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1、文书档案电子化建设的意义
档案电子化建设是指各级各地的档案管理部门运用现代电子信息技对档案进行保存与管理，同时依旧遵循原有的档案管理准则要求，从而提高档案管理工作效率。（1）利于保存档案。传统的档案都是纸质版，通常存放在档案管理部门的档案馆里。由于档案的数量十分庞大，因此需要相当大的档案保存空间，占据了许多空间资源。并且纸质的档案原件由于长时间的存放和不时的取用查询很容易发生损坏和缺失，从而导致重要档案内容的丢失。而档案的电子化建设就能很好的解决上述问题，将庞大易损的档案资料录入计算机，以电子文件的形式储存在计算机中，就能更加有效地对档案进行保管，并且还能节约下档案的存放空间。（2）利于提高档案管理部门工作效率。对档案管理人员来说，这些档案的保存和管理的任务量非常大，更不要说当需要对这些档案内容进行检索或者查询时所要进行的工作了。因为传统的人工查阅资料需要耗费档案管理人员巨大的时间和精力，而电子档案就避免了这种情况的发生，电子档案不但便于档案管理人员整理档案资料，而且在需要查询资料时，只要简单地输入关键词就可以检索到所需要的档案信息，甚至还有其他有关关键词的档案，使得资料查询工作更加便捷、有效、全面。（3）利于档案信息的整合和共享。电子档案的优势还体现在对档案信息的整合和资源共享上，通过计算机的计算处理功能，能够更加清晰地排列保存档案信息，将重要的数据信息或时间记载进行整合。同时档案的电子化极大地方便了其他政府部门浏览搜索，省去了专门跑到特定档案管理部门进行查询的麻烦，最大地实现了档案信息的共享。
2、文书档案电子化建设与档案管理的有效策略
2.1完善技术支持体系,优化档案管理档案管理
电子化建设需要引入不同的技术，在电子化建设过程中各单位应该结合自身的实际情况，充分认识信息技术对推动档案电子化建设的重要作用，在联系信息时代背景，保证各项工作的创新与发展，充分发挥信息技术的优势，推动档案工作的顺利完成。一方面，结合档案管理工作做好技术研究与开发，构建档案管理电子化专项技术体系，为电子化建设提供更有了的技术支持。另一方面，完善管理机制，提高档案电子化性能与安全水平，合理应用病毒技术、防火墙技术、加密技术等提高档案安全性，避免病毒入侵、黑客攻击、人为误操作等带来的数据丢失。
2.2加强网络安全防护力度
档案管理需要安全维护，可以帮助煤炭企业实现更好的安全管理工作，制订可靠的信息安全管理方针，针对档案内容进行明确的安全性保管方案。所以，针对档案管理的安全性，首先，煤炭企业务必要制订相关的管理规定及制度，使文书档案管理人员必须按照严格的规定遵守制度进行相关的管理及操控，重视文书档案管理的重要性，不断对档案管理内容进行优化，还要重视文书档案管理工作，确保资料不外泄，提高自身的综合素质。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆其次，学习老员工的优秀品质，做好自身的本职工作，提高自身的专业水平，在工作当中营造更加和谐的氛围，同时还要加大对档案管理人员的监管工作，为企业的档案管理提供更加安全的后勤保障工作。
2.3强化文书档案电子化建设的投入
强化文书档案电子化管理建设，除了提升保障档案管理的安全性外，更应加强档案管理内容建设的基础设施，如做好资源的保存整理工作，要做到防火、防电、防高温等，安排专人对档案内容进行监管，成立管理监督稽查小组，这样才能促进文书档案管理工作的建设，提升档案管理工作的效率。稽查小组的成立，也可以制订相关的奖惩制度，对档案管理人员的日常操作进行监督，办公室的行为规范、存储内容的规范等等，大力推进煤炭企业文书档案管理电子化建设的步伐。
2.4健全档案电子化管理制度体系
在企业的日常档案电子化管理过程中，要尤其重视规章制度的建立和完善，使企业档案电子化管理更加的规范和完善，为后期的档案利用奠定扎实基础和完善的制度保障。首先是要严格按照《档案法》《全国档案信息化建设实施纲要》《企业档案管理办法》，作为指导和规划企业档案电子化建设的纲领性文件。其次，企业档案管理部门应结合行业档案特点，以国家档案局、地方行业标准等为基础，完善企业档案信息管理规范、制度和标准体系。如根据《电子档案管理办法》《电子档案管理规范》以及《数字档案馆建设指南》《电子签名法》等，严格执行档案电子化规章制度。
2.5培养高素质档案管理人才
人才是确保工作有效开展的基石。只有培养出高素质的档案管理人才才可以满足当前的档案电子化管理需求，提升档案管理工作的有效性。所以，管理部门应该不断优化人才配置，让拥有管理能力和计算机应用水平的人才担任档案电子化管理工作岗位，完成管理任务，达到管理工作目标。计算机以及财务管理软件在当前的档案电子化管理工作中应用广泛，这就要求参与此工作的人员必须掌握相关软件和系统的应用能力，否则无法满足岗位要求。所以，管理部门必须加强人才培养。先对已有的管理人才进行内部培训，增强他们的管理专业知识以及管理系统使用能力。培训后，应根据岗位需求对所有人员进行考核，淘汰不合格人员。随后通过招聘的方式补充人次缺口，打造一支真正具有现代化管理水平与计算机应用水平的档案电子化管理人才队伍。此外，管理部门应该持续性地进行人才选拔和考核，并对他们进行定期培训，这样才能始终保证这些管理人才掌握着最先进的管理理念，并学习到最高效的管理方法，使他们的工作质量能够得以提升。
结束语
档案电子化为档案的采集、管理、应用带来了便利。但是，也因为计算机和互联网在其工作中的普遍应用，而产生了部分安全隐患。所以，企业应该加强对档案电子化管理的重视，选用提高安全意识并选用该素质管理人才；同时，加强相关管理制度建设，提高系统的防御能力，增强档案的安全性。
参考文献
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[2]黄朝晖.浅谈文书档案管理信息电子化应用[J].兰台世界,2015(S3):44-45.
[3]唐红波.高校文书档案管理信息的电子化应用[J].城建档案,2013(06):76-77.
论文作者:王淑芳
论文发表刊物:《中国西部科技》2019年第11期
论文发表时间:2019/9/19
标签：档案论文; 电子化论文; 档案管理论文; 文书论文; 管理部门论文; 管理人员论文; 工作论文; 《中国西部科技》2019年第11期论文;