档案用户群体需求特征研究，本文主要内容关键词为：群体论文,特征论文,需求论文,档案论文,用户论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
档案用户需求量的高低，是档案管理系统赖以生存和发展的重要因素。因此，加强对各类档案用户的需求研究是提高档案利用率，做好档案工作的关键环节。我们在研究档案用户的需求时，不能只关注个体档案用户的需求而忽略了群体档案用户的需求。虽然从形式上看档案馆（室）的服务对象大多为个体用户，但这些个体用户彼此之间都具有这样那样的联系或共同的“归属感”，这种归属感使群体内部成员彼此认同，并使成员与非成员之间有所区别，因此，群体用户的档案利用需求非常值得档案管理人员加以关注。
在研究档案用户的过程中，笔者依据用户查阅档案的不同需求将档案用户分为三个用户群体，即组织管理用户群体、理论研究用户群体及一般用户群体。组织管理用户群体主要包括在国家机关、企业、事业单位工作的决策及管理人员；理论研究用户群体主要包括从事社会科学研究、自然科学研究、教育、文化艺术等方面的专业人员；一般用户群体主要包括工人、农民、个体职业者及无职业者等。笔者将对这三个群体各自的需求特征做一重点论述。
一、组织管理用户群体的需求特征
组织管理用户群是各级档案馆、机关档案室档案利用的主要群体。这类用户的主要社会功能是组织和管理社会活动。它们在制定各类方针、政策，企、事业单位行政管理规章，制作工作规划部署时，为了维持政策的连续性、决策的科学性和上下的统一性，需要经常利用档案。他们的利用特点是集群成分较稳定、利用能力普遍较强、利用活动具有经常性。
英、美等国的信息管理人员比较重视对组织管理用户在整个信息需求当中的作用。他们认为，这个群体对信息的需求习惯和利用方式是：(1)着重依靠经过评价的完整的资料和数据；(2)需要做出短、中、长期的决策；(3)只需要最好的信息，而不需要像科学家那样需要100%的信息量；(4)寻求的是可供选择的若干方案，而不是答案；(5)在最高决策中，信息材料的作用要让位于主观判断。①前苏联的信息管理人员认为，组织管理用户对信息的需求有四点可供我们借鉴，即“明白易懂、简明扼要、准确可靠、全面系统。”②
笔者依据我国组织管理用户群体利用档案的共同特性，总结出了五点组织管理用户的需求特征。
1.所需档案信息具有明显的针对性。这类用户利用的档案信息是带有方向性、全局性的综合型材料和反映事实的浓缩型材料。一般管理人员会较多地利用有关法规、方针政策的档案，且一般是利用那些形成年代较近的档案信息，决策者利用的档案信息大多数是围绕决策工作通过专人筛选、评价、整理出来的。例如，在各高校所在省（自治区、直辖市）教育主管部门组织的重点学科、名牌专业、精品课程的申报工作中，要大量利用到高校的教学、科研档案，这种档案的利用目的性十分明确，针对性非常强。
2.所需档案信息必须具有完整性。这类用户的档案需求与社会中心工作相吻合，受社会政治环境影响较大，且几乎每项工作都带有社会性，事关全局。诸如，各高校在教育部组织的“本科教学工作水平评估”工作中，就需要对学校档案进行大规模、全方位地查阅，包括文书档案、会计档案、教学档案、科研档案、教师业务档案、学籍档案等，这种利用十分注重档案信息的全面性、系统性与完整性。
3.所需档案信息符合简易型原则。内容专深的专业档案信息（如科技专业性档案信息）对这类用户没有多大的意义。相反，他们需要的是明白易懂、内容可靠的实用档案信息，包括二、三次档案文献信息。为此，对这类用户在档案信息提供上具有一个从繁到简的信息转换过程。档案部门在有条件的情况下，可以为这类用户提供定题跟踪服务。定题跟踪服务是一种行之有效的服务方式，采用这种方式要注意档案信息的及时性和客观性。
4.所需档案信息的范围广。即总需求多，但每次需求量却不大，且受较强的时间限制。在日常工作中，这类用户通常需要查询有关社会政治、经济、管理、科教、文化、环境、市场、司法、人事等多方面的信息，涉及到社会科学、自然科学和技术学科的许多分支。
二、理论研究用户群体的需求特征
理论研究用户群的主要工作是通过抽象思维，对事物进行分析判断，追溯过去，预测未来，揭示真理。笔者将理论研究用户群划分为社会科学研究用户和自然科学研究用户两类用户群体。这两类用户主要是各种企事业档案馆、工业、农业、城建等专业档案馆的基本用户群。
（一）社会科学研究用户的需求特征
社会科学研究是为改造社会和人类本身提供理论依据，揭示社会规律，指导人类从事各项社会活动的一项创造性工作。社会科学研究成果，大多数不表现为某项具体的发明创造，而集中反映在社科文献中。因而，社会科学研究用户对档案信息有其特殊的需求。
1.特别依赖于档案文献信息。社会科学研究人员的主要活动内容是“读”、“写”和“思考”。他们的研究特别依赖于大量占有档案文献资料，不会查找和占有档案文献资料就谈不上研究。例如，浙江师范大学政法系历史学博士张根福所做的课题《抗战时期浙江省的人口迁移与地域分布》就特别依赖于抗战时期的档案文献资料，他先后在中国第一历史档案馆、第二历史档案馆、浙江省档案馆、宁波市、杭州市档案馆、嘉兴县、金华县、萧山县、临安县、镇海县、奉化县等多个档案馆大量而详实地查阅了抗战时的相关档案资料，充分占有了原始档案信息，写出了颇有价值的研究成果。③
2.所需档案信息的时间跨度大。一般而言，社会科学研究周期比科学技术研究周期长得多。从一个现象的发现到一种观点的提出、理论的形成以至经过实践的检验要经历一个相当长的时期才能完成。另一方面，“社会科学本身也具有较长的半衰期。”④因此，社会科学研究人员所需档案信息的时间跨度大，他们往往对形成年代久远的档案比较感兴趣。例如，武汉大学历史系陈锋教授的课题《清代前期奏销制度与政策演变》对档案信息需求的时间跨度就比较大。该课题通过对顺治、康熙、乾隆三个朝代奏销制度及其政策演变过程的查考，总结出了清代前期钱粮奏销制度的程序和运作特点，以及制度与政策、财政与吏治的相互关系。⑤
3.所需档案具有连续性。由于社会科学本身具有继承性、积累性和研究周期长等特点，所以这类用户的需求往往具有连续性。如，高校教师用户往往承担着诸多科研任务和课题项目，他们的信息查询、获取能力强，对档案信息具有较强的感受力和持久的注意力。高校教师在大量、集中利用档案文献信息的同时，还会不断生产出新的信息和知识以满足教学科研的需要。他们对档案文献的需求在强调完整性和准确性的同时，更强调档案信息的连续性，因为他们研究的课题往往具有高度的集约性，需要付出持续的时间甚至必生的精力去关注，因此，档案信息所具有的连续性可以较好地保证高校教师自始至终地关注其研究的课题。
4.所需档案信息具有一定的政治评价与选择标准。社会科学带有鲜明的阶级性，在档案信息需求上自然也表现出这一点。如，中国社会科学院近代史研究所研究员唐宝林在其新论《重评共产国际指导中国大革命的路线》一文中就重新评判了陈独秀在中国大革命中的功过。他的这篇文章是在分析了从俄罗斯陆续公布的联共、共产国际有关中国方面档案资料的基础上，查阅了中央档案馆、北京和上海、武汉等市档案馆的相关档案信息后得出的。⑥
5.要求提供比较全面、系统、完整的档案信息。一定的社会现象是一定的社会和历史条件下的产物，社会现象和人们的思想活动又总是处在经常不断的变化之中。因此在社会科学研究中必须了解历史和现实发展的全过程，全面、系统地掌握与研究问题有关的较为完整的档案信息，要求提供不同时期、不同类型、不同形式的能基本反映研究课题发展全貌的档案文献信息。
（二）自然科学研究用户的需求特征
1.所需档案信息的学科范围较窄，内容专深。当代科学的高速发展导致了研究工作越来越“专门化”，自然科学研究用户的档案信息需求一般不超出他们所从事研究的某一学科的范围；在学科范围之内，由于研究工作的难度愈来愈大，使得科研人员所需档案信息的内容越来越复杂，范围越来越窄。
2.档案信息的需求具有明显的阶段性。一般说来，可将科研工作的过程大致分为计划阶段、实施阶段和鉴定阶段。在不同阶段，科研人员需要不同的档案信息。这一特点，与社会科学研究相比十分明显。
3.档案信息需求难以预见，不易表达清楚。由于科研是探索未知的活动，科研人员往往难以预先准确地表达自己的档案信息需求。他们会在实际工作中不断提出一些检索要求，其档案信息保证的难度较大。
4.档案信息需求具有系统性、完整性与准确性。科研人员的工作性质决定了他们要从继承、累积和探索的角度系统地掌握完整的课题信息。由于这些档案信息是科研工作的依据，因而又十分强调这些档案信息的准确性。
三、一般用户群体的需求特征
一般用户群主要包括工人、农民、学生、个体职业者及无职业者等等。他们主要从事着一般业务工作和简单劳动。这类用户利用档案的比例较低，不属于主要用户群体。他们利用档案的目的性、专指性强，且要求迫切。大多数用户是为了处理婚姻、财产、房产、遗产以及各种民事纠纷，或为证实个人履历、学历而查阅档案的。工人、农民及无业人员由于缺乏档案意识的原因，大部分不懂得或者不知道利用档案。
笔者在与一般用户群体的接触过程中深深地感受到：这部分人的档案意识迫切需要提高。在这部分档案用户当中，学生是这个用户群体中最有可塑性的，他们的档案意识是最强的；个体职业者的档案意识要稍强于工人的档案意识，农民及无业者的档案意识最弱。
这类用户的需求特征是：
1.所需档案信息需求量少。一般用户群体利用档案信息的次数均较少，只有在遇到与自身利益密切相关的问题时才会想到去档案部门查阅档案，且查阅档案大多为会计档案、婚姻档案和文书档案，查阅内容比较单一。例如农民只有发生了类似房地产、土地纠纷或发生婚变才会想到去档案部门查阅房契合同或结婚证书。在这里需指出，发生问题能想到去档案部门利用档案的农民已经算是比较有档案意识的了。笔者在同农民的交谈过程中了解到，许多农民一辈子都不会想到去利用档案，档案的神秘面纱一直罩在他们心中，他们不敢或者也可以说畏惧接触档案、利用档案。
2.需要记录事实清楚和做出详细结论的档案材料。这类用户查询档案的目的就是寻找一个明确的答复。如果查到的档案材料记录事实很清楚，又有详细的结论，他们将满意而归。
3.需求具有临时性。受社会经济、政治、环境的影响，这类用户的需求多具有临时性，且调查内容多与个人有关。只有碰到与个人利益密切相关的问题，才会促使他们临时来利用档案解决问题。例如，在近年来学生自费出国留学的热潮中，到高校档案馆查阅本人学籍档案的学生人数居高不下，年年上升。这种需求对档案部门所表现出来的意义在于需求总量的扩大，但对用户个人来讲只具有需求的临时性意义。
4.希望档案部门能够协助查找所需信息。由于文化水平有限，这类用户表达需求能力不是很强，大多对档案部门持观望态度，希望接待利用人员给予帮助。
5.查找利用时间短，大多希望复制或摘抄。
从上述研究可以看出，组织管理用户群体、理论研究用户群体和一般用户群体三类用户分别具有其自身所特有的、与众不同的需求特征。档案馆（室）要以用户信息需求为前提，为不同用户提供不同的信息服务。这里需要引起档案馆 （室）关注的是：档案用户群体所具有的需求特征不是恒久不变的，而是随着时代变化或自身知识结构变化而不断演变的。因此，档案馆（室）的信息服务要切实改原来简单的静态服务为动态服务，以用户为中心，及时跟踪用户，反馈用户档案信息需求趋势，最大可能地满足用户的信息需求，这是档案馆（室）提供档案信息服务的根本着力点。
注释：
①②③胡昌平著.信息服务与用户研究.武汉大学出版社，1994.08.
④张根福.抗战时期浙江省的人口迁移与地域分布.历史研究，2000.03.
⑤陈锋.清代前期奏销制度与政策演变.历史研究，2000.02.
⑥唐宝林.重评共产国际指导中国大革命的路线.历史研究，2000.02.