试论档案分等级管理的意义，本文主要内容关键词为：试论论文,意义论文,档案论文,分等级论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
新修订发布的《中华人民共和国档案法实施办法》（以下简称《实施办法》）在第一章总则部分新增加了“各级国家档案馆馆藏的永久保管档案分一、二、三级管理，分级的具体标准和管理办法由国家档案局制定”的规定（第三条），同时又在第三章档案管理中增加了关于根据档案的不同等级，采取有效措施，加以保护和管理的规定。这些规定，不仅将对传统的管理手段产生巨大的影响，对各级国家档案馆优化馆藏档案带来有利的保障，而且档案分级管理制度的形成及实施还将直接影响到档案工作的许多环节，从而引起我国档案管理理论与实践的新一轮探索与研究。
改革开放以来，我国的政治、经济和社会生活等各个方面都在发生着深刻的变化。随着计划经济向社会主义市场经济体制的转变，特别是随着粗放经营方式向集约化经营方式的转变，档案工作者的理念与思维伴随着这些转变也发生了显著的变化。在对传统的档案管理模式进行深刻的反思中，档案工作者发现了档案管理中逐渐显示出与市场经济规律不符以及与社会各项建设事业发展不相协调的某些问题。特别是几十年一贯制的传统档案保管方式与手段，随着社会的进步与发展，给国家档案馆馆藏永久保管档案的管理带来许多的矛盾，而实行档案分级管理，正是解决这些矛盾的有效途径。
一、实行档案分级管理，可以解决国家档案馆馆藏档案数量迅速增加与档案管理水平低下、投入资金不足的矛盾
近年来，各级国家档案馆馆藏档案日益丰富。据统计，1983年到1997年我国各级国家档案馆馆藏档案数量增加了一倍多。虽然各级人民政府在资金投入方面做了许多努力，但受种种原因的限制，档案馆的设备、人力、技术一时难以得到显著增加和改善，给国家档案馆馆藏档案的安全保管带来了巨大的压力。即使对有限的到位的档案经费，按照现行的档案管理体制与模式，绝大多数资金被平均地花费在保存和管理馆藏的永久档案上。这种无差别地同等对待方式，势必造成许多真正重要的、珍贵的或更具史料价值的永久保管档案并没有得到特殊、有效的保管。同样，由于保管上无等级区分，许多真正重要而又非常珍贵的档案就有可能被淹没于浩如烟海的档案之中，给安全保管与有效利用带来极大的不便。并且这种保管方式也极易造成这部分档案的丢失和损毁，甚至出现丢失了也不能及时地被发现的情况，给国家宝贵的文化遗产造成难以弥补的损失。
二、实行档案分级管理，可以解决依法管理与有效查处档案违法案件的矛盾
《中华人民共和国档案法》及《实施办法》颁布实施后，档案管理逐步纳入了法制化轨道。各地也先后颁布了一系列地方性档案法规。但在具体的实施过程中，依法治档却由于传统管理模式的制约和缺乏明确的标准尺度而不能充分有效地发挥其作用。
例如，在国家档案馆馆藏档案中，不乏一部分市场价值很高的档案，一些犯罪分子不惜铤而走险盗窃这些档案或监守自盗，以换取高额的经济回报。但在现行的管理模式中，档案的价值往往是通过其保管期限来量化。在同一永久期限的档案中，很难再具体地进行定性或定量。长此以往，一方面很多档案馆及其工作人员并未明确自身保管的档案在国家档案财富中所处的可比照的具体价值地位或所具有的价值内涵，以致有些收藏保管着明显具有国宝价值档案的档案馆至今未对珍贵的档案做精细的整理编目目录，对珍贵档案的数量、完好程度和附属重要标识（如信封、邮票、照片、图表、戮记甚至实物等）没有详细的记录；另一方面在档案利用时，档案出借登记很粗糙（如仅写约200件）， 以致当档案卷册中部分档案的附着物脱落乃至被盗等问题发生时无从分清责任，也无从查起与还原。
同样，当查处损毁或偷盗档案等违法案件时，由于相关的法律、法规没有规定档案的价值等级，永久保存的档案无论其珍贵与否在法律上均处于同等地位，因而当珍贵的档案遭损坏或被盗后，对当事人的查处只能按照永久档案来追究相应的法律责任，且往往非常的轻微，造成犯罪成本低下。结果，一方面不能有效遏制档案违法犯罪活动，另一方面也使档案执法显得非常无奈。大量档案违法案件的产生，说明依法管理档案，就必须对国家档案馆的馆藏档案实行分级管理。
三、实行档案分级管理，可以解决扩大对外交流与馆藏档案安全管理的矛盾
在各种信息交流日益频繁的今天，档案的对外合作与交流也相应增加。但由于没有档案的定级分级，社会各界对国家档案馆馆藏档案不易形成直观、全面、生动的印象，从而造成档案界外冷内热的局面。在档案馆内，由于没有档案的定级分级，工作人员容易缺乏对珍贵档案自觉保护的意识。诸如没有规范的珍贵档案操作规程，珍贵档案随意搬动、翻折、拍照和复印，甚至有的珍贵档案在借出后逾期不还也没有采取一些具体措施等现象比比皆目。一些属于国宝级的珍贵档案，也没有法定的特藏和利用限制，档案馆工作人员只是按一般保存的方式进行保管，有时甚至因为利用率高便不归入库房，随便存放在个人手里等。类似的事例在不少档案馆都存在，以至于一些外国同行和文物专家对这种随意管理珍贵档案的行为大为吃惊。
当档案馆需要在境内外举办一些专题展览时，常常是同时参展的文物可以得到保险公司的巨额保险，而档案尽管其价值等级超过了某些一、二级文物的价值，但由于档案没有级别的划分，保险公司无法为档案办理类似的保险，给珍贵档案的展出带来极大的隐患。
四、实行档案分级管理，可以解决档案的近期抢救和长远保护的矛盾
档案作为人类的一种宝贵文化遗产，随着保管年代的久远，不可避免地会受到各种自然和非自然因素的侵蚀而遭到损毁。这些年来，国家为抢救档案已经投入了大量的资金，特别是近几年来，国家财政部每年都要拨出几百万元的档案抢救经费，用于重要档案抢救专用。但具体到各级国家档案馆，重要档案如何具体界定？事实上，几百万元的档案抢救经费是否真正都用在了重要、珍贵档案的抢救上了，无人能够准确地给出令人信服的回答。目前，档案抢救经费的下拨，有“天女散花”的味道，各级国家档案馆无论馆藏档案价值如何，都能够得到一些。但有限的经费并未真正解决国家重要和珍贵档案的抢救和长远保护。
对各级国家档案馆馆藏档案中具有高等级价值的档案，由国家给予专门的保护经费，进行有效的保护与随时的抢救。同时按照各级国家档案馆收藏的档案等级及高等级档案数量的多少，决定档案保护经费的多少，是有利于真正保护国家珍贵文化遗产的措施之一。
实施档案分等级管理不仅将充分利用有限的资金、人力和物力保护国家重要、珍贵的档案，而且同时也将进一步深化档案理论的研究。如现行的档案鉴定工作，通常是指通过鉴定档案的价值，确定档案保管期限并销毁无需继续保存的档案材料。其中划定档案的存留年限，是档案价值鉴定工作的主要任务和核心问题，也是档案价值的结构形态及人们对档案价值评价标准的具体反映。一般情况下，鉴定后的表现形式一是划分档案的永久、长期、短期三种保管期限，二是剔除需销毁的档案材料。可以看出，现行档案价值鉴定理论强调鉴定与实践结果，目的是确定档案的保管期限和档案的存毁，而同类保管期限的档案的价值区别就无法进一步体现。特别是对国家档案馆馆藏档案中需永久保管的档案，价值鉴定理论认为可以不再进行重复鉴定。由此带来了众多问题，以历史档案为例，目前各级国家档案馆均将馆藏民国、明清及以前的历史档案列入永久保管范围。但是，在这些均具有永久保存价值的档案中，重要、珍贵程度和史料价值却有天壤之别，而且这种天壤之别，依据现行档案鉴定理论是无法区分出来的。档案分级管理将打破永久保存档案不再鉴定的常规，这是对档案鉴定理论在对象和深度上的一次突破。它将使档案的价值认定、评估等方面工作提高到一个新的水平和视角，促进档案鉴定理论的发展。
再如，馆藏数量膨胀是许多档案馆面临的现实问题，其原因一方面是部分到期档案没有及时鉴定销毁，另一方面是进馆的永久卷档案过于宽泛，且许多档案馆长期以来鉴定工作没有正常开展，档案只进不出。对档案实施分等级管理，在分等级过程中必然会促使我们对档案进馆范围、档案保管期限的划定标准等进行重新的考虑与研究。档案分级管理最直接的结果既可能提高对重要、珍贵档案的管理条件和水平，又可以为优化档案馆馆藏结构提供可靠的依据。
当然，实行档案分级管理的意义还远不止这些，随着档案分等级管理制度的形成与逐步实施，必将在许多方面给档案管理带来全新的认识。但档案分等级管理的真正实施，确实还有大量的工作要做。它不仅需要有与《实施办法》相配套的规章与标准，还需要对实施过程中遇到的一系列问题进行深入细致的研究，并对与实施分等级管理所涉及的有关方面进行必要的协调工作。因此，可以预见，在各级国家档案馆馆藏永久保管的档案中实施分等级管理，还需要一个相当长的过程。在等待国家有关档案分级标准以及实施办法正式出台前，我们首先应当加强档案分等级管理的宣传，让广大档案工作人员充分认识对国家档案馆馆藏档案分等级管理的必要性，这是档案分等级管理规定顺利实施的基础。其次，有关部门应当在充分调研、论证的基础上，加快制定档案分级的具体标准，这是档案分级管理规定实施的前提条件。第三，应当充分调动各级国家档案馆进行试点的积极性和创造性，各级国家档案馆可以结合本馆馆藏档案的实际情况和不同类档案的特殊性质开展分等级管理的试点，为国家制定档案分级的具体标准提供依据，这是档案分级管理规定实施的必要环节。第四，应当充分考虑档案分级管理与档案鉴定工作的衔接、与档案全宗保管的关系、与档案馆库房条件及保管环境的关系、与档案工作人员的素质要求、与档案行政执法的关系等等，并协调好各种关系。总之，档案分等级管理是一项全新的系统工程，需要全体档案工作人员的共同努力与配合。
（北京市，邮编：100032）