新闻资料手工剪贴与计算机处理的比较，本文主要内容关键词为：手工论文,计算机论文,资料论文,新闻论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
随着计算机技术的日新月异，中文电脑化已成现实，新闻工作的操作方式正逐步向办公自动化方向变革。作为新闻工作的重要一环——新闻资料工作，势必将原始的“剪刀加浆糊”形式淘汰出局，用计算机管理资料，跨入信息时代， 已成为发展的必然趋势。 本报资料研究室自1994年1月1日起，大胆扔掉剪刀浆糊，运用计算机存储、检索和管理新闻资料，至今已近三年。作为资料从业人员，当其从资料管理员转变为数据标引员时，必然在思维方式、技能方法、知识结构等方面经历一系列新的变化与矛盾。本文试就手工剪贴与计算机标引方法之异同作一比较，以期对目前处于转型期的同行有所借鉴。
一、资料管理员的知识结构、业务技能以及工作方式之异同
从剪刀浆糊到操作计算机，资料员知识结构的变异最为明显。
就资料人员传统的素质而言，其从业人员或学中文，或学新闻，或学图书馆管理，或学情报资料，未曾听说有学工科、理科的从事这一行。当计算机被引进资料室后，这种由文科生一统天下的局面即告结束。
资料计算机化对新闻资料管理而言是一个全新的概念，是对资料员传统知识构成的一大革命，使得资料从业人员突破了纯文科的束缚，开始向文理兼备发展，即有相当一部分的计算机专业人员加入了新闻资料行业。以本报为例，即采用两套班子，由一至二名计算机专业人员管技术，原先的资料管理员管资料，学文、学理者各施其能，相得益彰。
就资料管理员个人的知识而言，以往他所需掌握的技能仅为文科类，比如中文知识、新闻资料知识、新闻学知识等等。所需工具也尤其简单：一把剪刀，一瓶浆糊。一位公认的好资料员，除有渊博的知识外，经验或者说记忆力特别重要，有所谓“活字典”、“活材料”等美誉。然而，当计算机被引进资料行业后，资料员的业务技能受到了挑战，原有的一部分得到延续（如渊博的知识），一部分逐渐淡化（如记忆力），而另一部分即计算机操作技能则成为必需。它促使资料员从单一的文科人员向两栖化发展，不断拓展新的知识领域，学习和掌握新的工作技能。计算机时代的称职资料员，除了必须掌握相当数量计算机语言，懂得运用计算机强大信息功能外，他还必须善于与网络专家和软件开发专家合作，以提供更好的存取信息的规则和技巧。这种从业要求无疑是异于剪刀浆糊时代的。本报资料室目前已基本实现了这一技能转换，14位负责资料扫描、标引、查询的工作人员均取得初级以上计算机考核证书，成为新一代新闻资料工作者。
就资料员的工作方式而言，传统观念中，资料员属于新闻战线的“二线”人员、后台人物，他们负责将新闻资料剪贴、分类、存贮，为“一线”编辑、记者服务。
由于计算机技术的介入，使得资料需求者的阅读行为发生了变化。他们“对新闻资料需求的特点表现为：快速、准确、全面”（白继红：《建立新闻资料数据库势在必行》，《情报资料工作》1995年第3 期）。即要求在较短时间内获取更多的信息和资料。于是新闻资料员已经不能仅仅满足于将资料分类存贮，他必须从“二线”走上前台，了解他的服务对象，帮助他们从浩如烟海的数据库中寻找到所需的信息资料。全新的资料人员不仅富有学科知识，而且懂得如何运用信息资源。“我们实际需要的是那些知道什么数据库可以截取下来，什么资料可以上网，以及掌握进入全球信息资料钥匙的人。”（同济大学图书馆刘萍、李萍：《21世纪图书馆展望——访谈录》第7页）可以预见， 新闻资料员的“前台作用”将越来越重要。
二、关于报纸圈选诸项之异同
无论在剪刀浆糊时代还是在电脑时代，资料室总离不开报纸圈选。但由于对被圈选内容的处理方式起了变化，因此，同为圈报，实际情形却有很大差异，孰优孰劣也是很明显的。
剪刀浆糊时代，因受存放空间、报纸成本、资料保存及剪报者工作量等的局限，除特别重要的文章外，一般以剪贴一份为主。这就要求圈报者必须准确把握所选文章的主题是什么，放在哪里最容易找到。碰到有内容交叉的，或者主题不是很明确的，除仔细阅读文章外，最好还得开个小组讨论会以取得一致意见。同样因为考虑存放空间等因素，圈报范围基本集中在中央级报纸，至于专业性的、省市级的报纸大都“忍痛割爱”。并且圈报者一般强调精圈，可圈可不圈的以不圈为主，这又可能会丢失一些颇有价值的新闻资料。
计算机标引大可不必担心存放空间、报纸成本等问题。请看本报资料室的现状：
关于贮藏空间，本报专题库自1994年至今，尚未存满一个光盘，再无需如原先那样年年担心资料架饱和：关于保存方式，本报备有服务器与光盘两套相同的资料，再无需担心虫蛀鼠咬、纸碎丢失。关于圈报成本，本报除个别需扫描的报纸仍订双份外，其余的均只订一份，再无需如以前那样每种报纸都至少订两份甚至三份。关于圈选范围，本报已从过去的十六种发展到目前的三十四种，并从报纸扩展到杂志、图书。关于资料量，本报已从过去的每天400篇（份）增加到如今的每天800篇、60万字。
有了如此众多的优势，圈报者尽可放心地多角度、大范围圈选。他如果觉得要几个类目都可找到，这对标引员而言，只是多加几个分类号的简单问题。这样就可避免因分类不当而使资料找不到的情况出现，同样也可将有参考价值的资料多圈一些，以期对服务对象提供更多的帮助。
但是，作为标引员，即使只是多加几个分类号的简单问题，在实际工作中仍须有个量的控制。这一点与手工剪贴时有相同之处。因为，如果标引员对每一篇圈选文章都从所有的角度进行分类的话，那么，一段时间后，他就会发现，无论借阅者查什么内容，命中的都会是几百篇甚至几千篇，借阅者将无从取舍，分类而如同不分类。同时，会使标引员的工作速度大大减慢，无法及时处理完所需入库的报纸，这又无疑不利于服务工作。
由于报纸版面自动化系统的开发，大部分的报纸都有全文数据库，由此，笔者认为，应详圈具有资料价值的内容，而略圈纯粹新闻性的报道。
三、手工整理的后期思考与计算机分类的一次定位
从剪刀浆糊到操作计算机，资料工作者的思维方式将产生很大的差异。
手工资料管理中，非常重要的一环是资料的后期整理工作。每年的资料整理装订，是资料工作者最忙的一段时间，此时需对一年的剪报资料作一个整理。归类合并同一类新闻资料，与上一个年头的同类资料相衔接补充，做新出现的新闻资料的导卡，这一系列过程，是一个资料的再加工过程，也是资料流水线中的主要一环。有经验的资料员常会在装订的过程中不时地在扉页上写上提要，以使重要的资料易于查找。
这种资料的再加工过程到了计算机处理时就无法实施。计算机处理资料往往需要对资料一次定位，它将所有的后期处理工作提前到新闻资料产生的当日来完成，显然缩短了资料整理的工作流程，提高了工作效率，但问题却也由此产生。举本报采用的标引系统为例，因其对载入库中的资料不允许修改分类号，使得资料员对资料的再思考成为不可能。因此资料员的日常标引工作即对资料的第一次处理变得相当有难度，标引员必须慎重，必须判断正确。计算机标引特别要求资料员的新闻敏感性。无论是圈报员或者是标引员，必须对刚露头的新闻热点具备判断力，能准确地将其定位入A类或者B类、C类。 这种思维方式无疑有别于手工剪贴时期。难点在于，社会的发展，使得新的事物不断涌现，新闻热点不断出现。在手工剪贴时期，当一个新闻热点出现时，因为有个再整理过程，可以先将这类资料集中放在一起，在年末加工时，再立一导卡，成为一类，放入相应的大类即可。而在计算机处理中，这种立张导卡的方法是行不通的，因此，不断出现的新闻热点与常显滞后的分类便成为一对矛盾。更何况某些新事物往往具有双重属性，它既属于A类， 也属于B类；初看属于A类，再看却是B类合适，标引员甲将其归入A类很有道理，标引员乙将其归入B类却也无可非议。 我们在标引“纪念抗日战争胜利五十周年”专题时就碰到这一情况：放入历史也可，放入战争史也对，放入纪念日也不错。即使同一个圈报者或同一个标引员，他对这一主题的分类也不尽相同。
有一种观点认为，有了计算机的全文检索功能，新闻资料的分类已属不必。那么，电脑的全文检索功能真能使难处理的分类问题得以迎刃而解吗？笔者不敢苟同。本报数据库亦采用全文检索方式，即只要检索者打入需查内容的某一个词，计算机就会将所有相关的内容全部显示给你，这无疑是一种最简单的方式。但是，常有相反的情形发生。
让我们来看一下这样一个例子：本报某一位编辑在外出执行一项采访任务前，来到资料室借阅中国纺织大学的资料。他选中全文检索库，输入电脑的检索词是“中国纺织大学”，结果命中的有三百多条，他从中找出了十七条有用的资料，放弃了其余的二百八十多条，所费时间约半小时。因为误操作，他必须重新检索，于是请求帮助，资料员运用分类号查找，命中三十条，经过挑选，选中十四条，花费时间约八分钟。该例表明，分类号在查准率方面优于词检索。仍以此为例，在后来选中的十四条中，有些并非包括在先前的十七条中，原因是，后十四条中有些文章中出现的文字是“中国纺大”而非“中国纺织大学”。这又说明，在查全率上，分类号也优于词检索。以上举例说明，分类号在计算机处理资料中如同手工剪贴时的分门别类装订，是资料工作者对服务对象的帮助，其重要作用将在查询时得到体现。实际工作中，对于分类号的标引，笔者觉得最难把握。分类号太粗，就包罗万象，让检索者无从查找；分类号太细，则又容易在查询时挂一漏万，起不到全面查阅的作用。对此，本报用“专题名”这一标引项结合词检索加以弥补。但相对手工整理，特别面对缺少经验的标引员，似乎尚存在明显困难。
其二，计算机管理要求标引员具有相当的资料经验，但是考虑到标引员对计算机的操作速度及标引速度，一般的标引员均选相对年轻的资料员担任，这样，经验与速度又形成另一对矛盾。如何更好的解决，还有待实践。
四、剪贴资料的出借与计算机网络的检索
剪报资料时期，资料的出借是通过人与人之间的传递来完成的。编辑、记者需要借阅资料，必须将自己的要求告诉资料员，由资料员找到相关内容大类，让他们从中选出符合要求的借走，因此，常有编辑、记者经过挑选后却对所提供的资料不甚满意的情形。其二，资料员常会碰到这样一种尴尬，某本剪报资料刚被借走，却又有第二位编辑、记者也需要同一本资料中的另几份资料，于是，我们只能对他抱歉：“该资料已被借走，你能否另选其它的？”其三，由于剪贴资料以本出借，即使只需其中的一份，编辑、记者也得拿上整本，碰到大型采访活动尤其麻烦，本报就曾有记者带着整网袋资料采访奥运会的实例。其四、由于新闻资料首先是为本报编辑、记者服务的，在只有一份剪报资料的情况下，资料室一般不向社会提供资料出借服务，这样，就有相当一部分读者因其要求得不到满足乘兴而来，失望而归。一方面是资料室怕耽误编辑、记者的使用不能出借，另一方面却使需要它的读者不能利用它。以上种种当然都不符合最大限度地满足读者对新闻资料的需求这一宗旨。
进入计算机时代后，这一困境就不复存在。计算机是以人机对话的方式完成资料借阅的。它因强大的复制功能、远程传输功能而能同时为不同对象服务，让每个需要资料的借阅者得到满足。计算机以其服务方式的网络化和服务对象的多元化，即资料量大、信息范围广、流通速度快、不受地域限制、可以许多人同时检索、便于携带等优势，让资料得到最大限度的利用。当然，在单机检索时，计算机的这些优势仍然得不到充分发挥，只有将新闻资料计算机系统联成网络，才能真正做到信息共享。在计算机网络已经建成的新闻单位，编辑只要坐在自己的办公室里，就能通过电脑网络查到所需资料，这该是何等的简单、方便、快捷。资料的价值在于使用。计算机使得资料室对“内”对“外”同时开展服务成为可能。以本报资料室为例，我们的计算机系统在满足本报编辑、记者对新闻资料需求的同时，还可向上海东方电视台、人民日报华东分社等单位提供服务。
那么，引进计算机检索后，对查询者的不同要求是否都能满足呢？
笔者试就本报的查询情况加以分析。一般查询者的要求不外乎这样两种：目的性查询或者借鉴性检索。
目的性查询：即查询某篇文章在何时何版登载；某记者在某一个月一共刊登了多少篇文章；某记者要采写某则新闻，近期有否相类似的内容已经见报等等。这类查询对计算机来说特别具有优势，一般通过“任意词”、“作者”或“日期”等项目来完成检索，十分简捷方便。也就是说，在查“有”或“无”及时间、地点方面，计算机绝对准确、快速。
借鉴性检索：这类查询一般是用在检索背景材料和观点的借鉴参考上。与目的性查询相比，借鉴性检索要来得麻烦些，需借助于资料员的事先分类和工作经验。在手工剪贴时期，资料员经常是将同类内容的资料整理在一起，当编辑、记者需要时整本出借。在计算机中，就得借助分类号。
新闻资料从手工剪贴到计算机化实现了质的飞跃。当然，如同所有的新事物一样，这项工作还有待完善。
当资料电脑化在大部分新闻单位完成，并建成新闻资料网络后，资源共享就成为可能。那么，对每一单个的资料室而言，它的任务就是建设具有自己特色的数据库，完成自己的研究课题。至于资料检索，则可以从网络上去索取。这也是笔者对应详圈具有资料价值的内容，略圈纯粹新闻性报道观点的补充理由。相信资料网络化这一前景不会太远，那时，新闻资料工作将会是一个全新的境界。