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作为具有长久保存价值的历史记录，档案是由其前身——文件①转化而来的，这一点已得到基本共识。随着信息技术的推广应用，文件的记录方式发生了根本性的变化，这对文件以及档案的管理都产生了巨大的冲击，在档案事业正被重新塑造和重新接受的信息时代，需要发展已有理论，建立新的管理思想，“前端控制”正是在这样的背景下产生的。
所谓“前端控制”，是指针对电子文件的管理，要从文件形成之时甚至形成之前（即电子文件管理系统设计阶段）就对文件形成一直到归档整个过程给予通盘规划，把可能预先设定的管理功能纳入系统之中，并在文件形成和维护阶段进行监督。“前端控制”将文件、档案看成同一事物的前后两个阶段，强调档案工作者要改变以往只关注“后端”的做法，将注意力放到“前端”，因为电子文件具有流动性、易逝性和系统依赖性等特点，只有从“前端”进行控制，才能保证“后端”的电子档案的完整性、可读性和可靠性。由于“前端控制”思维第一次明确指出档案工作者应加强对文件形成过程的管理，因此被称为“电子文件时代的新思维”。②本文从系统观点出发，③考察前端控制的发展过程及其实质。
一、“前端控制”新思维的档案学理论与实践基础
沿着历史的长河梳理档案管理思想的发展，我们就可以发现“前端控制”并不是全新的管理思想，而是几十年管理理论与实践的总结和提炼。
早在20世纪30年代，国民党政府文书档案改革运动中提出了文书连锁法，即在一个机关范围内，将机关总收发室与档案室的工作进行连锁，使文书工作与档案工作合二为一，统一分类、编号。④由于未得到政府的有力支持等历史原因，文书档案连锁法最终只是停留在某些机关的试验和计划阶段。
1940年，美国首先提出了文件生命周期的概念，从此拉开了自觉运用文件、档案形成和运动规律的序幕。1950年，英国学者马勃斯在第一界国际档案大会上提出了文件生命过程三阶段理论。此后世界上很多国家陆续建立了文件中心，负责保管处于半现行期的文件，这是文件生命周期理论在实践中的应用。
我国档案学者自60年代开始启用“档案形成规律”这个概念来研究文件从制作、产生到进馆永久保存的全过程，将文件的生命阶段分为文书部门阶段、档案室阶段和档案馆阶段。80年代随着对外交流的日益增多，文件生命周期理论开始流入我国，并逐渐为广大档案学者所接收。
同样开始于80年代的文件档案一体化管理以文件生命周期理论作为依据，将原来处于相对独立状态的两项工作予以整合，将立卷、著录、鉴定等原来属于档案工作的内容提前，在文件工作阶段完成（或部分完成），档案人员直接利用文件处理人员的一些工作成果，如对于文件保管期限的界定、著录事项的描述等等。一来避免了重复劳动，提高了工作效率；二来增加了档案工作的主动性。从某种程度上可以说，这个时候档案工作者对于文件管理已经开始了“前端控制”。
随着电子文件的出现，加拿大学者于80年代末提出“文件连续体”理论，旨在改变文件管理和档案管理相脱节的状况。90年代该理论有了进一步的发展。⑤文件生命周期理论将文件运动过程划分为若干个相对独立的阶段，而“文件连续体”理论则将文件看成一个连续的无明显分界的现象，档案工作者应对文件的形成、维护、保管和利用整个过程负责，实现一体化。档案工作者在电子文件形成之前施行干预手段，并在文件生命整个阶段进行监督。
跟随着以上脉络，不难看出档案界将文件和档案看成同一事物的两个不同阶段由来已久，但应如何把握两者关系，并同时保证文件工作与档案工作的效率，在不同的年代有不同的做法。一直到电子文件时代，在很多经验教训的基础上，档案界才肯定地说应在文件阶段就施加控制，即前端控制。所以，“前端控制”并不是电子文件时代全新的思维，其萌芽产生于电子文件出现以前，我们认为前端控制思维是近一个世纪以来档案界不懈努力的结晶。
二、以系统论发展为背景分析“前端控制”思维的产生
本着求同存异的原则，我们可以从“文书连锁运动法”、“文件生命周期理论”、“档案形成规律”、“文件档案一体化管理”、“文件连续体”等理论和实践做法中发现很多共同点：第一，所有这些理论或实践做法都承认文件和档案是同一事物，但两者所处阶段不同，价值也不同；第二，所有理论或实践做法都是应实践需要产生的，在实践中也有一定的应用，仅以文件连续体理论为例，由于电子文件的技术特性，使得档案馆难以保存形成于各种平台上的各种格式的材料，如某些科技文件（CAD、GIS文件等）的维护需要昂贵的设备和软件及专门的人员，档案馆很难提供这些资源，而文件形成机构则能提供相应的条件，对归档前后文件予以较好的维护，因此原来档案集中保存在档案馆的模式可能要向“分布式保存”在档案馆以及有关形成机构的模式转变，⑥而在机构内需要将文件看成一个连续的无分界的整体，“文件连续体”理论应运而生。第三，这些理论都以实现文件和档案工作的整体最佳效益为目的，只是判别标准和实现程度有所不同。
如果我们调整视角，以同中求异的态度寻找这些理论和实践做法的差异，我们可以发现最明显的一点不同便是各种理论和实践做法中，文件管理和档案管理职责不尽相同，“文书连锁运动法”、“文件生命周期理论”、“档案形成规律”中文件和档案管理尽管有联系，但是这两个阶段的工作还是截然分开的。到了“文档一体化”和“文件连续体”时期，文件管理和档案管理的具体环节才有了整合，才对文件人员的职责、档案人员的职责有了一些新的安排，诸如整理、著录、鉴定等原先属于后端的一些操作性工作得以提前，强调通盘规划。
为什么会产生上述同与异？归根到底存在三方面因素：一是文件与档案之间联系的客观性；二是认识的连续性和认识水平的差异性；三是文件与档案管理所处环境的改变。我们不妨以系统理论的发展为背景，考察“前端控制”思维从孕育、萌芽到正式亮相的历程。
毫无疑问，文件和档案构成了一个系统，文件工作和档案工作亦然。但是在档案学产生之时，文件和档案并未被当作一个整体来认识。由于历史档案管理和利用的巨大实践需要，档案界从一开始是将焦点放在“档案”上，形成了一系列重要的档案管理理论，这类似于自然学科发展的还原论阶段，⑦在这个阶段，档案的特性被充分地认识。但是人们未注意到文件系统的另一个元素“文件”。
20世纪30年代，是系统论孕育期，各个学科都在为这个横段学科的出现提供着实证素材，其中最令人瞩目的是自然学科，但是档案管理学也在不自觉中贡献着自己的力量。文书连锁法就是我国档案工作者的一大创新，其依据来自这样一个朴素的认识“实则文书与档案原属一物，所谓文书，所谓档案，仅以表示同一物之不同过程，”⑧当时人们已基本认识到文件与档案是一个系统的两个组成部分，而且这两个部分不是共时的。
二次世界大战后，随着政府机构的迅速膨胀，文件产生的数量急剧增加，造成文件“雪崩”，文件管理专业便是在这样的背景下出现的。50年代美国“文件管理之父”谢伦伯格在《现代档案——原则与技术》一书中对文件管理作了详细的阐述，这是档案界第一次从理论上概括文件管理工作，也是档案学界另一个还原论性质的研究成果。
随着“文件生命周期”理论在全世界的传播和广为接受，国际档案界就文件与档案之间的关系达成了共识。但是世界各国的做法基本上还是将文件和档案看成是两个具有不同特征的实体，文件管理和档案管理是两项相互独立的工作。这个阶段其实是在为下个阶段的整合准备素材，系统观并不是朴素的“整体观”，而是“整体观与还原观”的辨证统一，只有对文件、档案这两个部分有了充分的认识，才能得到对整个系统的科学结论。
80年代开始我国掀起了“三论”热潮，而且社会科学在此次热潮中表现出异乎寻常的热情，很多教材中在关于“研究方法”的章节中将系统论、控制论和信息论写入其中，档案学也在其中。档案工作者对系统思维的利用、对整体观点的把握已渐渐由不自觉走向自觉。“文档一体化管理”就是出现在这个时候。而“文档一体化管理”是“前端控制”思想从隐性走向显性的重要标志。
当电子文件活跃于机关、企事业单位的日常工作中时，档案工作者面临的工作环境发生了巨大的变化，原来看得见摸得着的人工作业痕迹变得“虚拟”起来，人对文件与档案的一切操作都需要借助于计算机来实现。而档案工作者必须保证档案的永久可靠、完整的历史职责却没有丝毫的改变，这使我们不得不把眼光投向“前端”。为了做到留痕迹作业，保证文件信息的完整和真实，档案工作者必须从文件管理系统开发之时起就参与其中，从档案管理的角度提出功能需求，并对文件生命周期的全过程进行统筹考虑，把工作做在前面。因此，“前端控制”思想的明确提出有其深刻的环境原因，电子环境是其助产士。
90年代系统论热潮在国内外都相对冷却，系统论的发展进入了另一个积累、酝酿的时期，以系统论思想、观点、方法研究问题的新成果不断涌现，如知识管理等。⑨我们认为在这个阶段出现的“前端控制”思维是档案学人的贡献。
三、对“前端控制”新思维的再认识
“前端控制”是从历时性角度得出的结论，将文件和档案看成一个过程系统，对于这个过程系统的描摹经历了一个否定之否定的过程。上个世纪20、30年代人们只是以归档与否为标志简单地将文件系统分为文件与档案两个阶段。文件生命周期进一步细化了文件系统的过程，根据文件价值的不同，将文件分为现行文件、半现行文件和非现行文件三个阶段，我国学者又在此基础上将文件生命周期划分为文件的制作、运转、归档和永久保存四个阶段，这是第一次的否定、我们由表及里深化了认识，强调了构成了同一过程系统的文件与档案的不同之处。“文件连续体”理论则是第二次的否定，将文件看作一个无明显分界线的事物，强调统一、连续而不是分阶段管理文件，强调了文件与档案的联系。前端控制则是综合了文件、档案的区别与联系，以其区别为基础，以其联系为指导，以文件、档案管理效益的提高为目的。
对于前端控制思维的产生，环境起了相当重要的作用，是变化的环境使我们不断地在原有结论的基础上否定原有结论，从而不断地接近真理。官僚机构的产生与发展为文件管理的产生与发展提供了环境，信息技术的应用使得文件管理的环境发生了革命性的变化。在手工环境下，文件管理的瓶颈在于以保存场所为代表的物质资源匮乏，为了解决这个问题，产生了文件生命周期理论和文件中心，但是如果文件继续以纸质形式不断生成的话，我们将需要建立越来越多的文件中心，这意味着我们的这种解决措施永远处于被动状态。计算机技术的出现在这个问题上挽救了我们，高密度存储使得保存场所的瓶颈问题得到有效地控制，但是新的瓶颈出现了，它以如何保证文件的长期真实性、完整性为代表，在更大程度上是一个智力问题，从而直指管理的实质。
在这个问题上，档案界给出了“前端控制”这个答案，其核心就是一种“整体规划、业务环节提前、全过程监控”的理念。首先，“整体规划”体现的是一种整体观，将文件管理与档案管理中涉及的所有因素都纳入了考虑范围，摆脱了单从文件管理或单从档案管理出发看问题的狭隘立场，能够大尺度看问题，并且将结论付诸实施——在电子文件管理系统中纳入档案管理的功能需求。
其次，“业务环节提前”在操作层面上密切了文件管理与档案管理之间的联系，弥和了因手工管理需要而人为规定的文件与档案管理之间的界限，为了保证这个系统最后输出的档案是历史的真实记录，将原来后端的某些行为移置前端，一方面，充分利用文件管理的劳动成果，另一方面，也是对文件管理过程中的一些易被忽略的方面予以控制。需要指出的是，前端控制将原来后端的某些行为移置前端，并不是一成不变的转移，而是经过改造了的。比如著录这个环节，手工环境下著录的范围主要是档案的内容，著录的目的是为了生成档案检索工具，著录的时间是文件归档之后；但是电子环境下这一切都发生了变化，著录范围得以拓宽，是对档案内容、结构和背景的全面描述，著录的作用不仅是为检索之用，而且更为重要的是保证档案的真实性，即保证其凭证价值，著录的时间贯穿于从文件形成、归档及档案管理的整个文件生命周期。因此，前端控制并不是控制行为的简单提前，而是相关管理活动的全面改进，这种改进是非线性的。如果说文件生命周期理论中文件运动及文件管理过程还是线性的，那么，到了前端控制思维成型时，人们已认识到了文件运动过程的非线性以及管理行为的非线性。
“全过程”是“整体规划”、“业务环节提前”措施的保障。即使已对全局实行统筹，由于文件生命周期过程的每一步处理都可能影响到档案及其管理的质量，因此必须对文件运动全过程进行监控。比如某机密性文件形成后，某人未经许可私自调阅此份文件，机密消息泄露后，文件管理系统中对文件利用情况的记录就为调查情况提供了线索。如果文件管理系统没有这项功能的话，是不会留下任何线索的。
一旦“前端控制”得以提出，档案工作者才发现原来该管理思想并不仅仅适用于电子文件和电子档案的管理，而且同样适用于纸质文件和档案的管理，如果在纸质文件形成和管理阶段进行控制，对于文件归档后的管理也起到事半功倍的效果。究其原因，主要是因为“前端控制”的实质是从系统的观点认识文件与档案、文件工作与档案工作的关系，它以科学管理和有效利用为目的，对这两个系统内部的结构进行合理化调整，重新设计文件与档案管理流程，实现了整体效益的最佳化。
可以预计，文件连续体和文件生命周期理论都需要改造，因为两者都有一些缺陷，前者的长处在于一体化，短处在于在一定程度上混淆了文件管理与档案管理的不同职责，未对现行文件、半现行文件与档案之间的差别予以充分辨析。而文件生命周期理论的长处在于明确了三个阶段文件及其管理的差别，短处则在于未在统一管理方面作必要的阐述。我们应该保持“前端控制”思想内核不变，结合两者之间的长处，在此基础上寻求档案学理论与实践的新突破。