摘要：文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。随着企业形势的发展，提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势，这是文书档案工作面临着的新课题，文书档案的自动化管理是档案工作的新形势。
关键词：文书档案；电子化；科学化
一、文书档案应用信息电子化的优点
1、办公效率大幅提高
计算机强大的信息处理能力是正确运用信息电子化的最大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统计准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序，因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。
2、文件和文字信息得到充分交流与共享
在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。
3、电子文件保存的稳定性
与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。
4、提高了文件传递的速度和安全性
日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便，在应用计算机网络技术下，直接通过网络进行传递，大大提高了文件传递的安全性和时间性。
二、文书档案信息电子化管理中存在的问题
1、电子档案真实性难以保障
因为电子介质具有可读写性，人们可以对电子档案进行反复的输入和修改，并且没有修改后的特殊标记。人们不能通过辨别字体字号的形式判断文书档案的原始性，并且电子档案没有印章和亲笔签名，相关单位也无法鉴别真伪。在这种情况下电子档案的真实性就难以得到保障。
2、 电子档案的安全性问题日益突出
目前通过网络系统拦截电子信息的现象时有发生，网络黑客通过特殊的程序可以拦截人们之间重要的数据信息内容，病毒的入侵使得人们的电脑瘫痪、信息丢失，假冒的非授权用户侵犯了他人的合法权益。这些问题对电子档案的安全性构成了严重的威胁。
3、电子文件兼容问题
电脑软件开发的通用性差，不同系统生成的电子文件，相互不能通用，或者是不同软件生成的电子文件难以实现格式的转换，为管理人员增加了转换电子文件格式的工作量，同时也增加了经费的支出，要购买多种格式的软件，以便使用。
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4、要求档案管理人员应具备较高的综合素质
实现档案信息电子化，首先管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平，从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
三、加强与提升文书档案电子信息化管理的重要举措
1、提升文书档案电子化管理意识，完善电子化管理制度
单位领导者要提升对文书档案电子化管理的意识，充分认识到文书档案电子化管理的现实应用价值和功能，意识到文书档案电子化管理对于单位管理决策的重要性，应当在单位的日常发展规划部署中纳入文书档案电子化管理内容，使之成为单位的重要议事日程之一，能够按规划、有条不紊地开展和进行，较好地促进单位文书档案电子化建设。
在提升文书档案电子化管理意识的前提下，要从制度入手，完善和健全文书档案电子化管理的相关制度体系，包括文书档案的文件保密制度、收集整理制度、检索制度、归档制度、统计制度等，使这些制度相互整合和链接，为文书档案的电子化管理奠定制度基础。同时，在文书档案电子化管理的制作、编辑和归档等环节之中，还要统一和规范其标准，避免相互之间衔接不够紧密甚至脱节的现象，更好地健全文书档案电子化管理的标准化和规范性。另外，还要重视文书档案电子化管理的专人负责制，要从文书档案电子化管理的连续性和完整性的角度考虑，尽量减少文书档案电子化管理人员的组织调整或岗位异动，这主要是由于文书档案管理工作需要定期整理并归档分类，这就要求有专业人员在较长的时间内保持稳定，以便于他们进行定期、有序的文书档案电子化管理工作，更为妥善完整地整理和保管文书档案，以免引起文书档案资料的损坏，充分体现文书档案电子化管理的系统性和完整性特点。
2、强化文书档案电子化管理的日常工作
文书档案电子化管理的日常管理工作是极其重要而基础的内容，要加强对文书档案形成过程中的管理、归档利用中的管理，要全面把握标准行文的具体要求，对拟定的标题、档案密级、档案保管时限等方面进行标注，并及时记录文件每次修改的时间、签发信息等内容。同时，还要做好文书电子档案的日常管理工作，要确保档案在规定的时间内及时归档，不得延误，以较好地确保文书电子档案的完整性和时效性。另外，文书档案电子化管理工作人员还要勤于收集相关信息，整理单位日常活动中形成的档案资料，及时细致地进行筛选、编辑、整理和综合分析，丰富和完善文书档案信息，切实发挥出文书档案电子化信息功能。
3、促进文档一体化建设和管理
基于当前的文书档案管理的现状，电子档案文件完全取代纸质档案文件毕竟是不现实的，因而还要注重做好文书档案的电子文件和纸质文件同步归档的管理工作，必须使文书档案的电子文件与纸质文件之间形成一种相互链接关系，通过文本方式和映像方式形成电子文件与纸质文件的“通道”，使之成为切合实际的管理方式和制度，能够较好地实现文书档案的文档一体化共存管理，达到优势互补和资源共享的管理目标，并使之成为单位管理决策的凭证和依据。
4、加大文书档案电子化管理的物质基础建设
要以信息化、电子化为文书档案建设管理的标志，加大对文书档案硬件设备的投入，使之具有统一的型号和规格，并开发使用统一的信息化管理软件系统，引入具有现代化信息技术和档案专业知识的复合型人才，从硬件、软件、人才等方面加强建设，确保文书电子档案的信息化传递和共享，以坚实的物质、人员保障较好地提升文书电子档案的利用率。
5、强化文书档案电子化安全管理
文书档案电子化安全管理还要从系统和员工管理两个层面加强，从员工管理来说，要通过有效的网络监控方式，杜绝和规避文书档案电子管理中的人为破坏和侵害行为。从系统管理来看，可以在电子文书档案传输网络中设置隔离带，使文书档案电子文件在局域网内限制使用，避免文书档案电子文件流入外网。另外，还要做好文书档案电子文件的定期杀毒工作，及时发现系统中存在的安全隐患，确保文书档案电子文件的安全性。
四、结语
文书档案的信息电子化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。我们在充分享受网络信息电子化方便、快捷的同时，更要时刻注意维护系统信息的安全。
参考文献：
[1]徐莉：浅谈文书档案的计算机管理[J].平顶山师专学报，2018，5
[2]裴承志 奥多：办公自动化与文书档案管理[J].中国冶金教育，2017，2
论文作者:廖兆灵
论文发表刊物:《基层建设》2019年第13期
论文发表时间:2019/7/23
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