新形势下离退休干部档案管理工作的优化创新研究
辛虹播
（吉林省公主岭市老干部活动中心，吉林 公主岭 136100）
摘 要： 新形势下离退休干部档案管理工作的重要性不断提升，不仅关系到离退休干部的个人合法权益，更关系到国家相关法律法规的落实。在推进全面依法治国和全面深化改革的大背景下，文章针对离退休干部档案管理工作中存在的问题，积极创新离退休干部档案管理工作方法，优化离退休干部档案管理工作。
关键词： 新形势；离退休干部；档案管理；工作创新；优化管理
0 引言
干部档案是记载个人信息、工作经历、奖惩情况的重要依据，它客观反映了一名干部在工作岗位上的功过得失。对于离退休干部来说，虽然离开了工作岗位，但档案管理工作依然关系到离退休干部的合法权益。从档案管理内容上来说，离退休干部档案管理涉及离退休干部在任时的各项工作内容、会议记录、活动记录、干群关系等。通过对离退休干部档案进行管理，有助于帮助离退休干部提高其生活质量，发挥离退休干部的价值，保障离退休干部能够安度晚年。但在离退休干部的档案管理工作上，还存在一些疏漏，文章在分析其问题成因的基础上，提出创新离退休干部档案管理工作的经验和建议。
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1 新形势下离退休干部档案管理中存在的问题
1.1 离退休干部档案管理粗放
新形势下，离退休干部档案管理逐渐暴露出管理粗放的问题，其具体表现如下：（1）离退休干部档案管理制度不健全。在离退休干部档案管理制度上，因粗放的管理理念，对于离退休干部档案管理制度的制定，缺乏足够的重视与支持，未能结合离退休干部档案管理工作的实际情况，而是照搬其他档案管理制度，也未结合离退休干部档案管理的实际情况进行修订［1］。所制定的离退休干部档案管理制度虽然内容较为全面，但是与离退休干部档案管理工作的实际契合程度不高，未能有效规范和约束离退休档案管理工作。例如在干部离职或退休后的档案信息收集、完善方面，缺乏科学的、规范的离退休干部信息收集和整理制度，离退休干部档案管理人员在缺乏约束的环境下，极易产生懈怠心理，导致离退休干部档案信息收集和整理工作的缺失。（2）离退休干部档案管理理念落后。新形势下，档案管理工作日益向着精细化、科学化、规范化、信息化的方向发展，而离退休干部档案管理工作因粗放的管理理念，未能及时跟进档案信息化的发展方向，也未能应用精细化的档案管理理念。离退休干部档案管理理念上的落后，将会导致离退休干部档案管理工作难以创新，不利于提高离退休干部档案管理工作效率。（3）离退休干部档案管理方法单一。新形势下，档案管理工作逐渐采用信息化设备，推进了档案管理数字化进程，创新了诸多档案管理方法。而离退休干部档案管理工作，因管理工作较为粗放，在管理方法上往往采用传统的档案管理方法，管理方法较为单一，档案管理工作的开展过于依赖档案管理人员的高效工作，因而单一的离退休干部档案管理方法，导致了离退休干部档案管理效率较低。
1.2 人力、物力投入不足
新形势下的离退休干部档案管理工作，因人力、物力投入不足，导致离退休干部档案管理出现了下列问题：（1）离退休干部档案管理人员较少，且专业化程度较低。离退休干部档案管理工作主要是面向离职、退休干部，虽然服务的对象较为单一，但是工作量却很大。离退休干部档案管理工作需要配备足够的人员，才能够完成离退休干部档案的整理、数字化工作，离退休干部离职、退休后的档案信息收集工作，离退休干部档案信息再利用等方面的工作。但因为离退休干部档案管理工作人力投入不足，导致离退休干部档案管理工作人员较少，不足以开展上述工作。甚至在一些单位中存在由其他岗位的人员兼职档案管理的情况，导致不能有效地开展离退休干部档案管理工作。（2）离退休干部档案管理信息化建设程度不高。在离退休干部档案管理工作上的物力投入不足，导致离退休干部档案管理信息化建设程度较低。主要表现为离退休干部档案管理信息化程度不足，纸质档案数字化率过低，缺少必要的信息化设备，如录入设备、数据存储设备等，制约了离退休干部档案管理工作的信息化建设。
1.3 离退休干部档案管理职责不分
信息化是离退休干部档案管理工作未来的建设方向，档案管理部门应加大人力、物力方面的投入，以推进离退休干部档案管理现代化建设。首先，构建一支高素质、专业化的离退休干部档案管理队伍。离退休干部档案管理各岗位均应由专业的档案管理人员担任。凡是涉及人事调动的工作，均要从档案管理部门中进行，不得由其他部门的人员兼任离退休干部档案管理部门的工作，并对工作人员进行岗前培训，保障离退休干部档案管理人员有足够的能力承担各项工作。然后对离退休干部档案管理人员进行培训，使其能够掌握离退休干部档案管理工作要点，并在工作实践中不断优化离退休干部档案管理工作，成为开展高效率离退休干部档案管理工作的主要力量。其次，要加大离退休干部档案管理的物力投入，推进档案管理信息化。一方面要更新离退休干部档案管理的信息化设备，如更新离退休干部档案管理中的计算机、打印机、扫描笔等设备，为离退休干部档案管理数字化建设奠定硬件基础。在完善档案室硬件的前提下，尝试构建档案管理信息化系统，使档案管理信息化系统覆盖档案管理各项工作各项工作，直接在离退休干部档案信息化系统中进行即可，而无需翻找纸质档案。另一方面要建立信息化的管理制度。管理制度的建立是离退休干部档案管理工作开展的制度保障，它规范了档案管理人员的工作行为和准则，规定了信息化设备的操作，能够促使信息化建设背景下离退休干部档案管理工作日趋规范化、标准化。
1.4 离退休干部档案管理硬件和软件建设缺失
在离退休干部档案管理职责上，主要是从档案管理部门和档案管理人员两个方向进行加强，以理清档案管理部门和档案管理人员所承担的职责。首先，成立专门的离退休档案管理部门，并隶属于单位的档案管理部门，由档案管理部门对其进行管理。在明确了上下级关系后，要在服从单位档案管理部门统一领导的前提下，赋予离退休干部档案管理部门一定的自主权，尊重离退休干部档案管理部门的独立性，使其能够根据自身的工作需要，结合当前的工作形势，自主地做出具体的安排，从而在开展各项管理工作时，能够准确把握离退休干部档案管理部门所应执行的任务、履行的职责，做到不越权、不缺位［4］。其次，在离退休干部档案管理人员的职责上，要落实工作责任制，对离退休干部档案管理各工作，根据其岗位，确定工作职责和工作内容，并在培训工作中，告知离退休干部档案管理人员各岗位职责，以此让离退休干部档案管理人员能够明确各个岗位职责。
2 创新离退休干部档案管理工作的措施
2.1 加快推进精细化档案管理体系建设
加快推进精细化管理理念在离退休干部档案管理工作中的落实，对离退休干部档案管理各环节的工作进行深度优化，逐步推进档案管理体系精细化，以解决离退休干部档案管理粗放的问题。离退休干部档案的精细化管理体系，主要由以下几部分组成：（1）精细化的离退休干部档案管理制度。离退休干部档案管理制度的精细化，并不是将管理制度制定得越细致、越严格，而是在满足离退休干部档案工作实际需要的前提下进行。离退休干部档案管理工作具有繁杂性、长期性的特点，因而离退休干部档案精细化管理制度需要建立在繁杂性、长期性的特点之上，准确把握离退休干部档案精细化管理与各部门之间的联系，逐步建立起标准化的离退休干部档案管理量化体系。如对于离退休干部档案管理的日常整理、保管，均要建立相应的量化标准，按照离退休干部的级别，采取不同的整理、保管措施。（2）离退休干部档案管理方法要不断创新。创新是离退休干部档案管理工作不断精细化的动力所在，要在离退休干部档案管理的工作中运用创新理念进行深入改革，采取现代化的管理方法，将纸质档案数字化处理。将原有的纸质档案，通过计算机录入设备、扫描设备，转化为数字档案，建立数字化档案标准。对数字化的档案内容、格式、图片等，制定相应的标准，以统一离退休干部的数字化档案标准，规范离退休干部档案数字化建设［3］。对档案管理人员进行现代化管理，建立绩效奖惩制度，对于绩效和表现突出的档案管理人员进行表彰，为其晋升提供渠道。
2.2 加快离退休干部档案管理现代化建设
在离退休干部档案管理中，存在着职责不分的现象，具体表现为离退休干部档案管理部门职责不分、离退休干部档案管理人员职责不分两个方面。离退休干部档案管理部门职责不分，是因为在部分单位中，没有设立离退休干部档案管理部门，而是由档案管理部门，或是办公室文秘人员兼任，因而导致离退休干部档案管理部门职责不分，没有形成统一的领导和部署，离退休干部档案管理各项工作开展较为随意，缺少规范性。离退休档案管理人员职责不分在于未能明确离退休干部档案管理工作内容，未能处理好离退休干部档案管理与其他部门之间的关系。导致离退休干部档案管理人员因职责不分，在开展工作时存在着缺位、越位的现象，不利于离退休干部档案管理的稳定、有序开展。
2.3 明确离退休干部档案管理职责
在离退休干部档案管理的硬件建设上，无论是在离退休干部档案室，还是档案室内的各项设备上，存在着硬件缺失的现象。在档案室上，离退休干部档案管理部门往往与企事业单位档案管理部门共用一个档案室，所有的纸质档案存放于档案管理部门之中，未能从档案管理部门之中独立出来，根据离退休干部档案管理工作的特点进行行之有效的管理。在离退休干部档案管理所需要的档案夹、防火设备、打孔设备、除湿设备等硬件设备上，均存在着数量不足、设备老旧的现象，导致所保管的离退休干部档案，因保管时间较长出现了发潮、损坏、丢失、缺页等现象，不利于校对离退休干部的真实信息、保障离退休干部的合法权益。在离退休干部档案管理的软件建设上，所存在的主要问题是离退休干部档案管理信息系统建设不完善和离退休干部档案制作不规范。在离退休干部档案管理信息化系统中，往往存在着功能不健全、安全性不高、人性化程度不足等问题。如在离退休干部档案的检索上，离退休干部档案管理信息化系统所提供的检索功能，往往不能很好地支持模糊检索功能；或是检索的信息不全，需要管理人员手动查找。离退休干部档案制作不规范问题的产生是由于缺乏离退休干部档案信息化、数字化的统一标准，未能有效规范档案数字化、信息化建设，以至于离退休干部的数字化档案出现了多个版本，不利于离退休干部档案的传输与加密。
2.4 完善离退休干部档案的硬件与软件建设
在离退休干部档案管理工作的硬件建设上，应将离退休干部档案管理部门从档案管理部门独立出来，然后针对离退休干部档案管理部门的实际工作，开展相应的硬件建设。要为离退休干部档案管理部门配置现代化的档案室，所配置的档案室应宽敞明亮，并有保密室，以存放重要的离退休干部档案。档案室要进一步加强防火、防潮、防盗方面的配置，并对已经发潮、破损的离退休干部档案进行修复。在档案室的各项硬件设备上，如档案夹、防火设备、打孔设备、除湿设备等，要购置足够数量和质量合格的设备，以保证离退休干部档案管理部门各项工作的有序开展。在离退休干部档案管理的软件建设上，一方面要委托IT企业，根据离退休干部档案管理的特点，开发一套适用于离退休干部档案管理工作的信息化系统，并对所开发的离退休干部档案信息化系统进行后期的维护。所开发的离退休干部档案信息化系统应具备人性化、信息化、数字化、功能强大的特点，不仅能够满足离退休干部档案管理工作的实际需要，还应具有一定的可拓展性，以适应未来离退休干部档案管理工作的需要。
受访者：桑子，越战题材长篇小说《德克萨斯》作者，浙江省作协会员，中国诗歌学会会员，绍兴市作协常务理事、副秘书长，浙江省交通作协常务理事。曾出版长篇小说《爱来成就》，长诗《鬣狗公主娜比》和长诗集《永和九年——诗说魏晋》等。
3 结语
针对离退休干部档案管理工作中存在的问题，在分析成因以后，提出了加快推进精细化档案管理体系建设和离退休干部档案管理现代化建设的建议，并在具体内容中细化了建设的方向，有助于推进离退休干部档案管理工作的建设，提高新形势下离退休干部档案管理工作的建设质量。
参考文献
［1］李锐.军队离退休干部档案管理问题与建议［J］.陕西档案，2017（12）：89-90.
［2］陈香菊.探究加强离退休干部档案管理工作的措施［J］.办公室业务，2018（6）：25-26.
［3］王景忠.军队离退休干部档案管理工作之我见［J］.办公室业务，2016（24）：162-163.
［4］张勘华.新时期如何做好离退休干部档案管理［J］.经营管理者，2016（12）：286-287.
Research on optimizing and innovating the archives management of retired cadres under the new situation.
Xin Hongbo
（Amusement Center for Retired Cadres,Gongzhuling City of Jilin Province,Gongzhuling 136100,China）
Abstract： The importance of the management of the retired cadres in the new situation is not only related to the individual legitimate rights and interests of the retired cadres,but also on the implementation of relevant national laws and regulations.Under the background of promoting the full-scale rule of law and comprehensive reform,the paper aims at the problems existing in the management of the retired cadres,and actively innovates the working methods of the management of the retired cadres and optimizes the archives management of the retired cadres.
Key words： new situation;retired cadres;archives management;work innovation;optimization management
中图分类号： G271
文献标志码： A
作者简介： 辛虹播（1971—），男，吉林公主岭人，助理馆员，学士；研究方向：档案管理。
（责任编辑 杨欢）
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