摘要：基于信息时代的要义探讨人事档案管理，需要认清当前人事档案管理存在的弊端，同时认清应用信息技术手段对人事档案管理的重要性，并结合信息技术形成更加便捷的管理手段、更加多样化的管理途径以及更加高效的管理成果。本文从实现人事档案记录完整性以及提高人事档案管理工作质量的目的，提出了有建设性的人事档案管理信息化发展策略。
关键词：人事档案管理；信息化建设；策略
引言：
人力资源管理是企业管理的重要构成，而在管理人力资源的过程中又要做好对人事档案的收集与管理。在当前信息社会快速发展的前提下，企业人事档案管理也应该积极的应用信息化手段进行管理，这是社会发展对企业人事管理提出的具体要求。人事档案管理与信息化手段的结合需要寻找出有效的结合路径，以促进人事档案管理成效的提升。
一、人事档案管理信息化建设的必要性
信息化的发展和管理手段已经被广泛的应用到社会的各个方面，信息化已经成为衡量一项管理活动是否高效的重要指标，因此，可以将信息化的人事档案管理立足于社会发展大背景下，再结合具体的社会对企业人事档案管理的要求，从各个角度出发，制定可以促进企业人力资源配置的信息化管理模式。此外，传统的人事档案管理手段已经跟不上当前的企业或各行各业人事档案管理的要求。在管理人事档案的过程中，管理人员需要处理繁杂的人员档案信息，且需要对众多档案进行分类，在使用档案时，人事档案查询在人事档案管理工作中占据较大比例，信息化与人事档案查询的结合能够使查询人员拥有一种更加便捷的信息获取路径。传统的人事档案管理时，查询的主要是纸质档案，可能会出现搜索费力或者是纸质档案受损的情况，很可能不能获得想要的查询结果，而现代化的电子档案则能够规避这一弊端，且查询人员可以随时随地的对人员档案进行查询，能够实现移动的人事档案管理目的。企业在发展过程中，在重整人力资源结构时，需要了解个人的能力和其他的相关信息，而高效的人事档案则能够为企业提供人事重组信息，同时能够帮助企业相关部门挖掘人才，提高人才配置效率。人事档案管理中信息化内涵的体现还需要同时保证人事档案的保密性和安全性。和纸质档案不同，电子档案的储存首先能够形成一种相对抽象的档案系统，不能够直观的展示在人事档案管理人员眼前，这在一定程度上保证了信息安全。而且信息化的电子档案能够更加长时间的储存在相应的系统中，不需要安排专员对纸质档案进行保存管理，从而可以发挥更大的人力资源效益。在管理人事档案的过程中，人事档案管理人员可以对自己所负责的档案部分设置权限，能够提高档案管理的相对独立性。信息化的人事档案管理手段可以将人作为档案管理的中心，更加重视对人员权益的保护，有利于促进实现和谐的劳务关系。
二、人事档案管理信息化建设的要求
（一）保证档案安全的策略
在传统的人事档案管理的过程中，在保存档案时，基本上采用的都是纸质档案，这种保存档案的形式，很容易出现损坏问题。因此但使用信息化的人事档案管理模式时，要侧重于改善传统的纸质档案的形式，将其改变为电子档案。电子档案具有及时的恢复和修改的功能，在人事档案管理的过程中，管理人员能够及时的获取电子档案，并且不会影响电子档案的存档。但是需要注意的是，要针对电子档案的管理部门设置相应的权限。使用电子档案的人员，必须根据相应的密码才能进入，要确保电子档案信息保密，而且要保证电子档案存档安全。
（二）确保提高管理水平
将信息化手段应用在人事档案管理之中，必须要确保信息化手段应用有效。在利用信息化手段的过程中，要做好对人事档案信息的数字化处理，并且提高人事档案信息数据的共享性，只有这样才能真正的提高人事档案管理水平，才能与传统的人事档案管理模式区分开来。
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三、有效的人事档案管理信息化建设策略
（一）增加对人事档案管理信息化建设的投资
信息化手段的应用需要投入较多的成本，因此企业要想真正的推行人事档案管理信息化模式，必须增加对人事档案管理信息化建设的投资。增加对人事档案管理信息化建设的投资，可以提高信息化技术的应用质量。对人事档案管理信息化进行投资，主要体现在对信息技术进行投资，以及对技术专业人才进行投资，这样便可以保障在推行人事档案管理信息化模式时，能够应用专业的软件和高素质的人才，以切实的改善当前的人事档案管理现状。从一定程度上来说，增加对人事档案管理信息化建设的投资，能够提高人事档案管理信息化水平，人事档案管理的信息化水平提高了，就能够提高人事档案管理效率，从而可以一定程度上节省时间成本。
（二）重视人事档案管理软件的研究与开发
将信息化的人事档案管理模式应用到具体的人事档案管理之中，需要研究和开发出具体的人事档案管理软件。因此，企业必须要和相应的信息化软件建造企业共同配合，深入的调研市场情况，并结合企业实际，打造出能够为企业人力资源配置提供支持的人事档案管理软件。要构建出专业的人事档案管理信息化平台，人事档案管理人员要不断熟悉人事档案管理软件的使用要求和操作技巧，要确保能够在人事档案管理软件中高效的上传人事资料信息，要能够针对人事资料数据构建专门的数据库。在使用人事档案软件的过程中，会遇到多种多样的人事档案信息和处理要求，此时就需要根据管理的实际要求，不断的完善和更新软件系统，提高其与实际人事档案管理工作的契合度。
（三）建设人事档案管理信息化建设队伍
人事档案管理的主体是人，被管理的对象也是人，人管理人，人尊重人，要以人为本，做好人事档案储存和管理工作，从而实现企业员工之间的和谐。企业应该有针对性的建设起专业的人事档案管理信息化队伍，并以此为人才支撑，实现人事档案管理信息化建设。在整个管理过程中，要善于借助信息化这一辅助手段，建设出高效的人事档案管理模式。在高效的人事档案管理信息化模式中，应该重视对管理人才的培训。在专业化的人事档案管理信息建设人才队伍中，应该包含专业的信息技术人才和专业的人事档案管理人才，以及二者相结合的综合型人才。
（四）创造良好的信息化建设氛围
企业在开展任何一项管理活动时，都需要被管理者的配合，因此企业在进行人事档案管理活动时，要不断的激发出员工的工作积极性，以不断的创设出良好的信息化建设氛围。企业的发展同样离不开制度的支持，建立相应的规章制度是企业人事档案管理过程中的重要辅助手段，只有这样，才能规范人事档案管理人员的管理行为，同时激发出人事档案管理人员的信息化手段应用的积极性。企业要重视并从多角度加大对人事档案管理工作扶持力度，变被动的人事档案管理信息化模式的构建为主动的人事档案管理信息化模式构建。在创设良好的信息化建设氛围的基础上，要不断的推进人事档案信息三化管理，即人事档案信息化管理人员专业化、档案管理服务网络化以及档案数据处理信息化。
结语：
企业人事档案管理的主要目标要明确，要不断的丰富人事档案管理的信息化内涵，使人事档案管理手段信息化、人事档案存档方式信息化以及人事档案查询方式信息化。企业人事档案管理信息化目标的实现必须经过一个漫长的过程，还
需要根据实际的企业发展状态对人事档案管理的信息化模式进行更新。
参考文献：
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[2]王芳.新常态下人事档案管理信息化建设分析[J].人力资源管理，2018（02）：207.
[3]徐辉.关于新时期人事档案管理信息化建设探析[J].办公室业务，2017（01）：28+46.
论文作者:孙昭浪
论文发表刊物:《基层建设》2018年第16期
论文发表时间:2018/7/16
标签：人事档案论文; 档案管理论文; 人事论文; 档案论文; 信息化建设论文; 企业论文; 手段论文; 《基层建设》2018年第16期论文;