唐山曹妃甸煤炭港务有限公司 063299
摘要：办公自动化是将现代化办公与计算机技术结合起来的一种新型办公方式。办公自动化主要借助计算机信息处理技术、计算机网络通信技术、计算机多媒体技术等技术实现。计算机技术在办公自动化中的应用，让企业运营管理实现了标准化、规范化和流程化，有效地提高了企业的办公效率，使企业内部协同能力和共享能力得到质的提升，同时大大降低企业办公成本。文章主要阐述了办公自动化的基本概念及意义，探讨了办公自动化中计算机技术的具体应用，最后提出了加强计算机网络安全建设重要性。
关键词：办公自动化；计算机技术；技术应用
计算机技术在办公自动化中的有效应用,取缔了以往的人力办公格局,突出了计算机技术的强大指导性功能。随着企事业单位各级领导者的思想意识普遍提高,对办公自动化的认知力也必将上升到一个新的高度。相信在未来,我国的办公自动化技术与计算机应用技术一定会达到世界领先水平,受众群体及受益人群也会大幅度提升,人民群众的生活质量也会实现新的飞跃。
一、办公自动化的基本概念及意义
办公自动化在行政机关一般被叫做电子政务,在企事业单位则被叫做办公自动化系统(简称OA系统),又称办公信息系统。办公自动化是科学合理的应用一系列的计算机技术，在企业内部构建起一个具备办公自动化属性功能的信息处理系统，是一个可实现事务处理、信息管理和决策支持的综合自动化工程。办公自动化是信息时代的产物,其应用领域包括在传统的办公室中采用各种新设备、新技术从事各种办公业务。提升办公效率和办公质量以及为信息决策提供参考和辅助信息，具有智能化、集成化、多媒体化的特点。
计算机技术在办公自动化的应用可以保证企事业单位之间、部门之间信息的及时交流与处理,从而大大提高工作效率;数字化、无纸化的办公模式,减少了易耗品的消耗,节约了办公成本;计算机技术背景下高效的现代办公管理模式有利于管理者的决策指挥。
二、办公自动化中计算机技术的具体应用
1办公自动化中计算机信息处理技术的应用
1.1数据处理技术
在日常办公过程中数据的收集、存储、分类、搜索等是一项重要的工作内容。但数据处理往往是一项工作量大且极其枯燥乏味工作，并且由于人工操作失误很容易出现错误。在传统的办公方式下,这项工作一直是员工比较头疼的，而办公自动化中计算机数据处理技术的应用就有效的解决了这个问题,为员工的日常工作提供了极大的便利。计算机系统自身具备存储以及记忆功能,能够对员工的操作过程进行记录，计算机技术还具备为办公数据进行备份和恢复的功能,当员工误删数据信息之后,可以通过相应的技术手段找出备份数据,从而确保工作的顺利进行。企业可以通过计算机技术,建立工作的核心系统,并对系统功能进行设置,就可以实现对信息数据的存储功能。通过专业的工作软件可以实现自动化的数据整理和分类,有效减轻了员工的工作负担。
1.2文字处理技术
利用计算机来对文字进行处理，已成为当前企业办公中最常见的一种文字处理方式。目前计算机文字处理软件多种多样,可以对文字、图表以及视频等内容的整理。比较常见的有WPS、Word、PPT、Photoshop、3Dmax等。例如，PPT，在PPT的制作过程中，工作人员一方面可以对文字进行录入、修改以及编辑等操作，另一方面还能够对文章进行排版，插入图片、动画、视频、声音、动作等，使其变得更加整洁、生动形象，同时人的思路也会因多种形式的信息而变得开阔，创造力会得到显著的提升，从而提高工作质量。
2办公自动化中计算机网络通讯技术的应用
2.1建立一个健全的内部网络信息平台
计算机网络通讯技术最基础的功能就是对信息进行传递和接收,它能够有效地收集、分享、交流和传递有效信息，保证信息传递的准确性与及时性。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆在企业可以借助计算机技术所具备的网络通信功能，构建起一个属于企业自己的网络信息平台。为企业内部各个部门之间建立联系,实现信息的内部共享功能。而将计算机技术中的网络通信功能应用在办公自动化中，可以简化了传统办公中纸质信息传递以及文件审批流程，随时随地可以实现信息的审批以及上传下达，可以将原本繁琐重复性的工作变得更加简洁方便，同时有效地避免了信息在口头传达过程中所出现的错误，极大地提高了传递信息的准确性与及时性，在办公过程中就可以大大提高办公效率，也为员工减轻工作负担。
2.2 电子邮件以及视频会议
公司各部门之间的工作是紧密联系的，但企业中的各个部门往往都有着独立的办公区域，在处理某些事务时，通常涉及多个部门，电子邮件准确并及时地传递各部门之间的相关数据信息，为部门之间的信息交流、传递等提供了便利，从而有效提高办公的效率与质量。此外，电视会议的应用消除了空间位置的限制，将两个或多个地点的领导或职工聚集到一起，并共同讨论相关问题，还可以对资料、 决策等进行总结分析，从而促进办公人员工作能力的提升。随着企业集团化的发展，集团下处于不同城市的各股份公司、子公司之间的办公也极大地依赖于电子邮件以及视频会议的应用。
2.3内外部信息的交换
企业也可以利用计算机技术与市场外部环境建立联系。比如,将产品放在网上进行销售。利用计算机技术进行产品销售的方式,打破了地域上的限制,有效拓宽企业经营渠道,促进经济利益的稳步增长。各个计算机技术衍生出很多新兴的行业,而这些行业作为企业获取数据信息的载体,已被公众所认可。像早期的搜狐、网易、360网络客户端,每天都有数以万计的信息量。企业的管理人员在经营管理过程中必须要吸收新的知识,以充实自己,提升身的管理水平,因此,也离不开外界信息的养分汲取,恰恰是计算机技术所延伸出来的这些客户端分支,为企业管理者提供了高效、快捷、及时的信息数据,为管理者做出正确的决策判断提供有力依据。
3办公自动化中计算机多媒体技术的应用
多媒体技术是文字、图像、声音、视频等多种信息的结合，也是人与机器之间互动的桥梁。例如，投影仪多媒体技术，投影仪是现代多媒体会议室中不可缺少的视频输出设备,它在多媒体领域中的作用是把图像放大以供人们欣赏,是普通CRT及液晶电视所无法比拟的,它可以把传统的视频信号及电脑的VGA信号通过转接口后投射到幕布上供人们欣赏和使用。企业的日常运营管理中，会涉及多种培训与会议，此时应用投影仪多媒体技术，极大地提高了企业培训与会议的开展效果。多媒体技术的应用还使企业办公形式和内容变得丰富多彩，活跃了企业工作氛围，提高了企业办公效率。
三、加强计算机网络安全建设重要性
互联网是一个完全开放的网络,在计算机联网状态下进行办公时,信息很容易被泄露或窃取,从而带来巨大的安全隐患。一旦管理不当,很可能给单位带来巨大的损失,造成严重的后果。因此,必须研发更加实用、安全的计算机技术,加强网络安全建设,如研发高性能的防杀毒系统、防火墙、采取用户访问认证等,消除网络安全隐患,保证网络的高效运行,从专业技术层面为办公自动化提供信息安全保障,确保办公室的各项事务运行顺畅有序。
结论
综上所述,办公自动化中的计算机技术应用可以实现企业内部及时有效的信息沟通与传递，简化员工频繁重复琐碎的工作，提高员工的工作质量效率，便于各种培训及会议的开展，从整体上有效降低了企业管理成本，提高企业办公效率，进一步提升的企业的经济与社会效益。因此，企业应该充分重视计算机技术在办公自动化中的应用，进一步提高企业的核心竞争力。
参考文献：
[1]张步峰.计算机技术在办公自动化中的应用探析[J].数码世界,2017(12):414-415.
[2]张婧.试谈计算机技术在办公自动化中的应用[J].电脑编程技巧与维护,2018(7):63-64,90.
[3]张雷,张正斌.探究计算机技术在办公自动化中的应用[J].科学与财富,2017(18):233.
论文作者:申禹
论文发表刊物:《科技新时代》2019年3期
论文发表时间:2019/5/8
标签：办公自动化论文; 计算机技术论文; 信息论文; 企业论文; 工作论文; 计算机论文; 技术论文; 《科技新时代》2019年3期论文;