浅议“后ERP时代”信息化建设方向，本文主要内容关键词为：信息化建设论文,方向论文,时代论文,浅议论文,ERP论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
近些年来，大型的集团企业成功上线ERP系统的案例越来越多，但是上线一段时间后，大家会不约而同地反思：虽然在ERP上投入了大量资金，但是ERP究竟给企业带来了什么变化？产生了哪些效益？这些都表明了企业在上线ERP系统后，对于如何让ERP系统给企业带来生产力有了更深刻的思考。本文对大型企业在“后ERP时代”即成功上线ERP系统后遇到的一些瓶颈进行分析，并提出通过报账系统的建设对企业的业务流程进行进一步整合，达到提高企业运营效率的目的。
一、报账系统介绍
报账系统是专门针对集团企业财务报账管理信息化的解决方案。围绕集团大型企业费用及支出结算业务(主要包括一般性费用、专项支出、科技投入、固定资产投资、采购到支付业务)，提供业务部门经办、业务审批、财务审核、预算控制等针对业务流程涉及的财务、业务各级管理部门的信息化前台。同时报账系统可以和原有预算、核算、合同等外部系统进行集成，并可直接支持银企直连，从而形成闭环的信息化流程。
(一)报账管理的内容和对象
通过对企业经营活动的分析，可以看出报账业务从管理内容上，可分为费用与往来管理、资金业务管理两大方面：其中费用与往来管理包含了内部员工的费用报账管理、外部单位的费用报账管理，以及费用预提待摊、分摊等业务；资金往来又包括了报账支付、资金划拨等。
报账业务从管理对象上，可分为公司运营类报账业务与项目管理类报账业务。
图1 报账管理的对象与内容
图2 报账管理模块业务架构
图3 报账系统在企业诸多系统中的定位
(二)报账管理的业务架构
从全局出发，未来的报账管理模块架构应该支撑费用往来管理与资金往来两大业务，并且包含了业务处理、控制管理与查询统计三大方面。
二、集团企业在后ERP时代进行报账系统建设的必然性
大多数企业在ERP系统成功运行上线后，企业内部运作已然规范不少，工作效率的提高、数据准确性及管理水平也确实得到了很大提高，然而随着系统的应用深入，企业报账管理出现许多新的问题：
一是，现有ERP系统的功能未能覆盖到全业务，许多重要业务的交接依然靠系统外实现，例如采购系统和财务系统的数据传递过程需要人工匹配，造成数据在传递过程自动化程度有限，对生产力的提高也无法显著体现。
二是，组织结构较为紊乱，各子公司的同职能的部门名称不统一，即使相同的部门职能也不相同，给在一体化下的报账管理带来很大的难度。
三是，审批流程不规范，由于部门职能的不明确，从而导致在审批流程不规范，主要表现在同一流程在各部门运作过程都不相同，流程中审批人员的环节过多，不利于扁平化组织下的流程管理。
四是，审批方式落后，传统的纸质审批和PC网上审批都无法满足日常业务对审批及时性的要求。
五是，财务人员与业务人员甚者财务人员与财务人员之间由于信息的不对称，造成对于相同业务的理解有所偏差，导致财务核算的标准化难以实现。
六是，财务预算控制环节落后，更多地体现在事后核算和分析，无法做到过程控制。
综上，正因为报账管理上诸多问题的存在，需要我们通过信息化手段建设一个集中、高效的报账平台，以支撑集团未来的业务发展。
三、报账系统的建设方向
(一)报账系统的定位
和其他系统的关系说明：
1.门户系统
报账平台和门户系统通过单点登录的集成方式，可以实现报账平台的待办待阅在门户系统中的无缝集成。
2.预算控制管理
报账系统将从ERP预算功能中查询预算数据，并返回预算执行结果对预算进行控制。
3.ERP系统
报账系统的人员信息来源于ERP系统的人力资源模块，组织架构、项目、合同都来源于ERP系统中对应模块。
4.资金管理系统
在资金管理平台建立后，报账系统将付款清单通过接口传递给资金管理平台，资金管理平台进行资金支付，财务报账平台与资金管理平台支付结果信息实现同步。
(二)报账系统建设目标
1.支持多系统集成
支持与ERP核算系统集成：实现财务系统或ERP在主数据、预算控制、财务自动记账等诸多方面集成，还要支持和HR在组织和人员的集成、与OA待办事项的集成、与邮件系统和短信网关在发送审批通知等方面集成。
2.支持条码管理
支持报账单据的条码打印、检索处理，可支持一维码和二维码。
3.支持影像内容管理系统集成
支持外部的文档和内容管理，可以实现未来在报销票据、重要资料的图片影像扫描集成和稽查。
4.支持更加人性化的系统界面
以方便员工按照其能够理解的信息填制报账单据。
5.支持移动互联网应用
可提供基于手机终端(如：安卓系统iOS系统)的应用，可以实现在iPhone、iPad、安卓智能手机上的审批报账业务。
四、报账系统应用实例
以某大型集团公司员工报销业务为例，分析上线报账系统前后对企业报账业务的影响：
(一)报账系统未上线前报账业务现状
某大型集团企业分支机构多，报销人员很分散，流程复杂，之前主要是以手工操作为主，存在着很多的弊端。例如：
1.纸质单据传递速度慢，同时相关领导出差也无法实现及时审批，造成报销速度较慢，影响工作效率。
2.报销过程中涉及较多的报销环节，增加了人力成本和时间成本。
3.报销过程可能会出现丢单的现象。
4.报销过程不透明，报销人不清楚费用报销的状况。
5.预算控制滞后，往往到财务入账环节才能发现超预算，导致预算控制失效。
(二)报账系统上线后的业务改进及成效
1.费用申请：各分公司员工在处理工作事务前，需要预先向公司提出在某个时段或在某件事情上需花费多少金额的申请，公司相应的审批人对该事务的合理性进行事前审批，这样公司就可以控制驻外分支机构费用。
2.网上报账单：各分公司员工处理完工作事务后，需要进入报账系统填写报账单，报账单可以根据公司的规定与费用申请单相关联、同时启用预算检查，这样就可以将预算控制环节大大地提前了。
3.网上审批，支持例如手机、iPad等移动设备，可以解决领导出差无法及时审批的情况。
4.与网银系统接口，费用报账可以直接通过网银支付，减轻财务的付款压力。
5.与账务系统接口，费用报账业务可以根据预先设定的规则自动生成账务凭证，使账务处理更加高效和准确。
6.相关查询功能，让员工可以随时查询自己的报账单处理进度，预算查询报表可以让员工了解到预算执行情况。
五、报账系统对于集团企业的提升价值
(一)提升员工满意度
报账系统使得员工对自己的报账状况、借款情况、处理进度一目了然，而且闭环化的报账流程缩短了报账周期，自然提升员工满意度。
(二)实现精细化管理并同步提升效率
报账系统将报账、审批、记账、结算环节进行衔接，形成高效闭环的财务处理流程，使得费用成本反馈实时、透明、精细，财务处理高效且无差错。
(三)进一步完善预算控制的职责
报账系统以基于员工报账前端的预算控制，且提供专项预算控制、合同控制。让预算去控制前端报账，既缓解了财务部门对预算控制的压力，又增强了集团对于分支机构的控制力。
(四)建立网上审批
报账系统提供的网上审批将审批制度要求同化在系统中，使得主管摆脱频繁签字之苦，而且也使得审批制度的执行更加固化，降低了风险。
(五)实现组织流程再造，优化人力成本
报账系统使得原先繁杂的财务处理工作变成高效而简便、原先分散支付结算变得集中而安全，施工企业可以此为契机在组织上将基层组织的简单重复的财务处理职能集中到区域报账中心，使得基层组织的人力成本更加侧重于管理，实现资金的高效利用。
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