建湖县城乡建设档案馆 江苏建湖 224700
摘要：我国现阶段依然处在社会主义的初级发展阶段，若要实现社会的全面进步，必须对各项工作进行强化。改革开放给我国科技与城市发展带来了蓬勃的发展机遇，城市建设因此而有了更丰富的档案资料，这些资料或以图像为载体，或以声音为载体，这类多媒体形式的档案在反映城市建设时要比文字更加详细、形象，更符合城建的现代化需求。然而，受主客观条件的影响，我国在城建声像档案上依然存在着技术问题和人为操作问题，档案管理在整体上缺乏应有的效率。针对城建声像档案在集中管理过程中存在的诸多问题，笔者试于本文中探讨行之有效的解决策略，以解决管理过程中的难点，推动整个社会的全面发展。
关键词：集中管理；解决对策；城市建设；声像档案；技术；人为操作
人们将城市规划和城市建设中发生的事件借助先进的技术与设备记录下来，制成档案形式，以声音、图像等形式保存下来，即为城建声像档案。对于城市建设来说，声像档案真实地记录下城市的建设历史，生动形象地反映出城建的活动特色，与纸质的城建档案共同组成了完整、全面的城建体系。若要确保这些档案能够被永久保存下来，并在未来将当前的城建历史再现于人们眼前，必须要对声像档案进行归集管理。针对城建声像档案在集中管理的过程中依然存在的一些有待解决的难题，本文试探讨其解决对策。
一、当前存在的管理问题
（一）声像的拍摄不够完全
大多数的城建公司在开始工程施工之前，会将项目的原貌拍摄下来，作为记录保存在档案之中。这本来是一种值得倡导的行为。然而，在实际的拍摄中，因为各种原因的影响，很多城建公司都无法将原貌完全拍摄下来，并且，在项目的建设过程中，这些城建开发公司通常不会对进行中的项目进行全程拍摄，在工程的前、中、后三段时期的不同环节仅进行间断式的拍摄，因此导致声像档案的拍摄存在很多的遗漏，不够完全。
导致这种情况发生的原因，主要有如下几个：其一是拍摄人员有其他兼职工作，放在原貌拍摄上的精力极少；其二是管理者没有重视起来，拍摄工作并不在其计划安排之中，拍摄人员缺少相应的任务安排，没有充足的时间去进行全面拍摄；其三是拍摄人员专业性较低，对于拍摄范围难以给出准确结论，面对不同位置、不同规模的设施，无法做出决策；其四是拍摄人员技术低且缺乏责任心，拍摄工作缺乏计划性，在拍摄前没有完全了解拍摄计划，于拍摄中白白浪费掉很多拍摄机会；其五是经费有限导致硬件设施跟不上拍摄要求，陈旧的相机难以将高大的建筑物、宏大的环境背景形象地反映出来，影响到声像档案的最终制作。
（二）档案的管理比较粗放
许多城建公司在建立了声像档案之后，并没有在第一时间或规定的时间内将其归档，而这些声像作品通常是由多个部门拍摄收集而来，其随机性非常鲜明。面对不同拍摄时间、不同拍摄内容、不同数量的声像作品，不及时归档的行为将会使档案人员的管理工作处于被动状态，令声像作品的管理变得非常混乱，从而导致档案管理工作停滞不前。部分管理人员在调离工作时，有可能将收集而来的声像作品一起带走，这无疑会使声像档案出现进一步的缺漏。
此外，现阶段的声像档案具有成本高、难控制的特点，其“账外档案”的本质使得声像档案虽然产生于档案部门，却在管理上存在于企业的多个部门。究其原因，主要是档案管理部门必须花费较多的经费进行声像档案管理，其他部门需向档案管理部门缴纳“经费”，出于便利和经济的根本性需求，许多工作人员会由自己来保存声像档案。但在日常工作中，人们通常缺乏对声像档案的科学管理，经常会因随意放置档案而导致档案受损。
（三）忽视了声像档案的重要性
声像档案同文字档案一样，都是构成城建档案的重要部分，其重要性并不低于文字档案。然而，管理人员对于这一观点普遍存在着认识不到位的问题，究其原因，主要是他们对声像档案的重要性认识不足，日常所接受的宣传不够透彻。这些人在日常工作中只着眼于文字档案的管理，而忽视了声像档案的管理。
（四）硬件条件不足以支持声像档案的完善管理
城建公司的管理者通常将大部分精力放在工程建设和企业的日常运营之中，对于档案的管理通常采取忽视的态度，极少在档案方面投入足够的经费，支持声像档案管理的相关硬件多年不会更换，设备的老化使得声像档案很难做到完善的管理。
（五）管理人员综合素质偏低
大部分城建公司在档案管理人员的设置上都具有结构单一的特点，由于缺乏应有的重视，日常较少对档案管理人员进行培训，因此导致档案管理人员在综合素质方面处于一个较低的水平。而综合素质偏低，会影响到这些管理人员对现代化技术设备的运用，缺乏对专业技术的掌握，声像档案的制作质量也会受到影响。
二、解决对策
（一）严格遵守相关制度规范
城建声像档案管理难和收集难的原因在于部门单位或个人较少受到行政命令的影响，档案部门难以对声像档案形成有效的控制。对于这一情况，可以根据《档案法》为声像档案进行有理有据、有法可依的完善管理。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆也就是说，无论是怎样的城建声像档案，只要它是国家档案，就应该向本单位的档案管理部门移交。而城建企业应该在企业内部设立各项相关规章制度，加强对管理人员的《档案法》教育，以确保档案的完整。
（二）领导给予足够的重视
对于城市建设而言，声像档案可以真实记录下城建的各个方面以及不同历史时期下城建的发展历程。在日后的调用中，声像档案可以给予调阅者直观形象的认识。这些都是文字档案所无法比拟的。针对城建公司领导对声像档案重要现实意义和重要历史意义认识不足的现状，应采取任何行之有效的方法，引起领导的重视，使领导可以立足于全局利益、放眼于长远利益，将城建声像档案的管理纳入管理日程，为其提供强力的物质支持。
（三）做好前控工作
若要做到城建档案管理工作，需要做好如下几项工作：首先，必须加强自身管理，即：针对市政基础设施的建设工程以及某些重点城建工程，应在开工建设前就主动与负责方联系；在工程进展过程中，不定期的进行项目跟进，通过跟踪拍摄的方式将城建项目的施工前原貌以及城建项目的整个施工过程拍摄下来，并将其作为第一手资料归档到城建档案馆藏中，以备日后做编辑制作专题片使用。其次，要构建城建档案的网络化管理体系，以便各单位之间的声像档案部门可以及时互相沟通，在第一时间内掌握施工进度，了解声像档案的具体进程。在声像档案管理的网络体系之下，各单位的部门间可以实现声像资料的互通有无，照片与图像不再分散于各单位和不同的个人手中，而是通过素材的共享实现了声像档案的集中保管、档案调阅的随时进行。最后，针对声像档案的移交行为，制定详细的登记目录，目录中应包含以下几项信息：①档案的拍摄时间；②档案的拍摄地点；③档案所属工程项目；④负责拍摄声像的拍摄者；⑤城建项目的建设规模；⑥城建项目的建筑风格；⑦照片所对应的相机型号；⑧照片的简单说明；⑨录像带的规格和记录长度；⑩相关技术指标。如此可确保声像档案的有效管理。
（四）有效利用现有的人力、财力及物力
若要彻底有效地解决声像档案管理中存在的问题，便需要取得领导的支持。前文曾经提到，各级领导目前对声像档案的重要性有着错误的认识，单纯追求经济利益而忽视了声像档案管理给企业进步带来积极作用，而这需要各部门各单位中的档案管理人员共同努力，改变领导的认知误区，使其将档案归集管理纳入到单位工作日程之中，从而实现人力、财力及物力的多方面支持。事实上，资金保障是确保声像档案可以得到科学管理的重要前提，档案管理部门中各种设备的更新换代，都离不开充足经费的支持。
以某中等城市S市为例，其声像档案管理至少需要以下设备才能正常进行：①录像设备：DVD刻录机、大内存计算机、非线性编辑机以及广播级别的数字摄像机等；②照相设备：具有中焦、长焦以及广角三种变焦镜头的高级相机、数字化全画幅照相机、专业三脚架、彩色打印机、高分辨率扫描仪以及可进行图片制作编辑的计算机；③保管设施：可供存放照片与录像带的防磁柜与档案柜，部分条件较好的单位甚至可以将声像档案保存在光盘这种载体中，以确保档案保存时间更加持久。
（五）优选高素质人才
城建档案管理同其他档案的管理一样，管理人员都需要具备敏感的政策嗅觉与强大的文字处理能力。除此之外，负责声像档案管理的人员还具有较强的新闻嗅觉。面对一些零散的要素，就可以从中捕捉到重要的新闻线索，并从中挖掘出核心的信息。而这些素质能力，需要管理人员在摄影摄像上具有过硬的技术水平。若要实现城建声像档案的完全管理，其管理人员必须在各方面都具有较高的素质，只有这样才能胜任这份工作。
（六）借助政府相关部门加强监管力度
城建项目通常与政府有关部门息息相关，其档案管理可以借助相关管理部门与审批部门的监管来实现档案管理的有效监管。立足于政府相关部门的强化监管，声像档案的收集和管理将会更加全面、灵活，存在的遗漏将会被弥补，声像档案将会更加翔实，更符合城建管理的需求。
结语：
城建档案的管理非常重要，对声像档案的管理要等同于为文字档案进行的管理。本文针对城建声像档案的集中管理问题进行了简单阐述，并总结了一些可以有效解决这些问题的措施，望对从事此方面工作的管理人员起到一定的参考意义。
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论文作者:王红
论文发表刊物:《基层建设》2016年4期
论文发表时间:2016/6/14
标签：声像论文; 档案论文; 城建论文; 管理人员论文; 档案管理论文; 部门论文; 项目论文; 《基层建设》2016年4期论文;