协同：信息系统发展的动力和源泉，本文主要内容关键词为：信息系统论文,源泉论文,动力论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
1 协同与协同学
“协同”是反映事物之间、系统或要素之间保持合作性、集体性的状态和趋势。关于协同的思想源源流长，无论是古老的哲学，还是现代的自然与社会科学，在研究人与自然、人与人乃至整个宇宙协调发展问题时都要涉及到协同。协同现象在宇宙间的一切领域中存在。没有协同动作，人类就不能生存，生产就不能发展，社会就不能前进。而协同学就是一门关于“协同”的科学，是一种自组织理论，它研究系统中各子系统之间协调、同步、合作、互补的关系，研究系统从无序到有序转变以及形成新的有序结构的规律性。
协同学的创始人西德物理学家哈肯（H.haken）在他的“协同：一门合作的学说”中深刻阐述了协同的概念：自然界存在着各种不同时间、空间跨度的系统，其结构千差万别成千上万，尽管其属性不同，但在整个环境中，各个系统间存在着相互影响，相互合作的关系。社会系统亦如此，如不同单位间的相互配合与协作，部门间关系的协调，企业间相互竞争的作用以及系统中的相互干扰和制约等，每一个系统又都是若干个子系统组成，系统的结构、特征和行为都不是其子系统的结构、特征和行为简单的总和。子系统间的相互作用和自组织行为对系统整体产生一种贡献，即协同作用，这种作用将会推动系统不断向前发展。
在协同学中，还引进了“序参量”的概念。序参量是在一定程度上能够量度系统协同程度的参量。它是系统通过各要素的协同作用而形成，同时又支配着各子系统行为。序参量是系统从无序到有序变化发展的主导因素，它决定着系统的自组织行为。当系统处于无序混乱时，其序参量为零：当系统开始出现有序时，序参量为非零值，并随着外界条件的改善和系统有序程度的提高而逐渐增大，当序参量将要达到引起系统发生根本性转变的临界点时，其一个很小数量的变化就会使系统出现宏观的新的有序结构。目前，协同学的这些基本思想在许多科学领域中都得到了广泛应用，并为系统的发展起到了有效的指导和促进作用。
2 协同学在信息交流系统中的应用
在社会信息化的今天，信息系统正处在信息业竞争空前激烈的时代，各种咨询机构和网络内容提供商（ICP）的出现， 将对传统的信息机构构成极大的威胁，作为传统的占信息提供主导地位的信息机构正面临着越来越多竞争对手的挑战。面对信息经营的竞争，所提供信息服务的质量、充分满足用户需求恰恰将决定信息机构的命运。与之相适应的是协同行为的核心地位变的越来越重要，有效的协同作用将会使信息机构稳定有序的发展。
将协同学理论应用在信息交流系统中，我们可以发现信息机构与它为之提供服务的用户群是信息交流系统中的两个子系统，信息交流系统的功能不是依赖某个子系统的独立运动而存在的，是信息系统和用户两个子系统相互联系、相互作用的结果。在这种相互联系和相互作用的过程中，信息系统与用户系统之间处于相互吸引、合作和互补之中。而“用户需求满足率”正是能够衡量系统内部组织程度和各子系统协同运动状态的，所以，“用户需求满足率”就应是信息交流系统的“序参量”。序参量，即用户需求满足率越高，系统内协同效应就越明显，信息交流系统的有序度就越高。用户需求满足就是信息系统的某种服务行为使用户的需求行为获得满意结果的过程。对信息交流系统而言，用户需求满足无疑是一种促进用户积极利用信息系统服务的一种动力，它一方面使具有利用信息机构服务愿望的用户日趋增多，促使用户子系统的形成和稳定；另一方面还能使信息子系统的当前用户队伍不断扩大，使信息子系统赖以生存和发展的基础更加牢固。因此，用户需求满足率的大小直接反映了信息子系统和用户子系统的协同程度以及信息子系统服务的质量。我们可以通过提高用户需求满足率使系统向有序的、集体的、多层次的信息交流状态发展。
2.1信息子系统中的协同
没有用户的信息系统，就不能称之为现代的信息系统，没有足够高的用户需求满足率就不能称之为当代好的信息系统，所以提高用户需求满足率，让用户满意，就应该成为信息系统中每一个从业人员时刻铭记，实实在在的行为准则。在信息交流系统中，信息子系统必须要想方设法提高用户需求满足率，这就要求信息子系统首先在自身内部实现协同，在信息子系统中，影响用户需求满足的因素是多种多样的，但起决定性作用的主要有两方面：一是系统的组织程度；一是系统的组成元素工作人员的业务素养。如果信息子系统内部各部门之间、部门与领导之间、人员与人员之间没有建立起协同机制，没有健全其人员的工作行为制度，那么整个信息子系统就处在无序混乱状态，无法对用户的变化作出反应，也就无法通过其组织表现出作用来。比如，各部门间相互联系、依赖的维系程度太低，使整个系统的行为变的不协调，形成责任不清，分功不明，相互推委的局面，阻碍了信息系统与用户关系的协调；新到信息资料在各加工过程中停滞时间过长，使用户迟迟见不到科学研究新信息、新动向，影响资料的使用价值，降低了对用户的吸引力；馆藏质量较差，学科专业范围、类型、级次、搭配不合理，藏书以及计算机文献数据库特征不突出，再加上部分工作人员因工作分配不适合，人不得其位，位不得其人，常常出现工作不适应，业务错误多，不能与用户的需求相适应；经费的安排和使用不当，影响了信息资料的保障率和技术服务手段的现代化，这种信息资料的贫乏和服务手段的落后又影响用户使用的积极性。如果工作人员业务素质低下，也会直接影响用户需求满足率，如，采购人员专业水平低，知识面窄，不懂业务，就会将一些劣质无用的资料收集到信息机构中，使信息资源更加混乱；一种很有价值的信息资料，会因工作人员标引语言选用不当，标引词汇选择错误，造成检索用语与标引用语偏差甚大；所用现代化设备会因软件的设置和硬件的管理不当而经常出现问题；信息咨询人员没有强烈的事业心和责任感，没有树立“用户第一，服务至上”的思想，不能积极地、创造性地为用户服务，而是用生硬、烦躁的态度对待用户的提问和要求，就不能对用户产生凝聚力。如此等等，都会造成信息子系统的无序混乱，降低用户需求满足率。因此，信息系统必须克服和消除这些不协调的无序混乱现象及其影因素，制定正确的工作规程和行为准则，在工作目标、时间配合、努力程度和不同意见等方面协调，打破铁饭碗思想，引入竞争机制，并通过内部培训和外出进修提高工作人员的业务素质，积极引进适合的各类高层次人才，实行竞争上岗、待岗制度，营造一个积极向上的生机活力的工作环境，促进各要素自身接受教育的自觉性和主动性，树立强有力的进取精神和竞争意识，从信息子系统整体出发，变离心离德为同心同德，变三心二意为同心合力，当系统中各部门各环节都能相互配合、协同有序时，信息子系统就会形成卓有成效的有机整体，用户需求率满足率就会大大提高。
2.2信息子系统与用户的协同
用户需求满足只有在信息子系统的服务行为与用户子系统的需求行为达到协同一致时才能实现，因此我们在使信息子系统内部有序化的同时，还应该通过对整个信息交流系统特征的掌握，寻找一个最容易产生协同效应的系统模式，使整个信息交流系统的工作目标建立在各子系统协同的基础上。为此，我们就必须认真研究和探讨用户子系统的需求行为，然后提供协同一致的服务，对这种行为的特征和规律把握的越准确，服务的针对性越强，序参量，即：用户需求满足率就越高，信息子系统的发展就越有保障。
用户需求行为是用户子系统中许多不同元素发出的，因此，动机和目的是不相同的，但只要我们从宏观的时间维度去考察，就会发现整个用户子系统的信息需求行为具有一定特征和规律性，而信息子系统在用户行为的影响和序参量的支配下，必须提供与之相适应的服务。其具体协同表现主要有：
a用户需求行为遵循“最小努力原则”。 人类行为是建立在最小努力基础上的，用户的信息需求行为也是如此，他们总是力图以最小的努力，去获取最大的收益，为此表现出舍远就近，避繁就简，弃疏择熟的省力行为。一般地说，首先选择最方便的信息源，无论用户是否认为是最全面的，最有权威的或者在某种意义上说是最好的，可得性和易用性是影响用户行为选择的重要因素。随着信息源的不断增多和繁杂，这种趋向就更为明显，若用户获取所需信息要花的时间、精力和费用超过他们可接受的限度，那么用户就会终止其行为，需求就得不到满足。针对用户这一行为特征，信息子系统在为用户服务时必须最大限度地体现最小努力原则，这就要求信息机构打破原有烦琐且具有强制性的许多规定，树立信息人员是为了用户而管理信息机构，而不是为了信息机构而管理用户的观念；提高信息人员的服务技能，使其具有较高的可存取性，便于随时获取和提供信息，尤其是要利用现代化技术，通过网络作用，让用户及时、简便和有效地获取信息；信息资料实行开架管理，让用户直接与更多的信息资料见面，自由地根据自己的需要选择信息。
b用户需求行为遵循知识匹配原则。 信息系统提供的文献信息能否充分满足用户需求，很重要的方面是取决于这种文献信息是否同用户知识结构相匹配及其匹配程度。关于这一点，B.布鲁克斯提出过著名的方程：K［S］＋I→K［S＋△S］。式中K［S］是用户原有的知识结构，I是所输入的新信息，K［S＋△S］是吸收I后所形成的新的知识结构。布氏方程表明，当用户所接受的信息与用户原有的知识结构相匹配时，才能产生相应的接受效果，否则是不能满足其需求的。为此，信息系统必须掌握特定用户是属于研究型用户，还是学习型用户，并根据用户的类型、层次，提供与用户层次、类别相适应的信息。
c用户需求行为遵循价值取向原则。 用户对信息的重要性持不同的评价标准和固有看法，这种观念就是信息价值观，当这种价值成为用户行为导向时就是信息价值取向。用户的信息价值取向特别体现在对文献信息内容的理解上。用户在理解信息的意义时，虽遵守一定客观原则，但更多地是以自己的信息价值判断为取向，作出与自己的信息价值取向一致的理解，这种理解始终是在信息价值选择的过程中进行。这就要求信息系统必须主动了解用户，特别注重与重点用户的相互交流，让一些重点用户参与信息系统的设计与运行，自己决定信息服务方式，服务内容等，实行重点用户优惠政策，增加与用户交流和接触的机会，从而掌握用户对特定文献信息的价值取向，提供与用户价值取向一致的服务。
d用户行为是在满足自身信息需求的期望中进行。 即：用户需求行为有着明确的目的性，用户系统构成层次越高，其需求行为目的性越明确，明确的期望是一种内在的心理动力，由它导致具体的信息行为。用户偏爱接受期望中的或与自己期望相一致的信息。而对于那些与自己期望相反的或相矛盾的信息则不予理会。针对用户行为这一特征，信息系统就要将服务深化到需求行为中去，参与用户选取信息的过程，了解用户期望中的信息与所得到的信息在类型、内容上的区别，掌握用户需求行为的目的性和随机性的差值，以保证服务的有效性。
e用户需求行为随社会环境的变化而变化。用户是社会的成员， 整个社会环境变化，如政治的、经济的、文化的影响，无不对信息需求产生明确的作用。这就要求信息系统经常掌握社会环境的变化，有效地预测出需求行为将要发生的变化，以保证服务行为与需求行为协同一致，提高用户需求满足率。
3 结语
在信息交流系统中，通过信息子系统内部的协同和信息子系统与用户的协同，能使其序参量即：用户需求满足率得到提高，而用户需求的满足能够产生一种促进用户进一步利用信息系统服务的动力，有了更多的用户需求、更高的用户需求满足率以及不断扩大的当前用户队伍，将会产生一种巨大的力量去推动信息系统不断地发展壮大，所以，协同就是信息系统发展的动力和源泉。