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摘要：由于网络技术的发展异常迅速，各个机关中的档案管理工作同时也在向网络化这一方向来发展，卫生健康部门也不例外。信息时代在提高部门机关管理档案发展前景的时候也同样为部门机关管理档案这一工作带来了一些挑战。卫生健康部门建立完善的档案系统是十分必要的，OA系统也必然会对采用传统方法进行的档案管理产生一定的冲击，及时采取合适的措施来应对，如此才是管理档案所采取的明智选择，希望本文的观点及研究可以为OA系统在卫生健康部门机关管理档案的工作作出一定的建议和参考。
关键词：OA系统 卫生健康部门 档案管理
一、卫生健康部门机关构建OA系统管理档案的必要性
办公自动化，即英语中的Office Automation，简称为OA。在管理卫生健康部门档案的过程中引入办公自动化是进入电子信息时代不可避免的发展结果。通过OA系统建立档案是用计算机技术对相关档案和资料自动储存、管理、处理以及传递，其及时、准确、快捷的特点可以大大地节省人力以及物力，从而使经济效益以及办公效率得到提高。[1]采用传统方法管理档案都是用纸质材料这一管理对象整理归档资料，其过程十分复杂，准确性还非常低。而且这些纸质的资料非常容易因外力的作用而有所损毁，从而导致档案管理效率低下。由于微型计算机、光盘、缩微、无线电话、传真机、电脑排版机以及打字机等其他卫星通讯技术以及储存检索设备的介入，档案的管理方法和手段也随之产生了很大的变化，这对于原有的档案观念以及相应的法律条规都有着极其重要的影响。采取无纸化的电子档案管理已经是档案事业今后发展的一个必然趋势，同样是科技进步产生的技术方面的革命。OA系统必然会对档案管理产生一定的冲击，比如说软件使用寿命的长短，更新速度的快慢等，只有正确对待这个冲击，才能使档案管理能够顺利发展。
二、OA系统在卫生健康部门机关档案管理中的应用
1.应用于管理的基础上
目前，大部分OA系统都是设立在将办公事务作为目标对象的自动化管理的基础上的。[2]OA系统主要的应用领域非常广泛而且适应性很强，但是在实际的应用过程中却不是和想象中的一样简单，在实际的应用中应该与管理的技术和思想相结合，从而让OA系统可以为卫生健康部门机关档案管理提供更加高效便捷的服务。
2.结合工作原理
通过分析卫生健康部门机关的档案管理工作发现， 真正实现的其实是“人通过工作”而实现的进程，因此，对OA系统来说，工作管理归属为一个最为基本的组成单元，解决 这类问题有助于推进OA系统更佳的应用性。[3]在设计OA 系统的时候，应该坚决贯彻“以人为本”这一思想，与此同时还要兼顾并结合三种管理工作：项目工作管理、组织工作管理、个人工作管理。
3.给予适当的监管
在开发和设计OA系统的时候，往往会碰到多种多样的问题或者是矛盾。这不单是编制软件的问题，还需要介入管理监督来进行保证。当OA系统的各项要求被确定后，接着就要进行编程的环节，这时候，应该对其设置合适的监督，从而使编程工作能够高效进行。这就需要相应的管理人员能够很好地对工作进行综合性的规划，从而使实际进度能够得到保证，满足其对质量的要求。
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三、高效利用OA系统来提升卫生健康部门机关档案管理
1.机关单位的相关领导应提高对档案管理的重视度
提高工作人员以及相应领导对卫生健康部门机关档案管理办公自动化的意识，将其档案的自动化办公和当前社会发展的潮流相一致，通过培训相关先进的管理水平来调整相关领导原本的知识结构，并且让他们渐渐地意识到办公系统的自动化为机关档案及其相应的管理工作所带来的好处是多么的大。不但能够使工作人员的工作强度得到减轻，还能大大缩减档案管理工作的成本。而且机关工作人员以及相应领导的重视可以为开发引入OA系统及其高效应用打下很好的基础。
2.保证档案在网络管理之下的信息安全
建设网络安全是机关档案管理中至关重要的一部分，需要强化实时监控的档案信息，并且强化网络的安全举措，保障档案系统免于破坏以及侵入，预防感染电脑病毒之后信息被盗取或者系统被破坏等情况的发生。[4]作为机关档案中的管理人员要全面意识强化建设网络化档案的重要性和必要性，灵活运用先进的网络技术，并且对技术及时更新，预防无法打开档案信息以及病毒侵害管理系统等情况的发生，有创新地推进网络化机关管理档案的相关工作。
3.完善卫生健康部门机关档案管理的规章制度
由于当前时代越来越趋向于电子信息化，就更需要完善相关机关档案的规章制度。建设档案的管理章程其实是和自动化办公一体的，在管理电子化信息的时候，能够有效地预防在归档过程中的盲目性和随意性，保证规范使用档案信息的系统。机关单位应当根据实际来制定出一个具有强操作性、标准性的档案管理章程，用以规范以及约束管理人员，防止档案资料丢失和泄露的事情发生。与此同时还要制定出相应的应急方案，用以应对一些意外。[5]
4. 卫生健康部门机关档案管理章程要契合办公自动化的特点
为档案管理制定出一套规范的工作流程，可以完成档案的归档流程、电子文档格式和前期处理的标准化。与此同时还要在设计档案相关信息管理系统的时候，对技术标准和参数设置出规范的标准，需要考虑各系统的便捷性、实用性和兼容性。只有标准化处理整个系统，才可以让它得到高效的利用，大大降低在管理档案的时候发生错误的可能性。
四、结束语
综上所述，各种行业的管理工作中都己经被电子信息化所渗透，是领先生产力的表现，是档案管理工作进程中必然的发展趋势，为档案工作开辟了崭新的天地。OA系统有着众多的功能，倘若想要其更好地为卫生健康部门机关档案管理工作进行服务，还要有相关机关领导对OA系统恰当的重视程度，需要与之对应的章程以及规范的建设，从事档案管理的相关工作人员也要有着高于传统档案管理人员的个人素质，只有全方位地统筹管理才可以让OA系统更加高效地为卫生健康部门机关档案管理工作而服务。
参考文献
[1]甘扬建. OA系统在医院档案管理中的应用[J]. 人力资源管理, 2015(10):218-219.
[2]袁琦. OA 系统与档案管理系统之间的“无缝链接”[J]. 浙江档案, 2014(12):61-61.
[3]刘芸. OA系统与医院档案管理的链接研究[J]. 档案管理, 2017(2):61-63.
[4]李桂萍. OA系统文件管理功能建设——以档案管理为视角[J]. 管理观察, 2018(6):89-91.
[5] 王方. 利用 OA 办公系统进行文书档案管理的实践与探索[J]. 世界最新医学信息文摘:连续型电子期刊, 2014(36):334-335.
论文作者:赵玲
论文发表刊物:《医师在线》2019年4月7期
论文发表时间:2019/7/1
标签：档案论文; 档案管理论文; 系统论文; 机关论文; 部门论文; 卫生论文; 健康论文; 《医师在线》2019年4月7期论文;