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摘要：电视电话会议系统是供电企业上情下达、生产协调、应急抢修等重要工作的必要保障系统之一。近年来，电网发展迅猛，管理要求日益提升，电视电话会议的使用率以及会议质量要求也日渐提高，优化电视电话会议组织流程，强化过程管理，加强考核，提高会场使用率和会议效果，从而提高系统可靠性，确保电视电话会议系统安全稳定运行。
关键词：电视电话会议；电力企业；应用
中图分类号：TM73 文献标识码：A
1.电视电话会议组织流程
电视电话会议组织程序包括会议审批、会议室预定和会议服务、变更延期、结束等内容。
会议审批。由会议主办部门编制会议方案，明确会议名称、时间、议程、主会场和分会场要求等内容，呈本单位领导审批。
会议室预定。总部电视电话会议由会议主办部门提出会议室预定申请，办公厅统一协调、审批。各分部、各级单位办公室（ 综合管理部门） 负责协调会议承办部门预定会议室， 根据实际确定会议室预定流程。
会前准备。会议主办部门、服务和保障单位及时查看会议室审批情况，开展准备工作，会议组织部门负责检查和督促落实。
电视电话会议分会场涉及单位根据会议通知，预定本单位会议室，开展相关系统调试和准备工作。
会议变更和延期。会议因故取消或参会单位和人员范围变更的，会议室申请人提交变更申请， 并通知相关参会人员、会议保障和服务部门（ 单位）。 会议时间变更、 延期的，由会议室申请人先取消会议，并重新履行会议室预定程序。
2.电视电话会议管理
电视电话会议应明确会议总指挥，全面负责会议组织协调工作， 对涉及部门、 单位进行监督检查。
电视电话会议应明确技术负责人， 负责电视电话会议相关系统和设备保障等工作， 由信息通信部门有关负责人担任。
电视电话会议和重大活动执行公司电视会议相关系统和设备调试、 技术保障规范要求。电视会议管理系统是对公司系统电视电话会议设备资源管理的信息系统， 明确相关管理、 维护、 使用要求。应加强电视电话会议室管理， 统一标准、 规范布置。
信息通信部门应明确专业服务人员，公布服务热线，指导帮助各部门、 各单位使用会议室预订系统、 电视会议管理系统、 软视频会议系统等信息系统。
3.会议室的布局、照度、音响效果
会场家具要求。桌椅数量和摆放根据会场实际配置。 会议桌高度 0.75～0.8 米，采用哑光漆面、 深色木质色调，不符合要求的，应采用深色桌布遮挡。 座椅避免使用白色椅套。站立式发言台高度 1.1～1.2 米、 正面宽 0.75～0.85 米。
会场色调要求。墙面采用哑光材质装饰材料。窗帘颜色与墙面接近。会场色调宜简洁，不宜花俏；宜浅色、不宜深色； 宜双色搭配、 不宜多色混杂； 严禁采用黑色或白色作为背景色。
会场照明要求。采用人工光源，避免自然光，会场灯光照度、光源色温、三基色符合国家通信行业有关电视会议系统规范要求。如不符合要求，可使用移动照明设施补光。会议室照度摄像机均有自动彩色均衡电路，能够提供真正自然的色彩，从窗户射入的光（色温约5800K）比日光灯（3500K）或三基色灯（3200K）偏高，如室内有这两种光源（自然及人工光源），就会产生有蓝色投射和红色阴影区域的视频图像；另一方面是召开会议的时间是随机的，上午、下午的自然光源照度与色温均不一样。因此会议室应避免采用自然光源，而采用人工光源，所有窗户都应用深色窗帘遮挡。在使用人工光源时，应选择冷光源，诸如“三基色灯”（R、G、B）效果最佳。避免使用热光源，如高照度的碘钨灯等。会议室的照度，对于摄像区，诸如人的脸部应为500LUX，为防止脸部光线不均匀（眼部鼻子和全面下阴影）三基色灯应旋转适当的位置，这在电视电话会议安装时调试确定。对于监视器及投影电视机，它们周围的照度不能高于80LUX，在50～80LUX之间，否则将影响观看效果。为了确保文件、图表的字迹清晰，对文件图表区域的照度应不大于700LUX。
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严格落实中央《 关于改进工作作风、 密切联系群众的八项规定》有关要求，电视会议室的改造、 装修要本着节约实用原则， 尽可能利用原有设备、 设施。会场不摆放花草、 不制作临时背景板。
摄像机位置。从观看效果来看，监视器的布局常放置在相对于与会者中心的位置，距地高度大约1米左右，人与监视器的距离大约为4～6倍屏幕高度。各与会者到监视器的水平视角应不大于60°。所采用的监视器屏幕的大小，应根据电视电话会议的数据速率，参加会议的人数，会议室的大小等几方面的因素而定。对小型会议室，只需采用46～60寸LED的监视器即可，或者大会议室中的某一局部区采用；大型会议室应以投影电视机为主，都采用背投式，可在酌情选择电视机的大小，最好将电视机置于会议室最前面正对人的地方。摄像机放置的最佳位置应与监视器的位置基本相同，扬声器的位置可放置在会议室的四角，离墙壁至少1米。
会议室的音响效果根据声学技术要求，一定容积的会议室有一定混响时间的要求。计算方法为；T=KV/{S[-2.3lg（1-a）]+4MV}式中：K为房间形状的参变数，一般取0.161；V为房间容积（m3）；S为房间内吸声物总表面面积（m2）；a为室内平均吸声系数；M为空气衰减系数；T为混响时间（s）。
在将来随着网络的不断开发建设延伸，电视电话会议组网还将进一步的扩展升级。视频通信是人类社会经济生活中不可缺少的一部分，有关的研究表明，有效的信息55%依赖于面对面（Face to Face）的视觉效果，38%依赖于说话者的语音，而只有7%依赖于内容。电视电话服务使人们能进行自然的、计划好的会议，而摆脱了距离的限制。电视电话服务的最大特点是能够再现实地会议的效果，减小因距离因素而产生的与会者之间的隔阂。
4.电视电话会议室考核评价
为提高会议规范化、标准化、现代化，对电视电话会议进行考核，评价标准分会议纪律、 会场布置、 技术保障三部分。
一是会议纪律。 电视会议主会场、分会场按要求参加会议， 会场组织有序、 听会纪律良好， 没有交头接耳、 睡觉、 迟到早退、 无故缺席等情况。
二是电视电话会议会场布置
1. 会场布局符合公司会场布置要求。
2. 会场内背景墙、 挡板、 桌签符合规范要求。
3. 电视会场使用本单位规范名称。
4. 分会场整体效果、 发言席特写符合标准要求。
5. 会场灯光照度、 光源色温、 三基色符合国家通信行业有关电视会议系统规范要求。
6. 会场色调符合规范要求。
三是电视会议技术保障
按时到岗并开机； 及时应答主会场指挥命令（1分钟内）。
2. 按要求参加调试。
3. 电视会议声音或图像质量符合要求且切换正常。
4. 电视会议声音或图像未出现中断，或中断10分钟内恢复。
5. 电视会议系统运行情况按照要求完整上报。
6. 专项管理工作按时响应并完成。
5.设备调试和技术保障规范
一是设备调试。参会单位至少在系统调试和会议开始前 30 分钟预定会议室并打开电视会议设备。电视电话会议设备调试包括以下内容：
（1）电视会议系统专线平台图像及声音质量；
（2）电视会议系统网络平台图像及声音质量；
（3）电话会议系统声音质量；
（4）电视电话会议联络指挥系统声音质量。
二是会场导播。包括：会前准备，主会场画面摄像及播放，各分会场画面轮巡和选看，音响控制，录音录像等。
三是技术保障。音频信号具备“一主两备” 三重保障。 电视会议专线平台作为主用、 网络平台作为备用， 电话会议系统作为应急措施。
召开电视电话会议期间，会场及控制室、信息通信调度、传输机房、交换机房等均应安排领导带班和技术骨干值班， 事先做好人员落实、 工作交底、 联系方式备案等准备工作。提前做好检查、消缺和应急准备。会场值班人员应坚守岗位，密切关注会议进展情况， 按导播方案和操作指令进行操作， 发现异常按应急预案及时操作处理。
结束语
采用先进的信息化手段，加快企业运作，提高竞争力，已是众多企业的当务之急。会议设备与电视电话会议作为一种先进的通信手段，已经被列为企业信息化建设的重要组成部分。
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论文作者:黄少华
论文发表刊物:《防护工程》2018年第22期
论文发表时间:2018/12/4
标签：会议室论文; 会议论文; 会场论文; 电视电话会议论文; 照度论文; 光源论文; 电视论文; 《防护工程》2018年第22期论文;