试论虚拟档案馆与传统档案馆，本文主要内容关键词为：档案馆论文,试论论文,与传统论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一、虚拟档案馆含义及其功能
随着国际互联网络Internet在世界范围的迅速发展，信息存贮和检索利用的地理界限已经被打破。信息资源的全球交流与共享正在变成现实，所有人都能通过计算机网络终端随意、方便地查询分布于世界各地的各种信息，即信息网络化的结果使信息存贮与用户间的距离不必就近，用户查询利用信息资源时也无需获得载有信息的实体。目前，越来越多的数据库和信息系统正不断上网，使网上信息的种类和数量不断增加，可以预见在不远的将来，档案信息也将上网（国外许多档案馆已如此）。到时，广大社会公众用户查阅自己所需利用的档案信息时，可通过网络终端实现，而无需到目前建立的具体档案馆去。这就是说，用户打开网络后，犹如进入了档案馆，网络对于用户来说就是一个无形的档案馆阅览室。
显然，这种以网络上存在的档案信息为基础的所谓“档案馆”，与传统意义上的档案馆存在着本质的区别：没有具体的馆舍与档案文件实体，用户不必到档案馆去，没有获得档案文件实体，只要在办公地点或自己的住宅打开与网络相联的计算机终端即可获取快捷的档案信息服务，所以，它是一种虚拟档案馆，由此对传统档案馆工作必然会提出严峻的挑战。有人可能会问，在不久的将来虚拟档案馆能否取代传统档案馆，今后档案馆发展的最终形态是什么？笔者认为，虚拟档案馆并不能完全取代传统档案馆，传统档案馆还要大力发展。对此我们只要实事求是地搞清楚二者之间存在的关系，上述答案就不难得到。
什么是“虚拟档案馆”（Virtual archives）呢？虚拟档案馆实际上是“利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式”。该定义描述了虚拟档案馆是在计算机通讯网络上对分布于各地各种档案信息进行动态搜寻相联结的这一实质，说明它的存在不仅没有否定传统档案馆的继续存在，而且还肯定了传统档案馆保管档案信息实体，成为档案信息来源的功能。虚拟档案馆与电子档案（或称数字化档案馆）也不同，虚拟档案馆是一种假设的、虚拟的和无形的，事实上不存在，但却同样能提供档案信息的档案馆，不是一种物理存在的实体。而电子档案馆则是由现行电子文件转化而来，集中存贮电子档案，并提供电子档案信息检索利用的系统，由于载录档案信息的电子文件仍是物理意义的实体，因而存放电子档案文件的电子档案馆也必然是物理存在的实体，是有形的，而不是虚构的。现在已有部分传统档案馆开始收藏或准备收藏电子档案，有的还建成了专门存放电子档案的库房，并配有专门的电子档案阅览室（电子文件的阅读不如纸质文件方便，它需要专门的阅读设备——计算机才行，如美国国家的档案馆内目前已成立了电子文件中心）。不久的将来，随着电子档案数量的增多，传统的以收藏纸质档案为主的档案馆变为以收藏电子档案为主的电子档案馆是完全可能的，但它们仍然是物理意义上的有形具体档案馆，不是虚拟档案馆。当然，一个电子档案馆的档案信息资源可以通过计算机网络向其他传统档案馆和用户提供远程服务，同时，该电子档案馆也可以通过计算机网络接受另一个电子档案馆的远程服务。在不受时空的限制，远程利用传统档案馆的档案信息资源和服务的情况下，才构成一种虚拟档案馆的环境。所以，与其说虚拟档案馆是一种档案馆形态，不如说它是一种信息环境。在这种环境下，网络终端无论延伸到何处，其终端用户都可以自由地使用网络上的各种档案信息资源，而不管这些档案信息资源来自于何地，这种虚拟档案馆环境给档案用户利用档案信息资源带来了极大的便利。但不管怎么说，虚拟档案馆的建立并不意味着传统档案馆将会被取代，它只是为我们提供了一种将若干档案馆联结在一起，在更大范围内方便快捷地获取档案信息的一种手段。
二、虚拟档案馆与传统档案馆的关系
虚拟档案馆与传统档案馆之间的关系主要有如下几点：首先，传统档案馆及其馆藏档案文件是虚拟档案馆形成的基础，虚拟档案馆作为一种信息环境，离不开各个具体的传统档案馆的支持。虚拟档案馆的形成有三个要素：即用户、档案信息资源和通讯网络。其中档案信息资源的存在需要载录于一定的载体之上，无论是纸质型的还是电子型的或是其他型的，它们都是直接来源于社会实践活动，是社会实践活动真实的历史记录。这些档案信息资源是不会自动进入网络的，除了部分档案信息资源是由形成活动的开展者直接以电子（数字）形式形成并提供上网外，相当部分档案还必须依靠具体的传统档案馆去收集、整理、加工，然后转换成电子形式才能供网上使用。因此，虚拟档案馆建成后，各传统档案馆仍应努力建设好自己的馆藏，并据此建设起相应的档案信息数据库，这是使虚拟档案馆拥有丰富档案信息资源的保证。否则，虚拟档案馆将成为无源之水，无本之木。虚拟档案馆所提供档案信息的原生性、真实性及可靠性必须要有传统档案馆馆藏的相关档案作保证，离开了这一保证，虚拟档案馆提供的信息将不成其为档案信息，虚拟档案馆也将名不符实。特别是从目前的情况看，虚拟档案馆还不可能完全包容全部档案信息资源，有的即使上网，但却并非全文。事实上，要把传统档案馆馆藏全部转换成全文数据库后上网，不仅工作量庞大，耗资也十分巨大，不可能在短期内完全实现这种转换。因此，虚拟档案馆建立后，仍然需要传统档案馆继续做好档案文件实体的管理与提供工作。
其次，虚拟档案馆的出现，对传统档案馆的馆藏建设提出了显著的要求。这是因为，一个传统档案馆的馆藏转化为数据库上网后，通过虚拟档案馆环境被其他地方的用户远程利用，极大地解放了传统档案管理中一直努力的文件就近保存的处置方式，对馆藏建设必然会避免档案馆之间的不必要重复，当用户需要时即可通过网络查询到。因此，它既能保证网上档案信息资源的全面、充足和系统，又能减少冗余和浪费。这就客观上要求各传统档案馆自觉地把自己纳入地区、专业、全国甚至全球的档案信息网络中，使各传统档案馆上网的档案信息资源各具特色，互不重复，走专业化、特色化、地区化的道路，从而真正实现我国档案界多年来一直梦寐以求的档案馆网建设。
另外，虚拟档案馆的建成，即网络化的虚拟档案馆环境，可以拥有来自于世界各地的各种档案信息资源，这些资源不为我有，却胜似我有，各传统档案馆尽可方便使用，此时各传统档案馆除可提供自己拥有的馆藏为用户服务外，还可依靠虚拟档案馆提供其他档案信息为用户服务。
还有，虚拟档案馆环境也为传统档案馆提供了新的管理和服务机制。传统档案馆是一种实体化、过程化和机构化的系统机制，其核心是拥有档案文件实体，并进行收集、整理、鉴定、保管、统计及开发利用工作这一周而复始的过程，也是传统档案馆工作的主要内容。这种机制使传统档案馆的管理和服务局限在具体的、物化的资源范围和场所范围中，无法在社会上发挥更大的作用。而虚拟档案馆则把逻辑的、动态的档案信息资源和信息系统引进了传统档案馆，并在其中构建了虚拟的档案信息环境：用户所需的档案信息，可以通过网络动态地进行组织，而不管其是否是本馆馆藏；档案馆服务也可突破本馆的界限，能够紧紧围绕用户的需求，通过网络来动态地构建新的信息系统。这种以用户需求为中心而组织的虚拟档案馆藏和虚拟档案信息系统，打破了传统档案馆及其馆藏的物理界限，使档案馆成为在网络上能够灵活方便地搜寻、选择、联结档案信息资源的动态信息系统。正是这种动态的搜寻联结机制，为档案馆提供了远远超过原来有限馆藏资源所能提供的服务能力。这样，档案馆虽然继续存在着物理形态的档案文件实体处置和馆舍设备，但其工作内容和服务范围却突破了档案馆本身的“围墙”及在其中开展的活动，而成为一种更加普遍和深入的社会化服务体系。
因此，虚拟档案馆与传统档案馆不是替代关系，而是相互依赖，相互促进的关系。如果没有传统档案馆，虚拟档案馆的信息就会失去源泉；反之，如果没有虚拟档案馆提供的信息环境，传统档案馆也不可能突破原有工作的局限，有限的馆藏和服务就难以充分满足用户的需求，可见，虚拟档案馆是建立在传统档案馆基础之上的，同时，网络化的虚拟档案馆也为传统档案馆提供了进一步发展的机遇。
虚拟档案馆的建立真正实现了档案馆网的建设，为实现档案信息的社会化创造了极其优越的条件，它所提供的档案信息利用环境更是传统档案馆所无法比拟：方便，快捷，信息量大，不受时空限制。传统档案馆所开展的档案文件的实体控制和智能控制，其目的就在于努力实现档案文件的方便、快速查找利用，但这种利用环境同虚拟档案馆所提供的网上利用环境不可相提并论。但是，也许有人会问，网上利用信息需要付费，这难道不是虚拟档案馆的致命弱点吗？的确，网上利用档案信息是需要付费的，而传统档案馆的服务基本是无偿的。但须知，网上利用档案信息都是远程利用，对于无需远程利用和无需社会化的档案信息本来就不必上网，可就近保存，就近使用，而对于需要社会化而又必须远程利用的档案信息，在传统档案馆确是基本无偿使用，但用户为了获取这些档案信息需要奔波于两地之间，所花时间不算，仅就来回车旅费绝不亚于网上查询费，有时还会苦于没有足够的经费而不得不放弃查阅。因此，网上付费查询档案信息不仅不是虚拟档案馆的缺点，相反是一大优点，它更为经济合算。