关键词：互联网＋；实施背景；管理模式
1案例概述
2014年3月，国网平度市供电公司依托国家电网公司协同办公系统，改变传统的档案管理模式，通过档案信息管理平台，运用信息技术对归档文件、信息资源及档案进行收集、整合、维护，实现电子文件归档、整编、分类、报表、借阅、移交一键完成。同时，在企业系统内部实现档案信息资源即时共享，更加便捷的对档案进行查阅利用，大大提高了办事效率，增强办公能力，形成信息化档案管理体系。
2 实施背景
伴随着信息时代的到来, 档案管理工作的现代化、自动化也日益普及, 档案工作人员的传统思想正被新的理念所代替, 繁琐、复杂的人工操作正被简便、准确的办公自动化所淘汰。档案工作的改革将使管理变得更为规范、更为实际、更具人性化,办公自动化将逐渐成为档案管理工作的一项重要特征。同时，档案管理工作已经从传统单纯的文本档案管理模式，逐渐变化为多种门类、高信息量的综合存储方式。档案管理的载体也发生了诸多变化，从传统的纸质载体转变为多种形式载体。办公自动化模式下的档案管理逐渐成为一种发展趋势，它有效地解决了传统档案管理存在的诸多局限性，实现了档案管理的有序化、高效化。随着信息化的不断发展，办公自动化的管理方式将逐渐成为当前档案管理工作重要的组成部分。
电力企业的档案管理是企业日常工作中极其重要的部分和至关重要的环节, 对其发展有很大的影响, 是电力企业决胜市场的关键因素。电力企业档案管理的信息量极大, 涉及到多个部门的方方面面, 包括具有极高保存利用价值的文字、图片、声像等档案资料，其价值也是无法用金钱估量的。同时，电力企业档案利用率越来越高，档案对于企业的正常运转有着十分重要的作用，传统电力档案管理的自动化水平低，收集整理不规范，纸质形式的档案在一定程度上对档案的利用造成不便。只有满足企业对档案方便、快捷、准确的利用需求，才能提高企业的工作效率，帮助电力企业更快更好的发展。因此,电力企业要打破传统的档案管理模式，紧跟时代的脚步, 抓住机遇, 加快建立和完善办公自动化的数字档案管理模式。
2014年3月，国网平度市供电公司依托国家电网公司协同办公系统，档案信息管理模块正式上线运行。通过档案信息化建设，实现电力企业系统内部文书、科技等档案管控的集约化、一体化。它的运用极大的方便了各部门的档案信息管理, 并能够及时的提供档案利用, 实现系统内部档案资源共享。
3 创新做法
3.1 全面覆盖，各类档案实现信息化
国网平度市供电公司自2008年以来使用方天科技档案管理系统开展档案电子信息化管理。2014年3月，公司落实省公司统一部署，启用国家电网协同办公系统对公司各类档案实行数字化管理。公司内部各类收、发文件均在协同办公系统内流转，实现无纸化办公，文件流转完毕填写归档信息，系统自动转到档案管理模块完成归档，文件材料归档及时率、完整率、准确率均达100%。公司各部门严格执行电子档案归档要求，各门类档案要求电子档案与实体档案同步归档。通过档案管理软件进行各门类档案的著录、编目、统计、移交工作，对各类档案进行电子化管理。档案管理平台自动产生年报数据，大大减轻档案管理员进行年报汇总的工作量，节省了工作人员的时间和精力，有效的提升了工作效率。存量档案逐步完成数字化加工处理，确保数字化档案与实物档案的一一对应，实现公司各类档案“存量数字化，增量电子化”。基于办公自动化环境的档案管理机制，档案部门做好与信息运维部门的沟通与合作，充分利用信息化管理手段，打造一体化档案信息资源平台，有效提升了工作效率和管理质量。
3.2 创新服务模式，档案利用实现网络化。
基于协同办公系统的数字档案管理，档案利用变传统模式的被动提供利用方式向主动利用方式、自主利用方式转变。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆公司建立系统科学的档案检索体系，优化检索方式，档案利用实行网络借阅，电子档案借阅通过分级授权管理，实现了档案的权限查询功能，为利用者提供方便快捷的检索服务。通过创新构建信息共享平台，实现公司内部档案数据协同移交功能，档案信息资源得到最大程度的共享，员工只需登录公司内部网站便可进行权限内信息资源的检索、下载，电子档案借阅率提高到90%以上。依托国家电网协同办公系统，定期编写档案开发利用实例，大事记、专题、组织延革的编写可与档案原件挂接，提高了编写效率。各个部门每季度根据本单位的档案利用情况提报本单位的档案利用效果反馈，引导各部门积极参与档案信息资源的开发利用。
3.3 创新档案业务“三统一”，档案管理实现一体化
依托国家电网协同办公系统，以国家电网公司通用制度为准绳，通过先进技术手段，实现与省电力公司、市供电公司档案管理“三统一”，即平台统一、模式统一、规范统一。通过该平台，各级单位的档案信息资源实行集中存储和共享利用，业务系统互联互通、业务工作上下贯通，实现了各单位档案业务工作规范统一、数据格式统一、应用界面和信息展示统一；实现档案资源数字化、业务工作信息化、收集整理自动化，档案数据访问权限得到安全控制、档案利用方式更加简单方便和多样。
3.4 健全档案管理体系，档案工作机制实现规范化
健全档案组织管理体系、管理界面、业务环节、责任分工等各个方面的工作机制，实现档案管理与业务工作的高度融合，做到档案要求有落实，工作质量有保证。成立公司档案工作领导小组，全方位加强对档案工作的组织领导，建立健全办公室对口负责，各部门共同参与的工作网络，坚持“谁主管，谁负责”、“谁形成、谁整理”的原则，全面落实部门立卷。各个专业部门严格按照协同办公系统归档流程，按时、按规范移交电子档案，大大提高了档案管理的工作效率。
3.5 加强档案管理学习培训，人才队伍实现专业化
加强档案人才队伍建设，提高专兼职档案员专业技术水平。针对公司系统档案工作人员非档案专业毕业的现状，定期参加档案专业知识培训，实现持证上岗。同时，组织公司内部专兼职档案人员进行协同办公系统及档案管理模块的集中统一学习培训，运用档案学科新理论、新技术对档案工作进行指导和改进，进一步加强数字档案管理人员的综合素质。保持档案管理人员的稳定性，不随意变动专兼职档案员岗位，确保公司档案管理工作的顺利进行。
4 效果及影响
4.1 管理水平有效提升
通过实施基于协同办公系统的数字档案管理，大幅提高了电力企业档案的检索、查询和利用效率。档案资料经过数字化处理后，档案信息计算机检索速度较以往大幅提高，节省了档案存储空间，减少了档案原件因频繁使用造成的人为磨损，充分发挥了数字档案的信息优势。依托协同办公平台，档案业务与日常办公无缝对接，工作中可随时上网检索、查询，实现了用网络查档替代人工查档，用查阅电子档案替代调取档案原件，促进了公司系统档案工作水平均衡提升。
4.2 经济效益显著提升
基于协同办公系统的数字档案管理实施后，大大减少了公司的经费支出。公司各个部门的线上协同，减少了人力成本的支出，原来纸质档案的年借阅量约200人次，现在通过档案信息管理平台，年借阅量达到500人次，且查阅起来极为方便，还避免了反复印制资料而造成的纸张和人力浪费，实现除关键环节的“无纸化”办公，节省纸张支出约200万元。基于协同办公系统的数字化档案管理，实现增量档案的电子化，大大降低了后期纸质档案数字化加工带来的人力、物力、财力成本，每年约节省费用700万元。
4结论
在“互联网＋”的形势下加强研究电力档案管理模式有十分重要的意义，在建设电力档案的信息化过程中会存在一些问题，加强档案管理能够做到有效解决。根据电力行业具有的特殊性，电力企业要深刻认识到建设电力档案信息化的重要性，推动建设电力档案的管理信息化模式进行优化完善，将档案管理相关专业水平提升，在网络信息化的时代下，提供更完善的档案管理服务。
参考文献
[1]刘素云.互联网＋时代档案管理面临的机遇与挑战[J].人力资源管理，2016（4）.
[2]张庆莉.互联网+电力档案建设探析[J].黑龙江档案，2017（3）.
论文作者:韩新玲
论文发表刊物:《当代电力文化》2019年15期
论文发表时间:2019/12/12
标签：档案论文; 档案管理论文; 公司论文; 办公系统论文; 工作论文; 互联网论文; 电力企业论文; 《当代电力文化》2019年15期论文;