摘要：随着时代的发展，在办公室档案文书管理的过程中，数字化水平也呈现出一个逐步上升的特征。文书管理是办公室管理的重要内容之一，对于实现市政单位的正常运转，能够方便对资料进行检索和查询，提升办公室工作的效率。数字化文书的出现在很大的程度上解决了文书整理、保存的问题，但是，数字化文书对于文书管理素养的需求也会逐步提升。因此，本文针对于市政单位的数字化文书管理进行研究，指出进行文书管理所需要的素养，并给出相应的建议。
关键词：数字化文化；文书管理；管理素养；建议
引言：数字化文书管理是当前文书管理的一个趋势，并且随着信息化的逐步推进，数字化文书管理影响的范围和幅度也是快速提升。在这个过程中，相较于传统的文书管理来说，对于文书管理工作带来了新的挑战。数字化文书管理不仅是注重文书的标准化和数字化，还需要在这个过程对文书、档案的传递、保存等提出了新的要求。在这个过程中，市政单位需要逐步提升文书管理人员的管理素养，才能够实现办公室文书管理的目的。
一、市政单位数字化文书管理的现状
1.市政单位数字化文书管理重要性
一方面，对于市政单位来说，其文书种类较多，并且较多的是关于城市规划、市政工程管理以及市政单位党政相关的文书，这些文书对于城市的发展具有重要的影响，由于其种类较多，数量交广，在进行存储和管理的过程中，需要的空间较大，还会需要大量的人力资源进行整理。而数字化的文书管理能够提升其管理的效率，降低在管理过程中投入的人力资本、时间甚至是成本等，对于市政单位管理成本的降低具有重要意义。
另一方面，数字化的文书档案还能够在尽可能短的时间内进行抽检、查询，降低了在后期查询中所浪费的时间，对于市政单位工作正常的运作具有重要的意义。不仅如此，由于数字化的档案存储在硬盘、云盘等虚拟空间中，在节约了空间的基础上大大的提升了文书的安全性，避免了由于重要文书遗失造成巨大损失的情况。
2.当前市政单位数字化文书管理的现状
数字化文书的管理对于市政单位具有重要的意义，虽然在当前数字化文书管理工作推进的过程中，已经取得了一定的进展，但是在实际的管理过程中，还是暴露出一些问题。一方面，数字化文书管理与传统的文书管理之间存在较大的差别，在进行相关的文书管理工作的过程中，需要管理人员具备一定的数字化文书管理素养。但是，由于我国数字化文书管理的时间比较短，导致在其管理水平相对较低，只能进行简单的数字化管理工作，并没有实现高效的管理目标。另一方面，由于时间的问题，一些历史性较强的文书在进行数字化管理的过程中，难度相对较大，再加上传统文书数量较大，查阅文件的时间较为短暂，在查阅的过程中其内容较为模糊，难以形成归档文件的目录，并没有建立起全文数据库，更是进一步加剧了文件快速查询的困难。从当前的研究可以看出，由于文书管理人员的文书意识较为薄弱，文书的管理人员某些管理素质的缺乏，再加上缺乏相应的文书管理素养的培训，造成对现有的文书只是一种只存储但是并不利用的现状，这在某种程度上来说是一种资源的浪费。另外，文书的标准化、数字化过程文件基础较为薄弱，以及市政单位对于文书的投入相对较少，更是加剧了文书管理的苦难。
二、数字化文书对文书管理素养的需求
针对于数字化文书管理过程中存在的问题，需要在文书管理未来发展的过程中，进行相应的改进，逐步实现文书管理的标准化、数字化，这需要文书管理人员具备相关理论知识、业务知识以及其他的管理素养。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆整体来看，文书管理素养应该包括以下几个方面：
1.文书管理的政治素养
所谓文书管理工作的政治素养需求，是指在市政单位文书管理的过程中，其管理人员应该具备正确的世界观、价值观和人生观，并且具有个人的政治方向、政治立场，对于我国的政治走向有一个明确的了解。在数字化文书管理的过程中，能够分辨文书中的政治性。不仅如此，文书管理人员还应该具备对政治的鉴别能力以及相应政治敏锐性，文书管理的过程中必然会接触到一些政策性文件，或者是相关的资源，因此，数字化文书管理的过程中更是要求管理人员要保持一定的政治信息素养，避免一些重要的文件泄露的问题。
2.文书管理的文字素养
在数字化文书管理的过程中，也是需要管理人员具备一定的文字素养，尤其是一些市政单位日常的工作文件和会议的记录等，需要进行及时的更新和保存。在这个过程中，可能还需要文书管理人员将会议的组织情况和具体的内容记录下来，以确保在后期需要的时候有据可查。因此，在数字化文书管理的过程中，文书人员的文字素养的提升仍是不可忽视。
3.文书管理的档案素养
数字化文书仍是文书的一种，在文书管理人员的日常工作中仍是需要对其进行立卷、收集、整理，并进行信息的统计、检索和存储等工作。因此，将一些文书资料在尽可能短的时间内进行整理归档，并将其转化为档案，对于文书管理人员来说是一项必须的技能。因此，在进行数字化文书管理的过程中，仍是需要文书管理人员充分掌握档案管理的知识、理论，并在实际运用中提升熟练水平。
4.文书管理人员的信息素养
当前计算机技术迅速提升，一些文书管理的软件，APP也是日益增多，现在多数的市政单位已经建立起用户导向的服务系统，基层的文书管理人员能够通过计算机相关软件，以及一些数据库软件对单位的文件材料进行管理。在这样的背景下，文书管理人员需要逐步提升自身的信息素养，熟悉相关文书处理的软件，对多种信息来源的渠道有所了解和明确，在数字化文书管理的过程中实现信息化的水平。不仅如此，文书人员还需要构建起自身的文书管理信息体系，将现有的工作经验与信息软件相结合，实现文书管理水平的提升。
5.文书管理的职业道德素养
文书管理作为市政单位的基础下岗位之一，担任文书管理的人员还需要具有职业道德素养，遵守单位对于文书管理工作提出的要求，做好文书管理的本职工作。相对来说，文书中一般是一些具有保密性的文件，除掉一些涉密文件之外，一般市政单位的材料较少公开发表，如果需要进行公开发表，也需要征求相关领导的同意。因此，文书管理人员在进行相关材料管理的过程中，需要其职业道德约束，不能轻易将一些数字化的文书进行复制、发表。另外，文书也具有一定的保管期限，这就决定了在文书管理的过程中，需要对一些过期的文书进行删除、处理，在这些操作的过程中，文书管理人员需要根据文书管理职位的要求，规范相应的文书管理操作过程，尽可能避免由于错误的操作导致文书遗失，或者是覆盖的问题，还要求文书管理人员明确各个文件的生命周期，否则将会造成无效文书的累积。
三、结论
数字化文书管理之后，能够较好的对原始文件进行存档，文书管理人员应该有意识对原始文件进行复制，并以副本的形式存储在对应的文件夹中，这样即使是原始文件遭到破坏，或者覆盖之后，也可以用副本文件进行替代。不仅如此，数字化文书的管理还需要及时对文书进行整理和归档，确保单位内部能够及时有效的获得该文书，外部人员也可以通过检索获得所需要的公开文件。这种文书管理的方式能够在较大程度上提升文书工作的效率的，但是，对于文书管理的人员要求相对较高，需要文书管理人员在日常的管理过程中逐步提升自身的技术水平，借助于计算机实现数字化文书管理水平的有效提升。
参考文献
[1]何晓敏.关于文书档案数字化管理策略分析[J].现代经济信息,2014,(06):71.
[2]符虎刚.高职院校文书档案管理信息系统构建[D].西北农林科技大学,2013.
论文作者:张辉
论文发表刊物:《基层建设》2017年第25期
论文发表时间:2017/12/6
标签：文书论文; 管理人员论文; 过程中论文; 素养论文; 市政论文; 单位论文; 文件论文; 《基层建设》2017年第25期论文;