摘要：工程档案是记录工程项目施工建设情况的重要依据，随着我国基建工程项目逐渐增多，如何做好基建工程档案管理，已经成为相关人员研究的重点。在信息化技术快速发展的今天，基建工程档案管理有了新的发展，大量新技术的进步，为基建工程档案管理提供了新的方向，能够显著提高档案管理水平，因此应该得到相关人员的关注。本文针对如何做好基建工程档案的信息化管理进行探讨。
关键词：基建工程；档案管理；信息化；收集
引言
基建工程档案是整个工程项目不可或缺的组成部分，是工程项目的凭证，是基础性文件资料。只有不断强化基建工程档案管理，应用先进的管理模式，才能保障档案资料的规范性、完整性与准确性，为整个项目档案管理工作打下坚实的基础。随着信息技术在档案管理中应用范围的扩大，基建工程档案管理也应紧跟时代发展，在保证档案内容精准性的前提下，对档案存在形式进行优化，强化资源管理效率的提升，加强资源共享。
一、基建工程档案信息化管理的涵义及价值
1.1基建工程档案信息化管理的涵义
基建工程档案信息化管理融合多种信息技术于一体，将各自优势应用在基建工程档案的生成、存储以及管理各个环节中，增强基建工程档案管理的规范化与高效性，对整个基建工程行业的发展具有重要的现实意义。
1.2正确认识基建工程档案管理信息化的社会价值
针对基建工程档案信息化管理，在多种信息技术的支持下，强化对基建工程档案资料的全面收集与整理，通过计算机信息平台，构建更加统一化的档案管理形式。在这种模式下，档案管理人员的工作强度大幅度降低，工作量缩减。与此同时，档案信息化管理有效提高了信息共享程度，方便档案资源的查询与使用，有利于使用者对基建工程全过程的信息进行高效使用，对信息的更新与补充意义重大。另外，基建工程档案资料的传递更显高效，借助信息技术，将档案资料进行数字化处理，时间、人力以及物力等成本有效降低，对基建工程成本控制与管理十分有利。
二、基建工程档案管理中存在的问题
2.1档案管理体系存在问题
在传统基建工程项目中，由于大部分的基建工程具有施工周期长、阶段多的特点，本身就对工程的档案管理提出了一定的要求。有学者研究认为，在传统的档案管理中，由于工程项目本身具有特殊性，导致工程项目的档案管理存在复杂性的特点，这一特征在基建工程中同样适用。同时，部分基建工程管理单位一直受传统思维的影响，认为保证工程质量、确保工期是整个工程建设的重点，因此整个工程项目的管理资源都向着上述工作倾斜。在这种情况下档案管理容易被相关部门“忽视”，导致各项工作无法顺利开展。
2.2档案管理意识不健全
工程建设人员对基建档案的重要性普遍认识不足，部门对基建档案工作的宣传力度不强，再加上受经济利益的驱使，工程建设人员往往只重视工程建设本身，而忽视工程档案的建立，使基建档案的收集、整理与归档工作远远滞后于工程建设的进度。工程项目建设和管理的技术文件资料长期处在分散、损坏、丢失等状况下，不仅制约了部门经济的可持续发展，也影响了工程建设档案的管理和利用。
2.3档案管理人员的素质普遍不高
档案管理人员的素质存在较大差异，部分管理人员在进行档案的收集和归档管理工作时，由于自身相关的管理知识的缺乏，使得档案管理成效大打折扣。过度注重“红头文件”的管理，也会造成基建档案质量不高的现象。另外，档案管理人员责任意识不强，缺乏对文书档案的专业化分类和管理的能力。在进行归档时，对材料中记录事件、内容的真实性没有采取有效的途径进行查阅，或是根本没有进行材料准确性的论证，也将影响到基建档案收集和归档管理最终的质量。
三、如何做好基建工程档案信息化管理
3.1完善基建工程档案的信息化管理体制
以基建工程项目的特点和基建档案的管理要求为主要依据，各参建部门需要进行相应的档案机构的设立，做好专兼职档案人员的配备工作，将各个工作人员的管理职责进行明确，逐步形成科学合理的基建档案管理网络体系，深化职能发挥，做好基建工程档案的信息化管理人员之间的沟通和交流工作。以基建工程档案的现代化信息化管理模式为依据，将各项制度在基建工程的各个部门以及人员工作中得以落实，为基建工程档案资料的收集和整理、归档提供安全保障。
3.2传统管理方式向数字化管理转变
从传统管理方式向数字化管理转变的关键是建立基建档案数据库，保证档案信息化与数字化的过程速度快、准确率高、转化成数字文献存储空间小。结合基建工程特征，建立部门立卷制，使档案管理部门和产生基建档案的部门协同合作，使用同一的档案管理软件。此外，基建工程档案信息化管理需建立网络化共享机制，充分发挥计算机网络的优势，将档案管理软件与内网、外网端口衔接，初步建立局域网下计算机终端上传、检索、借阅、下载、打印等功能。
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3.3从全局视角对基建档案重新整理
基建档案管理部门对这些材料进行重新的分类整理，构建标准化、规范化的基建档案管理流程。通常基建档案资料统一规范化整理的做法包括：一是制定分类方案，结合自身档案管理工作特点规范档号的编制；二是依据统一的规范标准，重新分类整理不规范的工程材料；三是统一基建档案整理标准，规范卷内文件目录题名；四是提供人力保障，以保证基建档案整理工作的顺利进行。
3.4强化基建工程档案的收集工作
基建工程档案的收集是基建工程档案的信息化管理的起点，会对其他阶段的工作产生影响。因此，进行基建档案收集范围和归档质量、归档时间等标准的制定，针对工程中的关键阶段做好收集工作，开展全方位的跟踪式档案服务，对工作方法和态度进行全面的改进和优化，对基建工程档案管理工作中的规定和措施进行全方位的贯彻，积极采用业主负责制、监理监督制等先进的管理制度，为档案收集工作带来便利。
3.5规范基建档案立卷标准，提高立卷质量
各参建单位应严格按照操作规范做好职责范围内的基建档案整理、组卷、编目、保管、利用工作，遵循基建档案的形成规律，保持档案资料有机联系，单项工程以相互独立、便于利用为原则。构成分类清晰、连续成套的一个整体。通过工程项目技术会议、技术交底等形式，解决基建档案工作问题，形成现场办公会议纪要、档案工作总结、简报等文件，还可采取外聘档案工作专家现场演示、开展业务咨询答疑等方式，对基建档案业务工作进行指导和规范。统一基建档案管理标准和操作方法。
3.6及时进行培训，明确归档要求
施工单位的员工是档案材料的直接接触者，因此，任何一个员工都要提高归档意识，了解建设单位的基本状况，只有这样才能保障档案材料的完整性。通过专业培训的方式，提高员工对基建档案管理意识，明确档案归档的目的和要求，这种培训要在档案归档人员接手这一工作之前开始进行。不过，在具体的工作实践中，很多单位往往忽视基建工程档案的管理培训工作，因此要在建设单位、施工单位和监理单位中聘用档案管理人员，从源头上解决档案归档人员匮乏问题。由于基建工程的不同，基建工程资料自然存在差异性，所以在档案文件的归档上也会存在一定的差异，这样一来，在推动施工单位建档工作发展时，也要按照单位的具体要求建立档案资料，避免工程档案资料受到影响。
3.7构建全方位的数字档案安全系统，为档案安全性与完整性提供坚实保障
在基建工程档案信息化建设过程中，安全问题决不能忽视，这是整个信息化发展中不可轻视的问题，事关档案资料的安全性与完整性，甚至与基建工程单位的机密都有着紧密联系。为此，在信息化建设中，要将网络安全问题作为重点，安装专业的防护与杀毒软件，加强对防火墙的检查，在根本上维护数字档案资源安全性，避免遭受侵害。另外，要重视资源备份，结合纸质档案，增强机密档案的加密处理，实现安全防护工作的全面性。
3.8培养高素质的复合型档案管理人才，全面提升基建工程档案信息化管理水平
随着网络信息技术在基建工程档案管理工作中的应用，整个档案信息化管理与建设面临更高的要求与标准，需要实现档案资源的全面性、完整性与安全性。鉴于此，整个档案信息化建设需要与时俱进。同时，对档案管理人员提出更高的要求，重视知识能力的增强以及知识范围的拓展。结合发展实践，重视对管理人员进行全方位的考量，做好科学考核，强化对计算机、网络以及档案管理知识的全方位评估，准确掌握各个人员的能力水平，针对性地进行培训与教育，提升总体信息化管理水平，为整个档案事业培养更多复合型人才。除此之外，档案管理人员要增强安全意识，掌握安全防护手段与措施，维护整个系统的安全性与可靠性。
3.9做好基建工程档案的信息化管理与工程建设的协调配合工作
在建设项目立项时，档案管理工作就要开始开展，进行基建文件的收集、立卷和审核工作，在竣工验收期间，重点做好项目文件的整理、归档和验收工作。基建工程档案的信息化管理人员需要在工程建设前期就做好基建工程档案质量的控制工作，以工程合同制、监理制等约束机制为主要依托，对归档时间、验收质量以及材料数量等问题进行明确，保障基建工程档案的信息化管理的顺利进行。
四、结束语
基建工程档案信息化管理影响工程项目的发展。因此对相关人员而言，必须要深入了解信息技术对档案管理工作的影响，寻找提高档案管理能力的基本方向，为切实提高档案管理能力奠定基础。
参考文献：
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论文作者:王萍
论文发表刊物:《基层建设》2018年第36期
论文发表时间:2019/1/15
标签：档案论文; 基建工程论文; 基建论文; 档案管理论文; 工作论文; 信息化管理论文; 管理人员论文; 《基层建设》2018年第36期论文;