摘要：精益管理发展到今天，已成为企业管理理念和企业文化。精益管理在会务接待应用中，能够提高工作效率和服务水平。本文主要在企业会务接待工作中存在的问题基础上作出分析，应用精益管理的理念，在具体实践中应用作出探讨。仅供参考。
关键词：精益管理；会务接待；精细化操作
会务接待是企业生产经营业务中一项看似简单而实则复杂的重要的工作，包括在出席会议、业务洽谈、调查研究、学习交流、请示汇报、外事往来等公务活动中开展的接待安排、协调和服务等内容。会务接待要坚持精简、节约、实效的原则，从会前的沟通、筹备，到不同会议不同要求的具体落实，都需要极大的耐心和细心。不论是接待、餐饮、会议服务，哪一项工作缺乏责任心，质量都会打折扣，效果都会受到影响，对内可能耽误工作，对外则损害主办部门的形象。引进精益管理的服务理念、知识体系和方法论，深化完善服务制度，如何有效地做好会务工作，提高会议效率，笔者结合自身工作实践谈几点体会。
一、加强沟通，做到会议筹备精细化
接待是一项细致而重要的公关工作。会议筹备组要加强过程管控，对筹备工作中的重要问题和环节，系统思考、认真梳理，具体研究、逐一落实，加强接待日程管理及会议现场检查工作。结合信息化手段，实现公司内部会议室在线快捷预订，提高公司会议室利用效率；扫码签到和实时入席指引，方便会议管理员进行会议召集、座位编排、材料共享等，提高与会者的参会体验；建立一套会议全过程管理的移动应用体系，用来实现会议的组织、召集、会议签到、座位安排、会议材料共享。会务人员应与主办部门密切合作，精心准备，认真策划，拟定整套接待方案，包括：访问目的、来访人员名单、接待人员名单、日程安排及两地近期天气状况等。要严格执行相关制度规定，严禁超规格、超标准接待，严禁扩大接待范围、增加接待项目，严禁组织到营业性娱乐、健身场所活动，不得安排专场文艺演出。充分发挥接待部门的统筹作用，确保接待用车、住宿、餐饮及日程安排相关部门的配合能力。会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称，会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执，这样可以确定受邀请的人是否参加会议，准备参加会议的是否有其他要求等。对于来自外地的参会人员，还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图，以避免参会者问路麻烦。加强事前管控、事中跟踪落实、事后总结，通过细致到位的工作安排，给来访人员留下良好的印象。
二、加强学习，做到服务水准精细化
在会议服务方面，充分合理利用公司的会议资源，节省办会开支，专属会议室可根据实际情况灵活调剂使用，提高会议室使用效率。周密组织各项会议活动，落实到每一个细节，严格要求服务人员着装统一整洁，佩戴服务标志，不穿拖鞋、响钉鞋；长发不遮眼、后发不披肩；要求画淡妆，不浓妆艳抹，不佩戴首饰；坐站规范端庄，不翘腿；语言温和亲切，音量适中，普通话规范，语言文明礼貌，使用礼貌用语，对服务对象主动打招呼，不漫不经心，不粗言粗语，不大声喧哗；出现差错失误及时纠正并当面赔礼道歉，解释问题有礼有节，想服务对象之所想，及服务对象之所急，尽服务对象之所需；自觉维护、爱护会议室、接待室设施，对会议室、接待室的家具、物品定期巡检，保证会议室的清洁、卫生；在会议开展过程中，应按时添加茶水并及时取走杂物。对服务团队进行专业化培训，用心学习其他单位、酒店等会议接待经验，提高接待水平，提升公司形象。注重服务规范化、程序化、个性化；要责任明确到位，严格执行首问负责制、限时办结制和责任追究制，对各阶段任务进行评估验收，发现问题限期整改，逐一查找全流程、各环节中的浪费，以及低效无效行为。
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三、加强管理，做到工作分工精细化
会务接待工作应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全，各部门之间要讲究协同配合。办公室是业务接待工作的归口管理部门，负责指导公司系统各部门的业务接待工作，负责牵头确定业务接待标准和业务流程，统筹管理接待资源和接待物品，组织部门制定具体方案，包括日程、住宿、就餐、车辆、接送、活动（会见、会谈）安排、新闻报道等方面的内容，统筹协调接待安排，合理安排接待资源。在方案实施过程中，严格按照牵头部门与配合部门的界定分工执行。在执行过程中如遇临时变化，由牵头部门机动处理，重要问题需及时向相关领导请示，并将变更信息及时通知相关部门。任务结束后，接待部门应当如实填写接待清单，明确接待对象的单位、姓名、职务和消费项目、时间、地点、费用等内容。严格执行接待清单审批程序，从严管控费用报销。接待结束后应进行评价与总结，提出改进和完善措施。会务组下设的7个工作组（场地组、接待组、住宿组、餐饮组、后勤组、活动组及信息保障组），要做到团队之间相互帮忙，与其他相关单位和部门密切合作。分工后各自的职责更加明确，可以使每个人专注于自己领域内的工作，有利于提高工作和创新效率，同时也有助于个人经验的积累和知识的完善，团队间的协作又可以达成个体之间的优势互补，产生一种集群生产力和创造力。既要按职责分工，细化措施，分解任务，定到人头，主动交流信息，及时沟通情况形成工作合力，建立一种相对稳定的协调机制。
四、注重学习，不断提升会务接待水平
业务接待应坚持有利业务、务实节俭、对口接待的原则，切实做到厉行节约、规范统一。在信息网络高度发展的今天，应用信息化管理也成为了展会现场管理的必然趋势。现在大部分专业展会在观众登记、入场这一环节已实现了无纸化，利用会展信息系统对参会人员的信息进行规范的整合和永久性的存档，并将信息管理延伸到展会的整个过程。接待住宿安排在系统内部场所或协议酒店，接待部门不得超标准安排接待住房，住房内不得添置豪华设施和放置贵重物品。接待用餐优先安排在单位内部场所，若确需在外用餐，原则上应选在公司签约餐厅，不得使用私人会所、高消费餐饮场所，严禁组织到营业性娱乐和健身场所活动，不得安排专场文艺演出。接待迎送，不张贴悬挂标语横幅，不设欢迎屏，不献鲜花，不铺迎宾地毯，不安排接待人员在机场、车站、高速路口接送；确有需要的，由其他工作人员接送。业务接待应恪守保密原则，对来宾个人信息、日程安排等做好保密；对涉及国家或公司密级内容的信息，必须按照公司保密工作有关制度执行。同时，应当加强对业务接待经费的预算管理，年度预算应当综合考虑上年度预算编制和执行情况，与本单位当年生产经营实际需要相匹配，在履行预算审批程序后具体执行。业务接待费用应单独列示，并严禁在其中列支办公费、差旅费、会议费、营销费、培训费、宣传费、福利费以及应由个人负担的费用项目，不履行接待审批程序的一律不得安排。
五、结束语
会务接待是一项繁杂的、需要细致对待的工作，每一场会议接待任务的顺利完成，需要整个会务接待组与主办部门共同努力，围绕中心、服务大局，维护好公司公共关系，展示公司良好形象。对业务接待、会议管理工作产生的人力、资金及时间等成本进行分析，在工作过程中秉持公司提倡“消除浪费，创造价值，持续改善，精益求精”的精益管理理念，注重细节，务求会议安排、活动衔接、后勤服务、安全保障等各项工作精细化，规范会议接待行为，统一服务标准，持续、稳定地提供良好的会议接待服务，确保会议的顺利进行。
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论文作者:郑青
论文发表刊物:《基层建设》2018年第22期
论文发表时间:2018/9/10
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