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远距离教育是利用远距离教育超级系统的“功放”功能来达到低投入、高产出教育目的的教育形式，而控制系统的重要手段之一是信息方法。然而目前广播电视大学在利用信息资源、运用信息手段、建立信息系统等方面都存在很多问题：如在认识上观念模糊、重视不够，在实践上没有科学、完整地运用信息方法和行使职能，从而在相当程度上不能将远教系统调节在最优化状态中运行。
一、信息方法与远距离教育的本质规律
1.远距离教育的本质规律与系统机制
所谓本质规律是此事物与彼事物相互区别的特殊规律。远距离院校与普通高校的区别在于：前者推行社会化的系统运行机制和管理方法，后者推行微观、封闭的运行机制和管理方法。普通高校管理虽然也运用系统方法，学校同社会发展之间相互联系统一，但相对电大而言，其系统是微观的校园封闭系统。在国外，庄园经济时期的普通高校管理模式同今天没有多大的变化。开办电大同增办一所普通高校不同，属于办学模式、运行体制和管理机制上的另辟蹊径。就是比较系统而言，普通高校的运行管理系统同电大系统相比，不是一个等量级。普通高校无论规模多大只是一个微观的内部系统，电大系统分布全国，一所学校也就是远距离教育事业的实体本身，没有一所电大是独立的，所有电大均在全国电大系统多级办学、分级管理的系统中。离开这个系统，学校就可能瘫痪、功能不全，并失去电大优势。所以电大推行社会化的运行机制和管理体制，是超级系统对系统科学的运用或对系统方法的超级运用，实际上把系统科学发展到极致或在实践上把系统科学发展到新的阶段即社会化的系统论。这也是远距离教育管理学同普通高等教育管理学的区别所在。
与此同构，普通高校在学校范围内建设的只是一个校园信息网络，其技术支撑是“校园网”。电大在学校范围内要建立的是“远距离”信息网络(Long-distence informantion net)，例如建立“远距离文献信息网络”，开展远距离图书馆工作，把电大图书馆的教育功能远程化等。全国电大信息网络技术支撑的雏形也具备：如电话线、微机、调制解调器、统一的数据库通讯格式（限于学生管理系统）等构成的远程通讯手段。当然，这条远距离教育“信息高速公路”的硬件条件还不完备，传输信息太单一，系统和数据库奇缺，造成“有路不通”，“有路无车，有车没货”等严重的高科技资源浪费现状。当务之急，赶快把信息产品研制出来，送到网络上去。以往只注意校园建设的普通高校，目前也在信息网络建设上突破封闭的模式，例如与211工程相关的许多院校，已经陆续将它们的校园网、局域网联入“中国教育科研网络”这样的广域网。虽然此前普通高校的运行机制、管理模式是局部的，但其信息管理方法作为工具生产力的技术设施、网络已出现了超越性、宏观化趋势，由于信息方法的远距离超越，其教学、科研、管理等运动也将突破封闭模式，实现远程化。例如我国目前的一些以普通高校为骨干的中程网络已有许多远距离教育软件和数据库，有了这样扎实的技术铺垫，剩下的只是普通高校是否有兴趣涉足远程教育这一领域，如果局面逆转，必将对电大形成严重威胁甚至灭顶之灾。专擅远距离教育的电大，光打信息系统远程化这张“王牌”，已经败给了“圈外”的普通高校，表现有三：(1)网络运送的只限于管理信息，没有教学信息。(2)管理信息也只限于学籍管理信息。全国电大只有1/2与中央电大建立点对点通讯，主要限于“注册视听生”试点电大。(3)网络不健全。普通高校已建立了主干网、地区网和校园网的三级管理体系，实际上形成了宏观纵观技术系统。
所谓的超级系统论是指纵观系统论。就全国高教事业而言，一所普通高校只是一个微观子系统。电大不同，它是一所由宏观教学管理机构（中央电大）、中观教学管理机构（省、市电大）、微观办学单位（地、县电大）构成的，横向隶属（同当地教育行政部门）、协调（兄弟电大、其它系统办学实体投资单位的资源共同配置等）、垂直隶属（业务）的纵观国家办学系统。可见电大不但要运用系统方法、信息方法，而且要超水平（宏观层面）发挥，因为普通高校也在引入系统方法、信息方法。要在不同于普通高校的特色意义上运用系统方法，特别是信息方法，才能在系统效益上保持不凡的水准，从而在竞争中立于不败之地。
总之，就系统观念而论，电大运行、管理的基本规律是系统机制。
然而，系统科学的内核并不是抽象的系统机制，而是其内容和基础：信息方法。
2.远距离教育本质规律与信息方法
在电大管理者中存在着一种司空见惯的倾向，那就是在千头万绪中，把信息工作放在极其次要的位置上。这从侧面反映出这样的观念：信息不是系统化管理的主要矛盾和深层规律。然而这恰恰是错误的、是反系统科学的。
任何系统中，系统与环境、系统内部的运动不外乎物质、能量和信息的交换。高校特别注意对物资、人员、设备、资金等的管理，电大也不例外。不错，就管理而言，计划、组织、人事、领导、控制职能及法律、经济等方法都是管理规律在不同侧面的具体表现，具有不可替代的互补性。但实物、人员管理基本上都是古典管理学的范畴，而信息论属于新兴学科揭示的系统的高层次规律。控制论、系统论都看到物质、能量因素，但它们都“撇开”这些因素，而把信息作为前沿学科的基石。
在远距离教育系统中信息规律是高层次规律。规律是多层次的，列宁在研究黑格尔时写到：“人的思想由想象到本质，由所谓初级的本质到二级本质，这样不断加深下去，以至无穷”。物质、能量范畴只能研究简单系统，只有信息才能反映出复杂系统的“真实运动状态”，例如“系统内部建立联系的特殊形式”、“系统确定的程度”如“组织化程度”的标识，所以“信息是……同外部世界交换的内容的总称”。即信息是物质的基本属性之一。所以控制论的核心可以简略到：它只是通过反馈信息来调整系统坚持预期方向。系统论又是以控制论为重要内容的。所以信息论成了“三论”的核心之一。因此我们有理由相信远距离教育系统的深层次运行规律是信息方法。既然远教系统是低投入的系统，对于其高产出，就不能建立在物质、资金流的基础上，或者把电大搞成粗放型系统，通过物资、资源的高消耗、低效利用来实现高产出，而应该充分发挥信息效益，通过信息运动把系统调节到最优化状态上，借系统“功放”来实现高产出。
二、远距离教育管理体系存在的问题
1.信息功能被扭曲
信息是决策的资源和管理手段。“每一个组织都可以被看作是一个信息决策系统”。显然，企业的决策是在市场等信息的采集、加工、处理的基础上作出的，是信息内容的逻辑结果。其性质是信息被作为决策的前提性支持资源，其内容是对内、外环境变化的适时、切实的应变，其顺序是先有信息，后有决策。但是在电大，有时信息只是在先验的决策作出后被用来证明什么，或者应付写总结、应付上级索取数据等。其特征是先有结论、后有信息，将信息的科学决策支持功能，变成注经式支持。不但功能被歪曲，而且信息工作完全成为被动、消极的点缀。
2.信息职能残缺
电大的所有职能机构都有信息流，也就是说远距离教育系统的信息流的输入、变换、加工、贮存、输出过程是在各职能组织中分流完成的，信息处理不但具有信息工作的专业性，而且也有职能工作的专业性。管理学认为信息工作“为一个组织的计划、控制和作业的职能服务”。这只说对了一半。因为信息工作不同于文献信息工作，后者主要由专业工作者完成，而信息工作同时还是职能工作性质、质量的标识。所以信息工作是职能工作的本身。学校办公室、系、教研室、教务处、电教处、远研所都兼顾其职能范围中的信息处理活动，信息活动不是外加的负担，而是本质工作的份内事。但是，在职能方面，没有将信息工作量化为职能工作本身；在信息专门化方面，没有对全校信息工作作统一规划和领导。由于没有组织保障和职能保障，电大的信息工作是凌乱和自发的。
3.信息资源严重浪费
一方面电大的经费缺口很大、其高产出面临挑战，但另一方面，电大也未充分利用信息资源激活系统的“功放”功能，任信息资源严重浪费。请看电大信息资源的利用情况：
①信息的丢弃、过时现象严重。电大的许多部门的信息未曾利用就被丢弃，例如许多教学文件在系、教研室找不到，档案室收档不全；有的信息不能及时利用，失去时效性，因而也失去价值。
②信息开发不够。电大的很多信息使用的“品位”很低，就象高品位的矿藏未加充分开采就予丢弃一样。如，电大召开的信息统计会议，仅仅满足于招生数、性别、学历层次等数据，满足于一般统计指标。生源、市场需求这样的数据信息几乎没有，或者采集不到。电大试卷库积累了十多年的试卷，形成了一个大型题库，有关教学测量学的数据对电大的教学质量评估、学生水平测试的科学性的考察都有重要的支持作用。此类信息也从未发掘而被丢弃。等等。信息应当在决策、教学控制这样的档次上被利用，而不应仅仅充当汇报材料上的花式点缀、实迹的数量化或简单的数据材料。
③信息利用不充分。高品位的信息开发产品在电大少数部门依然存在，但是管理系统未予重视。例如电大远距离教育研究所加工处理的信息流可以说相当专业化，因此远研所应当成为决策咨询机构，其科研产品应当成为远距离教育管理决策的核心信息流，起到对指挥职能的干预功能。由于观念的落后和心态问题，这部分高品位信息资源被束之高阁。如果说远教系统中各种信息流是客观存在的，那么仅仅满足于招生、在校生人数、男女性别人数、学历统计等数据，是对信息资源的糟蹋。
4.信息工作无序
电大的信息工作散乱、自发，完全“跟着感觉走”，随手撷取；文件、数据处理没有办法、措施、规则、制度，没有情报信息专业毕业的专门人才，各职能部门负责信息处理的人员没有情报信息专业知识，有时简直就是违反情报工作的规律。因此说电大存在“信息盲”并不过分。情报信息的输入、变换、加工、贮存、输出是一项专业化很强的工作，例如情报信息如何能高效利用就同信息的检索、分类、存储有关，涉及信息采访学、分类标引学、组织学、编目学、检索学、服务学与自动化技术等，非专业人员不能完成。
5.信息工作没有人员和组织保证
信息工作也是有其分工和目标的。根据管理学原理，目标实施的组织支撑是设置相应的组织机构。中央电大已经设立“信息中心”。各地电大却根本没有专门机构也无专人管理。我们认为作为系统运行机制和管理体制主要内容和专门手段的信息工作没有组织保证是不妥的。因为学校信息工作的工作量、规模、重要性不亚于文献信息工作，后者有图书馆，但前者没有专门机构，这是非常不平衡的。
总之，地方电大的信息工作处于非专业化、非制度化、非常规化、无组织性、功能变异、职能残缺的自发状态之中；信息资源浪费；信息工作水平不如普通高校，从而削弱了电大事业的控制能力和系统化效应。
三、对策：远距离教育信息系统的建设
1.信息化观念的深化
(1)从“三论”看电大的运行机制和管理体制，其工作的关键是发挥系统功能。为了区别于普通高校，电大必须超水平地发挥系统功能，亦即指在宏观、中观、微观以及三者的纵向联系和统一的意义上建构系统，也就是说我们在远距离教育系统论中引进宏观管理学、中观管理学和纵观管理学（“纵观”系统概念由钱学森提出），这是远距离教育系统论完全不同于普通高校管理系统理论的独到之处。因为信息概念是三论的核心和基础之一，超水平地发挥系统功能，离不开超水平地推动信息系统动作。超级信息系统及其运动是指：远距离教育信息系统是全社会远距离教育系统中的信息栈道或信息网络，其活动是一种社会信息运动。
(2)信息观念的科学化。把信息系统作为决策支持系统。首先，以信息工作为前导，作好教学规模、资源投入的决策工作。例如招生规模的决策是有缺陷的，因为“计划决策者的主观偏好，信息的迟滞与失真”等，使人才的“生产往往与社会需求脱钩”。因此应当做好这方面的信息工作。其次，为“前控”提供“超前”的信息支持。信息可以对工作阶段性效果进行量化描述、评估，但这仅仅发挥了认识作用，信息滞后于实践。实际上信息具有超前实践、指导工作的作用，例如电大的招生、专业设置、教学计划制订、教材征订等工作的展开，往往没有采取建立在反馈基础上的前控方法。教育经济学告诉我们，生源数是可以通过教育市场的预测获得的。这方面的工作根本没有，影响了计划工作，引起一连串的恶性连锁反应：因为招生数不可预测，教材征订没法进行，只能延迟到学生注册完毕后才进行，结果开课后一个月内课本不能到位；学生前期开课没有书，听不懂课，书到后，来不及追进程，因而抱怨电大；给人造成电大工作混乱、机构运转不灵等影响，有损电大形象。
当今世界步入信息时代，现代化信息生产力形成。但仅仅凭借现代化信息生产力并不能实现管理现代化或信息管理。目前电大同时推出数套计算机学籍管理系统；国家教委委托普通高校研制的管理软件又不能适应电大分级办学模式和管理方法，结果每到招生、注册、毕业时，各级电大要忙于在数套软件上处理学生信息，不但没有实现数据共享，反而在数条战线上处理同样数据，数据重复、操作重复、忙于应付、疲于奔命，基层工作者意见很大。这可以看作貌似运用高科技信息、网络技术，实为对人力、物力、财力的高科技浪费。可见，没有准确的系统、信息方法和观念，仅有高科技手段，也不能形成系统效益。
(3)提供信息工作的行政保障。各级领导要吸纳科学的信息观念，把信息工作放到议事日程中来，建立健全信息机构，提供人财物资源支援，并为信息工作提供政策、制度等保障。
2.建立远距离教育信息网络
(1)建立“合纵”、“连横”式信息矩阵网络。远距离教育需要远距离系统支撑，远距离系统的“自组织”、耦合等需要远距离信息系统——作为前者的子系统——支撑。例如，远距离教学过程就是建立在远距离社会工艺程序基础之上，对远距离教学信息的输入、变换、加工、贮存、输出的过程。这一过程也要反馈信息予以前、后及实时控制，等等。除了中央电大的信息中心外，各地电大应当有相应的信息机构，形成中央电大信息中心——地方电大信息机构、地方电大信息机构——地方电大信息机构的“合纵”、“连横”式的宏观矩阵信息网络。除了行政领导和业务指导关系外，网络应当形成协议关系，实现资源共享，注意信息的及时性。如中央电大下发的XLGL系统（“广播电视大学学生学历管理系统”），能把各省电大所归并的各地学生的专业、班级、教学计划、人数等各种数据及时通过计算机网络送到中央电大等。中央电大是文件信息的“信源”，汇报性数据的“信宿”；基层电大是文件的“信宿”，基础性数据的“信源”，它的使命是提供准确和典型的数据，省级电大是中介环节和“信道”，它的使命是对信息的上传下达，并加工、汇总、归并数据，清除信息污染等。可见远教信息网络是各部分有机统一，井然有序的社会化程序。
(2)加强微观电大信息网络的管理。每所电大内部的信息工作具有普遍性。根据内容，远距离教育、教学、管理信息分流，分别从属于职能机构，任何机构都有信息活动，并成为职能工作的基本属性、手段和数量化标识。教育行政、政策性、指导性文件等由校办这一信息大户管理，教学文件流经系、部、室，教务工作文件流经教务处，招生、学籍管理信息由学生处（科）管理，教材制作等管理信息流经电教处，等等。学校档案室负责部分信息的组织、标识、贮存、检索等工作。这些信息支流应当汇集成一个系统，发挥系统功能。校内的计算机信息管理系统，应统一通讯格式，可以实现信息资源共享，极大地减少投入和重复工作量，提高工作效率。例如学生科每学期的注册库数据可以提供给财务科，立即转换生成各分校的收费数额。
3.建立信息管理机构
信息管理机构的职能是管理信息系统。对各信息职能岗位信息工作进行业务指导，协调各职能机构的信息联系、资源共享，对全校的信息实行专门化的输入、变换、加工、贮存、输出工作，为决策、控制提供完整、科学、及时、高质量的信息支持等，充当宏观远教系统信息机构的网络结点。
4.促使信息工作走上专门化、科学化、制度化的轨道
(1)信息流程方面
输入：信息的撷取要根据电大的需要进行取舍，建设具有电大特色的远距离教育信息资源体系。
加工：信息的取舍（防止信息污染）、组织、开发（发挥信息的决策咨询功能）。
贮存：保存。“藏”的目的是“用”。过时的信息剔除。
输出：解决信息的检索方法、工具等问题，以便于存取。作好领导及各部门交付、委托的专题检索等。
服务：输入、贮存工作做得好，服务不到位，信息还是死资源。应搞好分类工作，增强针对性：如，提供领导决策的信息要“有参考价值”，提供给下级的要“有指导价值”，提供给同级部门的要“有建议、措施”等。
(2)多种信息工作的技术专门化、领导一体化
文献信息系统：文献信息指研究成熟、具有一定学术价值的印刷信息。分布在图书馆、档案室、远研所资料室、电教处视听资料室等。文献信息系统必须建立远研文献信息资料的版本图书馆、特藏书库，建设以远研科研、教学等文献为核心文献的五级藏书体系，以支持远距离教育管理系统。
档案：在一级类目建立教学档案，并分解为课程档案、教务行政档案、学生档案等并列系统。远距离教育突出课程和媒体教材建设，教务行政及学籍管理采取系统的方法，其中的系统效益基于以下方面：媒体教材生产的社会工艺程序、以课题组为核心单元的横向组织方式和封闭式控制回路。远距离院校必须在课程组的活动回路及教学管理环节中，对人力、物力、财力实施计划、组织、指挥、控制。上述过程构成远教系统的基本活动过程、信息支流的族性联系，为电大档案提供了按职能、机构、活动为组织馆藏的主要来源，并形成了教学管理控制的信息手段。因此我们认为电大有必要在一级类目中建立教学档案、课程档案等。
利用计算机系统解决“按来源组织馆藏和利用者按问题提出利用要求的矛盾”，克服《中档法》职能分类局限性越来越大的“自悖矛盾”，试用组配法、主题词法等，提供快捷的检索特定课题的途径，以提高查全率、查准率。
统计工作：建立完整的统计网，严格推行各项业务工作的记录统计和定期汇报的制度。通过经常和定期的统计分析，系统反映计划实施的情况，掌握全局，也可通过专题分析、抽样统计把握中心工作的典型动态。注意统计表格规范化、统计内容制度化，设置统计工作专人岗位，定期将数据送交信息中心分析。
5.信息资源的深层次开发
(1)形成信息域。把信息系统作为信息决策系统。建构反馈回路，把决策、控制活动设置在回路之上。除了行政性文件外，通过报纸、统计年鉴、文献、数据库信息、报表、统计等材料，经过二次及多次加工，形成高品位信息。注重信息的预测作用，以支持计划、决策等超前行为。例如对人才市场（某些高级技术性人才是否短缺或过剩、人才价格、行业需求、其它成人院校招生规模、本地区优势产业、支柱产业的高级技术性人才、对未来产业新型人才的新型知识、智力结构的数据调查等，都有助于为增减专业、设计学生培养目标、调整学校办学方向、制订教学计划等提供数据。
(2)形成信息复合结构。信息域是多元的，同目标对应，构成信息体系，而单位的总目标是由子目标群构成的。例如，一个产品有市场调查、生产技术、分配库存、制造、销售、广告推销、人员聘请等方案，分别需要相应的分类信息支持；其次，每个单位由一些部门构成，它们也需要不同信息。这些信息的分类、组合、互补，形成各单位特有的信息复合结构。
(3)逻辑性
——开掘和提炼。低档次的信息只是消息、数据的堆砌，而深层次的信息中存在事物的内在逻辑联系。因此“信息域”理论认为信息域揭示的“经验事实”已经客观地综合了“理论、观点、方法、原则、信念”。科学的实证方法就是从典型的事实中获得理性认识的。所以，独具慧眼地加工、制作，能提高信息的价值。
——信息具有内在联系。信息域是一个系统。但原生态的信息淹没在无序、主次不分、杂芜丛生的信息污染环境中。所以要搞好剔除、梳理工作。
6.建设远距离教育信息体系
信息域的组合形成信息体系。正如教学、科研要有一定的藏书体系支持一样，远教工作也需要一定的信息体系而不是盲目收集的信息的任意叠加。信息体系是由核心信息为重心、其它多级级别信息为梯度的体系。
7.为远教信息体系作好技术铺垫
——微观层次。建立校园网，编制界面友好的系统，制订通讯协议，实现资源共享。例如校财务处可在终瑞上调用学籍管理处的学生注册数据，转换成各分校、工作站的各年级、各专业的管理费金额数。同理，教材科可生成教材预订数，教务科可生成考卷预订数，等等。
——宏观层次。以中央电大为网络中心，建立远距离教育管理广域网，各地电大可建立校园网、局域网和中层网络，早日与CERNET联通。编制更多的统一的管理软件和数据库，终止功能重复的多套系统各行其是的局面。生产远距离教育教学软件和数据库，争取在把更多的远距离教育管理信息送上网络的同时，在不远的将来把远距离教育教学信息送上网络。
小结 信息方法能使远距离教育超水平地产生系统效益，它需要远距离教育的系统机制、行政、组织专业化业务管理、宏观——微观网络技术等为保障。