电子文件与纸质文件的鉴定工作比较，本文主要内容关键词为：文件论文,纸质论文,鉴定论文,工作论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
由于电子文件的多变性、易逝性以及载体的脆弱性，电子环境下档案鉴定工作须采取与纸质档案不同的鉴定战略，本文拟就两者在鉴定方法、内容、时间、鉴定人员四个方面作一比较，分析两者异同，各取其长，以推动电子文件和纸质文件鉴定工作的发展。
一、鉴定方法
传统纸质文件多采用直接鉴定法，即逐件阅读文件原件内容，判断其价值。对于直接鉴定法所涉及的巨大工程量，早在1921年法国档案工作者就对此发出警告：“逐份挑选文件不是件容易的事情，除非花费在这项工作上的时间和精力可以从所获得的库房空间上得到补偿，否则不要轻率地进行尝试。”（注：彼得·瓦尔纳主编：《现代档案与文件管理必读》。）历史的发展证明了这一天才的预测。面对文件数量的急剧增长，直接鉴定法越发捉襟见肘，档案界对档案鉴定理论进行了大胆的有益的探索，思路更加开阔，总体趋势是由微观转向宏观，从对单份文件的关注转向文件产生的前景、文件形成者的职能活动，更注重从宏观上、总体上全局把握鉴定方向，同时更注重鉴定方法的实用性和可操作性。1989年以来加拿大国家档案馆开始实行“新宏观鉴定接收战略”，采取了一种“职能结构研究模式”，将档案的鉴定方法于一种以文件前后关系为基础，以来源为中心的框架中，而不是于以内容为基础的历史文献框架之中。荷兰国家档案馆也采取了类似的鉴定方法，即根据文件在政府活动和任务中的作用来鉴定其情报价值，各机构首先应分析对其履行使命和完成任务至关重要的活动，通过挑选和鉴定出来的信息必须反映活动的价值。（注：特里·库克：1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响，《第十三届国际档案大会报告集》。）
对电子文件鉴定方法的研究同样出现了上述宏观化、整体化的发展趋势。如果说职能鉴定法在纸质档案鉴定领域中仍处于局部性、尝试性运用的话，这种宏观的职能鉴定思路在电子文件鉴定领域得到了发扬光大。加拿大T 库克针对电子文件鉴定提出的“后保管鉴定法”（以职能活动为依据的宏观鉴定）与布姆斯的“社会分析与职能鉴定论”以及加拿大的“新宏观鉴定接收战略”均有异曲同工之妙。库克认为，电子文件处于后保管时代，他由此提出了后保管鉴定法，即鉴定方法从文件实体转向文件的形成过程；从分析个别文件的性质和特征转向更好了解导致文件产生的业务职能、活动、任务、事务处理和工作流程；从根据文件内在价值或研究价值进行鉴定转向宏观鉴定形成者的主要职能、计划和活动并挑选出反映它们的最精练文件永久保存。（注：特里·库克：1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响，《第十三届国际档案大会报告集》。）后保管鉴定法彻底抛弃了根据当前和未来社会需要来确定和预测文件价值的观点。这种鉴定方法得到了国际档案理事会电子文件委员会的认同，被称为实用的评估法，在电子文件鉴定中已得到了广泛的认可和采用。
二、鉴定内容
由于纸质档案的物理载体相对稳定，信息与载体结合紧密，对纸质档案的鉴定工作偏重其内容鉴定，对文件所处技术状况和载体情况几乎未作考虑（高龄档案除外）。由于电子文件内容上的利用价值还不足以构成其保存价值，对电子文件存毁的鉴定内容有所扩大，包括：1、 由于电子档案不具备人工读识性，必须借助支持系统实现可读取性，因此，对电子档案的鉴定须包括对支持系统与当前文件是否匹配的鉴定。 2、对保证电子文件证据价值和可解读性的背景信息和元数据是否安全的鉴定。3、对承载电子信息的物理载体的安全性鉴定。因此， 电子文件的鉴定工作面临着双重标准。由于电子档案信息对存储介质和昂贵读取系统的依赖性，法国档案学者哈罗尔德·瑙格勒在机读文件的鉴定中提出，对电子文件保存价值的鉴定须包括内容分析和技术分析。技术分析即指对电子文件各方面技术状况进行全面检查，包括对信息真实、可靠、完整和可读性的鉴定和对文件载体性能的检测。他甚至认为技术分析比内容分析更为重要。（注：哈罗尔德·瑙格勒：《机读文件的鉴定》。）电子文件的双重鉴定标准对档案人员提出的新课题在于：根据电子文件的鉴定标准须找准平衡查考价值和保管费用的临界点。偏重查考价值轻视保管费用，会导致无力承受过于昂贵的保管成本而无法保证档案信息的安全、可读和易用。反之，如果偏重保管费用而轻视长远价值，又可能造成鉴定工作中过度功利性、实用性倾向，从而影响文化遗产的保护。
三、鉴定时间
纸质文件和电子文件具有不同的文件运动生命周期，鉴定工作也分别处于运动生命周期的不同阶段。
笔者赞同陈兆祦先生对纸质文件生命周期的四阶段划分法。第一是文件的制作（产生）阶段。第二是文件的现实使用阶段。文件处于传递、运转、承办和执行过程中。文件的第一次鉴定即立卷前鉴定就发生在第二阶段之末，此时文件经现实使用，一部分丧失了其全部价值可以销毁，另一部分日后仍有查考、使用价值的通过立卷归档转入第三阶段。第三阶段是文件的暂时保存阶段，在这一阶段末，档案室对档案进行第二次鉴定，在一定时间内有使用价值的相当大一部分，时间一过即销毁，经过鉴定认为具有长久保存价值的文件由此进行了文件生命周期的最后一个阶段，即永久保存阶段，由档案馆对文件进行第三次鉴定，对保存期限不当的进行调整以至销毁。
国际档案理事会电子文件管理委员会把电子文件的生命周期分为三个阶段：概念阶段、产生阶段、维护阶段。概念阶段是指电子信息系统的设计、开发和安装阶段，在这一阶段完成对机构内部信息流和信息处理的分析以及对技术的挑选、获取和安装。为了保证文件的内容、上下文关系和结构能提供关于文件形成者的可靠保证，并保证有档案价值的电子文件被挑选和保存下来，电子文件管理的功能需求必须在这一阶段——电子信息系统设计阶段形成并加以详细说明以嵌入系统之中。（注：哈罗尔德·瑙格勒：《机读文件的鉴定》。）由此可见，与纸质文件鉴定不同的是，对电子文件的鉴定必须提前到电子文件生命周期的第一阶段，在文件尚未“成形”，尚处于虚拟状态、观念形成之时，就要在系统设计中提出鉴定要求，确定对电子文件归档范围，制定保存价值，并把文件保存的要求建立在系统开发阶段，才能捕获到有保存价值的电子信息，转化成电子档案固化在介质上或脱机保存。不仅鉴定工作的时间提前了，鉴定工作在整个档案管理工作中的地位也得到了空前的提升。在电子环境下，如果没有鉴定工作，根本谈不上电子文件的保留并归档转化成电子档案，其他工作也失去了存在的物质基础，鉴定决定了文件的保存，保存数量和时间，鉴定成为电子文件管理的核心环节，成了其他一切业务工作的基础。
另外，在电子文件的产生阶段（指具体的电子文件在这种可靠的电子环境中产生出来的阶段）和维护阶段（指文件产生之后直至它被销毁或永久保存的整个过程）中，对实体电子档案还需要多次鉴定，类似于纸质文件的第二次鉴定（档案室鉴定）和第三次鉴定（档案馆鉴定），最后挑选出具有永久保存价值的电子档案。
四、鉴定人员
主持鉴定工作的人员组成、他们所处的立场、出发点以及价值取向等在很大程度上影响着档案鉴定工作的走向。我国的纸质文件鉴定分三步走。第一步立卷前鉴定，鉴定人员由文书或业务部门人员组成，他们确切了解自己的需要，对文件的第一价值能做出较为准确的判断，而对文件的第二价值（即对形成者以外的文件价值）则关注得很少，这种做法可能产生的后果是有相当历史价值、值得永久保存的文件还未进入档案人员的视线，就被判处死刑，进了废纸堆。第二步鉴定工作主要由机关或企业的档案室工作人员承担，对立卷归档时确定的保管期限进行检查并适当调整，经鉴定无继续保存价值的剔出销毁。档案馆人员也要实行超前控制，介入档案室鉴定工作，进行业务指导。第三步鉴定工作由档案馆人员主持，主要对进馆档案保存期限不当的进行调整以至销毁。由此可见，在我国，对文件的生死处置发生在立卷前鉴定，掌握生杀大权的实际是机关或企业的文书或业务部门人员，后两次有档案人员参与的鉴定在一定程度上只起到修正作用，这种鉴定方法对全面考量文件价值的弊端不言而喻。
电子文件时代的文档一体化管理则克服了以上文件、档案各自为政的弊端。由于电子信息管理系统中文件和档案几乎已无法区分界限，文档一体化管理已成必然。因此，鉴定人员主要由文档管理人员和信息技术人员组成。在系统设计之初确定鉴定要求时，由文档管理人员对文件的保存要求与鉴定过程提出专家意见，与纸质文件鉴定不同的是，信息技术人员是鉴定电子文件必不可少的专家，由他们对元数据进行识别和保留，就电子文件的捕获与维护提供专家意见并承担这方面工作。这样即可确保具有重要的第一价值或第二价值的电子文件连同背景信息和元数据在系统生成开始工作后即自动生成，归档保存。