摘要：纸质档案作为一种原生的信息资源，具有原始性和单一性的特点，档案数字化建设，可改善档案管理单一的操作模式，打破档案利用的局限，是顺应时代发展的新举措。电子文件实现无纸化办公，节省文件周转的流程，方便查阅。档案数字化与电子文件的有效结合，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集，管理和服务职能转变，为用户提供高效，优质服务。
关键词：档案信息化管理；纸质档案；重要性
一、纸质档案
1.1纸质档案概述
纸质档案是应用笔和纸对于事件进行记录的形式，通过文字或图标的方式来表达，应用纸张记录成档案进行保管。纸质档案在我国存在已久，对历史文化及不同阶段的经济发展研究做出重要贡献。
1.2纸质档案优势分析
（1）信息及载体的依附性较强。在纸质档案中，信息及载体较为统一，保证信息的原始性，更能保证档案记录资料的真实性。在档案存储信息的可靠性与纸质存储介质的依附性上表现良好。由于信息与载体密不可分，所以在修改上较为困难。保证了信息的稳定性，使信息与载体得到充分结合，并在对档案信息进行利用时，按照载体记录的文字及图表等进行信息获取，实现了信息的应用。
（2）充分表达档案的原始凭证性。纸质档案的记录是对历史发生时间的正式记录，是由文字直接形成的档案，可以更准确客观的表达一个时间，更容易让人信服。纸质档案作为信息的主要载体，是在特殊条件下通过特殊的管理人员制成的档案，其原始凭证性也就更好。
（3）信息存储的介质耐久性较强。在纸质档案信息进行存储时，其可存储时间较长，不会轻易受到损伤，可进行长时间的保存。虽然纸质档案在一定情况下也会存在水解及氧化问题，但只要在进行保管的过程中较少其化学反应发生条件，就可以很好确保纸质档案的使用寿命。
1.3纸质档案劣势分析
（1）信息独占性较为明显，并不支持多人同时阅读，纸质档案在进行阅读或借阅时，仅能供一人使用，造成信息资源的利用率较低。
（2）纸质档案的记录与整理需要更多的人力及物力支持，在进行记录、归档及装盒时都需要付出较多时间，还需要许多人共同完成，同时还不能保证工作效率，造成了资源浪费。
（3）在进行纸质档案管理的时候，管理手段较为落后，电子档案在进行管理和利用的时候应用计算机就可以完成，就更显得纸质档案管理的落后。在进行纸质档案管理时，需要占用的空间较大，并且在借阅及记录时很不方便，在现阶段的管理模式也不能满足社会需求。
二、档案信息化建设的意义
2.1检索查询方便
传统的检索方式，档案管理人员从一本一本的目录中找出所需的档案来，然后根据记录到库房中查找，费时、费力。档案管理信息化后，可以实现即时查询，管理人员从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，极大减轻了工作人员的负担。
2.2档案管理不再费时费力
档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力。实行信息化后，档案管理达到自动化、实时化、网络化。数据只需一次录入可以多次利用，即可在档案管理内部进行数据共享，提高了工作效率。数据录入后，可以方便打印出相关的收发文单据、汇总表，打印出档案的背脊、封面、案卷目录、文件目录、备考表等。档案库中的信息需要统计，并形成报表，由计算机处理，可以极大地提高管理人员的效率。
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2.3提高整个部门的工作效率
实施档案管理的信息化后，部门管理员工从繁重的手工劳动中解脱出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好地从事档案的收集和编研工作，提高职能部门的工作效率。
2.4有效的提供服务
档案管理的信息化，科技人员可以在自己的计算机上查阅档案资料，提高了工作效率；同时档案资料的电子化更便于科技人员的二次利用和开发，提高了单位整体的工作效率和竞争力，使档案管理的职能不再单纯是档案的保管，而是单位内部的信息中心。
三、纸质档案在档案信息化管理中的重要性
3.1纸质档案稳定性可确保档案信息安全性
因为计算机软硬件系统及信息存储的本身就有缺陷和不足，与纸质档案比较起来，电子档案在传输、存储和利用中的安全性就相对比较弱，也就比传统纸质档案难以进行信息安全防护。很多存在于电子档案中的信息安全问题不可能出现在传统的纸质档案中，且纸质档案安全管理的模式和经验都已非常成熟。要确保信息环境下的电子档案的安全可靠，不仅需要开发和应用诸多类型的信息安全与技术手段，纸质档案提供的安全保障也有着不可替代的作用。
3.2纸质档案原始凭证可确保档案的真实性
档案生命力最基本的体现就在于档案的原始证据和法律凭证作用两大方面。对档案来说，完全实现数字化和网上应用就必须解决好电子档案的真实性及其法律效力两个问题，对管理完善的纸质档案来说，其真实性是确定无疑的。纸质档案的真实性和法律效力比电子档案要高出很多。在档信息化管理过程中，因为真实性在电子档案中的难以确定性，对那些比较重要的文件档案，若利用电子文档，就需要保存原始纸质档案来使其真实性和法律效力有可靠的保证。在计算机网络环境下，面对档案应用空间和种类急剧扩大的现实情况，这种做法对有效保存和发挥纸质档案的原始凭证作用有着重要作用。
3.3增强档案信息保存与利用价值的永久性
因为电子文件必须在光盘、磁盘等电子介质的虚拟空间中存储，就不可避免地被存储载体、技术条件和外部环境等因素影响，与纸质实体档案相比，有着较低的保存和使用寿命。纸质档案安全保存产生威胁的环境，对电子档案存储载体和使用设施保管的要求更苛刻。对纸质档案来说，为其提供冷热干湿条件适宜、远离自然灾害和人为盗取破坏等因素的环境，则其有着可以超过一千年以上的长期寿命。
四、发挥纸质档案在档案信息化管理中优势的方法
4.1促进档案管理人员观念的更新
长期以来，纸质档案都是档案管理人员的管理客体，档案管理人员已习惯于传统纸质档案的管理方式和方法。但由于纸质档案与电子档案共存是一个无法避免的发展趋势，要求档案管理人员面对现代档案管理信息化大趋势尽快使自己的思想观念实现从传统到现代的转变，以全面型档案管理人才的标准要求自己，与时代的要求合拍，科学管理电子档案。档案管理人员只有在不断提高自己综合素质的基础上，进一步强化自我创新能力，才能树立起现代档案管理人员的新形象。
4.2完善档案管理标准与制度
档案信息化管理离不开与计算机技术的结合。数据的质量决定着档案信息的质量，合格的数据格式必须将相关的标准建立和完善。还要推进新型档案信息载体存贮格式与转换标准、多媒体设备标准等项目。因此，必须将完善的档案管理标准与制度建立起来，进一步规范电子档案和纸质档案工作。
结束语
在档案信息化管理的过程中，档案管理人员要认识到档案管理的重要性，重视纸质档案的存在，充分了解纸质档案对于档案管理的意义，明白其真实可靠性及稳定性是电子档案所不能替代的。虽然档案的信息化管理提高了电子档案的利用率，但在信息化转变的过程中，档案管理人员要充分发挥电子档案以及纸质档案的优势，将二者互补，只有共同发展，才能确保档案利用得到最佳效果。
参考文献：
[1]葛丽阳.浅谈纸质档案管理中的优缺点[J].办公室业务，2012（13）.
[2]苏迎春.浅谈电子档案的信息化管理[J].办公室业务，2012（13）.
论文作者:谭启频
论文发表刊物:《基层建设》2018年第5期
论文发表时间:2018/5/21
标签：档案论文; 纸质论文; 档案管理论文; 管理人员论文; 信息论文; 电子论文; 载体论文; 《基层建设》2018年第5期论文;