摘要：档案管理工作在大数据时代有了新的变化和要求。大数据的作用对档案管理而言利弊参半，但最终是利是弊取决于档案管理是否能正确的用好大数据这把双刃剑。基于此，本文开篇对大数据时代社会的变化做了，分析了档案管理工作当前在大数据时代背景下需要迎接的机遇和挑战，随后提出了利用大数据简约档案管理任务的措施，以此仅供相关人士交流参考。
关键词：大数据时代；档案管理；简约化；重要性
引言：
各行各业的发展都离不开有效的档案管理工作。档案记载着企业单位的发展经验、发展成果，有利于企业在做出新的发展决策时提供参考过去并预测未来，促进企业长足发展。管理档案的最终目的是促进档案管理的简约化从而提高档案利用效率效益。而互联网大数据的出现，大量的数据增加了档案管理的难度，同时给简约档案管理提供了新的发展方向。
一、大数据时代的变革及其特性
社会生活、生产活动在互联网大数据新科技的影响下早已发生了新的变革。互联网大数据的影响是巨大的，信息的传递变得简易与迅速。截止2012年，数据量突破TB（1TB=1024GB）级别，且逐步突破了PB、EB以及ZB的级别。数据作为一种新兴生产要素渗透在每行每业中，技术、管理、甚至思维都在进行新的一轮变革，无论是现代商业，还是政府部门，甚至是教育学术，每天都在收集、整合大量的数据信息，并利用大数据的高精度量化处理，提高管理工作。可以用“4V”来总结大数据的特性：快速性（Velocity）、多样性（Variety）、体量大（Volume）、价值稀疏性（Value）[2]。大数据时代的出现，帮助人们摒弃传统思维的约束，在云计算、互联网等数据承载体的帮助下，提高生活生产便利度。
二、大数据时代给档案管理的挑战与机遇
（一）大数据时代给档案管理的挑战
1、安全与隐私。大数据时代给档案数据的隐私与安全提出了更高的要求。档案数据存储与互联网，虽提高了管理与使用的便利性，也留下更多不可控因素。档案系统在利用大数据收集和处理信息时，自身信息也可能被他们截取。对国家而言，信息的不安全与泄漏可能会给国家造成政治、经济甚至国家安全问题。而对个人来讲，自身信息的泄漏可能造成一些不必要的麻烦，甚至埋下灾难性隐患。参照Gemalto的《2017数据泄漏水平指数报告》，在全区范围，仅2017年上半年的数据泄露量高达19亿条，同2016年下半年相比暴增了160%有余[3]。（如图一）
2、人才与技术。档案系统管理利用大数据的媒介通常是云计算，需要聚集各种工作负载，对资源共享的要求也更高，同时，对大数据系统需要进行实时维护以保证其正常运行，因此，技术要求较高。此外，大数据作为一种新兴高科技产品，对操作人员的专业知识、操作技术、综合能力要求也较高，因此人才同样是档案管理在大数据时代需要解决的一大挑战。
（二）大数据时代给档案管理的机遇
1、档案管理效率提高。档案管理的重要任务之一是收集并整合、处理数据信息[4]，而通过对大数据技术的利用，可以迅速的对信息进行量化处理，并且信息处理结果较为准确，提高了档案管理的效率及有效性。此外，相较于传统档案处理工作，节约了大量人力物力资源，从而降低了档案管理的成本。
2、档案数据利用率提高。档案管理系统通过充分利用大数据，建立信息数据库，将海量的有效信息存入数据库并进行更新、补充的等工作，使得数据信息的利用大为简便，且对数据信息的分析、调查、关系建立更为便捷简单，准确性亦较高，整体上提高了整个档案数据的利用率。
三、大数据时代背景下促进简约档案管理的方案
（一）树立新的档案管理思维理念
档案管理的最终目标是提高档案数据利用率，增加档案价值。因此，首先，在大数据时代背景下，应转变传统档案管理思想，明确档案管理的中心任务不在于档案数据的收集、整合甚至保管，而在于数据的利用，在于充分认识并发挥数据信息的价值。其次，对档案数据的管理不可再进行封闭管理，而是要充分开放、适当共享以不断更新和丰富自身档案数据信息。最后，档案数据的分享、使用途径要多样化，加强档案管理重要性的宣传，增加档案管理的意识与认识。
（二）组建优秀管理团队
档案管理工作人员的专业知识水平、操作技术水平以及综合道德素养是影响档案管理工作效率与效益的重要原因。优秀的档案管理团队，业内声誉较好，增加合作机率，促进自身档案数据完善。大数据时代对档案工作人员提出了更高的综合素质要求。工作人员除了需要强化专业知识，还应加强对其他学科理论的学习，培养实践能力与创新精神，并具有较好的环境适应性，以符合大数据时代背景下，档案管理人才的开放性、高效性、优质服务性等要求。此外，据威瑞森公司《2017年的数据泄露调查报告》，内部人员数据泄露占比25%，因此，对工作团队的管理还要重视加强其责任心、保密性，降低档案数据有内部人员泄露的可能性，提高管理效率。（如图二）
（三）健全档案管理制度
首先，对档案的管理应遵从国家相关的法律法规，其次，在管理结构内部建立明确的责任制度，将档案数据管理的责任落实到人头，并建立相应的问责机制，以督促优化档案管理。其次，加强档案管理设备的管理。配置合格的软硬件设备，保障高质量的软硬件设备能跟上管理系统的需求，并在科学技术的推动下，不断更新自身管理设备，提高档案管理充分利用大数据优势的机率。
四、结束语
大数据时代背景下，档案管理正在迎接新的机遇和挑战。利用大数据技术，促进档案管理的简约化，提升管理效率的同时，增加了档案数据利用率。因此，为适应大数据时代，从树立新的档案管理思维理念、组建优秀管理团队、健全档案管理制度等方面着手优化简约档案管理，有利于促进档案管理的进一步发展。
参考文献：
[1]刘雅伟.浅析大数据时代简约档案管理工作的重要性[J].价值工程,2018,v.37；No.497(21):23-24
[2]陈亚娟.浅谈大数据时代对企业档案管理人员的素质要求[J].经营管理者,2017(16):269
[3]李慧芬.试论大数据背景下档案管理工作的机遇与挑战[J].低碳世界,2018(9):318-319
[4]赵俊明.浅谈大数据时代企业档案优化管理途径[J].黑龙江档案,2018,No.227(02):55
论文作者:卫浩强
论文发表刊物:《防护工程》2019年11期
论文发表时间:2019/9/4
标签：数据论文; 档案管理论文; 档案论文; 时代论文; 信息论文; 简约论文; 管理工作论文; 《防护工程》2019年11期论文;