政府职能部门档案信息化建设的对策
文/孙凤鲲
政府职能部门档案信息化建设，要紧紧围绕政府中心工作，以档案信息网络为基础，以档案信息化建设为核心，不断加强档案基础信息、基础设施、应用系统、信息资源利用、安全保障、人才队伍等“六大体系”建设，着力打造档案信息资源共享网络平台。
1 科学论证，制定档案信息化建设规划
政府职能部门在制定档案信息化建设规划时，一定要审时度势，深入调查，科学论证，努力保证软硬件配置、软件开发标准和网络结构等在各实施阶段的一致性，将有限的财力用在数字化建设的关键部位，保证软硬件资源的可继承性，使其既能适应当前信息业的特点和要求，还能符合今后发展和应用的趋势，避免盲目上马，尽可能避免资源的浪费。现代社会信息日新月异，新技术及相关学科理论的不断渗透，使得来源于社会而服务于社会的档案管理领域不断出现一些新情况、新问题。因此，在推进信息化进程中，特别要注意解决三方面的问题：一是保持档案信息化建设与政府各部门信息化建设同步发展。做好电子文件归档管理和档案信息资源数据库建设等工作，力争把档案信息化建设纳入政府信息化建设的总体框架，实现档案信息化与政府信息化同步发展。二是实现档案信息化各项工作的协调发展。政府职能部门要加强对档案工作的要求，以实现档案信息资源共享、提高档案信息利用服务水平为目的，明确不同阶段档案信息化建设的侧重点。三是把建立和完善档案信息安全保障体系作为档案信息化建设的关键环节。要认真执行档案信息化管理的各项责任制度，杜绝一切安全隐患；严把档案利用审查关，非开放的档案信息一律不得上外网；要严格执行“三网”隔离制度，采取可靠的防范技术和措施，确保档案信息和网络安全。
2 统筹兼顾，提高全员档案业务素质
档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作。由于电子档案信息内容的数字化，文档处理的一体化，电子档案保存的技术化，开发利用形式的多样化，使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对专兼职档案管理人员提出了更高的要求。因此，档案数字化的实现不仅仅是档案部门的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有人员的积极参与配合，全员档案素质的提高对档案工作数字化建设的质量起着关键的作用。随着档案内容的数字化存储，对于阅读档案的人员权限必须具有明确的划分；对不同安全和保密级别的档案，管理人员应从授权的角度予以规范。在实践工作，一方面要积极引入懂计算机的专业人才，另一方面要为档案人员提供培训、交流和学习的机会，通过与教育机构的通力合作，培养通晓档案和信息技术的综合人才，为档案信息化建设不断充实人才力量。
骏马减速，缓缓停住了马蹄。“你这不是要老哥哥的命么？”拽住马缰绳的是一个白发童颜的古稀老者。他脸不红，气不喘地苦笑连连：“姑奶奶能告诉老哥哥去哪里？”
3 转变观念，探索档案信息化建设之路
政府职能部门要把档案信息化建设作为工作重点，多渠道争取支持，有计划、有步骤地开展信息化建设，逐步探索出一条具有政府职能部门特色、符合发展实际的信息化建设之路。档案信息化建设的目标是建立数字化档案信息，将档案资源通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案信息的合理配置与开发利用，最大限度地实现信息资源的社会共享。信息化对档案的利用带来了一场深刻的革命，在客观上要求政府职能部门必须转变观念，树立特色信息意识，只有立足电子档案的特性，转变档案管理的理念和要求，才能提供优质高效的服务。档案信息化建设不仅在量，更在于质，在档案信息化建设中，政府职能部门应该根据部门的需求，树立特色信息意识。需要对所有档案进行详细的类别划分，需要分析各类档案的作用、使用频率、保存的需求，从而为日常的借阅和管理奠定基础。一是要对重要档案目录进行数字化处理，这是档案信息化的基本工作。因为档案信息化就是在档案信息管理系统中采取目录进行管理，把全文信息、图像信息及其浏览功能集成于目录数据，以目录数据为检索入口，从而实现图文信息的浏览；二是要有选择地对重要档案进行全文数字化，在信息服务的特色内容和独特形式上做文章。三是根据办公室工作的需求，将重要信息资源加工成系统的、专题的、有序的信息，有机地将它们连接成一个整体，为利用者提供优质、高效的服务。
政府职能部门开展档案信息化建设，既满足了政府职能部门现实发展的需求，又服务于长远的规划和决策。政府职能部门只有克服困难，迎头赶上，大力开展档案信息化建设，才能适应社会和时代发展的需要，更好地为政府办公和领导决策提供优质服务。
马普龙抬起头来长啸一声，那是在呼唤它的同伴。想要放倒面前的大块头仅凭它自己的力量是不够的。用不了多久，其他马普龙就会循着声音聚拢到这里，一场惊心动魄的猎杀马上就要打破这里的平静了。
（作者单位：大安市人力资源和社会保障局）