信息化时代科技档案管理面临的问题和对策
吴丹丹 漳州科技馆
摘要： 信息化时代科技档案资源更加丰富，管理效率显著提高。但档案管理方式和流程的信息化也给科技档案管理带来的新的问题。对此，科技档案馆管理层和工作人员应提高重视，加强认识，以信息化为契机，探索出一条推动科技档案管理不断创新、发展的道路。
关键词： 信息化；科技档案
科技档案是科研活动和科研实践相关活动中积累的有价值的材料，真实体现了科学生产相关活动的情况，具有多元价值。当前，档案信息化建设给科研档案管理提供了新的思路，科技档案信息资源更加丰富，科技档案管理效率大幅提升。如何充分把握信息化带来的变化，以此为契机充分发挥科技档案的价值，是科技档案管理人共同面临的问题。
一、信息化时代科技档案管理的机遇
(一)科技档案信息资源更加丰富
在传统档案管理模式下，科技档案的保存形式分为两种：一是实体档案，即科研资料、科研申报材料、科研立项报告、结项报告等纸质文件和其他类型的实体档案；二是电子档案。信息技术的发展推动了高校和科研单位科研管理信息系统的建设，这也给科研档案的收集、归档、存储提供了更多的便利。首先是科研单位能够收集和存储体量更大的信息资源，通过存储设备或者云平台，大大减轻了实体档案管理的成本。二是电子档案能够存储种类更多的信息资源，文档、音频、视频、图像等，这也给科技档案的利用提供信息资源基础。
(二)科技档案管理效率更高
当前，高校和科研单位的科研管理工作已基本实现了线上管理，除了必要的授权和签字流程外，科研项目的申报、结项等环节都通过管理系统完成。这也就意味着每个环节都能在系统上留痕，一定程度上实现了科研档案的自动收集。另一方面，科研档案的归档、查询、调研和日常管理等工作也都实现了线上管理，档案管理流程得以简化，也进一步的突破了时间和空间的限制，较为便捷的实现异地办公，大大提高了科技档案管理的效率。
二、信息化时代科技档案管理面临的问题
(一)科技档案归档仍存在诸多问题
一般来说，科研单位和科研管理部门都有着较为完善的归档制度和计划，但在信息化背景下，由于档案管理流程和方式的改变，也一定程度上影响了归档工作，主要表现在：第一是技术资料归档不及时。由于科研管理已实现线上工作，技术资料和文档等档案的收集较为简便，也使得工作人员直接将技术文档进行归档，没有对其进行编写和整理，导致后续分类和检索的不便；二是对科研档案的价值认识不清，将科研过程中产生的所有文档都进行归档，一些无使用价值的文档也作为档案资料进行归档；三是归档不规范，在存储格式、名称、文件夹设置方面缺乏统一的标准。
(二)信息安全面临挑战
科技档案作为科研机构和重要信息资源，有着巨大价值，一旦泄露或者损坏则会造成难以估量的损失。但从我国科技档案管理的现状来看，信息安全防护能力低的问题还普遍存在，这主要表现在两个方面：一是缺乏完善的防护体系，对于病毒、木马等信息安全威胁的预防和发现能力不足，部分部门的电子设备没有定期进行筛查；二是事后补救能力不足，缺乏完善的硬件设备隔离措施和档案备份工作，发生信息安全事件后无法挽回损失。
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(三)档案利用有待开发
针对科技档案管理中存在的归档问题，档案管理部门应借助信息化的技术和硬件加强档案资源的系统化整合，推动档案资源的标准化与规范化。首先，着力进行档案数字化工作，从价值、时效、保存期限等多个维度对科技档案进行分类，有针对性的进行数字化工作，为科技档案的归档和整理打下基础。第二，结合档案信息化建设不断完善科技档案资源库，根据科技档案的数字化完成度制定归档计划，保障价值高、时效短的档案资源能够第一时间归档到资源库内，保证其后续的开发和利用；第三，推进归档标准化和规范化体系建设，在存储格式、文件名命名和存储位置等问题上进一步细化，统一格式，以便于后续的整理和分类。
三、信息化时代加强科技档案管理的对策
(一)加强档案资源的系统化整合
与其他科研单位有所不同的是，科技管理部门面对的档案资源和种类都较为丰富，但整体上看还存在着“庞而不精”的问题，同时也缺乏对科技档案的开发和利用，主要表现在以下连个方面：一是档案管理系统功能单一，仅能够满足基础的档案收集、归档、整理、分类和检索等功能，缺乏更为深入的系统大家，这也使得科技档案的利用缺乏技术支撑。二是利用方式较为单一。当前科技档案最为常见的利用就是查询，这实际上只发挥了科技档案的参考价值，不利于科技档案管理工作的创新与发展。
(二)提高信息安全防护能力
信息化环境下科技档案的信息安全要从实体档案盒数字档案两个方面进行综合考量。在实体档案方面，要运用三种技术，分别是建筑保护法、装帧保护法、驱虫保护法，保障实体档案的完好无损，增加其保存期限。在数字档案方面要重点防护，科技档案管理中心要注重系统安全技术、数据安全技术和网络安全技术的构建。系统方面要定期维护，查缺补漏，不蹲测试系统的稳定性和bug，以提前做好应对；数据安全方面要运用数据加密、应急处理和备份技术，对价值高的科技档案进行保护。此外，由于科技档案管理中心具备一定的社会服务属性，因此在数据安全技术上要格外重视，运用最新的授权加密技术保护科技档案的完整和安全。
(三)创新科技档案信息化服务
在信息化背景下，科技档案信息资源得以丰富，开发和利用的渠道也进一步拓展。针对科技档案利用不足的问题，应首先运用信息化建设的成果和新兴技术创新传统科技档案的利用，扭转“重保管轻利用”的思想，将传统科技档案的静态服务逐渐发展住现代化的动态服务。如在科技馆设置终端设备，利用VR技术增强参观者的视听体验。此外，还可以借助微信、等新兴自媒体开展在线咨询业务，提高科技档案的利用率。
若将两个可以上下转动的矢量电机均匀置于机翼两侧的重心线上，相信其可一次按成可垂直起降的固定翼无人机。将会是可以垂直起降、定点悬停、低速稳定飞行的旋翼无人机和具有高效、高速飞行等特点的固定翼无人机的完美融合体。而且他的起飞不需要跑道，所以可以被部署到城市街道、山地丘陵等情况复杂的地域。高速巡航的能力使可这种飞机在相同的电池容量或者燃料的情况下执行地域范围更广的任务，这对于动力资源有限的无人机来说至关重要。[1]
其中，EPUy表示年度经济政策不确定性程度，EPUm表示当年每一个月经济政策不确定性指数。此外，考虑到使用同期经济政策不确定指数作为模型解释变量可能引发的内生性问题，因此，本文采用滞后一期值作为回归模型的解释变量。
参考文献：
[1]李艾.浅谈信息化在科技档案管理中存在问题和解决方法[J].办公室业务，2015(5)：28-29.
[2]谢庭梅.信息化时代科技档案管理的创新研究[J].企业科技与发展，2016 (5)：222-224.