职能原则是档案管理的重要原则，本文主要内容关键词为：则是论文,档案管理论文,职能论文,原则论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
近半个世纪来，职能原则一直是我国档案界忽视的问题。为了提高档案管理水平，更好地完成历史赋予档案工作的使命。笔者认为有必要开展对职能原则的探讨和研究，以恢复其应有地位。
一、职能原则的涵义与特点
职能是指人事、机构具有的作用、功能。机关、社会组织的职能，通常是指所主管的事务，或行政的活动，也就是必须承担的事务和肩负的责任。所谓职能原则，就是档案应依据形成机关、社会组织的职能进行管理。
职能原则有以下特点：
1.符合档案产生和形成的规律。古往今来，任何社会形态的国家机关、社会组织都担负着特定的职能。为履行职能所开展的一系列活动，势必形成和产生大量文件材料，为日后查考而保存下来转化为档案。档案是机关、社会组织履行职能活动的产物和结果，是其实践活动的历史（原始）记录。它的产生和积累，始终围绕着形成者的职能活动。由于档案具有形成者职能活动的属性，决定了档案适宜于按职能原则进行收集、分类、鉴定、建立检索系统等管理活动。档案按职能原则管理，能历史地反映立档单位的工作特点与活动面貌，将当时的情况展现在人们的面前，为档案的充分发挥作用创造良好的条件。
2.标准客观、随意性小。按职能原则管理档案，是历史唯物主义立场、观点在档案管理工作中的具体运用，一切从客观实际出发，实事求是，不凭空想象，不主观臆造。每个机关的职能都是既定的，在法规和指示性文件中均有明确记载，有章可循，有案可依。履行职能所形成的文件材料，具体记录着实现某一职能活动的全过程，并具有一定的规律性，为管理提供了一定的依据。所以，按职能原则去管理档案，有明确的客观标准，可避免或减少主观随意性，也是顺理成章的事。
3.权威性高、稳定性强。机关、社会组织的职能，一般在赖以成立的法律、指示、通知、规章中有明确规定，范围清楚。由于以领导或指导性文件正式颁发，有很高的权威性。机关、社会组织的职能比较稳定，机关组织机构的调整，工作任务的变化，一般不会影响职能的变动。
4.层次清楚，便于操作。一个机关担负什么职能就形成什么档案，档案不能离开形成的组织和这个组织所具有的职能。职能为档案管理提供了科学的方法和标准，简便易行，便于理解和掌握，有利于实施和推广。
5.适用性广、灵活性大。就职能原则适用的范围来说，它既适用于党政机关，又适用于企业、事业单位和社会组织；就其管理方法来说，它既可以作为档案实体分类的常用方法，又是鉴定档案价值的重要标准和建立档案检索系统的依据。适用范围广泛，灵活方便。
二、职能原则是档案实体分类应遵循的原则之一
档案分类的原则是档案整理工作的基础。世界范围内，档案分类应遵循的原则，有来源原则、事由原则、职能原则。“这些原则支配着如何把文件划分成一个个小的单元，以及如何把小的单元组合成较大的单元。”（注：谢伦伯格：《现代档案——原则与技术 》， 档案出版社1983年，第60页。）上述原则应用于档案分类中则表现为文件的分类要考虑三个要素，这就是形成文件机关的职能、组织机构和文件的主题。按照三要素发展起来的“分类方法称之为职能分类法、组织机构分类法和主题分类法。”（注：谢伦伯格：《现代档案——原则与技术》，档案出版社1983年，第64页。）
文件是机关、社会组织在履行职能活动的过程中产生和形成的，又是根据职能来使用的。因此，整理文件材料时，按职能分类是十分自然的，也是历史的回归。谢伦伯格称：“在正常情况下，职能类别应该是一个机关文件分类中最大的一级。”“第一级的类别，可以根据一个机关的主要职能来确定，第二级的类别可以按照活动来划分，最小的类别则应该由个别的案卷单元或其集合体构成，这些案卷单元是依据与个人、法人、地点或主题有关的过程编立的。”（注：谢伦伯格：《现代档案——原则与技术》，档案出版社1983年，第65～66页。）这就是说，一个机关内文件的分类，第一级是职能，第二级是履行某一职能开展的特定活动，不能分类时，则依据文件特征组成保管单位。
职能分类法有以下优点：
1.职能分类法是一种历史悠久的分类方法。早在十八世纪，欧洲就广泛采用了。美国档案学者恩斯特·波兹奈尔博士在提到德国登记制时称：“从十八世纪以来，一直存在着这样一种共同一致的看法，即根据一个机关或其主要部门的需要而建立的登记室，必须按照它所服务的行政单位的主要职能来整理它所保存的材料。机关的组织机构、该机关各部门的职能以及文件的主要类别，都必须是一致的。登记室反映着一个机关及其各种各样的活动，是该机关多种多样工作的永恒记录。”（注：谢伦伯格：《现代档案——原则与技术》，档案出版社1983年，第66页。）我国在本世纪30～40年代，国民党政府机关整理档案，多以职能（职掌）为主要分类标准。龙兆佛称：“档案分类则是以档案内容依据本机关之职掌的类别系统区分的，同时也是以地域、年代、机关名及人名为补充分类标准，……上述五种分类标准当然以第一种为主要分类标准，其余各种为补充分类标准。”（注：龙兆佛：《档案管理法》，广西省政府编译委员会，1940年，第23～24页。）建国以后，学习前苏联的分类经验，只采用组织机构分类法、问题分类法、年代（或年度）分类法，而忽视了职能分类法。
2.机关的职能为类目的设立提供了依据。一个机关、社会组织担负什么样的职能，就会形成反映其职能活动的一系列文件材料，按主要职能、辅助职能设立类别，标准客观，不用去苦思冥想，反复研讨。
3.职能分类法有组织机构分类法和问题分类法之长而无其短。机关的组织机构，往往是根据机关担负的职能来设立的，职能分类法的类目设置，一般与组织机构分类法相类似，组织机构分类法的优点，职能分类法也大体具备。但组织机构分类法的使用，要受组织机构是否稳定、分工是否明确、文件能否按机构分清等因素的限制，而职能分类法则不受这些因素的制约。职能分类法与问题分类法都能较好地保持文件之间的固有联系，特别是内容方面的联系，便于利用者按专题查找，但职能分类法标准客观，可以克服问题分类法中人为的主观随意性大与不好掌握的弱点。
4.职能分类法为鉴定档案价值奠定了良好基础。鉴定档案价值首先应看文件是否含有记述机关、社会组织的职能及其活动方面的证据价值和情报价值。按职能分类，能把主管业务活动和辅助职能活动的文件分开，方针政策性和具体执行的文件分开，一般和特殊的文件分开，把重要的和例行的文件分开，实质性和从属性文件分开。这就为正确判定档案价值，合理划分保管期限，恰当选择保存反映机关主要职能与本质性文件，有证据价值和情报价值的文件，剔除销毁无价值的文件奠定了基础。
三、职能原则是判定档案价值的重要标准
职能原则是判定档案价值的重要标准，贯穿于鉴定工作的全过程。职能原则运用于档案鉴定工作的奠基人是波兰档案学家卡林斯基，美国谢伦伯格等人发展了这一理论。
1.职能是判定档案价值的重要因素
谢伦伯格称：“关于保存文件的决定取决于一系列的因素。其中最重要者，可以归纳为下列几个问题：①在一个系统的中央机关中，哪些行政单位对关于组织、计划、政策和程序的决定负主要责任？哪些行政单位为这种决定进行辅助性的活动？哪些地方官员有权作出这种决定？哪些是反映这种决定最基本的文件类别？②文件与一个机关的哪些职能有关？它是不是本质职能？……③为了执行一定的职能，进行了哪些具体的监督和管理活动？”（注：谢伦伯格：《现代档案——原则与技术》，档案出版社，1983年，第156页。）这就是说， 判定档案的价值，应弄清楚每个机关在所属行政等级系统中的位置、所执行的职能，在执行一定职能时所进行的各种活动。只有紧紧围绕机关、社会组织的职能去分析，才能准确判定档案的价值，做好档案鉴定工作。美国档案学家卢辛那·杜兰蒂称：“鉴定工作就是从‘沉积档案’（指在日常办公过程中积累起来的档案）中挑选出来能反映机构职能，能反映事件发生全过程的财富档案，接收入馆永久保存。”（注：卢辛那·杜兰蒂：《鉴定的概念与鉴定理论》，载《美国档案工作者》1994年4月号。）
2.档案的价值取决于形成文件机关的职能在政府机关体系中的地位。本世纪20～30年代，波兰档案学家卡林斯基根据对德国鉴定理论的研究，提出了自己的鉴定理论和标准——职能鉴定论。卡林斯基认为机关在行政等级中所处的地位不同，形成的文件价值也不一样。他按照机关在行政体系中所处的地位，将档案文件分为两类：一类是A类， 即最高行政机关的文件，应当永久保存。B类是低级机关的文件， 应在保存一定时间后予以销毁。谢伦伯格也认为：“一个机关在所属机构行政等级系统中的位置。这一点对档案鉴定工作十分重要，因为文件的价值在很大程度上要由此决定。”（注：谢伦伯格：《现代档案——原则与技术》，档案出版社，1983年，第154页。） 罗贝尔·法弗罗对上述理论阐述为：“总的说来，行政级别越高，其文件就越重要，数量也就越少。实行中央集权制的国家，最重要的文件见于中央政府部门而不是在地区或地方政府部门。……最低一级形成的文件数量最多，但其历史价值最小。”（注：彼得·瓦尔纳主编：《现代档案与文件管理必读》，档案出版社， 1992年，第220页。）皮埃尔·布瓦萨尔进一步完善了这一理论，他说：“任何政府系统中的中央政府部门的文件都展示了一幅更为广阔复杂的图景，但这决不是说利用中央政府的档案更容易撰写历史。地方、省和市区的档案不只是为了地方历史，同样也是为整个历史而保存的。”（注：彼得·瓦尔纳主编：《现代档案与文件管理必读》，档案出版社，1992年，第220页。）鉴定档案时， 应当考虑形成文件机关的职能在行政体系中的地位，但不能绝对化，更不等于低级单位的档案一律不保存，适当保留一部分低级机关的档案对科学研究是完全必要的。
3.区别机关的主要职能与辅助职能。一个机关、社会组织为了履行它的职能，将不得不从事两种主要类型的活动，即主要职能活动（又称主管业务活动）和辅助职能活动。主要职能活动是一个机关主管的专业性和技术性工作的活动，即关系到使该机关不同于所有其他机关的那种工作活动。主要职能活动形成的文件，一般值得永久保存。辅助职能活动是涉及一个机关内部管理的活动，是所有机关共有的，如机关内部的人事、财务、总务活动等。这些活动只是在某一机关履行主要职能过程中附带产生的。辅助职能活动形成的文件，只有极少量值得永久保存。
4.分析文件的职能特性。美国档案学者梅纳德丁·布里奇弗德说：“每份文件都有一种职能，这种职能通常反映在它的标题里。它可以授权或指挥行动（委任状、订购单和支票），记录或提供信息（分类帐和库存情况），或者解释、通知和接受信息（书籍、个人信件和草稿）。”（注：美国档案工作者协会编：《档案工作的理论与方法》，档案出版社，1998年，第10页。）文件的职能特性，是判定其价值大小的重要依据。欧美档案学者分析文件的职能特性，主要从以下两方面：①文件的类型。不同类型的文件，反映着不同的价值。梅纳德丁·布里奇弗德称：“有经验的档案鉴定人员发现，某几类职能的文件通常是有价值的和值得保存的：日记、笔记，组织图表和遗嘱。另一些文件系列则是没有多大价值的：已注销的支票、备忘录案卷、付款通知单。在本手册的附录中有几个按照文件类型的相对重要性划分的职能类别一览表。它们所以列入表内，是为了说明职能和鉴定的密切关系。”（注：美国档案工作者协会编：《档案工作的理论与方法》，档案出版社，1998年，第10页。）②文件包含信息的独一性和重要性。独一性是指特定文件包含的信息不能在别处的文件材料中找到，无论是出版或未出版的文件材料中都没有同样的记录，独一无二的特点，决定了这样的档案文件应当保存下来。重要性是指形成文件的机关、人员的重要性，或者是内容反映的事物的重要性。重要人物、首脑机关的文件，要多保存甚至全部保存起来。记载重要事件、重要事物和现象的有关文件也应当保存。“一般地说，人物、事件或现象越是重要，与之有关的文件也就越重要。”（注：彼得·瓦尔纳主编：《现代档案与文件管理必读》，档案出版社，1992年，第280页。）
四、职能原则是档案信息分类的基础
我国档案信息分类的工具书是国家档案局主持编制的《中国档案分类法》（以下简称《中档法》）。《中档法》的分类标准在其编制说明中明确表述为：“分类法的体系，是以不同历史时期的国家机构、社会组织从事社会实践活动的职能分工为基础，并紧密结合档案记述和反映的事物属性关系，采取从总到分，从一般到具体的逻辑体系。”这句话明确了《中档法》的分类标准是以职能分工为基础。
1.《中档法》以职能分工原则为主要分类标准的依据。①由档案的本质属性所决定。历史（原始）记录性是档案的本质属性，这是档案界长期对档案各方面属性的总括和升华，是档案与其他事物相比较而存在的过程中所显示的独有的特性。它决定档案所以不是图书资料和一般文物，而是档案的内在依据。②档案的来源和内容特点。档案是由机关、社会组织、个人形成的。档案内容有两个显著的特点。一是档案记述的是人类实践经验的总结，具有实践性强、内容具体、生动、零散、广泛复杂的特点，属于感性知识，还不具有系统的科学形态；二是档案是国家机关、社会组织履行职能活动的“副产品”，档案内容是国家机关、社会组织职能分工及其网络的直接反映。③分类对象、任务和适用范围。《中档法》是解决档案信息分类，分类的基本原则和基本方法，应适用于我国各个历史时期、各种门类档案的分类。这就要求分类法的分类基础，必须是各类档案通用的基础。
2.《中档法》以职能分工为基础的优点。①以职能分工为基础，便于建立起科学的符合客观实际的信息分类体系。任何社会形态的国家机关、社会组织都是为保证社会总职能的实现而建立的，相互之间既有明确分工，又是相互联系的职能网络。以职能分工为基础，符合档案产生和处理的客观实际，便于档案的划分和归类。《中档法》以职能分工为基础分别编制四个分类表，这样的分类体系，符合我国档案信息资源构成的客观实际。②以职能分工为基础提高了档案分类法的实用性。实践是检验真理的标准，《中档法》以职能分工为基础建立起的分类体系，可以满足各级各类档案馆、室收藏的各种门类档案信息的分类，有较高的实用价值。③以职能分工为基础，划清了图书分类和档案分类的界限。《中档法》从档案的作用与价值出发，依据档案本来就不是以学科为中心形成的特点，决定了档案信息分类宜以档案内容记载和反映的机关、社会组织的职能分工为主要分类标准。图书的本质属性，内容上的学科属性及图书一般是按学科或专业角度查找的特点，决定了图书分类以科学分类（知识分类）为基础，以图书内容的学科属性作为类目划分的主要标准。《中档法》与图书分类法由于主要分类标准不同，建立起的分类体系迥异，划清了二者的界限，走自己的路。
以上从几个主要方面论述了职能原则在档案管理中的作用，实际上这一原则渗透于档案管理的全过程。档案惧工作应将记述和反映机关、社会组织履行职能活动（特别是主要职能活动）的档案，完整、齐全地集中起来。从保管与利用的角度，档案保管机构应当保管好机关、社会组织履行职能活动的档案材料，以便为广大人民群众和社会各项工作服务。所以，职能原则是档案管理的重要原则。它与来源原则、事由原则处于同等重要的地位，不可等闲视之。