摘要：人事档案能够将人才的重要经历和信息记录下来，很多企业在进行人才招聘后，会接受个人的人事档案代为管理。所以，企业需要使用现代人事档案的管理方式，更好地对人事档案进行规范化、科学化、高效化的管理。应重视人事档案管理工作，明确实际工作中存在的问题，旨在及时发现问题、及时处理问题，从而在根本上提高人事档案管理的效率，维护职工和企业的利益。
关键词：人事档案管理；问题；解决策略
一、实行人事档案管理的目的
人事档案，为党政军群机关和企业单位集中保存的所属人员专门档案。可将历史考察情况作为参照，为更好地开展组织工作、人事工作，并为人事工作提供准确的信息数据。值得一提的是，人事档案管理为人事管理的重点，做好这项管理工作，可有效发挥人事档案资源、人力资源的最大作用，保证信息材料的准确性、可靠性。
二、人事档案管理现状分析
（一）企业人事档案管理模式问题
我国人事档案管理多通过干部人事档案管理的模式实行管理，管理模式比较单一，在企业机构人员中应用效果较好，利于查找、利用资料，可进行人事档案的保密工作，涉及的内容较少。企业职工的层次和企业人事档案管理方法无法保持相适应的状态。需要注意的是，人事档案需要经人事部门进行管理，人事档案工作需通过企业不同组织、人事部门结合具体情况予以管理，明确各自的任务、职责、权限。如果不能做好上述工作，则无法达到职工档案管理的目的。
（二）现代企业职工档案管理机制问题
现代企业职工档案缺乏统一管理，这对于基础管理工作的影响较大，无法维护工作人员的利益，同时不能按照市场劳动力合理安排工作。一些企业不能正视档案管理工作，对职工档案管理松懈，还存在丢失的可能性。档案长时间放在职工自己手里，在调动工作时不能及时找到档案。还有的企业管理人员为实现控制职工的效果，将档案扣押导致职工无法办理调动手续。上述现象，均会对档案管理工作构成阻滞，无法维护职工的利益。
（三）档案存在虚假和不完整
造假、内容空洞是企业档案里经常出现的问题。首先是档案造假，许多人为了给自己的档案里增加一些对自己有利的经历，擅自改动、添加，致使人事档案整体的真实性受到了很大程度的质疑，另外出生日期和参加工作的日期经常会存在矛盾，给日后的人力资源管理工作造成很大困难；其次就是有些人事档案缺乏有用的信息，整个档案都是不完整的。还有，档案里面的内容大致相同，对于员工的一些比较个性的经历和经验都没有进行详细的记录和登记，例如员工的职务和职称发生变动的材料未及时的放入档案中，导致没有办法第一时间了解员工的真实情况，无法对其进行科学地职业规划。
（四）人事档案管理机制问题
我国市场经济机制不断完善、人们的思想发生了较大的变化，企业在招聘职工时，比较关注职工的个人能力。企业方面为约束职工的行为，多会签署劳动合同，不能重视人事档案管理工作。当前，市场竞争强烈的条件下，职工为寻求个人发展，会出现跳槽情况，以便维护自身利益和权益。但是一些单位为维护自身利益，没有及时归还职工的人事档案，而这也是产生人事档案脱节、档案克隆、虚假档案等情况的主要原因。此外，企业人才的流动性较大，采用人事机制管理，无法很好地发挥出服务功能。
（五）档案管理软硬件问题
档案管理，属于一项具有政策性、规范性较强的工作，因此需提高管理人员的综合能力。大部分档案室的设备比较老旧，管理方法滞后，并且不能做好防火、防潮、防蛀等方面的工作。因此档案管理仅可达到不丢失的效果，无法有效运用相关资源进行管理。
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三、人事档案管理工作的完善策略探讨
（一）服务意识的完善方法
为做好人力资源管理工作，应做好合理选人、用人、育人，以及留住人才等工作。针对于此，人事档案管理人员需要准确掌握当前的形式，端正自身的工作态度，提高自身的服务意识、责任意识，以长期主动服务的方式，主动为企业人力资源管理部门提供准确的数据信息。
（二）人事档案分类系统的完善方法
人事档案的内容比较相似，存在较多的共同点。需要注意的事项：不同类别人员因为工作性质、责任、职业特点、素质、考核内容、薪资待遇等有较大差异性，因此人事档案的内容也有一定的不同。如国家公务员档案，需要技术人员档案侧重社会服务、技术创新；中介组织人员档案，应凸显出个人的诚信等。相同人事档案比较同样有比较大差异，如部分信息数据可进入公共信息系统，部门为保密状态。结合上述情况可以看出，信息化、市场化条件下，需对人事档案实行分类管理。根据类别的差异构建不同的管理机制，重新定位档案的功能，以此确保人事档案满足用人企业的实际要求和需求，并提高人事档案的管理质量。
（三）人才培养的完善方法
信息化技术的快速发展，为满足市场对于人才的需求，需要招聘更多专业型、高素质的人才。定期可通过培训的方式，组织工作人员学习人事档案管理相关内容，使其正确看待做好人事档案管理工作的重要性，掌握人事档案管理方法、技巧，提高自身责任意识，更好地落实各项工作。
（四）人事档案管理机制的完善方法
人事档案管理工作中，需要结合新形势、任务、市场需求和要求等，构建人事档案管理机制。这就需要转变以往管理的理念、方法，构建可行性强的人事档案管理机制，达到规范人事档案管理工作的目的。档案收集时，应在第一时间、完整收集档案信息。然后，秉持严谨的态度执行档案整理工作，针对需要借阅档案者，需结合实际状况进行分析、处理，以此保证档案的安全、完整。借阅者，则应在规定时间主动将档案归还。
（五）加速人事档案管理进程的完善方法
秉持科学、现代、合理等理念，进行人事档案管理工作。管理方法需要不断创新，以此构建出企业员工人事档案信息为基础的信息系统，通过人机联合的方式，对人事档案加以管理，从而达到最理想的管理效果。
四、结语
总而言之，人事档案管理是企业档案管理重要的组成部分，随着经济形势的不断变化，企业的人员流动明显加快，人事档案管理工作中的各种问题层出不穷，严重影响了档案管理工作的效率，因此，企业档案管理人员必须做到与时俱进，提高档案管理的科学性，不断的总结工作经验，促进档案管理工作效率的提高，提升服务水平。
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论文作者:温世杰
论文发表刊物:《基层建设》2019年第24期
论文发表时间:2019/11/25
标签：人事档案论文; 档案论文; 档案管理论文; 管理工作论文; 人事论文; 企业论文; 工作论文; 《基层建设》2019年第24期论文;