很多单位并没有意识到档案管理工作的重要性，仍存在着很多问题。因此，档案管理正规化，减少工作失误，提高档案查询的速度是非常重要的。
3.2明确档案信息检索
档案检索是档案管理工作中的重要组成部分，如果将档案管理的基础工作落到实处，档案检索就不会出现问题。随着现代应用技术的发展，现代档案管理大多都用电脑记录信息，所以更要做好档案信息的检索，以免产生不必要的麻烦。
3.3提升档案的使用效率
如果档案管理的基础工作做得好，就会提升档案的使用效率。档案管理单位每年都会接收到很多档案，管理人员要根据档案的重要性进行科学管理，需优先整理重要的档案，然后再整理其他的档案，这样，档案的使用效率就能得到很大提升。还可以改善档案检索的方法，比如只输入关键词等，这样，对提升档案的使用效率也能起到一定的作用。
3.4搭建数字档案馆
计算机技术、人工智能技术以及办公自动化技术的深入发展，将意味着单位会产生愈来愈多的电子文件，数字档案馆建设是未来档案管理工作的发展趋势。第一，从统一管理、统一规划和统一平台的角度出发，单位可以利用扫描仪来处理纸质档案，利用格式转化软件来处理电子档案，将纸质档案与电子档案转化为统一格式的数字档案，搭建数字档案库。第二，根据本单位档案管理的实情，结合未来档案管理目标和规划，选择适合本单位的档案管理软件，为数字档案库的建设奠定基础。第三，档案管理部门应当充分发挥自身优势，建立一套新的档案管理体系和系统，指导档案管理人员工作，推动档案管理工作标准化、智能化和规范化。
3.5重视人才队伍的培养
人才队伍的培养是信息化视角下提高档案管理工作的关键。建设一支高水平、高素质的人才队伍是档案信息化工作中最紧迫的任务。第一，单位可以探索岗位流动机制，加强档案部门与其他部门的联系。岗位流动就是派档案管理人员到其他业务部门熟悉工作。通过岗位的流动，会增强档案管理人员搜集档案资源的主观能动性和能力，能够搭建起来良性的部门沟通机制，从而实现人才的合理科学配置。第二，为了防止工作人员产生思维定势，应当制定一套符合实际工作的培训机制，通过培训来拓宽档案管理人员的思路，增强档案管理人员的创造意识和创新意识，促进档案管理机制的创新。第三，档案管理单位可以与相关单位开展多种形式、多样化、深层次的合作，为管理人员提供广阔的交流平台，并汲取相关单位的档案管理经验。
结语
总而言之，在当前的信息化形势下，城建档案大势所趋，也是新经济常态下必须履行好的重要职责。城建档案管理部门必须将管理理念转变、加强信息化建设，推动城建档案事业更好的发展。
参考文献：
［1］戴彦．档案管理信息化建设的现状及对策［J］．城建档案，2017（1）：25－26．
［2］叶李芳．数字化时代档案管理信息化建设途径探讨［J］．城建档案，2017（3）：28－29．
［3］封云梅．新时期城建档案管理信息化建设探究［J］．办公室业务，2017（2）：82－82．
［4］李静波．城市建设档案管理的困境与信息化改进策略［J］．城建档案，2017（9）：65－66．
［5］牛家旺.档案管理信息化下档案管理员应具备的素质［J］．中国中医药现代远程教育，2010，8（15）：156－157.
［6］范丽娜.档案人员应具备的素质［J］．西安邮电学院学报，2009，（02）：164－166.
论文作者:裴利强,崔光荣
论文发表刊物:《基层建设》2019年第18期
论文发表时间:2019/9/20
标签：档案论文; 档案管理论文; 城建论文; 信息化建设论文; 管理人员论文; 单位论文; 数字论文; 《基层建设》2019年第18期论文;