我国档案信息化建设的SWOT分析，本文主要内容关键词为：信息化建设论文,我国论文,档案论文,SWOT论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
20世纪末以来，信息技术的飞速发展和广泛应用，对国民经济和社会发展产生了深刻影响，同时对档案工作提出了更高的要求。信息化为档案事业的发展带来了前所未有的挑战和发展机遇。在全球信息化快速发展的背景下，档案部门如何把握机遇、合理利用自身的优势，避免劣势和威胁，是档案信息化建设能否顺利发展的关键。本文运用SWOT分析法综合考虑内外部环境，制定出相应措施，以加快我国档案信息化事业的发展。
一、SWOT分析法的概念
SWOT分析法又称态势分析法，最早是由美国旧金山大学韦里克（H·Weihrich）教授于20世纪80年代初提出来的。是一种能够较客观且准确地分析和研究一个单位或组织现实情况的方法。SWOT四个英文字母分别代表：优势（Strength）、劣势（Weakness）、机会（Opportunity）、威胁（Threat）。从整体上看，SWOT可以分为两部分：第一部分为SW（优势、劣势），主要用来分析内部条件，是相对于竞争对手而言的；第二部分为（机会、威胁）OT，主要用来分析外部条件，指环境中对企业有利或不利的因素。利用这种方法可以从中找出对自己有利的、值得发扬的因素，以及对自己不利的、要避开的问题，发现存在的问题，找出解决的办法，并明确以后的发展方向。
SWOT分析的指导思想就是在全面把握企业内部优劣势与外部环境机会与威胁的基础上，利用系统分析的方法，制定符合企业未来发展的战略，发挥优势、克服不足，利用机会、化解威胁。
SWOT方法在竞争情报领域已经得到了较好的应用，这就是竞争态势分析法，而笔者以为，我们完全可以利用SWOT分析法将竞争机制引进档案信息化建设，具体分析在新环境下出现的新情况、新问题，这样有利于认清形势，抓住机遇，推动档案信息化建设，实现档案事业的“跨越式”发展。
二、档案信息化建设的SWOT分析
1.优势（strength）分析
（1）档案信息是一种重要的信息资源。档案作为人类社会活动和文明进步的真实记录，是人类社会各类信息的原始源，也是最有价值的信息资源，“原始记录性”是档案信息的本质属性。由于档案自身所特有的特性，决定了档案信息具有一些其他文件资料所没有的价值。而且年代越久远的档案，其保存价值越高。应作为一种特别的资源进行开发，发挥自身优势，服务精神文明建设。
（2）档案信息的内容丰富且社会信誉度高。中国的悠久历史文化和建国以来我国档案事业的发展积累了丰富的经验，使我们拥有了大量的档案信息，包括生产建设方面、历史文化方面等，内容上十分丰富。另一方面由于档案信息的真实可靠性，决定了档案信息具有很高的社会知名度，能够为社会发展提供高质量的信息。
（3）档案信息有其固定的使用群体。档案信息化有自己的市场，与政府部门有密切的关系。随着电子政务的发展，各地区政府网站的逐个开放，需要公布诸如现形文件、半现形文件在内的各种档案信息，以满足社会公众的利用需求，使档案信息资源能够被有效的利用，发挥其应有的价值。
（4）档案信息化有自己的专业特点。档案学与计算机技术的结合运用是专业的主要特色。运用计算机网络技术对档案信息进行编撰、检索和提供利用服务，实现了档案信息存储的电子化、检索的网络化，提高查准率、查全率，打破了档案利用的空间、时间界限，充分实现档案信息资源的共享。
2.劣势（weakness）分析
（1）基础设施建设落后。基础设施是档案信息化建设中的基本条件。主要包括计算机软硬件基础环境和各类辅助设施。如信息高速公路和宽带网；各种通信子网；及操作系统、高可靠性的信息安全系统、数据库管理系统等。档案信息化建设需要高性能的软硬件设施为基础，但就整体看，计算机软件开发单一，各自为政，极少沟通并缺乏统一的软件标准。网络建设资金和人力投入严重不足，档案部门中真正为政府和社会公众提供全面信息服务并具有较强开放性和实时性的档案信息资源网络体系还没有建立。
（2）档案信息资源开发力度和利用效率不够。档案信息资源是档案信息化建设的核心要素。档案信息资源的质量直接影响档案信息化工作能否有效开展的关键。目前，我国档案信息化的开发工作的力度不够，档案信息提取加工手段落后，服务手段单一、被动，缺少能够向用户提供深层次的信息服务。档案馆提供给读者可供利用的信息资源十分有限，查找利用信息的人数明显低于图书馆。
（3）档案信息化的标准规范建设严重滞后。标准规范是进行档案信息化建设的重要基础之一，是档案信息化建设的“交通法规”。国家档案行政部门应制定一套统一的标准规范，以保证档案信息化建设的顺利进行。但就目前看，由于档案信息化活动比较具体，目前还没有专门针对档案信息化的法规。而一些已颁布的规章制度带有时间上的滞后性，到真正实施的时候，发挥作用的不多。适合于档案信息的信息法律、信息伦理与信息政策等人文管理手段尚未确立。
（4）适应档案信息化发展的复合型人才缺乏。在知识经济时代，人才是最重要的资源。档案信息化建设需要有一个合理结构的人才队伍。档案部门目前的人才状况还不能适应知识经济的需求。从专业结构看，既掌握信息技术，又懂档案专业的人才十分缺少。现有档案人员专业知识单一，普通操作型人才居多。调查资料显示，档案从业者中有信息技术专业背景（大、中专以上学历）人员比例还不到5％。其次，懂外语的档案人员寥寥无几，不可能翻阅和参考外国文献，就不能及时了解国际上档案学科的最新动态和发展趋势。再次，从年龄结构看，三十岁以下的年轻人少，四十岁以上的人员占绝大部分，带来的问题是知识老化、观念老化等问题。
3.机会（opportunity）分析
（1）信息社会对档案信息的需求增加。社会对档案的需求是档案工作存在与发展的根本原因。经济发展全球化趋势使信息资源的占有成为社会生产力发展的关键因素，必然给档案工作带来重要影响。人们无论是为追求繁荣与发展，还是为应付多变的局面，都需要利用档案，都离不开掌握和利用档案信息资源，从中借鉴前人的知识和历史经验，开拓创新。
（2）全球信息化的快速发展从一定程度上推动了档案信息化的发展。随着全球信息化发展的浪潮，信息化发展水平的高低反映了一个国家综合国力的强弱，各行各业也加强了信息化的进程。我国各级人民政府和社会各界对档案工作也更加重视和支持。
（3）高新技术的发展，促进了档案管理的现代化。随着知识经济时代的到来，信息技术的发展和传播成为知识经济的关键因素，出现了数字化、网络化、信息化的趋势。事实上，自80年代起，档案界也开始了计算机应用，档案的现代化管理有了良好的开端。现在，档案领域计算机技术的应用不断发展，为进一步推进网络建设和更有效地实现社会档案信息资源的共享，创造了非常有利的条件。
（4）科教兴国战略的实施为档案事业的发展提供了人才保证。邓小平特别强调科学技术是第一生产力。党的十五大以后，全国都认真实施科教兴国战略。档案工作也确定了“科教兴档”的决策。
4.威胁（threat）分析
（1）服务方式的落后。随着档案信息化的发展，原来的服务方式已不能适应信息化发展的要求。传统的档案服务模式是一个被动、封闭系统模式，服务方式表现为查询调档、等客上门的被动服务。对市场的需求缺乏了解，档案部门重藏轻用的观念，使档案服务工作难以适应利用者对档案信息多样性、专指性与及时性的需求。社会档案意识的不高，使档案服务工作无法顺利展开。国际教科文组织建立的档案门户网站中列入13个中国档案网站，但是10天中点击次数仅99次，点击率十分低。
（2）档案信息安全问题越来越突出。随着信息技术的快速发展，计算机及网络通信技术在档案事业中应用范围的不断扩大，信息安全问题成了档案信息化建设的一个瓶颈。网络的共享性、开放性特征决定了网络系统的脆弱性。国际标准化组织ISO对信息安全提出的建议定义是：“为数据处理系统建立和采取的技术和管理的安全防护。保护计算机硬件、软件、数据不因偶然的或恶意的原因遭受破坏、更改、泄露”。从定义中可以看到信息安全涉及到数据库安全、技术安全和管理安全。另一方面如何规范信息化背景下的信息伦理问题，也成为档案界必须面对的现实问题。
（3）管理模式的落后。现代信息技术的广泛应用，使档案管理工作受到越来越深刻的影响。我国档案工作正由以手工管理方法为主的传统模式向以应用现代信息技术为主的现代化管理方式转变。主要表现为：在信息化条件下，无纸化办公程度越来越高，电子文件、声像文件等非纸质档案材料将取代纸质文件在传统档案材料收集中的主导地位，成为档案收集的主要对象；现代化信息技术打破了信息传播的时空界限，档案利用服务将改变传统的等客上门的被动服务状况，呈现为主动性、开放式的档案信息服务态势；现代化信息技术设备的引入，使档案管理的自动化程度提高，手工操作含量降低。
（4）人才流失现象时有发生，人才引入机制有待完善。档案部门是服务性部门，档案工作人员的地位和工资水平都比较低。在市场经济社会中，那些既懂专业又懂技术的人通常不甘于现状，人才跳槽的现象在所难免。档案部门留不住高素质的人才已是一个不争的事实。另一方面，对于人才的引入也有待加强。
三.档案信息化的SWOT对策分析
根据我国档案信息化发展的内外环境和相互联系进行SWOT分析，如图1所示：
1.优势—机会（SO）对策。SO策略（最大与最大策略）将使决策充分发挥内部优势因素和利用外部机会因素的作用，是最理想的局面。由于信息技术的快速发展，数字化信息的不断增加，为档案信息化的发展创造了机遇。应充分利用机会，发挥自身优势，提高档案事业的核心竞争力。一是利用计算机技术把杂乱无章的信息变成有序、有经济价值的信息。利用者可以在任何时间、任何地点获取所需要的任何信息，既节约时间，又提高了检索效率。充分发挥资源优势。二是档案管理水平的提高，促进了数字档案馆的建设，拓展了服务对象和服务范围，将特色资源和特色服务纳入其中，凭借社会对档案信息的认可程度以满足社会对档案的多样化需求，使档案信息的价值得以体现。三是计算机技术的运用和网络系统的发展，要求档案工作人员具备更高的素质和更多的技能，培养高素质的复合型人才是档案事业发展的关键。
2.优势—威胁（ST）对策。ST策略（最大与最小策略）是充分利用内部优势，减轻或避免外在威胁的策略。一是网络的发展引起了新的信息服务机制的形成，对档案管理工作也产生很大影响。应明确档案信息是一种重要的原生性信息资源，利用档案信息的内容丰富且具有很高的社会认可度，对档案信息资源进行开发和合理使用，发挥其历史研究作用和科学研究价值。总结采用先进技术手段管理与开发利用档案所取得的显著成效，如：利用的无限制性；信息资源的共享性；检索的快速性；另一方面从中发现新问题，对如何改进服务方式以及电子文件的收集、鉴定、管理和相关法律问题积极探索有效解决的途径。可建立国际交流平台，借鉴国外的成功经验，拿来为我所用。二是确立人才是第一资源的观念，完善从业资格制度。信息化的发展需要高素质的人才，一方面应制定相应的人才吸引政策，用适当的待遇留住人才，防止人才的流失。另一方面用新的机制引进人才，包括在管理、信息技术和法律等专业方面具有综合能力的人才。三是建立科学的档案信息安全评估体系，制定严格的安全保密制度，强化档案人员的安全意识和防范技能。可以同时考虑主观（人的方面）和客观（技术方面）两方面因素，对档案信息安全制定合理的制度和措施。
3.劣势—机会（WO）对策。WO策略（最小与最大策略）目的在于利用外部机会来改进内部弱点。一是由于信息发展的全球化及信息技术在各个领域的广泛开展，人们对档案信息需求的增加和社会档案意识的提高，使我们认识到当前的重点应是加强软硬件的建设。积极开发软件系统，制定统一的行业标准，提高档案标准化、规范化水平。特别是从长远发展来看，可以考虑采取国际统一的标准与国际接轨。信息化建设是一项长期的工程，必须真正从思想上重视它，增加对相应硬件设施的购置，如电脑、打印机、扫描仪等。二是随着网络建设的发展为信息资源共享提供了可能，应加大对信息资源的开发，建设数字档案馆。使信息资源向深层次、专业化方向发展，满足多样化的利用需求，变被动服务为主动、开放的服务。提供档案信息的个性化服务和知识性服务。三是科教兴档战略的确立为档案事业的发展提供了人才保证。档案信息化人才应具备的专业知识包括：档案业务知识、信息技术知识、工程管理知识和行政管理知识，还应具备一定的外语水平和法律知识，以满足信息化发展的要求。另一方面建立制度化、多元化的档案信息化继续教育体系，加强档案人员的政治素质，改善档案队伍的组织结构。
4.劣势—威胁（WT）对策。WT策略（最小与最小策略）着重考虑劣势因素和挑战因素，通过决策的运用弥补内部劣势，避免外部威胁。这也是任何组织都不愿看到的，应根据实际情况积极采取有效措施，争取摆脱困境。笔者认为，最主要的就是用创新的观点来促进我国档案信息化的发展。一是档案工作的技术创新。主要指运用现代信息技术和手段为档案工作服务。知识经济时代使社会对档案信息的需求不断增大，因此必须充分利用信息技术，变革原有的档案管理手段，实现档案事业的可持续发展。二是档案工作的制度创新。档案部门应根据国家制度创新的基本要求，结合档案工作具体情况，提出自己的制度创新。包括档案工作法律、规章的制定，应根据新的情况加以修订完善，制定适应形势发展的新法规。如关于档案信息化标准规范的建设和信息安全问题、信息伦理问题的方面的法律。三是档案管理创新。就是使用科学手段进行管理活动。实现档案装备技术现代化，解决手工操作运转速度慢、效率低的问题。积极运用网络技术、数码技术、影像技术等先进技术和手段，来提高档案工作技术含量和水平，使档案管理手段由“旧”变“新”。实现馆际间的协作与合作，加强“档案信息中心”的建设，全面了解社会各方面档案信息，有效提供信息的利用。四是档案服务创新，体现档案工作的服务特色。坚持用户第一的原则。利用现代计算机技术提供远程服务；与其他档案机构连网，共享档案信息资源，是服务范围由“窄”变“宽”，服务层次由“浅”变“深”，服务对象由“小”变“大”。明确服务对象不仅包括政府机构，也包括普通民众。还可以拓展服务领域，利用档案资料出版一些人物传记，历史实记等，多方开辟档案服务的渠道，可以拉近档案与普通民众的距离。五是档案人员主体的创新。档案人员的创新意识、创新精神、创新能力是档案工作可持续发展的关键。首先，从根本上转变观念，主动找市场，让档案创造出更丰富的社会效益和经济效益。其次，档案工作者要适应新环境，解决新问题，还要了解和掌握相关专业的知识，能够借鉴相关知识，创造出新的理论来促进档案事业的发展，敢于和善于利用新知识。另外，作为档案人员的专业结构的要求应是“一专多能”，“精与博的统一”。除了掌握档案专业知识外，还要密切关注国际科技发展的新成果和新趋向，不断掌握新资料和新知识。并有一定的自学能力、研究能力和思维能力。重新定位自己的角色，从单一的保管员角色到知识导航者的角色，认识到这是一个不可替代的职位。
通过SWOT分析法得出的竞争策略不是一成不变的，是随时间和环境不断变化的，我们只有以发展的、变化的眼光时刻关注在发展中遇到的新情况，才能更好地把握形势，跟上发展的潮流。
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