浅谈境外企业的档案工作，本文主要内容关键词为：浅谈论文,境外论文,档案论文,工作论文,企业论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
境外企业的出现，是适应参与国际市场竞争，发展市场经济的客观规律的，也是改革开放的又一产物。创办境外企业，是扩大国际经济技术合作，大力发展外向型经济的重要组成部分，境外企业的发展，有效地推动了外贸出口和吸引外资，有着显著的经济效益和社会效益，因而促使境内一大批大中型企业在境外发展。随着企业的创办、发展而产生了境外企业档案。如何做好境外企业的档案工作，是档案部门面临的新课题。
一、境外企业档案的特点。
境外企业是经国家批准，在特定的范围内共同举办，联合经营的企业。它与境内企业相比较，在资金来源、经营管理、机构设置等方面有着其特殊的形式，因而所产生的档案以及档案管理方法，也有着其自身的特点：
1.管理的松散性。境外企业对文件材料更多的是考虑眼前的分散利用价值，不象境内企业考虑的是文件将来的查考利用价值，所以档案管理基本是分散的，企业日常文件材料基本上处于谁经办的业务由谁负责保管；比较重要的，如企业的产权、股份等委托律师楼或政府立契部门保管，企业保留副本备查。
2.保管的随意性。境外企业档案整理基本没有规范，没有统一的保管期限。文件办理完毕后，一般由秘书根据文件内容、重要程度或使用时间，采用文件夹保管，不分年度，文件保存时限根据文件使用情况而定。
3.内容的商业性。境外企业大部分是工商贸易机构，属于经贸性质，由此决定了形成的档案主要以商贸往来文件为主，其他包括人事、财产等，行政管理文件较少。文件内容大致有这几个方面：(1)企业批准文件、公司章程、合资双方协议、资信证明；(2)贸易往来函件、 购销合同、协议；(3)董事会纪要、决议；(4)人事名册（主要是境外员工）和招聘、任免文件；(5)公司物业、契证、股票和房地产等。
4.文件来源的单一性。境外企业文件材料基本上是本企业形成的，境内文件一般不发至境外企业，本企业亦没有党、工、团组织形成文件，所以文件来源单一，也决定了其内容的单一，同时其文件的保密性，一般随使用价值成正比。
5.载体、文字表达方式的多样性。境外企业文件材料载体多样化（如录音、录像带、传真件等），文件无需保留底稿，可以有多种文字并存形式（如：中文、英文、葡文等）。文件签发的责、权大致与境内类似。
二、做好境外企业档案工作之我见。
境外企业档案真实地记录了境外合资企业的工作性质、职能、发展过程以及拓展外向型经济的实践。虽然境外企业档案管理尚未有一套统一的管理办法，但是研究和探索这类企业的档案管理，则是客观形势的要求。因为理由只有一条，那就是境外企业在发展过程中所形成的档案，是一个企业的宝贵财富，我们必须重视和做好这部分档案工作。
1.加强对境外企业档案的宣传工作，增强驻外人员的档案意识。
由于境外企业档案是改革开放的形势下产生的一种新的类型的档案，具有其自身的特殊性，人们普遍对其了解和认识不足，因此加强对境外企业档案的宣传工作，增强驻外人员的档案意识，是做好境外企业档案工作的基础。首先，要积极进行档案的宣传工作，通过宣传、咨询等方式，使驻外人员了解境外企业档案及形成的特点，认识到境外企业的档案同境内企业档案一样，同是企业的宝贵财富，认识到做好境外企业档案工作的意义所在。其次，针对驻外人员变动的情况，组织学习《档案法》及业务文件，结合境外企业工作性质，开展研究，并在日常实际工作中贯彻落实，为完善境外企业档案管理铺平道路。
2.制定相适应的境外企业档案管理规定，使境外企业档案有法可依，有章可循。
为鼓励发展境外企业，各级政府颁发了鼓励发展境外企业的有关规定，对境外企业发展起了有力的推动作用，由此产生了大量的档案材料。这是改革开放中出现的一种新型的档案，现行的档案法规没有境外企业档案管理条文，档案行政管理部门亦还没有将境外企业档案纳入监督、指导范围，因此制定相适应的境外企业档案管理制度，并严格执行，是做好境外企业档案管理科学化、制度化的重要依据。作为企业，应根据其境外企业档案工作的特点，在国家档案管理法规的基础上，制定出行之有效的、符合本境外企业档案实际的档案管理制度，使境外企业档案有法可依，有章可循，保证档案工作的顺利进行。
3.沟通境外企业文件材料收集渠道，保证文件材料归档齐全。
档案工作人员必须加强和驻外人员合作，通过协调做好文件材料收集工作，沟通收集渠道。首先要制定相适应的收集制度和归档范围，为收集工作提供依据。其次，建立总公司档案人员→驻外人员→境外有关人员的收集网络，对在境内形成的文件材料，由档案室档案人员收集；对形成于境外的文件材料，由驻外人员配合有关人员收集。做到境内境外共同收集。档案工作人员还应针对驻外人员变动情况，及时对归国的驻外人员有目的、有选择地追踪收集，保证境外企业文件材料收集既齐全又完整。
4.加强档案人员业务知识的学习，提高其专业水平。
随着企业转换经营机制，拓展第三产业，档案工作人员单靠原有的档案专业知识已远远适应不了新形势对档案工作的要求，这就要求档案工作人员不但要有较高的档案管理知识水平和专业基础理论知识，而且还要掌握与企业业务发展相应的知识，结合实际了解、掌握境外企业经营特点，以及境外企业文件材料形成、运转情况，探索其档案形成的内在规律，这样档案人员才能在国家档案管理统一标准的基础上，结合境外企业档案的特点，不断完善、提高档案管理水平，把境外企业档案工作搞好。
总之，境外企业档案不仅可以为搞活企业，增强企业的经营能力，竞争能力和创造经济效益服务，而且反映了一个企业深化改革，开拓外向型经济的实践轨迹。做好境外企业档案工作，不仅有利于境外企业各项工作的正常开展，也是新时期赋予档案工作的使命。
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