谈城建档案的排架与检索工具，本文主要内容关键词为：排架论文,城建论文,档案论文,工具论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
城建档案的排架，指的是按照一定的规则和方法，把整理归档的城建档案放入库房，即对城建档案实体进行管理，属于城建档案保管工作的环节；城建档案检索工具是为了介绍和揭示城建档案的内容与成份而编制的供利用者查找城建档案的各种工具，属于城建档案检索工作的环节。保管与检索这两个环节的工作与收集、整理、鉴定、统计等环节的工作，为城建档案的提供利用奠定了基础与可能性。一个城建档案馆（室）当收集了一定数量的不同门类和不同载体的城建档案后，只是为城建档案的利用工作奠定了物质基础，假如不对这些城建档案实体进行科学的排架或者即使按照某一规律排了架而没有编制相应的检索工具来揭示其主要内容与存放位置，那么要想从这些堆积如山的城建档案中索取利用者所需要的城建档案材料，真好比是“沙里掏金”、“大海捞针”。
那么，城建档案部门应如何对城建档案进行科学的排架和编制相应的城建档案检索工具呢？下面将根据本馆十多年来的城建档案工作实践，谈谈城建档案的排架与检索工具问题。
城建档案排架的基本方法有两种：一种是分类排架法，即按照城建档案分类大纲所确定的类别（可以是大类，也可以是属类或小类）为单位，把相同类别的城建档案放在一起，并且在库房里给每个类别预留一定数量的空位，以后凡属该类的城建档案都顺序排放在该类的预留空位上；另一种是大流水排架法，也就是不管城建档案的所属类别统统按其进馆顺序流水排列。
上述两种排架方法在本馆都可见到。针对本馆的实情，我们在不同的时期和对不同时期接收进馆的城建档案分别采用了分类排架和大流水排架的方法，在实际操作中发现两种方法各有利弊。分类排架法便于按城建档案的类别进行检索，缺点是要预留空位，而事先预留空位很难做到准确，当每个类别（或某个类别）预留的空位放满之后往往需要大规模地倒架，这不但费时费力，而且会增加对城建档案的磨损和引起检索工具的更改等；大流水排架法虽无倒架之忧，但也有缺点，就是在同一位置不能找到属于同一类别但不同项目的城建档案。两种方法相比而言，应该说是大流水排架法优越于分类排架法，因为大流水排架的缺点是可以通过编制和使用相应的检索工具来克服的。
本馆自1984年成立开始至1993年底，对接收进馆的城建档案采用的是分类排架法。我们依据建设部1984年颁布的《城市建设档案分类大纲》而拟订的《绍兴市城乡建设档案分类方案》中的小类为单位，把属于同一小类的城建档案放在一起，并给其预留空位，而且在相应的档案柜架上标明大类、属类和小类的代号。开头几年，一方面由于城建档案的门类与数量都较少，另一方面由于库房与档案柜紧张等客观条件所限，再加上对城建档案工作这一新生事物不够熟悉，对某些小类预留的空位不够多，有的小类甚至根本没留空位，后来随着馆藏量与门类的不断增加，曾经出现过几次全库倒架的情况。直到1993年，建设部又颁发了《城市建设档案分类大纲》（修订稿），其中大类与属类的设置与1984年的分类大纲有所改动，本馆按照建设部的文件精神，对1993年底前进馆的城建档案按1984年分类大纲中的实有小类依次排放，并且给每个小类不留空位。这就意味着从1984年到1993年接收进馆的16147 卷城建档案永远不用倒架，而且也方便按类进行检索，特别是对于那些城建档案数量比较少的类别，只要分类正确，熟悉库房管理的城建档案工作人员可以不用任何检索工具而直接进库房，从标有代号（即档案号）的柜架上取出利用者所需的城建档案材料。当然这还要有按规范化拟写的案卷脊背为前提。
从1994年开始，我们对进馆城建档案依据建设部1993年分类大纲而修订的《绍兴市城建档案分类大纲》（修订稿）中的类别为单位（由于1993年搬入的新库房装有大容量的密集架，所以还是以小类为单位）进行分类排架。但经过近两年的时间又碰到了个别类别放满架而某些类别的空位上根本没档案的问题。空位放满就得倒架，而空位没放档案又会使档案柜架在一定的时期内被没有充分利用甚至闲置浪费。
1996年，我馆针对某些类别需倒架而多数类别的空位还没被充分利用或闲置的情况，决定对1994年后进馆的城建档案一律按大流水号重新排架，经过近半年时间的重新编目、上架和案卷信息输入电脑，现已全面按大流水排架运作。经过一年多的实践，大流水排架法的优越性已得到了充分的体现和证实：一方面，从今往后可以永远不倒架；另一方面，可以充分利用档案柜架，从而提高库房的有效利用率，如：我们根据1994年分类大纲，给102个属类及其198个小类预留的位置达12列6 组72节密集架，而经过大流水重新排架的1994至1996年接收的37 个属类、 66个小类6000余卷城建档案所占用的密集架还不到3列。另外， 通过大流水排架的实践，也说明分类排架法的优点正是大流水排架法的缺点，就是不能在同一位置找到同一类别但属不同项目的城建档案，即使是最熟悉库房的工作人员也很难直接从档案架上取出利用者所需的城建档案材料。对于这一点，我们从一开始就考虑到了，不但在档案架和档案的内外封面上标有大流水号，而且在分类目录等检索工具上标有存放地址，城建档案实体虽然没有分类排列，但其目录还是分类编制的，所以借助于检索工具还是可以对大流水排架的城建档案按类别进行检索的。
因此，根据城建档案两种基本排架方法的优缺点，不同的城建档案部门可以分别采用。一般来讲：分类排架法比较适用于那些数量和门类都比较少或者库房与档案柜架都比较充裕的城建档案部门，因为这些部门可以通过尽量多地给各类别预留空位从而达到减少倒架的次数或在一定时期内避免倒架的目的。而类似于本馆采用两个分类大纲的城建档案部门对于执行原分类大纲的那部分城建档案是完全可以采用分类排架法给每个类别以固定的位置的。大流水排架法可以说适用于各级各类的城建档案部门，当然要编制和使用相应的检索工具来克服其缺点。
关于城建档案检索工具，本文将仅从它是供利用者查找城建档案的工具这一基本功能，通过介绍本馆各种检索工具的发展过程，来说明编制和使用城建档案检索工具要符合其科学性和应用性的要求。
本馆现有簿式（包括书本式）和卡片式两种形式的检索工具。簿式的有城建档案总目录、分类目录、移交书、目录介绍、档案馆指南、工程项目介绍等，卡片式的有执照目录卡和城建档案案卷著录卡两种。
城建档案总目录是按照城建档案移交归档时间先后顺序排列的，以保管单位为著录对象的总登记帐。它的主要作用是便于统计、掌握馆藏城建档案的总数，同时也能起到辅助检索的作用，在建馆初期，由于城建档案较少，利用还不频繁的情况下，总目录可以应付检索的需要。
城建档案分类目录是以保管单位为著录对象，严格按照城建档案实体分类整理的顺序进行排列的一种目录。它的作用在于固定城建档案分类、排列的次序，揭示城建档案的内容与成分，即便于按类别进行城建档案的检索。
城建档案移交书是由移交单位编写的包括档案名称、卷（页）数和移交单位、移交人、移交时间等内容的城建档案移交目录，一式二份地保存于城建档案馆和移交单位。我馆把每年的城建档案移交书装订成册并分别编上档号、大流水号与存放地址，当利用者拿着移交单位保存的那份移交书来本馆查找城建档案时，可以对照本馆保存的那份移交书上的编号与存放地址等信息很快地调出利用者所需的城建档案材料。
目录介绍、档案馆指南与工程项目介绍实际上是通过以馆藏城建档案信息为基础，按照一定的专题，把需要的内容进行摘录并加工成介绍馆藏城建档案目录和某些工程项目内容的一种检索工具。目录介绍可以使利用者了解本馆究竟藏有哪些城建档案；档案馆指南不但可以让人们对本馆的基本概况有所了解，而且可以从馆藏档案、资料的介绍中了解到本馆所保存的城建档案与资料；工程项目介绍可以让利用者更加具体、迅速地了解该工程项目的具体内容。
执照目录卡是针对本馆保存的城建档案管理类档案而编制的，有执照编号、办照时间、工程地点等内容，我们把这部分卡片依单位系统和姓氏笔划的形式进行分类排列，在实际使用中不但加快了查阅速度，而且提高了查全率和查准率。
城建档案案卷著录卡是1996年把案卷信息输入计算机以后编制的一种卡片式检索工具，我们根据使用执照目录卡的成功经验，把属于不同系统和单位（或个人）的卡片装入不同的卡片柜内，让利用者犹如进入图书馆一样可以在自己单位（或个人）所在的卡片柜里找到所需城建档案材料的编号（挡号或大流水号），交给库房管理人员，从而提高查全率与查准率。
上述几种检索工具是本馆十多年来在实际工作中逐渐编制和使用的。一开始只有城建档案总目录和分类目录两种最基本的检索工具，后来，随着城市建设的不断发展，城建档案馆藏量的不断增加和利用者对城建档案的不同利用需求，又陆续编制了城建档案移交书、案卷卡片、执照目录卡、目录介绍、工程项目介绍、档案馆指南、案卷著录卡等检索工具。编制检索工具固然重要，但使用检索工具也要讲究科学性和应用性，假如使用不当反而会造成事倍功半的效果，因此，编制检索工具要从实际出发，讲究科学性和应用性，而不要盲目追求形式与种类。我们作为城建档案工作人员应该在往后的实际工作中编制出更多、重实用和更加标准化的检索工具。